中國石油財務共享采購報銷業(yè)務流程優(yōu)化的探索

聶雯

[摘 要]在大數據爆炸的新經濟形勢下，互聯網、物聯網、5G、人工智能等新興數字技術的發(fā)展，促使企業(yè)不斷創(chuàng)新管理模式以謀求更好的發(fā)展。財務共享服務模式作為財務轉型的重要創(chuàng)新，得到越來越多國內外企業(yè)的認可。文章選取中國石油財務共享諸多交易性流程中的采購報銷業(yè)務進行探究，分析流程優(yōu)化點，提出優(yōu)化方案，更好地體現共享提質增效的優(yōu)勢。

[關鍵詞]財務共享;采購報銷業(yè)務流程;物聯網

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.09.168

1 研究的背景及意義

1.1 研究的背景

財務共享起源于美國，作為一種新型管理模式，目前已經在國際大型企業(yè)中得到廣泛應用，如殼牌石油、中國石化等。中國石油從2017年成立西安中心試點開始，相繼成立了成都中心、大慶中心和吉林業(yè)務部。各中心具體按業(yè)務內容分別設置采購支付部、銷售收款部、總賬報表部、運營服務部等機構，形成包括采購到付款、銷售到收款、總賬與報表等交易性標準化流程。根據實際工作的統(tǒng)計和日常運營情況來看，在這些業(yè)務流程中，采購報銷業(yè)務在整體業(yè)務量中占了最大比重。并且由于采購報銷業(yè)務涉及人員最廣，其運營的好壞直接影響到客戶的體驗感。因此，采購報銷業(yè)務流程的優(yōu)化在整個共享服務體系中顯得尤為重要。

1.2 研究的意義

中國石油財務共享建設尚在初期，各項具體業(yè)務流程不可能一步到位，盡善盡美。文章通過對采購報銷業(yè)務流程的分析，探索如何最大限度地優(yōu)化流程步驟，消滅非必須環(huán)節(jié)，提高用戶體驗度，以期最大程度減少共享業(yè)務的推廣阻力，實現共享運營效率、質量、服務的提升。

2 采購報銷業(yè)務流程的現狀及問題

2.1 現狀

采購報銷業(yè)務依托中國石油共享業(yè)務平臺系統(tǒng)和共享運營來實現，主要包括采購應付和費用報銷兩個業(yè)務流程。

2.1.1 費用報銷業(yè)務流程

費用報銷業(yè)務流程分為需要事前申請的業(yè)務和無須事前申請的業(yè)務。主要通過業(yè)務填單、領導審批、共享制證、資金支付四個環(huán)節(jié)來實現。

需要事前申請的業(yè)務，如五項費用中的差旅費、培訓費、會議費等，業(yè)務流程如下。

（1）業(yè)務填單。在業(yè)務發(fā)生前，根據業(yè)務類型不同，在共享業(yè)務平臺中選取相應事前申請單填報相關內容，主要包括報銷事由、發(fā)生地點、預估金額等信息。提交單據后，由相關領導完成審批流程。

待業(yè)務發(fā)生后，再根據業(yè)務發(fā)生實際情況在共享業(yè)務平臺選取填寫相應費用報銷單，填寫信息既包括報銷事由、人員部門等業(yè)務信息，也包括稅費抵扣、費用類別、費用要素等專業(yè)財務信息。填寫完畢并掃描上傳相關附件后，提交領導審批。

具體填單人員根據實際業(yè)務發(fā)生人確定，涉及中國石油全體員工而非只限定在財務人員范圍。

（2）領導審批。各地區(qū)公司按照相關管理制度和組織機構制定各個費用報銷業(yè)務的審批流程。業(yè)務填單提交后，按照相應審批流程由各級領導逐級審批后，方可提交共享制證。按目前流程，在報銷事由、發(fā)生地點、預估金額等基本信息不變的情況下，費用報銷單的審批流程與事前申請單的審批流程完全一致。

