建設(shè)項(xiàng)目印章管理風(fēng)險(xiǎn)及其防范策略

湯斌 傅賢強(qiáng)

【摘要】很多建設(shè)項(xiàng)目因?yàn)槭栌诠芾?，存在很多不合?guī)、不合法的地方，包括對(duì)項(xiàng)目印章的管理，一些中小項(xiàng)目的管理人員沒(méi)有樹(shù)立防范意識(shí)，沒(méi)有意識(shí)到印章的重要性。這樣的行為不僅讓建設(shè)項(xiàng)目處于巨大的風(fēng)險(xiǎn)中，而且在遇到突發(fā)事件時(shí)無(wú)法及時(shí)應(yīng)對(duì)，拖延項(xiàng)目的進(jìn)程，給公司帶來(lái)人力、物力和財(cái)力方面的損失。本文將針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目印章管理存在的風(fēng)險(xiǎn)，提出有效規(guī)避與防范印章管理風(fēng)險(xiǎn)的措施，希望能為相關(guān)工作人員提供參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)項(xiàng)目;印章管理;風(fēng)險(xiǎn);防范措施

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.19.090

印章具有法律效力，能夠作為公司的代表，是建設(shè)項(xiàng)目能夠順利進(jìn)行的重要保障。印章可分為行政印章、合同專用章、項(xiàng)目部印章、個(gè)人名章等，對(duì)于印章的管理是建設(shè)項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視，看到印章管理不當(dāng)給項(xiàng)目帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。建設(shè)項(xiàng)目具有工期長(zhǎng)的特殊性，建筑工程管理人員可能會(huì)同時(shí)參與多個(gè)項(xiàng)目，具有流動(dòng)性，這就增加了印章丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

1、建設(shè)項(xiàng)目印章管理存在的風(fēng)險(xiǎn)

1.1舞弊風(fēng)險(xiǎn)

建設(shè)項(xiàng)目印章具備重要的功能，可用于通過(guò)和實(shí)施很多具體施工條例，若出現(xiàn)管理不當(dāng)?shù)那闆r，心術(shù)不正之人就會(huì)利用管理漏洞竊取印章，為自己謀取私利。個(gè)別印章管理人員違反法律和職業(yè)道德，不遵守印章的管理?xiàng)l例，利用職務(wù)之便，預(yù)先在空白的合同、憑證或者文件上加蓋印章，讓許多施工事項(xiàng)未經(jīng)過(guò)審核就可以實(shí)行，使得相應(yīng)的施工建設(shè)過(guò)程脫離掌控，造成了印章的舞弊風(fēng)險(xiǎn)，給建設(shè)項(xiàng)目埋下了極大的隱患和風(fēng)險(xiǎn)。這就是法律法規(guī)要求印章不能脫離保管人員的原因，因?yàn)橐坏┤苏路蛛x，項(xiàng)目出現(xiàn)舞弊情況的概率會(huì)大大增加。

1.2流程風(fēng)險(xiǎn)

印章在日常的管理中不僅存在舞弊風(fēng)險(xiǎn)，還會(huì)由于不遵守管理流程而出現(xiàn)流程風(fēng)險(xiǎn)，給建設(shè)項(xiàng)目帶來(lái)巨大的損失。任何人要想使用印章，都需要按照專門的流程，提前申請(qǐng)印章的使用權(quán)，在經(jīng)過(guò)上級(jí)主管的審核之后才能夠使用，不允許有人無(wú)視規(guī)章制度、未經(jīng)申請(qǐng)擅自使用印章或者先使用后申請(qǐng)。由此可見(jiàn)，長(zhǎng)期以來(lái)印章使用已經(jīng)形成了一套連續(xù)的、完整的流程和體系，若不嚴(yán)格按照流程使用印章就會(huì)造成風(fēng)險(xiǎn)。

1.3崗位風(fēng)險(xiǎn)

按照相關(guān)的法律和規(guī)章制度，應(yīng)當(dāng)安排兩個(gè)人同時(shí)管理印章，不允許印章長(zhǎng)期由一人管理，且要求這兩人處于不同的崗位、無(wú)直接利益關(guān)系，保障一人在使用印章時(shí)另一人負(fù)責(zé)監(jiān)督。但是部分建設(shè)項(xiàng)目不重視對(duì)印章的管理，讓一人同時(shí)擔(dān)任用印人和監(jiān)印人，不利于對(duì)印章的內(nèi)部監(jiān)管，造成嚴(yán)重的崗位風(fēng)險(xiǎn)。另外，不僅要求雙人管理印章，還要限制其對(duì)印章的管理時(shí)長(zhǎng)，定期安排印章管理人員進(jìn)行輪換，避免崗位風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

1.4保管風(fēng)險(xiǎn)

