企業(yè)檔案保密工作思考

朱英

【摘? 要】論文闡述了企業(yè)檔案保密管理工作存在的問題，并結(jié)合工作實(shí)際，針對(duì)問題提出企業(yè)檔案保密工作的建議。

【Abstract】This paper expounds the problems existing in the secrecy management work of enterprise archives， and puts forward some suggestions on the secrecy work of enterprise archives according to the actual work.

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;保密工作;問題建議

【Keywords】enterprise archives; secrecy work; problems and suggestions

【中圖分類號(hào)】G273;F272? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）06-0022-02

1 引言

企業(yè)檔案是企業(yè)在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄，是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。由于企業(yè)社會(huì)活動(dòng)具有連續(xù)性，因此，無論是企業(yè)還是社會(huì)都會(huì)因某種需要而產(chǎn)生追溯產(chǎn)品和服務(wù)的過程，如法律責(zé)任、產(chǎn)品質(zhì)量、事故調(diào)查、效益分析、改進(jìn)提高、維護(hù)保養(yǎng)、業(yè)績考核等。企業(yè)檔案工作以滿足企業(yè)證據(jù)、法律責(zé)任和信息的需求為目標(biāo)，然而企業(yè)檔案資料多涉及國家秘密或企業(yè)的商業(yè)秘密，如何把握好檔案保密管理的尺度，使企業(yè)檔案在安全范疇內(nèi)最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值，是企業(yè)檔案部門必將面臨的問題。

2 企業(yè)檔案保密工作存在的問題

2.1 檔案基礎(chǔ)設(shè)施布局不科學(xué)，存在較多安全隱患

檔案庫房是檔案保密的重點(diǎn)，JGJ 25—2000《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》規(guī)定檔案館的建筑布局應(yīng)按照功能區(qū)分原則，布置各類用房位置，力求達(dá)到功能合理、流程便捷，解決內(nèi)外相互聯(lián)系與分隔，避免交叉，各部分之間檔案傳送不應(yīng)通過露天通道。庫區(qū)內(nèi)部應(yīng)設(shè)置其他用房，閱覽室應(yīng)設(shè)置自動(dòng)防盜監(jiān)控系統(tǒng)，檔案工作要求達(dá)到庫房、閱覽室、辦公室彼此分開。但不少企業(yè)未做到庫房、閱覽室、辦公室三分開，在庫房里設(shè)置辦公區(qū)域?qū)е路枪ぷ魅藛T進(jìn)入檔案庫區(qū)，非密檔案庫與涉密檔案庫未分開，而將所有庫房整體設(shè)為保密要害部位，未堅(jiān)持保密要害部位最小化原則，各門類檔案未設(shè)置單獨(dú)庫房，多門類檔案混在一個(gè)庫房，以上現(xiàn)狀，均存在管理漏洞和安全隱患。

2.2 檔案保管職責(zé)理解不到位，檔案保護(hù)重實(shí)體輕內(nèi)容

檔案管理員有保護(hù)檔案完整與安全的職責(zé)，做到檔案保管完好、不因工作疏忽大意而使檔案遺失或不丟失，不僅要保證檔案實(shí)體安全，還要保證檔案內(nèi)容的安全，實(shí)際工作中，檔案管理人員更關(guān)注檔案實(shí)體的安全，而忽略了檔案內(nèi)容的安全，例如，對(duì)檔案內(nèi)容的摘抄和拍照監(jiān)管不嚴(yán)，閱覽利用場所無明確限制，閱覽室缺乏監(jiān)控設(shè)施等都存在檔案內(nèi)容得不到保護(hù)的隱患。

