加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)企業(yè)人事管理創(chuàng)新

郭海琴

摘要：文章主要分析了干部人事檔案信息管理工作的重要性，以及建設(shè)思路和主要內(nèi)容，且闡述了現(xiàn)階段干部人事檔案管理工作存在的不足，并有針對(duì)性的提出了如何不斷完善干部人事檔案信息化管理，希望能為相關(guān)部門(mén)提供一定的參考意義。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;信息化管理

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）檔案查詢更便捷

在紙質(zhì)檔案信息處理的過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的相關(guān)軟件，給檔案內(nèi)容進(jìn)行保存，能夠讓檔案管理員以及相關(guān)人員快速的對(duì)所需信息進(jìn)行查閱，在一定程度上不僅不需要檔案管理人員從海量檔案中來(lái)查閱相關(guān)檔案，同時(shí)還大大減輕了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率，信息化檔案管理具有一定的智能性，使得檔案的查詢更加方便，因此該方法是值得提倡的。

（二）檔案管理更規(guī)范

在信息化檔案的管理過(guò)程中，相關(guān)檔案管理人員必須按照檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范要求，來(lái)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行填寫(xiě)，包括字體格式以及內(nèi)容等都有較為嚴(yán)格的規(guī)范，大大彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中存在的不足，例如字體格式不統(tǒng)一、字跡難辨認(rèn)的問(wèn)題，信息化檔案的規(guī)范化使得檔案管理人員需要掌握相關(guān)的技術(shù)要求，才能有效實(shí)現(xiàn)檔案信息等數(shù)據(jù)遷移與共享，大大提高檔案信息的利用率。

（三）檔案保存更安全

在紙質(zhì)檔案的保存過(guò)程中，由于紙質(zhì)檔案具有一定的特殊性，因此需要適宜的環(huán)境，對(duì)于干燥、濕度、溫度等都有嚴(yán)格的要求，即便是有較好的保存環(huán)境，隨著時(shí)間的流逝筆墨也會(huì)漸漸變淡甚至是消失，紙張的顏色也會(huì)出現(xiàn)黃化或是硬化等。而在信息化檔案的管理過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的數(shù)據(jù)化處理，同時(shí)還進(jìn)行了加密處理。并隨著科技的不斷發(fā)展，只需要定期升級(jí)與遷移就能進(jìn)一步保證信息化檔案的完整性以及及時(shí)性，同時(shí)隨著云技術(shù)等高科技手段的出現(xiàn)，使信息化檔案變得更加的安全便捷，這也為進(jìn)一步提高了信息化技術(shù)的安全性。

二、企業(yè)加快干部人事檔案信息化建設(shè)的思路和目標(biāo)及相關(guān)要求

（一）建立干部人事檔案電子信息化建設(shè)的思路

組織人事部門(mén)帶頭，組織相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行專門(mén)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，集中處理與審核，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)將現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行整理并輸入到相關(guān)軟件中，再利用相應(yīng)的技術(shù)處理，實(shí)現(xiàn)將文字圖片或是聲像資料等，轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，從而使檔案具有信息化與數(shù)據(jù)化，更加方便檔案信息的查閱與流轉(zhuǎn)，設(shè)計(jì)相關(guān)的管理權(quán)限，建立合理的干部人事檔案區(qū)域網(wǎng)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。

（二）開(kāi)展干部人事檔案信息化管理的主要目標(biāo)設(shè)計(jì)

通過(guò)建立有效的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)和無(wú)紙化管理，利用現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備，將檔案資料數(shù)據(jù)等制作成 Word文檔或是PDF文件等，實(shí)現(xiàn)干部檔案管理的數(shù)據(jù)與信息化，并通過(guò)利用微機(jī)化操作對(duì)檔案的查閱、借閱以及統(tǒng)計(jì)等工作進(jìn)行管理，大大減少了紙質(zhì)化檔案管理所存在的缺陷，能夠有效實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存以及實(shí)施檔案的自動(dòng)化管理過(guò)程。

（三）加快干部人事檔案工作信息化建設(shè)的相關(guān)要求

進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理工作的制度化、信息化以及規(guī)范化建設(shè)。通過(guò)建立嚴(yán)格的執(zhí)行市管干部檔案報(bào)送制度，不斷推進(jìn)干部人事檔案的信息化建設(shè)工作、干部電子檔案建設(shè)工作，信息管理系統(tǒng)等工作，從而大大提高干部檔案的工作效率以及服務(wù)質(zhì)量水平，提高干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)水平，做好配齊管檔人員的相關(guān)工作，定期開(kāi)展相應(yīng)的專業(yè)理論培訓(xùn)，提高個(gè)人檔案管理能力，確保對(duì)相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)熟練掌握，從而不斷提高干部檔案工作隊(duì)伍的整體水平，有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與合理化。

實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的數(shù)據(jù)化，有效建立相關(guān)的檔案信息管理系統(tǒng)，并確保能夠得到有效推廣和應(yīng)用，使得干部檔案在公道正派選人用人上的相關(guān)作用能夠得到充分發(fā)揮;做好檔案信息的更新工作，有效保證檔案的準(zhǔn)確性;做好相應(yīng)的安全措施，特別是保密工作以及數(shù)據(jù)備份;進(jìn)一步加強(qiáng)查閱，借閱等程序的規(guī)范性;進(jìn)一步明確自身職責(zé)，確保管理制度的完善性。

三、干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

就現(xiàn)階段檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，大部分企業(yè)單位對(duì)干部人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠充分，僅僅只是停留在一種簡(jiǎn)單的記錄工作的層面上，同時(shí)對(duì)企業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展沒(méi)有明確的規(guī)劃和認(rèn)識(shí)，甚至部分領(lǐng)導(dǎo)將干部人事檔案管理建設(shè)工作中所涉及到的的某些資源挪為他用，使得管理工作中所需的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備得不到有效的更新，從而影響了干部人事檔案管理工作的有序推進(jìn)，最終對(duì)管理工作的整體水平造成影響，例如管理工作不到位、信息檔案損壞或是丟失等情況的發(fā)生。

（二）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)干部人事檔案管理工作也提出了更高的要求，它是一項(xiàng)具有專業(yè)技術(shù)性的工作，因此檔案管理人員必須不斷加強(qiáng)自身綜合素養(yǎng)以及技術(shù)水平的不斷提高，才能更好的滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。但是就現(xiàn)階段檔案管理人員的組成情況來(lái)看，其業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，大部分企業(yè)沒(méi)有把檔案管理工作放在正確的位置，使得檔案管理人員的配置存在一定的問(wèn)題，其素質(zhì)能力較為低下，很難滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理的實(shí)際需求。

（三）檔案管理的方法單一，缺乏創(chuàng)新

隨著檔案信息管理工作的不斷推進(jìn)，其難度也有所提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法已經(jīng)很難滿足當(dāng)代檔案管理工作的實(shí)際需求，因此必須不斷加強(qiáng)檔案管理工作方法的優(yōu)化與創(chuàng)新，但是在現(xiàn)階段干部人事檔案的管理過(guò)程中，依然使用較為簡(jiǎn)單的管理方法，管理水平較為低下，很難有效對(duì)龐大檔案信息進(jìn)行處理，導(dǎo)致了大部分的檔案數(shù)據(jù)信息損壞甚至是丟失，從而影響了企業(yè)單位人事檔案的發(fā)展。

四、完善干部人事檔案信息化管理的措施