管理人員必須對(duì)印章進(jìn)行嚴(yán)格管理，按照規(guī)定應(yīng)當(dāng)把未處于使用狀態(tài)的印章放置在保險(xiǎn)柜或其他安全系數(shù)高的地方，還要對(duì)放置印章的保險(xiǎn)柜二十四小時(shí)無(wú)間斷監(jiān)控。如果相關(guān)部門和管理人員未按照規(guī)定執(zhí)行，沒(méi)有及時(shí)將使用后的印章歸于原位，妥善保管，就會(huì)帶來(lái)保管風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，管理人員應(yīng)當(dāng)注意檢查印章放置處的監(jiān)控情況，保證監(jiān)控系統(tǒng)正常運(yùn)行，在發(fā)現(xiàn)監(jiān)控受損后要及時(shí)安排售后人員進(jìn)行維修或更換，避免出現(xiàn)保管風(fēng)險(xiǎn)。

1.5經(jīng)濟(jì)與聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)

與金銀珠寶、現(xiàn)金等實(shí)物型的財(cái)物不同，印章丟失后造成的損失難以準(zhǔn)確估量，這是因?yàn)閷?duì)印章的濫用不僅會(huì)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失，還會(huì)對(duì)建筑公司的聲譽(yù)造成影響，給公司的形象帶來(lái)不利影響，發(fā)生無(wú)形資產(chǎn)的損失，金錢的損失容易估計(jì)，但聲譽(yù)的損失無(wú)法精確估計(jì)。如果印章使用或者監(jiān)管不當(dāng)，就容易帶來(lái)經(jīng)濟(jì)與聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)，甚至造成項(xiàng)目停工，影響整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度。

2、如何有效規(guī)避與防范印章管理風(fēng)險(xiǎn)

2.1建立崗位風(fēng)險(xiǎn)防控體系

要想規(guī)避和防范上述印章管理風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)部門必須嚴(yán)格按照法律規(guī)定建立崗位風(fēng)險(xiǎn)防控體系，制定具體的管理?xiàng)l例和制度，要求建筑部門設(shè)置監(jiān)管小組，安排專人監(jiān)督對(duì)印章的使用過(guò)程，確保管理制度深入落實(shí)到印章使用的每個(gè)環(huán)節(jié)，確保崗位風(fēng)險(xiǎn)防控體系能夠正常運(yùn)行，避免發(fā)生崗位風(fēng)險(xiǎn)。建筑公司必須要求印章管理人員簽訂具有法律效力的崗位承諾書(shū)，嚴(yán)格遵守職業(yè)道德規(guī)范，明確其在使用印章的過(guò)程中需要面對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)以及需要承擔(dān)的職責(zé)。同時(shí)，公司還應(yīng)定期組織印章管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律知識(shí)，不斷提高管理人員自身的素質(zhì)和管理技能。

2.2制定與完善印章管理制度

為了規(guī)范印章的日常使用，公司還需要制定和完善印章管理制度，明確印章管理人員的使命和責(zé)任，讓其在工作時(shí)可以有制度可依。

2.3嚴(yán)格管理對(duì)印章的刻制和銷毀

公司在初次注冊(cè)領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照后，可按照法律規(guī)定于行政服務(wù)中心對(duì)印章進(jìn)行刻制，在備案后即可領(lǐng)取。而下屬的項(xiàng)目部需要印章，則需要向相關(guān)部門報(bào)備，在經(jīng)過(guò)各項(xiàng)審查后才能進(jìn)行刻制，不僅如此，經(jīng)過(guò)公安機(jī)關(guān)審查后才可以把印章正式投入使用。相應(yīng)地，與對(duì)印章的刻制一樣，對(duì)印章的銷毀也應(yīng)該嚴(yán)格遵守法律制度，報(bào)備后才可以銷毀印章。

2.4遇到仿冒本單位或項(xiàng)目部印章時(shí)要通報(bào)法律部門

公司在本單位或項(xiàng)目部印章遭到仿冒時(shí)必須通報(bào)法律部門，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行登記，交給司法機(jī)關(guān)處理。其次，相關(guān)工作人員還需要對(duì)近期的合同、文件等進(jìn)行排查，看是否有利用仿冒印章達(dá)成的合同，有的話要及時(shí)解除。除此之外，在印章出現(xiàn)問(wèn)題后，公司還需要及時(shí)通知客戶或者在公開(kāi)的平臺(tái)發(fā)布聲明，避免再出現(xiàn)不合規(guī)的合同。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，印章是建設(shè)項(xiàng)目管理的重要對(duì)象，對(duì)于規(guī)范項(xiàng)目管理具有重要意義。要想保證建設(shè)項(xiàng)目的正常運(yùn)行，就必須遵守相關(guān)的法律法規(guī)和企業(yè)的制度，重視對(duì)印章的保管工作，嚴(yán)格監(jiān)督印章的使用情況，建設(shè)專門的監(jiān)管體系，落實(shí)印章的管理制度，對(duì)印章的刻制、使用、銷毀都需要按規(guī)定進(jìn)行，防范印章在使用過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)，包括舞弊風(fēng)險(xiǎn)、流程風(fēng)險(xiǎn)、崗位風(fēng)險(xiǎn)、保管風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)與聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。在遇到仿冒情況時(shí)，印章管理人員必須及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，采取各項(xiàng)補(bǔ)救措施，通報(bào)公安機(jī)關(guān)和司法部門解決。

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