機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革

趙威

摘 要：信息技術(shù)可以為各行各業(yè)提供不同程度的便利，檔案管理工作也是如此，引用信息技術(shù)積極進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革，可有效提高管理效率。本文首先分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題，論述了檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的必要性，最后提出了新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的有效措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;服務(wù)模式;創(chuàng)新;改革

在機(jī)關(guān)企事業(yè)單位中，大到發(fā)展規(guī)劃，小到員工信息，都是記錄在檔案中的，因此檔案可以說(shuō)是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的檔案管理主要是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理，而如今的檔案管理模式已經(jīng)變成了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，管理對(duì)象也不再是紙質(zhì)檔案，而是存儲(chǔ)功能更強(qiáng)的電子檔案，迅捷程度大大提高。目前，為了更方便各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的檔案管理工作，必須重視對(duì)檔案管理的創(chuàng)新和服務(wù)模式的改革。

1 當(dāng)前機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理方式陳舊

盡管有部分機(jī)關(guān)企事業(yè)單位會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行定期整理，然而管理模式往往過(guò)于老套，而且檔案樣式仍以紙質(zhì)為主，先對(duì)檔案進(jìn)行登記，再將各類檔案堆疊在大書(shū)架上，最后根據(jù)類型的不同貼上不同標(biāo)簽，這種管理模式效率低下，檔案調(diào)用和更新比較麻煩，而且大多數(shù)單位的檔案室通常較為陰暗潮濕，極容易使紙質(zhì)檔案受潮腐爛，不利于長(zhǎng)久保存。

1.2 事業(yè)單位對(duì)檔案管理不重視

業(yè)務(wù)繁忙是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的工作特點(diǎn)，部分單位因此疏于對(duì)檔案的管理，往往認(rèn)為在近期的業(yè)務(wù)處理完畢后就可以著手準(zhǔn)備下一階段的工作了，雖然看上去各階段有序銜接、工作流程緊湊，實(shí)際上卻忽視了一項(xiàng)重要的內(nèi)容，那就是沒(méi)有對(duì)已完成的工作進(jìn)行詳細(xì)的檔案整理。同時(shí)，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下，各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位均認(rèn)為業(yè)績(jī)才是所有工作的中心，為了讓自己?jiǎn)挝悔A得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主動(dòng)地位，將所有資源都集中到提升業(yè)績(jī)上來(lái)，由此造成資源分配不均，在檔案管理方面投入的人力物力財(cái)力嚴(yán)重不足。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)有待考量

許多機(jī)關(guān)企事業(yè)單位都沒(méi)有專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，一般都是在閑暇時(shí)間臨時(shí)抽調(diào)一部分其他部門的員工，進(jìn)行檔案的集中整理，或是另外聘請(qǐng)兼職人員。這些單位都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，將檔案管理工作視為簡(jiǎn)單的檔案整理，進(jìn)而忽略了對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)。然而實(shí)際上檔案管理工作中有許多注意事項(xiàng)，并不只是簡(jiǎn)單的整理，如果沒(méi)有具備專業(yè)知識(shí)的人員，就很容易出現(xiàn)問(wèn)題，最終導(dǎo)致檔案管理?xiàng)l理性差，資料不完善，管理效率低下等不利情況出現(xiàn)[1 ]。

2 檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的必要性

在進(jìn)行檔案管理時(shí)結(jié)合數(shù)字化信息技術(shù)，可顯著提高管理效率。

2.1 以互聯(lián)網(wǎng)為代表的現(xiàn)代數(shù)字化的出現(xiàn)

如今，智能手機(jī)的應(yīng)用十分普遍，并且其功能也越來(lái)越強(qiáng)大，隨著各種功能的app出現(xiàn)，許多行為我們?cè)诩依锞湍茏龅?，只需要打開(kāi)手機(jī)，就可以完成購(gòu)物、買票、打車、訂餐等多項(xiàng)任務(wù)，并且也不再需要紙幣交易，就算是出門，各場(chǎng)所也都開(kāi)通了微信支付。同樣，在檔案管理中，傳統(tǒng)的管理模式以紙質(zhì)檔案為依托，查閱和管理都相當(dāng)不便，而且還帶來(lái)了老舊檔案受潮受損的問(wèn)題，影響著整個(gè)檔案系統(tǒng)的完善性，如果堅(jiān)持沿用這種過(guò)時(shí)的管理模式，就會(huì)逐漸與時(shí)代脫節(jié)，使其他需要依托檔案的工作發(fā)展受阻。有效的改善措施就是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，把檔案信息導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，這樣我們就可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行在線管理，大大減輕了檔案整理、排序、分類以及更新工作的壓力。綜上，利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新和模式改革是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求。

