應(yīng)用Excel VBA輔助事業(yè)單位資產(chǎn)盤點(diǎn)工作的探索和實(shí)踐

敖雪峰 黃 心 田小萍

（1.北京師范大學(xué)歷史學(xué)院，北京 100875；2.北京師范大學(xué)信息網(wǎng)絡(luò)中心，北京 100875）

固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)是固定資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，為固定資產(chǎn)的平衡和調(diào)撥、維修報(bào)廢、價(jià)值核算、統(tǒng)計(jì)分析提供了條件，是資產(chǎn)管理工作中最重要的環(huán)節(jié)之一。資產(chǎn)盤點(diǎn)工作是一項(xiàng)總量大、強(qiáng)度高、繁瑣細(xì)碎特點(diǎn)強(qiáng)的工作，需要資產(chǎn)管理部門和使用人付出大量的時(shí)間和精力。

1 科研事業(yè)單位資產(chǎn)盤點(diǎn)工作面臨的困難和問(wèn)題

高校等科研事業(yè)單位面臨的主要困難有三個(gè)方面。第一，資產(chǎn)管理人員資產(chǎn)管理意識(shí)薄弱，專業(yè)能力欠缺，技術(shù)能力不足，導(dǎo)致資產(chǎn)盤點(diǎn)工作缺乏規(guī)范性、科學(xué)性和準(zhǔn)確性。針對(duì)固定資產(chǎn)盤點(diǎn)混亂的情況，有文章提出了提高資產(chǎn)管理人員專業(yè)技能，加強(qiáng)技能培養(yǎng)，推進(jìn)信息化建設(shè)從而實(shí)現(xiàn)盤點(diǎn)工作的規(guī)范化和準(zhǔn)確性[1]。第二，資產(chǎn)使用人的工作內(nèi)容和性質(zhì)相對(duì)特殊。由于科研事業(yè)單位的資產(chǎn)使用人大多為教學(xué)老師或者科學(xué)研究人員，工作時(shí)間和地點(diǎn)不固定，不需要坐班。資產(chǎn)使用人可能在辦公室、實(shí)驗(yàn)室、會(huì)議室或者家里等多個(gè)地方使用固定資產(chǎn)進(jìn)行工作。這種工作地點(diǎn)的不確定性給固定資產(chǎn)的保存地帶來(lái)了諸多變故，因此使用人對(duì)于自己名下所屬資產(chǎn)的自查顯得尤其關(guān)鍵。第三，資產(chǎn)使用人自身的資產(chǎn)管理意識(shí)欠缺，與資產(chǎn)管理人員的配合程度不夠，阻礙了資產(chǎn)盤點(diǎn)清查工作的順利開展。資產(chǎn)盤點(diǎn)不單單是資產(chǎn)管理者單獨(dú)能夠決定的事情，不僅需要單位領(lǐng)導(dǎo)、辦公室和財(cái)務(wù)部門的積極支持，同時(shí)對(duì)實(shí)際使用個(gè)人的資產(chǎn)管理意識(shí)有密切的關(guān)系。部分資產(chǎn)使用人沒有意識(shí)到資產(chǎn)管理的重要性，在實(shí)際盤點(diǎn)清查過(guò)程中，配合度不高，嚴(yán)重影響資產(chǎn)清查盤點(diǎn)的效率。針對(duì)此問(wèn)題，有研究者提出單位應(yīng)加強(qiáng)資產(chǎn)管理宣傳提升意識(shí)明確責(zé)任、制定獎(jiǎng)懲制度，發(fā)揮優(yōu)秀模范作用，對(duì)于管理不到位的進(jìn)行究責(zé)到人的方案和策略[2]。

2 信息化的解決方案

針對(duì)科研事業(yè)單位資產(chǎn)盤點(diǎn)工作面臨的困難和問(wèn)題，除了從制度保障，人員意識(shí)強(qiáng)化和人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提升上下功夫，在具體流程操作上，引入信息技術(shù)手段是最有力的措施。由于盤點(diǎn)清查工作涉及使用人統(tǒng)計(jì)、資產(chǎn)使用人核實(shí)、保存地點(diǎn)核實(shí)、當(dāng)前狀況核實(shí)等內(nèi)容，由于資產(chǎn)總量大，同時(shí)需要針對(duì)每件資產(chǎn)進(jìn)行細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟樵兤渚唧w情況，工作較大，尤其對(duì)資產(chǎn)數(shù)據(jù)處理的要求較高，如果僅靠人工處理，其繁瑣細(xì)碎的程度會(huì)導(dǎo)致效率極其低下。 目前，許多單位都在資產(chǎn)或者物料的盤點(diǎn)工作中引入信息技術(shù)手段，借助Excel工具，輔助解決盤點(diǎn)工作中繁瑣的數(shù)據(jù)處理問(wèn)題。比如，有研究者介紹了如何利用Excel強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)分析能力，對(duì)企業(yè)閱讀物料盤點(diǎn)過(guò)程中的原料入庫(kù)、數(shù)據(jù)匯總、庫(kù)存物料盤點(diǎn)等流程進(jìn)行簡(jiǎn)便高效的操作[3]。還有研究者利用Excel VBA設(shè)計(jì)門診藥房輔助庫(kù)存盤點(diǎn)程序，極大地提高了門診藥房庫(kù)存盤點(diǎn)效率[4]。

