大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的問題和對(duì)策分析

董相冶

摘 要：在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案管理的發(fā)展獲得了一定的現(xiàn)代化技術(shù)支持，但由于檔案管理理念更新不及時(shí)，配套設(shè)施建設(shè)不到位等因素的影響，這項(xiàng)工作的推進(jìn)不夠迅速，相對(duì)滯后于新時(shí)代信息社會(huì)的發(fā)展。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，如若想要提升檔案管理工作的整體質(zhì)量，就必須轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)載體傳統(tǒng)模式的管理方式，建立與之相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制，運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理手段，使檔案管理與時(shí)俱進(jìn)滿足時(shí)代發(fā)展的需求，滿足人民日益增長的檔案利用需求，有效提升檔案資源的利用效益。本文通過研究大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作中面臨的難題，指出了新時(shí)代大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)檔案管理工作的措施，為檔案工作科學(xué)發(fā)展提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;問題;對(duì)策

在大數(shù)據(jù)技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，人們面對(duì)著怎樣合理控制這類龐大數(shù)據(jù)的問題，顯而易見，檔案管理也是如此——主要包含存儲(chǔ)和提供檔案資料，而其中最為關(guān)鍵的就是采集、搜索、儲(chǔ)存與合理使用原始材料。在這種環(huán)境下，每日形成了很多數(shù)據(jù)資料，使得相關(guān)人員面臨著更多的工作量。所以，基于目前時(shí)代環(huán)境，研究檔案管理有著十分關(guān)鍵的實(shí)踐作用。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作的影響

1.1 信息技術(shù)的發(fā)展改變了檔案形成的方式

自計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用以來，人類社會(huì)經(jīng)歷了幾千年的文件材料記錄方式發(fā)生了根本性改變，從可直讀的文字、圖形、符號(hào)等到肉眼不可識(shí)讀的計(jì)算機(jī)代碼，從傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)、照片、實(shí)物等“實(shí)體檔案”到信息化載體的“電子文件”，文件的記錄方式和記錄載體發(fā)生了顛覆性變化。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，也促使電子文件從電腦單機(jī)走進(jìn)網(wǎng)絡(luò)，文件的形成、審核、簽發(fā)、傳輸、辦理可以全部在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成。特別是近幾年，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)、區(qū)塊鏈等技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，使政府部門積極推進(jìn)網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)，大量的政務(wù)活動(dòng)記錄保存在云端的各類政務(wù)信息系統(tǒng)當(dāng)中，更加方便利用和數(shù)據(jù)共享。這些活動(dòng)記錄的形式多樣，早已不是傳統(tǒng)的文件特征，僅以數(shù)據(jù)的形式存在。可以說，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，已經(jīng)完全顛覆了傳統(tǒng)檔案的記錄和形成的方式。

1.2 信息技術(shù)的發(fā)展深刻改變了檔案管理的理念和方式

信息化建設(shè)發(fā)展，使文件記錄的方式和載體都發(fā)生了根本變化，越來越多的檔案資料以電子形式存在，格式也多種多樣，檔案管理已從紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案向電子檔案過渡。這一現(xiàn)狀，要求我們必須要改變長期以來形成的傳統(tǒng)檔案管理理論和管理方式。傳統(tǒng)載體檔案，由于信息和載體是統(tǒng)一的不可分離的，我們對(duì)檔案的管理很大程度上是對(duì)檔案載體的管理，而電子檔案信息和載體是可以分離、甚至載體可以轉(zhuǎn)換，這一特性就決定了我們更應(yīng)該注重和加強(qiáng)對(duì)檔案信息內(nèi)容的管理。同時(shí)，信息技術(shù)與社會(huì)生產(chǎn)生活已經(jīng)密不可分、深度融合，越來越多的生產(chǎn)活動(dòng)從“線下”走到了“線上”，人們也越來越依賴通過網(wǎng)絡(luò)來參與社會(huì)活動(dòng)，很多政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)通辦”，這就要求我們也要隨之調(diào)整檔案管理的方式方法，用信息技術(shù)手段提升檔案保管利用水平，增強(qiáng)檔案服務(wù)大局、服務(wù)中心工作、服務(wù)國計(jì)民生的能力，滿足人民群眾日益增長的檔案利用需求。

