關(guān)于高校辦公室管理現(xiàn)代化建設(shè)思考

◆摘? 要：高校辦公室的具體工作涉及面較廣、綜合性較強(qiáng)，包括協(xié)調(diào)、參謀、服務(wù)等多方面。在全新的人才培養(yǎng)理念下，各級(jí)高校在辦學(xué)理念以及人才培養(yǎng)方式上都在面臨綜合性改革，對(duì)此，高校辦公室相關(guān)工作也需要滿(mǎn)足現(xiàn)代化辦學(xué)的綜合要求，持續(xù)提高現(xiàn)代化建設(shè)水平，從而為學(xué)校各個(gè)部門(mén)提供有效服務(wù)。本文圍繞高校辦公室管理現(xiàn)代化建設(shè)展開(kāi)論述，從實(shí)踐層面提出建設(shè)的具體策略，以期與同行交流，促進(jìn)高校辦公室管理工作獲得更好發(fā)展。

◆關(guān)鍵詞：高校;辦公室管理;現(xiàn)代化建設(shè)

高校辦公室的具體職能是針對(duì)于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)指示以及學(xué)校戰(zhàn)略層面的重要決策進(jìn)行落實(shí)，需要將相關(guān)指令以及政策通過(guò)文件下發(fā)或者會(huì)議等形式傳達(dá)給學(xué)校內(nèi)部的各個(gè)職能部門(mén)，從而保證得到有效實(shí)施。此同時(shí)，還需要對(duì)學(xué)校師生各項(xiàng)事宜進(jìn)行綜合整理，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)能夠快速全面地了解相關(guān)工作的具體開(kāi)展情況。由此可見(jiàn)，在學(xué)校各個(gè)方面的業(yè)務(wù)實(shí)施過(guò)程中，辦公室都將發(fā)揮重要的指導(dǎo)作用，例如教學(xué)安排、業(yè)務(wù)實(shí)施、招生計(jì)劃、財(cái)務(wù)收支、學(xué)生就業(yè)等等。

一、高校辦公室管理工作的特點(diǎn)分析

1.服務(wù)性。在學(xué)校正常的運(yùn)行過(guò)程中，辦公室除了具有一定的指導(dǎo)和督促義務(wù)，同時(shí)還具有一定的服務(wù)性。在具體事務(wù)的開(kāi)展過(guò)程中，要服務(wù)于學(xué)校上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的安排，同時(shí)也要為學(xué)校全體師生以及相關(guān)職工提供有效的服務(wù)，包括收文、發(fā)文、會(huì)議組織安排以及車(chē)輛、印章、檔案等綜合性管理，另外還要做好與政府、主管部門(mén)、兄弟單位之間的溝通與聯(lián)絡(luò)，為學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展提供基礎(chǔ)保證。

2.開(kāi)放性。從某種層面來(lái)理解，高校辦公室的工作是一種具有窗口性質(zhì)的公關(guān)性機(jī)構(gòu)，其開(kāi)放性較強(qiáng)。學(xué)校在具體辦學(xué)的過(guò)程中，要進(jìn)一步提升學(xué)校的影響力，進(jìn)一步擴(kuò)大生源，這就需要在公眾視野建立良好的互動(dòng)，提升學(xué)校知名度。在這個(gè)過(guò)程中，學(xué)校辦公室將發(fā)揮重要作用，主要承擔(dān)著與公眾之間更多樣化的溝通和交流，從而幫助學(xué)校能夠獲得更多支持。因此，辦公室工作人員要具備較強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力和人際交往能力。