（3）共享制證。完成審批后，此單據被推送至共享運營平臺，共享制證人員審核單據金額、稅費抵扣、憑證附件等單據信息無誤后生成預制憑證。共享費用復核崗再次審核單據信息無誤及確認憑證科目正確后，審核憑證。若單據有誤，共享制證人員與地區(qū)公司相關人員溝通后，單據退回修改。

（4）資金支付。預制憑證由共享費用復核崗進行復核后，自動生成付款單，推送至司庫環(huán)節(jié)完成付款。整個司庫環(huán)節(jié)分兩部分：資金A點（匯總資金計劃及發(fā)起付款節(jié)點）在地區(qū)公司，資金計劃由地區(qū)公司匯總;BC點（資金支付及審核節(jié)點）的審核支付則在共享完成。

不涉及事前申請的費用報銷業(yè)務流程直接由地區(qū)公司業(yè)務發(fā)生人根據業(yè)務發(fā)生實際情況填寫費用報銷單。具體流程同上。

2.1.2 采購應付業(yè)務流程

（1）由地區(qū)公司物資采購部門通過物資采購系統(tǒng)創(chuàng)建采購訂單，推送到ERP系統(tǒng)做物資入庫、物資出庫，然后自動傳輸到FMIS系統(tǒng)生成會計憑證。

（2）在共享業(yè)務服務平臺用“ERP發(fā)票預制”表單完成發(fā)票校驗，生成會計憑證。

目前采購支付業(yè)務，全業(yè)務鏈條還不能全部在共享業(yè)務服務平臺完成。

2.2 問題

目前通過上線單位的反饋，發(fā)現這個基本流程中尚存在一些不足之處，可持續(xù)完善。主要包括以下三個方面。

2.2.1 填單培訓成本高、效率易受影響

使用共享業(yè)務服務平臺的用戶范圍非常廣泛，不僅包括財務人員，還涉及各業(yè)務部門及生產一線的業(yè)務實際發(fā)生人。因此也產生了兩個方面的問題：一是用戶培訓的范圍進一步擴大，且填單涉及一定的財務專業(yè)知識，如費用要素、功能范圍等，業(yè)務人員平時接觸財務知識較少，須多次培訓，那么培訓成本必然相應增加;二是如果提交至共享的單據部分信息填報錯誤（如金額、費用要素、是否抵扣等），共享接單人需要與地區(qū)公司提單人溝通，并將單據退回，由提單人修改后重新提交審批，這樣既增加溝通成本，也容易造成多次審批，在增加地區(qū)公司和共享中心工作量的同時，也延長職工報銷款到賬時間，降低工作效率。

2.2.2 涉及事前申請的費用報銷業(yè)務流程重復設置

按照目前服務目錄表單設置，差旅費、培訓費、會議費等事前申請單和實際業(yè)務報銷單是兩類獨立表單，因此審批流程也各自獨立，這就導致同一業(yè)務事項需完成兩次一模一樣的重復審批。而這類業(yè)務在整個費用報銷業(yè)務量中占比很大，重復審批大大增加地區(qū)公司工作量。

以差旅費報銷為例：業(yè)務人員出差前已填報出差申請單，且各級審批人審批通過。待出差完畢，填報差旅費報銷單時，在不超過預算金額的情況下，仍需各級審批人再次審批通過后才能提交共享，對各級審批人來說，同一事項重復審批了兩次。

2.2.3 各信息系統(tǒng)集成度不高

中國石油共享系統(tǒng)是新開發(fā)的信息系統(tǒng)，尚未與ERP系統(tǒng)打通數據接口，由此導致采購應付業(yè)務流程中，只有發(fā)票校驗能通過共享平臺完成，物資出入庫等操作仍保留在地區(qū)公司處理，未納入共享平臺。