2.3 知悉范圍劃分不準(zhǔn)確，利用者身份不易識(shí)別

企業(yè)涉密檔案利用一般都能嚴(yán)格履行涉密載體借閱審批手續(xù)，但由于企業(yè)檔案保密的對(duì)象廣泛，環(huán)節(jié)眾多，增加了涉密檔案知悉范圍劃分的難度，出現(xiàn)涉密檔案的知悉范圍劃分粗略操作性不強(qiáng)，不利于企業(yè)涉密檔案利用審批人和企業(yè)檔案部門工作人員方便、快捷、準(zhǔn)確地識(shí)別檔案利用者的權(quán)限，存在涉密檔案利用雖有審批手續(xù)，但未準(zhǔn)確識(shí)別利用者的用檔范圍而借出超知悉范圍檔案的風(fēng)險(xiǎn)，含企業(yè)商業(yè)秘密的檔案資料歸檔前未劃分知悉范圍，導(dǎo)致應(yīng)保護(hù)的檔案未得到保護(hù)。另外，大型企業(yè)中企業(yè)員工多，員工崗位變動(dòng)頻率高，每年新入職員工也相對(duì)較多，如果識(shí)別標(biāo)識(shí)不直觀，檔案員很難準(zhǔn)確識(shí)別利用者的合法用檔身份，存在很大安全隱患。

2.4 密級(jí)變更不及時(shí)，影響檔案提供利用

企業(yè)檔案資料的定密依據(jù)來源不同，可分為原始定密和派生定密。原始定密是指企業(yè)根據(jù)國家定密事項(xiàng)對(duì)企業(yè)所生產(chǎn)的檔案資料予以確定密級(jí)、保密期限、知悉范圍;派生定密是指依據(jù)外來涉密文件資料的密級(jí)對(duì)企業(yè)形成的檔案資料予以確定密級(jí)、保密期限、知悉范圍。中小型企業(yè)派生定密較多，秘密不是一成不變的，而檔案資料的密級(jí)變更由原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)確定決定，如果來文單位或其上級(jí)單位未及時(shí)辦理密級(jí)變更手續(xù)，必將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料不能及時(shí)變更，從而影響檔案的利用。

3 企業(yè)檔案保密工作建議

3.1 規(guī)范企業(yè)檔案庫房等基礎(chǔ)設(shè)施

首先，應(yīng)保證檔案庫房、閱覽室、辦公區(qū)、技術(shù)用房分開獨(dú)立，不存在交叉用房的現(xiàn)象，避免不同類檔案交叉用庫房，做到專人專管，盡量避免檔案部門內(nèi)部人員交叉進(jìn)入庫房。其次，檔案庫房應(yīng)配備鐵門、鐵窗、鐵柜和報(bào)警器等安全設(shè)施，同時(shí)，應(yīng)將涉密檔案較集中地放在一定區(qū)域，將該區(qū)域設(shè)置為保密要害部位，盡量縮小保密要害部位范圍，在保密要害部位適當(dāng)位置安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)，非授權(quán)人員進(jìn)入保密要害部位應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，明確進(jìn)入事由，記錄進(jìn)出時(shí)間段，禁止攜帶有攝錄功能的設(shè)備，保密要害部位負(fù)責(zé)人做到全程陪同。檔案閱覽室應(yīng)劃分涉密檔案閱覽區(qū)或?qū)ｉT設(shè)置涉密檔案閱覽室，安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)，禁止使用手機(jī)，防止檔案使用人員摘抄檔案、撕毀檔案、對(duì)照檔案拍照等。

3.2 加強(qiáng)檔案管理崗位職責(zé)培訓(xùn)

做好企業(yè)檔案保密工作的關(guān)鍵在人，除企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各級(jí)中層管理人員、各職能部門工作人員以及一線生產(chǎn)作業(yè)人員應(yīng)牢固樹立“檔案安全事關(guān)企業(yè)利益”的檔案保密意識(shí)外，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，首先應(yīng)明確檔案管理崗位的保密責(zé)任，簽訂《崗位安全保密責(zé)任書》，檔案工作人員自覺養(yǎng)成良好的檔案保密職業(yè)素養(yǎng)和高度的職業(yè)敏感性，檔案工作人員不僅應(yīng)熟知各項(xiàng)檔案管理制度、保密管理制度，還應(yīng)熟知不同密級(jí)檔案資料的保管、借閱利用審批程序、知悉范圍、利用場所、利用期限要求，不僅保證檔案實(shí)體的安全，還要保證檔案內(nèi)容信息的安全。

