檔案館業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及創(chuàng)新分析

師立華

摘 要：新時代背景下，檔案館業(yè)務(wù)發(fā)展為符合時代要求必須進行轉(zhuǎn)型變革，尤其在業(yè)務(wù)流程上需進行持續(xù)優(yōu)化和創(chuàng)新。主要是由于檔案館業(yè)務(wù)流程當(dāng)中長期存在業(yè)務(wù)流程周期長、少部分業(yè)務(wù)流程不規(guī)范、檔案核心業(yè)務(wù)流程模糊化等問題。要想解決并避免此類問題的產(chǎn)生，就必須明晰檔案館業(yè)務(wù)開展歷程、內(nèi)容及方向等，同時還需明確檔案館業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及創(chuàng)新的必要性，并充分了解新時代背景下檔案工作全新發(fā)展方向及理念，如融入大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)+模式等。由于檔案館是我國檔案事業(yè)發(fā)展的重要主體，因此探究檔案館業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和創(chuàng)新就顯得極為重要，對于促進我國檔案事業(yè)向著新方向、新局面的發(fā)展具有重要作用。本文分析了檔案館檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的歷程、內(nèi)容、方向及其存在的問題，并由此提出優(yōu)化思路及創(chuàng)新發(fā)展方向提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案館;業(yè)務(wù)流程;優(yōu)化;創(chuàng)新

黨的十九大以來，創(chuàng)新成為時代發(fā)展的首要動力，更是當(dāng)代社會經(jīng)濟體系發(fā)展的重要戰(zhàn)略支撐。在檔案館檔案業(yè)務(wù)工作中也是如此，優(yōu)化和創(chuàng)新逐漸成為推動我國檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的動力之源。因此，這就必須明確當(dāng)前檔案館業(yè)務(wù)發(fā)展情況，明晰檔案業(yè)務(wù)流程的歷程、內(nèi)容及方向，找準(zhǔn)其中存在的問題，由此來推出相應(yīng)的流程優(yōu)化及創(chuàng)新思路。由于以往傳統(tǒng)檔案工作模式早已無法符合持續(xù)增長的檔案數(shù)據(jù)增長需求，再加上社會層面對檔案工作的價值認知變化越來越明顯，對于檔案工作的要求也隨之不斷攀升。因此，檔案館業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和創(chuàng)新成為必然，既符合廣大社會群眾的需求，也是時代發(fā)展的要求。整個過程要求應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合時代發(fā)展特性，新時代下的大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)等都給檔案館業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及創(chuàng)新發(fā)展帶來全新思路與方向。

一、檔案館檔案業(yè)務(wù)發(fā)展歷程及流程內(nèi)容變化

我國檔案工作發(fā)展經(jīng)歷了不同的時期，受當(dāng)時國情、綜合國力及階段性要求的影響，國內(nèi)檔案館檔案工作隨之發(fā)生改變。具體可劃分為三個階段：檔案實體管理階段、信息管理階段及知識管理階段。這三階段的檔案業(yè)務(wù)開展，不論是方法、理念及流程均存在明顯的差異性。比如，最初實體管理階段，在內(nèi)容上主要涵蓋實體檔案收集、分類整理、內(nèi)容鑒定、檔案保管、統(tǒng)計及利用這幾個環(huán)節(jié)。至信息管理階段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)隨之興起，其中以互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)技術(shù)為代表的技術(shù)類型融入檔案業(yè)務(wù)中，促使檔案館檔案業(yè)務(wù)正式進入到檔案信息管理階段。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)支撐下，檔案館檔案業(yè)務(wù)迎來迅猛發(fā)展的契機，直接打破檔案館實物檔案物理局限性，成功將檔案信息和載體進行分離，進而進入檔案知識管理階段，開始針對檔案內(nèi)容知識進行獨立管理、保存、加工及利用。

1.檔案收集的變化

由傳統(tǒng)檔案收集，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑾到y(tǒng)化收集，提升歸檔內(nèi)容完整性，同時將極大提升系統(tǒng)性及準(zhǔn)確性，且整個操作過程更加簡單便捷。

2.檔案分類整理的變化

傳統(tǒng)檔案分類整理主要是針對實體檔案進行處理，過程內(nèi)容龐雜、要求細致，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案工作效率明顯偏低。而緊隨網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的融入，檔案分類整理工作隨之簡化，不僅更加方便檔案文件查找，同時文件的載體數(shù)量及占用空間也隨之減少。

3.檔案內(nèi)容鑒定變化

傳統(tǒng)實物檔案內(nèi)容鑒定，只是針對內(nèi)容來判定文檔所具備的價值，并明確其保管期限及密級。而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)下的檔案內(nèi)容鑒定則更為復(fù)雜，不但要鑒定文檔價值，還需通過技術(shù)設(shè)備來檢測文檔的完整、真實及可讀性。