2.2.4 司庫流程不完整

資金支付的司庫流程，人為割裂為兩部分，從發(fā)起付款、業(yè)務審批、財務確認、待付節(jié)點到支付指令發(fā)起（A點），這五個步驟仍然由地區(qū)公司財務人員操作，只將支付初審（B點）和支付審批（C點）移交共享，并未減少資金支付的工作量。

3 采購報銷業(yè)務流程優(yōu)化點

分析上述問題，提出四項可優(yōu)化點。

3.1 優(yōu)化填單方式

在電子發(fā)票即將全面推廣的背景下，可考慮系統(tǒng)優(yōu)化，開發(fā)一個支持性附件模塊。業(yè)務人員無須在共享業(yè)務服務平臺填制報銷單據，只需和日常的掃描上傳影像一樣，將實際業(yè)務發(fā)生的相關發(fā)票及其他支持性附件，直接放在支持性附件模塊中，由共享中心依據附件在共享業(yè)務服務平臺選擇對應單據填制并提交審批。減少地區(qū)公司填單工作量，能大大降低培訓成本，而共享人員填單，能提高填單準確率，減少退單率。

3.2 簡化審批流程

凡涉及需要事前申請的費用報銷業(yè)務，當事前申請事項與實際業(yè)務內容一致，實際費用小于申請金額時，將事前申請表單的審批流與其對應費用報銷表單的審批流合并，各級領導只需審批一次即可，規(guī)避重復審批流程，減少工作量。

3.3 打通系統(tǒng)接口

通過進一步系統(tǒng)開發(fā)，打通數據接口，將共享系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)數據鏈接，那么物資采購業(yè)務鏈將完整納入共享，可以提高用戶體驗度，有利于共享業(yè)務進一步推廣，提高共享遷移率。

3.4 移交支付A點

共享平臺連接司庫系統(tǒng)后，付款信息會從共享業(yè)務服務平臺直接推送到司庫生成付款單，因此，只需要將資金支付司庫流程中的“待付節(jié)點”和“支付指令發(fā)起（A點）”移交共享中心，由共享中心根據實際業(yè)務在“待付節(jié)點”匯總資金計劃，在A點審核支付信息，確認支付方式，進行BC點審批，即能由共享中心完成整個資金支付司庫流程。

4 優(yōu)化方案的優(yōu)缺點及建議

4.1 優(yōu)點

4.1.1 提高準確率

相對地區(qū)公司業(yè)務人員而言，共享中心人員對共享業(yè)務服務平臺更為熟悉，填單準確率必然高很多，會大幅減少由于系統(tǒng)不熟悉所導致填單錯誤的情況，提升業(yè)務處理效率，體現共享價值。

4.1.2 減少工作量

取消業(yè)務填單、規(guī)范重復審批，這樣的舉措能極大減少地區(qū)公司工作量，無感切換共享，提升用戶滿意度。

4.1.3 數據更完整

相關系統(tǒng)打通接口，業(yè)務鏈條完整嵌入共享，不僅有利于共享業(yè)務推廣，而且能更加體現共享大數據的價值。

4.1.4 資金更集中

地區(qū)公司把資金支付業(yè)務全部納入共享，既減少地區(qū)公司工作量，又順應共享資金集中管理的發(fā)展趨勢。

4.2 缺點

各地區(qū)公司費用報銷制度雖然都在集團公司費用報銷管理制度框架內，但細化程度各不相同。共享人員填單，必然要對各單位的制度非常熟悉，一旦填單錯誤，影響地區(qū)公司業(yè)務入賬，需承擔相應的責任。

5 結論

總而言之，優(yōu)化上述流程，能有效減少地區(qū)公司工作量，提升工作效率，充分發(fā)揮財務共享提質增效的優(yōu)勢，雖然存在單據可能遺漏或填錯的風險，但完全可以通過有效的管理和培訓將影響降至最低。最終采購支付流程的優(yōu)化將更有利于地區(qū)公司的良性發(fā)展。

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