高校檔案管理中信息資源共享意義與構(gòu)建方法研究

李建春

摘 要：隨著我國現(xiàn)代化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使得傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展的需要，一直以來，各個高校的檔案管理工作都存在著管理模式落后、重視程度不夠、信息化建設(shè)不足等問題。因此，高校應(yīng)該積極創(chuàng)新檔案管理工作模式，及時建立檔案信息資源共享模式，從而為師生和社會提供更好的服務(wù)，滿足高校自身的發(fā)展需要。本文主要對高校檔案管理存在的主要問題進(jìn)行分析，然后說明了高校檔案管理中信息資源共享模式構(gòu)建的意義，提出了高校檔案管理中信息資源共享模式構(gòu)建的途徑，從而保證高校檔案管理工作的高效、有序的開展。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;信息資源;共享意義;構(gòu)建方法

作為高校的寶貴資源，檔案信息資源是學(xué)校發(fā)展的重要記錄，記錄并保存著學(xué)生從入學(xué)以來的活動成果、思想面貌、學(xué)習(xí)成績、教師的教學(xué)成果和科研業(yè)績等等，對高校及師生都有著重要的價值和意義。高校檔案管理工作就是對這些重要的信息資源進(jìn)行整理和保存，具有獨立性、封閉性、依賴性等特點。因此，在信息化時代背景下，高校檔案管理工作必須實現(xiàn)現(xiàn)代化、共享性及信息化?？茖W(xué)的利用信息化技術(shù)促進(jìn)高校檔案管理工作的開展，加速構(gòu)建信息資源共享模式，從而將高校檔案信息資源的價值充分發(fā)揮出來。

一、高校檔案管理工作概述

高校檔案就是指高校在招生、教學(xué)以及科研等活動當(dāng)中記錄下來的對學(xué)校、師生或者社會有價值的一種內(nèi)容，其形式主要有文字、報表、視頻等等。一般而言，高校檔案管理工作主要包括信息資源的輸入、輸出、處理、存儲等過程，屬于信息控制的范疇當(dāng)中。然而高校檔案又和其他類型的檔案具有一定的差異性。首先，信息資源積累速度較慢;其次，管理過程具有階段性的特點，檔案管理工作主要依賴于檔案的形成者;最后，對于社會領(lǐng)域而言具有封閉性的特點。

我國的高校檔案管理模式來自于國家最初實施的計劃經(jīng)濟模式，具有高度統(tǒng)一的管理模式特點，其檔案管理和相關(guān)的工作人員都是各級政府進(jìn)行任命。所以，各個高校間的檔案管理工作是封閉不連通的情況。而檔案信息也保存在高校的檔案室當(dāng)中，不會對外開放，不支持資源的共享。在這一前提下，高校檔案管理工作在一定條件下發(fā)揮了突出的作用，建立了科學(xué)的管理制度和管理體制，但是仍然存在著各種各樣的問題。

二、高校檔案管理存在的主要問題

1.高校對檔案管理工作的重視程度不夠

檔案管理工作需要高校各個部門以及全體師生的共同努力及配合，但是大部分高校都沒有對檔案管理工作給予充分的重視，忽視了檔案管理工作對高校自身發(fā)展的重要性，從而給檔案管理工作帶來了信息資源不完整、更新不及時等一系列的問題。此外，由于高校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，使得檔案管理工作缺少必要的資金支持和技術(shù)支撐，造成檔案管理工作停滯不前。再加上檔案管理設(shè)備的陳舊、老化，使得一些高校的檔案室過于陳舊、簡單，大部分紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破損、照片損壞等問題，這都給檔案管理工作帶來了不利的影響。

2.高校檔案管理工作的信息化水平有待提高

目前，雖然大部分高校都已經(jīng)使用了較為先進(jìn)的辦公設(shè)備，但是信息化檔案管理機制尚不成熟，還存在著很多問題。比如，缺少整體規(guī)劃、信息資料處理能力不足、信息化技術(shù)的應(yīng)用范圍較小等等。對于核心化的數(shù)據(jù)分析、信息優(yōu)化與共享等方面而言，雖然一些高校的檔案管理工作有所涉獵，但是整體的信息化程度不高，信息化建設(shè)水平有待加強，所以給高校檔案管理工作的順利開展帶來了阻礙。

3.高校檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高

檔案管理工作人員直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量及效率。但是大部分高校的檔案管理工作人員缺少專業(yè)的素養(yǎng)，并且工作態(tài)度散漫，沒有認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶Υ龣n案管理工作。其主要原因有兩個方面，首先，高校對檔案管理工作人員的選聘較為隨意，任務(wù)分配也存在著一定的問題，使得專業(yè)水平存在較大的差異性，檔案管理工作人員不能履行相應(yīng)的職責(zé);其次，高校對檔案管理工作的重視程度不夠，沒有定期對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使得檔案管理工作人員容易產(chǎn)生松懈、懶散的態(tài)度，嚴(yán)重阻礙了高校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

4.檔案信息服務(wù)過于單一化

高校檔案管理是由多個類型的檔案組成的一個整體，不同類型的檔案應(yīng)該有相應(yīng)的功能作用，要充分的發(fā)揮出其作用。高校檔案的服務(wù)對象不僅包括師生和科研工作者，還應(yīng)該包括部分社會公眾，但是就目前來看，高校檔案服務(wù)社會這一功能并不突出，信息服務(wù)過于單一化。這主要表現(xiàn)在兩個方面，一方面?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理模式的束縛;另一方面檔案管理結(jié)構(gòu)有待完善。

5.高校之間不能做到信息的互聯(lián)互通

一些高校的檔案管理思想較為傳統(tǒng)，認(rèn)為信息資源不能對外公開，要做好檔案信息的保護(hù)工作。但是這一思想具有封閉性，不能使得各個高校之間實現(xiàn)信息資源的共享，從而使得信息利用率得不到有效的提高。此外，還要一些雖然意識到高校之間信息互通的重要性，但是缺少必要的信息協(xié)調(diào)互通制度，使得實際的工作流于形式。

三、高校檔案管理中信息資源共享模式構(gòu)建的意義

1.信息化建設(shè)的需要

在信息化時代背景下，現(xiàn)代化的發(fā)展模式已經(jīng)成為主流趨勢，各行各業(yè)也都積極的追隨社會發(fā)展的步伐，不斷的加強信息化建設(shè)進(jìn)程，進(jìn)行信息資源的整合與優(yōu)化。信息資源有著重要的價值，其中包括了大量的研究成果及內(nèi)容，信息化建設(shè)的重要作用就是將一些研究成果應(yīng)用到其他資源當(dāng)中，實現(xiàn)兩者的整合與優(yōu)化。因此，實現(xiàn)信息資源的共享是促進(jìn)社會發(fā)展的重要動力源泉。

對于高校檔案管理工作而言，其信息資源主要為科研工作者的研究成果和貢獻(xiàn)，包括相關(guān)的科研信息、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及結(jié)果等等，不僅有著重要的學(xué)術(shù)價值，而且可開發(fā)利用的空間較大，而通過構(gòu)建高校檔案信息資源共享體系，可以保證資源的高效利用。所以，高校要積極的開展信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案資源共享模式的建設(shè)進(jìn)程，從而發(fā)揮出積極的作用。