國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

張建先

【摘 ?要】隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代企業(yè)管理工作中。在國有企業(yè)檔案管理的過程中，可以通過應(yīng)用信息化的處理方法，引入信息化技術(shù)，使得檔案管理更加規(guī)范。論文分析了國有企業(yè)檔案信息化管理的有效改革方案，通過研究信息化技術(shù)在檔案管理過程中應(yīng)用的重要性、當(dāng)前存在的一些問題及其應(yīng)用特點(diǎn)，提出了針對性的改進(jìn)措施。

【Abstract】With the development of modern science and technology， information technology is widely used in modern enterprise management work. In the process of archives management of state-owned enterprises， they can apply informatization processing methods and introduce informatization technology to make archives management more standardized. This paper analyzes the effective reform scheme of informatization archives management in state-owned enterprises， and puts forward targeted improvement measures by studying the importance of the application of informatization technology in the process of archives management， some existing problems and its application characteristics.

【關(guān)鍵詞】國有企業(yè);檔案管理;信息化建設(shè)

【Keywords】state-owned enterprises; archives management; informatization construction

【中圖分類號】G270.7 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2021）07-0001-02

1 引言

檔案文件管理是國有企業(yè)工作中非常重要的一部分。傳統(tǒng)的檔案管理通過人工收集檢查與管理，過程煩瑣復(fù)雜，消耗大量時(shí)間，同時(shí)管理效果并不好，容易出現(xiàn)檔案缺失。通過信息技術(shù)改進(jìn)檔案管理模式，可以有效節(jié)省人力，加快資源管理與分配。

2 國有企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的必要性

當(dāng)前，云計(jì)算和大數(shù)據(jù)在全國范圍內(nèi)不斷得到加強(qiáng)，國有企業(yè)建立信息化的需求正在增加。檔案管理部門在國有企業(yè)改革過程中發(fā)揮著重要作用，尤其應(yīng)進(jìn)行信息化建設(shè)，為跟蹤企業(yè)運(yùn)作管理活動和長期戰(zhàn)略規(guī)劃提供信息和數(shù)據(jù)支持。

基于此，國有企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對于信息化技術(shù)應(yīng)用的落實(shí)，將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)力快速提升。在實(shí)際應(yīng)用過程中，信息技術(shù)可以使檔案管理更加科學(xué)合理，舉例來說重要性如下。

首先，社會的發(fā)展趨勢為數(shù)據(jù)技術(shù)化發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術(shù)如今已實(shí)現(xiàn)廣泛應(yīng)用，而檔案管理本身是大量文件數(shù)據(jù)，它與這類技術(shù)發(fā)展匹配，因此需要做到檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)的整合。在這種趨勢下，市場經(jīng)濟(jì)朝著開放和互操作的方向發(fā)展，國有企業(yè)必須在檔案管理領(lǐng)域起帶頭作用。

其次，如今國有企業(yè)需要進(jìn)行信息化改革，通過信息化與日常工作的結(jié)合實(shí)現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代化改革。信息化技術(shù)的有效應(yīng)用是企業(yè)工作創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)，國有企業(yè)要想在新時(shí)代順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，就需要將信息技術(shù)與企業(yè)檔案管理相結(jié)合。

最后，檔案管理效率和效果的提高有利于國有企業(yè)文化建設(shè)效果的提升。在國有企業(yè)的日常管理過程中，不僅僅會有大量的檔案文件需要管理，企業(yè)的文化同樣也在檔案管理的范圍內(nèi)，隨著檔案管理效果的提升，企業(yè)文化建設(shè)效果也會更加突出。

3 國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

3.1 缺乏正確認(rèn)識

在此階段，許多國營企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和記錄管理部門的員工都沒有意識到記錄信息化的重要性，其中一些人對信息化的概念持懷疑態(tài)度，很難主動地領(lǐng)導(dǎo)或參與其中。其他人則忽略了在記錄管理工作中信息化的巨大作用，并且不能以對記錄信息化必不可少的態(tài)度積極地進(jìn)行創(chuàng)新。檔案信息化建設(shè)被擱置，并且進(jìn)展緩慢。

3.2 建設(shè)與發(fā)展不平衡

目前，一些國有企業(yè)信息化發(fā)展與其他建設(shè)工作不平衡。一些具有良好效益的國有企業(yè)正在努力實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化。一些國有企業(yè)文件管理信息化建設(shè)尚未開始，一些缺乏最新的辦公設(shè)備，有些具有硬件，但是缺少文件管理軟件。許多文件管理任務(wù)仍然依賴于傳統(tǒng)的手動任務(wù)，導(dǎo)致工作和服務(wù)效率降低?？傮w發(fā)展水平的不平衡使得許多國有企業(yè)檔案管理部門的檔案信息資源不可共享，需要信息查詢和使用時(shí)，仍然非常煩瑣且任重道遠(yuǎn)。

3.3 資金投入不足

信息化建設(shè)包括硬件設(shè)備、軟件設(shè)備、數(shù)據(jù)庫和專家等方面，因此應(yīng)該加強(qiáng)資源投入，這些硬件設(shè)備和軟件是構(gòu)建存檔信息的必要條件，并且需要所有人的支持。與工作相比，國有企業(yè)對文件管理沒有足夠的興趣，因此一些國有企業(yè)在文件管理方面需要相對較少的資本投資，從而導(dǎo)致文件管理部門的設(shè)備陳舊，缺少支持軟件和延遲更新。