2.2 機(jī)關(guān)企事業(yè)單位體制改革的必然要求

現(xiàn)階段，我國(guó)各大事業(yè)單位都迎來(lái)了體制改革的潮流，為了不在潮流中掉隊(duì)，必須要對(duì)各方面進(jìn)行精準(zhǔn)有效的改革。然而檔案工作改革的一個(gè)重要前提就是需要對(duì)該單位過(guò)去的陳舊的管理情況和各階段工作進(jìn)行詳細(xì)了解，以便根據(jù)其發(fā)展特點(diǎn)找準(zhǔn)問(wèn)題關(guān)鍵。如何改革？如果利用信息化技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，不但可以將各階段的發(fā)展情況詳細(xì)記錄，還能夠在進(jìn)行體制改革時(shí)為管理人員提供便利，根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況找準(zhǔn)改革切入點(diǎn)，通過(guò)信息檢索功能快速準(zhǔn)確地查閱到所需的資料。所以，利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新和模式改革，有助于事業(yè)單位進(jìn)行精準(zhǔn)的體制改革，檔案工作走在行業(yè)的前列。

2.3 傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低下

眾所周知，傳統(tǒng)檔案管理模式的管理對(duì)象為紙質(zhì)檔案，需要工作人員對(duì)調(diào)出和新增檔案進(jìn)行明確的登記，并且定期進(jìn)行整理和重新歸類，工作流程復(fù)雜，且工作量巨大。而且，由于紙質(zhì)檔案存檔比較麻煩，部分單位為了節(jié)省時(shí)間和簡(jiǎn)化程序并不注意對(duì)日常工作的記錄進(jìn)行存檔，這就導(dǎo)致了在需要時(shí)查閱到的歷史檔案記錄不全面，降低了參考價(jià)值。除此之外，一些年代久遠(yuǎn)的檔案，隨著時(shí)間的流逝，紙張也會(huì)出現(xiàn)腐朽發(fā)霉的情況，因此還要及時(shí)進(jìn)行搶救。進(jìn)行查閱時(shí)，有的單位由于檔案總量大，往往工作人員需要花費(fèi)大把時(shí)間才能找到所需檔案，這還是在歸類及時(shí)的情況下。而如今的生活節(jié)奏逐漸加快，各單位都要求提高工作效率，將大量時(shí)間花費(fèi)在查閱檔案上會(huì)影響工作效率，所以應(yīng)及時(shí)創(chuàng)新檔案管理模式，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，引入信息技術(shù)，可顯著節(jié)省管理時(shí)間，減輕管理工作量，提高各項(xiàng)效率[2 ]。

3 新形勢(shì)下機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革

3.1 用信息化手段擴(kuò)充檔案服務(wù)內(nèi)容

在信息化發(fā)展趨勢(shì)下，機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的檔案管理工作得到了有效的支持，檔案管理作為單位的重要工作，應(yīng)結(jié)合當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀以及發(fā)展需求，有效應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理。在信息化檔案管理改革中，應(yīng)加強(qiáng)信息化管理效果，結(jié)合信息化技術(shù)對(duì)管理進(jìn)行改善。首先，應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位的情況制定適合的計(jì)劃，明確檔案管理服務(wù)模式，結(jié)合不同的環(huán)節(jié)制定詳細(xì)的規(guī)劃內(nèi)容，保證檔案管理服務(wù)能夠順利進(jìn)行。其次，應(yīng)建立專門的網(wǎng)站，為人們帶來(lái)更加便捷的服務(wù)，借助網(wǎng)站的方式來(lái)加強(qiáng)檔案管理的服務(wù)，使人們?cè)谑占瘷n案資料的時(shí)候能夠及時(shí)地獲取到相應(yīng)的信息，使檔案管理工作發(fā)揮出更好的效果，使社會(huì)服務(wù)的質(zhì)量提升。