3.3 準(zhǔn)確劃分涉密檔案知悉范圍，改進(jìn)檔案利用者識(shí)別方式

企業(yè)涉密檔案知悉范圍是指可以合法知悉企業(yè)各類檔案的部門或人員，準(zhǔn)確、適當(dāng)?shù)叵薅ㄆ髽I(yè)各類檔案的知悉范圍，和確定檔案的密級(jí)和保密期限一樣，都屬于檔案資料定密工作的重要內(nèi)容。對(duì)企業(yè)涉密檔案知悉部門或人員進(jìn)行嚴(yán)格管控，是確保企業(yè)涉密檔案處于可控范圍之內(nèi)并采取相應(yīng)保護(hù)措施的重要手段。在劃分涉密檔案知悉范圍時(shí)，可邀請(qǐng)形成檔案的各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、專家顧問、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參與，堅(jiān)持工作需要、最小化、具體化原則，即不屬于工作需要必須知悉的，不應(yīng)納入知悉范圍，盡量減少企業(yè)涉密檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，把企業(yè)秘密的知悉范圍盡量限定在最小人員范圍，能夠直接將企業(yè)涉密檔案知悉范圍限定到具體人員的，應(yīng)當(dāng)限定到個(gè)人，確實(shí)無法限定到具體人員的，才限定到各職能部門，但各職能部門應(yīng)再根據(jù)工作需要，限定到具體人員，并保證對(duì)每位知悉人員作出記載，準(zhǔn)確劃分知悉范圍的同時(shí)還要根據(jù)崗位、職責(zé)變動(dòng)及時(shí)調(diào)整知悉范圍，并通知到用檔審批人員和檔案部門工作人員。企業(yè)可為員工佩帶包含部門、姓名、頭像、工號(hào)等信息的工牌，方便檔案部門工作人員直觀、快捷地識(shí)別檔案使用者的身份。

3.4 及時(shí)調(diào)整密級(jí)，充分發(fā)揮檔案利用價(jià)值

根據(jù)《保守國家秘密法》第16條“國家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密”，企業(yè)定密歸口管理部門對(duì)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的檔案應(yīng)及時(shí)辦理變更密級(jí)手續(xù)。對(duì)于企業(yè)原始定密產(chǎn)生的檔案，檔案部門每年可對(duì)已到保密期限的檔案進(jìn)行逐份審查，登記造冊(cè)提供給單位定密歸口管理部門，定密歸口管理部門組織相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員對(duì)已到保密期限的檔案進(jìn)行判定和取舍，由企業(yè)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組作最后審查，對(duì)于需要解密降密的及時(shí)辦理解密、降密手續(xù)。對(duì)于派生定密產(chǎn)生的檔案，企業(yè)定密歸口管理部門應(yīng)積極與上級(jí)單位溝通協(xié)調(diào)，最大限度地保證派生定密產(chǎn)生的檔案資料及時(shí)調(diào)整密級(jí)，避免出現(xiàn)“重保輕用，利用不足”的現(xiàn)象。

4 結(jié)語

檔案工作的目的是最大化地實(shí)現(xiàn)檔案的作用，發(fā)揮檔案的價(jià)值。企業(yè)檔案以為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)為工作任務(wù)，企業(yè)檔案以滿足企業(yè)證據(jù)、法律責(zé)任和信息的需求為工作目標(biāo)，保守國家秘密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案工作者的最基本的職責(zé)，日常工作中，檔案工作者在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，應(yīng)切實(shí)完善工作職責(zé)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展服務(wù)好，涉密的檔案資料應(yīng)當(dāng)保密，但保密的目的之一是有效利用，是有條件地利用，保而不用只會(huì)失去保管的意義，失去檔案自身的價(jià)值，無限制地利用又會(huì)給國家安全帶來威脅、對(duì)企業(yè)的利益造成損失。對(duì)企業(yè)檔案工作而言，保密和利用都很重要，缺一不可。

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