二、高校辦公室現(xiàn)代化建設(shè)的具體策略

1.更新管理理念，運(yùn)用更先進(jìn)的管理方式提升現(xiàn)代化水平。目標(biāo)化管理制度是一種在各類(lèi)社會(huì)組織中被廣泛采用的主要方法，強(qiáng)調(diào)目標(biāo)激勵(lì)，注重全員參與管理，強(qiáng)調(diào)參與人員的自我控制意識(shí)，可以有效提高工作效率。具體的目標(biāo)設(shè)定，要根據(jù)不同的崗位和職責(zé)進(jìn)行差異化制定，并且將部門(mén)目標(biāo)與個(gè)人目標(biāo)進(jìn)行充分結(jié)合，通過(guò)定量、定性的方式實(shí)現(xiàn)考核，在此基礎(chǔ)之上采取更有針對(duì)性的獎(jiǎng)懲措施，從而促進(jìn)目標(biāo)管理的效果。同時(shí)，要注重業(yè)務(wù)精細(xì)化管理，重視各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)執(zhí)行過(guò)程中的細(xì)節(jié)管理。這種管理方式主要依靠合理的制度來(lái)保障，由于辦公室事務(wù)相對(duì)繁瑣，且臨時(shí)事務(wù)較多，則更需要建立相應(yīng)的制度規(guī)范，例如出勤、請(qǐng)假、會(huì)議安排等等。進(jìn)一步細(xì)化工作人員的具體分工，明確工作內(nèi)容和主要職責(zé)，對(duì)于隨機(jī)性較強(qiáng)的工作則需要根據(jù)經(jīng)驗(yàn)做出科學(xué)的判斷，從而實(shí)現(xiàn)具體工作在時(shí)間內(nèi)容以及結(jié)果上的量化和定性評(píng)判，提高管理效率。

2.更新人才理念，提升管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化水平。高校辦公室現(xiàn)代化建設(shè)需要從管理團(tuán)隊(duì)著手，全力提高管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化水平，促進(jìn)現(xiàn)代化理念的更新與實(shí)施。在管理人員的選擇上，應(yīng)該具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景和較強(qiáng)的自學(xué)能力，不僅能夠?qū)⒎爆崗?fù)雜的辦公室工作進(jìn)行有效的歸納總結(jié)，在后期職業(yè)的成長(zhǎng)上也具有更大潛力，能夠持續(xù)提升其專(zhuān)業(yè)化程度。因此，學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身的情況制定與人才培養(yǎng)機(jī)制，引導(dǎo)管理人員形成積極的學(xué)習(xí)氛圍，通過(guò)自學(xué)、專(zhuān)題培訓(xùn)科研項(xiàng)目以及校外交流活動(dòng)等，進(jìn)一步提升管理觀念和管理水平，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)管理措施進(jìn)行優(yōu)化改革，持續(xù)提升辦公室管理的現(xiàn)代化。

3.更新技術(shù)理念，全面提高信息化辦公能力。積極引入信息技術(shù)，掌握操作技能，對(duì)學(xué)校管理過(guò)程中產(chǎn)生的海量信息進(jìn)行智能化獲取、分析和整理，例如通過(guò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，進(jìn)一步提高各個(gè)辦公室之間的網(wǎng)絡(luò)化辦公水平，提高文件下發(fā)、資料搜集與歸檔管理的效率。通過(guò)計(jì)算機(jī)硬件與軟件配置水平的提升，增強(qiáng)校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，從而確保校園范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)覆蓋，為各個(gè)職能部門(mén)的辦公提供便利，為學(xué)生的自學(xué)提供條件。因此，辦公室人員應(yīng)該加強(qiáng)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，確保能夠通過(guò)相關(guān)辦公軟件完成工作事宜，提高工作效率，進(jìn)一步加強(qiáng)與其他部門(mén)的溝通。另外，在加強(qiáng)信息技術(shù)手段應(yīng)用的同時(shí)，要注重信息安全的保護(hù)工作，積極通過(guò)權(quán)限管理、賬號(hào)管理、軟硬件維護(hù)等手段確保信息安全。

三、總結(jié)

綜上所述，高校辦公室的工作綜合性較強(qiáng)，要持續(xù)更新管理理念，提高管理水平，通過(guò)引用更先進(jìn)的信息技術(shù)，不斷提升現(xiàn)代化辦公水平，從而促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的穩(wěn)步開(kāi)展。

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作者簡(jiǎn)介

藍(lán)小鳳（1985.08—），女，漢族，廣西玉林人，本科（學(xué)士），柳州工學(xué)院教師。研究方向：行政管理。