3.4 缺乏專業(yè)人才

國有企業(yè)的檔案信息建設(shè)和檔案管理離不開人才支持。由于人力資源是記錄和信息技術(shù)建立的主體，因此記錄管理者必須具有記錄和信息技術(shù)方面的專業(yè)知識，并且必須具備強(qiáng)大的現(xiàn)實(shí)實(shí)際計(jì)算機(jī)操作技能。但是，在現(xiàn)階段，許多國有企業(yè)缺乏文件管理方面的專業(yè)人才，這一問題已經(jīng)成為國有企業(yè)存在的主要問題，并使建立文件管理信息非常困難。

4 國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的策略

4.1 信息化檔案管理理念的建立

檔案管理部門在國有企業(yè)有序經(jīng)營中發(fā)揮著重要作用，目前該部門的任務(wù)是徹底改革以往的檔案管理理念，積極引入信息管理思想和管理方法，徹底消除束縛，解放員工并促進(jìn)實(shí)現(xiàn)文件信息構(gòu)建目標(biāo)。但是，文件管理任務(wù)顯然受到逆行管理思想的限制，這主要表現(xiàn)為對國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和文件管理人員缺乏理解和準(zhǔn)確掌握文件管理信息化的能力。功能和應(yīng)用價(jià)值阻礙了信息文件管理的實(shí)施，在這方面，國有企業(yè)應(yīng)從樹立準(zhǔn)確、科學(xué)的信息管理理念入手，運(yùn)用正確的管理思想指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)。與此同時(shí)，國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視信息化建設(shè)，明確信息化思想在提高企業(yè)工作效果方面的重要作用，并在檔案管理信息化進(jìn)程中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用。向后思考，積極行動，為建設(shè)信息化做出貢獻(xiàn)。另外，國有企業(yè)應(yīng)通過一系列信息管理宣傳，調(diào)動全體管理人員的積極性，全員參與檔案信息化建設(shè)。

4.2 管理體系的完善

國有企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)正在如火如荼地進(jìn)行，與此同時(shí)，我們在此過程中獲得了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也取得了很多成果。但是也存在一些問題，如檔案信息管理不佳，安排有些混亂，各種任務(wù)的進(jìn)展混亂，不能有效地闡明責(zé)任的來源，并且難以確保責(zé)任的履行。造成這種情況的一個(gè)重要原因是信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建存在缺陷，這使得不可能為檔案的現(xiàn)代管理提供完整而標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)約束。針對這種情況，國有企業(yè)要積極推進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)的建立，確定信息管理實(shí)踐中每個(gè)崗位和員工的職責(zé)和任務(wù)，全面提高責(zé)任感。管理人員在工作中應(yīng)該仔細(xì)并謹(jǐn)慎，采取標(biāo)準(zhǔn)化信息管理的途徑。此外，還需要為檔案的分發(fā)、檢索、使用等提供明確的系統(tǒng)要求，并通過組合管理級別，保持完整性并分離權(quán)限，以限制可以使用檔案的人數(shù)。改善歸檔和信息化的文件管理程序?yàn)閲衅髽I(yè)的有序經(jīng)營創(chuàng)造良好的條件。

4.3 保障檔案安全

由于信息時(shí)代是開放時(shí)代，對信息檔案管理的安全性要求很高，因此必須高度重視信息安全的建立和建立嚴(yán)格的安全保證體系。

第一，提高硬件設(shè)施的安全性。換句話說，在管理文件時(shí)，要注意硬件設(shè)施和外部環(huán)境的安全，定期檢查周圍環(huán)境、線路和設(shè)備，并進(jìn)行安全預(yù)警，以防止丟失或損壞文件信息。在日常管理中，必須堅(jiān)持維護(hù)與日常檢查相結(jié)合，定期檢查環(huán)境，做好維護(hù)和監(jiān)督，調(diào)查潛在的安全隱患。第二，完善網(wǎng)絡(luò)安全保證體系。網(wǎng)絡(luò)的開放性給人們的實(shí)際工作帶來了極大的便利，但是一旦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，很可能威脅到信息安全，造成巨大的損失。為了應(yīng)對這種情況，有必要積極改進(jìn)防火墻技術(shù)，并為內(nèi)部和外部網(wǎng)絡(luò)部署提供安全保證。管理員應(yīng)設(shè)置文件訪問權(quán)限，并開發(fā)或購買高級數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件，以確保數(shù)據(jù)安全性和資源共享穩(wěn)定性。

4.4 注重人才培養(yǎng)

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，應(yīng)該加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)，這樣才能夠發(fā)揮技術(shù)特點(diǎn)，使得技術(shù)優(yōu)勢得到充分體現(xiàn)。為了實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，按照企業(yè)發(fā)展目標(biāo)與有關(guān)規(guī)定完成相關(guān)任務(wù)，新時(shí)期的國有企業(yè)需要信息化人才。檔案管理人員應(yīng)該有較強(qiáng)的信息化應(yīng)用能力，必須熟悉基本操作，有完善的技能體系，同時(shí)能夠有相關(guān)問題的解決與研究能力。

另外，在當(dāng)今的知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人才團(tuán)隊(duì)的建立是文件信息化管理成敗的關(guān)鍵。在進(jìn)行檔案管理人員培訓(xùn)時(shí)，首先必須弄清信息文件管理對員工素質(zhì)和能力的要求。網(wǎng)絡(luò)和硬件維護(hù)、軟件開發(fā)、文件處理、信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)以及文件信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行，都需要專業(yè)的文件管理人才，因此，最緊迫的任務(wù)是組建一支復(fù)雜的人才團(tuán)隊(duì)。

5 結(jié)語

在全面推進(jìn)國有企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和升級，實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的過程中，數(shù)據(jù)信息和檔案應(yīng)作為基礎(chǔ)。為了提高文件管理的質(zhì)量和效率，滿足文件現(xiàn)代化和智能化建設(shè)的需要，國有企業(yè)需要了解信息化建設(shè)的方向，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化技術(shù)改革，促進(jìn)檔案管理效果全面提高。

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