借助Excel工具強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和統(tǒng)計(jì)分析能力，能夠在較短時(shí)間內(nèi)，大批量處理非常復(fù)雜的數(shù)據(jù)，特別是結(jié)合VBA變成語(yǔ)言，可以針對(duì)科研單位的具體需求，開發(fā)出定制化的功能，實(shí)現(xiàn)部分流程的自動(dòng)化解決方案。VBA具有簡(jiǎn)單易學(xué)，批量處理能力強(qiáng)，能夠?qū)崿F(xiàn)快速編程而又能夠高效處理重復(fù)工作的能力[6]，可以極大程度地提升科研事業(yè)單位資產(chǎn)盤點(diǎn)過(guò)程中的一些繁瑣重復(fù)工作的效率。

3 編制VBA程序輔助資產(chǎn)盤點(diǎn)工作

在科研事業(yè)單位資產(chǎn)盤點(diǎn)工作中，由于資產(chǎn)使用人工作地點(diǎn)的不確定性，資產(chǎn)使用人對(duì)于自己名下所屬資產(chǎn)的自查是非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。在自查之前，需要資產(chǎn)管理員實(shí)施三個(gè)步驟的重要操作，第一步，針對(duì)資產(chǎn)數(shù)據(jù)總表， 根據(jù)“使用人”關(guān)鍵列（用該列數(shù)據(jù)分類數(shù)據(jù)）建立不同的工作表，并以使用人姓名命名；第二步，將資產(chǎn)數(shù)據(jù)總表根據(jù)“使用人”關(guān)鍵列自動(dòng)分類，并分配到各自的工作表中；第三步，將每個(gè)工作表保存為單獨(dú)文件，并以使用人姓名命名。完成這三步之后，就可以將使用人名下所屬資產(chǎn)文件發(fā)配個(gè)相應(yīng)的資產(chǎn)使用人，讓其結(jié)合文件中所記錄的資產(chǎn)條目進(jìn)行資產(chǎn)自查工作。

針對(duì)以上三個(gè)步驟，均可以通過(guò)EXCEL VBA程序?qū)崿F(xiàn)批量化處理，極大提升盤點(diǎn)工作的高效性、準(zhǔn)確性和完整性。

3.1 運(yùn)用Excel中的VBA批量新建多個(gè)“使用人”工作表

首先，新建“批量使用人表單.xlsm”文件，注意，此時(shí)的Excel保存格式為.xlsm,這不是普通的工作表格式，而是可以啟用宏的工作表格式。在該文件中，可以正常啟用VBA。

在該文件中，在數(shù)據(jù)源表中填寫“使用人姓名”作為表名，如圖1所示。

圖1

利用快捷鍵 Alt+F11，進(jìn)入VBA編輯器。由于宏命令是在模塊中進(jìn)行編輯的，所以需要新建一個(gè)模塊。右鍵點(diǎn)擊“Microsoft Excel 對(duì)象”，在彈出的菜單中選擇“插入－模塊”，即可進(jìn)入代碼編輯窗口。

在代碼編輯窗口輸入以下代碼：

運(yùn)行以上代碼，則可批量新建所有“使用人”工作表，并以使用人姓名作為表名。其中st.Range(“H1”).Resize(2, 12).Copy ActiveSheet.Range(“A1”) 是將以下標(biāo)題復(fù)制到每個(gè)表的表頭位置。

圖2

3.2 運(yùn)用 Excel VBA將資產(chǎn)總表數(shù)據(jù)按使用人自動(dòng)分類

在V BA編輯器中新增一個(gè)模塊，調(diào)出代碼編輯窗口，輸入以下代碼：

運(yùn)行以上代碼，查看某個(gè)使用人表單，得到的結(jié)果如下圖3所示。

圖3

3.3 運(yùn)用Excel VBA將使用人工作表批量保存為單獨(dú)文件

在VB A編輯器中繼續(xù)新增一個(gè)模塊，調(diào)出代碼編輯窗口，輸入以下代碼：

運(yùn)行以上代碼，就可以獲得我們新建的文件夾以及生成的獨(dú)立的文件。

4 結(jié)語(yǔ)

針對(duì)高校等科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)盤點(diǎn)工作的特點(diǎn)和困難，提出引進(jìn)信息化技術(shù)手段，借助Excel VBA程序設(shè)計(jì)語(yǔ)言，輔助固定資產(chǎn)盤點(diǎn)工作中的自查關(guān)鍵環(huán)節(jié)，批量新建使用人表單，根據(jù)使用人關(guān)鍵詞進(jìn)行資產(chǎn)分類以及根據(jù)每個(gè)使用人表單建構(gòu)單獨(dú)的文件。Excel VBA強(qiáng)大的自動(dòng)化批處理能力，極大地規(guī)避了重復(fù)繁瑣的數(shù)據(jù)處理工作，提升了資產(chǎn)盤點(diǎn)工作的效率。