2 當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理水平有待提高

目前檔案管理工作中，雖然檔案管理體制機(jī)制比較健全，但更多是針對(duì)傳統(tǒng)載體檔案和比較簡單的電子文件管理，檔案的收集、管理、開發(fā)利用也多以傳統(tǒng)形式存在，并未構(gòu)建起健全的新時(shí)代信息化現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制。特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，檔案管理現(xiàn)代化整體水平不高，尤其是針對(duì)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)、區(qū)塊鏈等技術(shù)背景下產(chǎn)生的大量政務(wù)活動(dòng)記錄缺乏統(tǒng)一有效的現(xiàn)代化檔案管理規(guī)范和措施。與此同時(shí)，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的便捷優(yōu)勢使得人們獲取信息的渠道更加多樣化，使得處于傳統(tǒng)檔案管理形式下的檔案信息開發(fā)利用工作顯得滯后。同時(shí)，各級(jí)機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、綜合檔案館、專業(yè)檔案館存量檔案數(shù)字化工作開展不充分、不平衡，在新舊管理載體轉(zhuǎn)換、利用方式更新的道路上，還有大量工作亟待推進(jìn)。

2.2 現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍不能完全適應(yīng)工作需要

由于歷史原因，檔案部門和檔案工作受重視程度相對(duì)于中心工作獲得的關(guān)注度和重視程度不高，檔案管理部門屬于弱勢部門、偏遠(yuǎn)部門，對(duì)檔案工作人員準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)不高，部分機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，檔案人員缺少專業(yè)技術(shù)理論，對(duì)檔案工作重要意義認(rèn)識(shí)不足、對(duì)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)技能掌握不牢、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。特別是在檔案信息化工作方面，缺乏既精通信息技術(shù)又熟悉檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)人才，造成現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍對(duì)于現(xiàn)代新技術(shù)的適應(yīng)和接受能力較弱，使得現(xiàn)代化檔案收集、管理、開發(fā)利用等工作推進(jìn)缺乏必要的人力、人才支撐。

2.3 檔案管理設(shè)施建設(shè)不足

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，數(shù)據(jù)信息激增，檔案管理越來越復(fù)雜，工作量越來越大。做好新時(shí)代檔案管理需要有現(xiàn)代化信息技術(shù)作為支撐，而其基本前提就是需要有能夠滿足工作的設(shè)施設(shè)備和工作場所。這些，需要有足夠的人力、物力、財(cái)力的投入，以確保檔案管理現(xiàn)代化的順利實(shí)現(xiàn)。目前，很多單位檔案管理信息化程度不高，檔案信息化設(shè)備落后、不足，更新不及時(shí)，是影響檔案信息化發(fā)展的重要因素之一。特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，受財(cái)力制約，檔案信息化建設(shè)明顯滯后于時(shí)代發(fā)展和檔案利用需求，對(duì)比信息化程度較高的行業(yè)、部門，差距呈逐步加大趨勢。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理對(duì)策分析

3.1 利用信息技術(shù)提高檔案管理水平

在新形勢新常態(tài)新要求下，檔案管理的現(xiàn)代化應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。應(yīng)優(yōu)化傳統(tǒng)的管理形式，不斷開拓創(chuàng)新，提速推進(jìn)檔案信息化工作。要堅(jiān)定不移地實(shí)施“存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化”戰(zhàn)略，可通過集中優(yōu)勢力量攻堅(jiān)推進(jìn)和購買社會(huì)化服務(wù)等方式進(jìn)行館（室）藏檔案數(shù)字化。特別要加大民生檔案收集整理與開放利用工作力度，做到民生檔案優(yōu)先建檔、優(yōu)先接收、優(yōu)先數(shù)字化、優(yōu)先提供利用，使檔案管理現(xiàn)代化成果更多更好地惠及人民群眾。使檔案工作成為廣大人民群眾了解黨和國家方針政策的窗口，密切黨委政府與人民群眾聯(lián)系的橋梁，維護(hù)人民群眾合法權(quán)益的衛(wèi)士。要加強(qiáng)檔案利用體系的現(xiàn)代化建設(shè)，在確保檔案信息安全的前提下，滿足政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等檔案利用需求，最大程度讓檔案管理現(xiàn)代化成果由人民共享。