4.檔案保管的內(nèi)容變化

傳統(tǒng)的檔案保管工作大都采取手工操作的方式。而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)下的檔案保管開始向著自動化、半自動化的方向轉(zhuǎn)變，可借助FFID技術(shù)和視頻監(jiān)控系統(tǒng)來達成對具備電子標(biāo)簽的實物檔案進行掃描、定位及追蹤，同時還可對館藏數(shù)量及存檔數(shù)量，借閱和歸還情況實施監(jiān)控。

5.檔案統(tǒng)計工作的變化

檔案統(tǒng)計工作屬于檔案業(yè)務(wù)當(dāng)中不可或缺環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)檔案統(tǒng)計工作更多依靠手動操作來完成，相應(yīng)工作量非常大。如今網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)下檔案業(yè)務(wù)可隨時隨地獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，自動生成統(tǒng)計報表，使得統(tǒng)計工作更準(zhǔn)、更快捷。

6.檔案檢索利用的變化

傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)中檢索及利用也是采用手工操作實現(xiàn)，需用戶親自前往檔案管理部門獲取信息。而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)下的檔案業(yè)務(wù)可隨時隨地通過移動網(wǎng)絡(luò)查詢、保存和利用信息。

二、當(dāng)前檔案館業(yè)務(wù)流程存在的問題

1.檔案業(yè)務(wù)流程周期較長

檔案館屬于檔案事業(yè)管理體制，在組織機構(gòu)類型上屬于明顯的職能型，內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)流程被分割于多個環(huán)節(jié)當(dāng)中，相關(guān)工作人員在此基礎(chǔ)上不得不耗費大量的時間和精力來協(xié)調(diào)處理業(yè)務(wù)流程，由此才能保障檔案業(yè)務(wù)在各個部門間的正常流動。但是，多數(shù)檔案館內(nèi)現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)流程始終存在進館檔案質(zhì)量參差不齊、檔案整理工作量較大、利用方式落后傳統(tǒng)及耗費的時間成本嚴(yán)重偏高等諸多問題，此類問題的存在和累積，直接拉長了檔案業(yè)務(wù)流程的工作周期。并且各個部門的權(quán)責(zé)劃分不清晰，通常對業(yè)務(wù)流程當(dāng)中所暴露的各種難點、痛點問題經(jīng)常出現(xiàn)互相推諉、扯皮的情況，消極工作態(tài)度引發(fā)不斷延長的工作周期。

2.部分檔案業(yè)務(wù)流程不夠規(guī)范

當(dāng)前我國檔案館檔案業(yè)務(wù)流程整體較為規(guī)范，但仍有部分業(yè)務(wù)流程不夠規(guī)范，主要集中于電子檔案業(yè)務(wù)流程規(guī)范性不足。有的檔案館并未建立和收集電子檔案，即使有的建立了電子檔案流程管理，但本質(zhì)上依然是實物檔案的業(yè)務(wù)管理流程，并未實現(xiàn)與元數(shù)據(jù)的無縫銜接。隨著我國互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，2018年國家檔案管理規(guī)定中明確指出將業(yè)務(wù)、電子郵件、網(wǎng)頁信息及相關(guān)社交媒體均納入至機關(guān)檔案管理范疇，然而此類檔案中存在大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，且數(shù)據(jù)來源相對分散，所涉主體較為復(fù)雜。再就是多數(shù)檔案館內(nèi)各種電子檔案信息管理缺乏相應(yīng)規(guī)范性文件，大都是依照本館特性來進行保存管理，長期如此必將對檔案館檔案業(yè)務(wù)的整體規(guī)范性造成影響。

3.檔案核心業(yè)務(wù)流程模糊化

檔案館業(yè)務(wù)流程可細分為核心業(yè)務(wù)流程和支持業(yè)務(wù)流程，其中核心流程起到業(yè)務(wù)運行的主導(dǎo)性作用。因此進行清晰、有效的梳理核心流程能夠迅速理清繁雜工作當(dāng)中的重難點，從而達成增效目標(biāo)。近幾年我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展異常迅猛，由此引發(fā)數(shù)字檔案館及智慧檔案館建設(shè)的發(fā)展潮流，因此檔案數(shù)字化及電子化成為檔案館工作主要內(nèi)容之一。而用戶方面，受時代新技術(shù)發(fā)展的影響，對檔案材料的需求開始趨向于多元化轉(zhuǎn)變，期望能夠通過多種不同的渠道來獲取相應(yīng)的檔案信息。由此導(dǎo)致檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)體系開始變得越來越龐雜，所設(shè)立的檔案館業(yè)務(wù)活動隨之不斷增多，所面對的用戶對象及業(yè)務(wù)類型也因此持續(xù)增多，最終導(dǎo)致核心業(yè)務(wù)流程模糊化，直接影響到檔案館業(yè)務(wù)整體的穩(wěn)定運行。因此，如何在眾多的檔案業(yè)務(wù)活動當(dāng)中，精準(zhǔn)識別出檔案核心業(yè)務(wù)流程成為重中之重。