大數(shù)據(jù)時代的檔案管理信息安全問題分析

商圣坤

【摘要】? ? 處于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，更新升級迅速的信息技術(shù)在推動各行各業(yè)發(fā)展上做出杰出貢獻(xiàn)。在當(dāng)前檔案信息管理工作中，信息技術(shù)在其中的運(yùn)用呈現(xiàn)出不少優(yōu)勢，但也在檔案信息安全管理方面暴露出不少問題，使得當(dāng)前信息安全遭受巨大威脅，相關(guān)工作人員必須結(jié)合實(shí)際情況，積極推進(jìn)健全的檔案信息安全管理機(jī)制建設(shè)，強(qiáng)化在檔案管理信息安全方面的管理力度。本文將基于大數(shù)據(jù)背景，分析檔案信息安全問題，并研究如何有效應(yīng)對相關(guān)問題的對策。

【關(guān)鍵詞】? ? 大數(shù)據(jù)? ? 檔案信息? ? 安全管理

引言：

信息化在大數(shù)據(jù)時代得到普及，在檔案信息管理環(huán)節(jié)得到有效運(yùn)用，給檔案管理工作的開展帶來不少便利，有效突破了地域和時間的局限，讓跨地區(qū)信息傳遞成為現(xiàn)實(shí)。然而，在承認(rèn)檔案信息管理信息化的同時，不可忽視其中存在的問題。例如，受電子檔案性質(zhì)的影響，不法分子可能竊取、篡改或銷毀相關(guān)檔案信息，出現(xiàn)檔案信息不全、泄露等多個問題，故而如何保障檔案信息安全管理已經(jīng)成為當(dāng)前重要任務(wù)，妥善處理在安全管理方面的不足。為此，相關(guān)工作人員必須立足實(shí)際，分析影響檔案信息管理安全的因素，以此為基礎(chǔ)制定具有針對性的應(yīng)對措施。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的改變

1.1檔案管理的工作效率大幅度提升

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，工作人員需要依據(jù)檔案管理規(guī)則對檔案信息進(jìn)行分類管理，這些工作主要依靠人工進(jìn)行。在對檔案進(jìn)行整理時，需要依靠人工找出檔案源頭，這個過程花費(fèi)的時間相對較多，工作效率較為低下。在大數(shù)據(jù)時代下，現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中得到有效運(yùn)用，基于檔案管理的特點(diǎn)制定了個性化管理系統(tǒng)，具有整個管理流程清晰完整的特點(diǎn)，適用于檔案信息接收、歸納整理、儲存等多個環(huán)節(jié)，能夠有效減少工作人員的工作負(fù)荷，大幅度提升檔案管理效率，還能夠有效減少失誤。

1.2檔案管理成本得到有效優(yōu)化

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案主要為紙質(zhì)檔案，管理需要大量運(yùn)用到檔案袋、檔案盒等，且對管理場地具有一定要求，管理成本相對較高。在大數(shù)據(jù)時代下，云盤、硬盤等儲存軟件在檔案管理工作中得到廣泛運(yùn)用，讓檔案信息存儲的空間得到科學(xué)管理，具有占用空間小的優(yōu)勢，且在一定程度上減少了紙張的使用，可以起到保護(hù)環(huán)境的作用，對優(yōu)化檔案管理成本具有積極意義。

1.3檔案數(shù)據(jù)的利用率得到提升

由于傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)在查閱時耗費(fèi)時間相對較長，要想獲取所需信息的工作量相對較大。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息儲存方式出現(xiàn)改變，人們可以利用計算機(jī)快速查詢和篩選所需信息數(shù)據(jù)，深入挖掘數(shù)據(jù)信息的價值，讓信息共享成為現(xiàn)實(shí)。在現(xiàn)代化檔案管理模式中，檔案數(shù)據(jù)的利用率得到改善，讓人們獲取所需信息的效率得到顯著提升，能夠更好地體現(xiàn)檔案信息的價值，對檔案管理工作開展具有良好的指導(dǎo)意義。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息的安全問題

2.1具有遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊的安全隱患

在現(xiàn)代化信息技術(shù)日新月異的背景下，檔案管理面對的安全隱患也有所增多。人們在使用智能設(shè)備時，時常莫名其妙地受到不知名的網(wǎng)站鏈接、信息、郵件等，若沒有注意點(diǎn)擊進(jìn)去，可能讓設(shè)備感染病毒，或遭受黑客攻擊，使得智能設(shè)備中儲存的信息泄露或竊取，使得檔案信息的安全性難以保障。這種問題不論是對個人還是對企業(yè)，乃至從國家層面來說，都是極大的安全隱患。企業(yè)檔案信息關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的關(guān)鍵信息，若企業(yè)機(jī)密信息出現(xiàn)泄露，可能危及到整個企業(yè)的生死存亡。在當(dāng)前檔案管理工作中，如何立足實(shí)際切實(shí)保障檔案信息數(shù)據(jù)安全，提高檔案管理系統(tǒng)抵御不法攻擊的能力，已然成為當(dāng)前檔案管理工作人員的重要課題。在當(dāng)今時代發(fā)展形勢下，信息技術(shù)猶如一把雙刃劍，在檔案管理工作中，相關(guān)管理人員要充分認(rèn)識到檔案管理中的安全問題，提高抵御網(wǎng)絡(luò)攻擊及風(fēng)險的能力，積極推進(jìn)健全的安全隱患防御系統(tǒng)建設(shè)。

2.2受檔案管理人員信息技術(shù)水平的影響

在我國現(xiàn)代化檔案管理模式中，信息化在檔案管理中得到普及，檔案管理人員需要熟練操作電腦系統(tǒng)，對檔案信息數(shù)據(jù)開展管理工作。在實(shí)際管理工作中，如果檔案管理人員不能熟練操作電腦系統(tǒng)，面對網(wǎng)絡(luò)入侵或攻擊時不知所措，這些對會影響管理效果。此外，從事檔案管理的工作人員信息技術(shù)能力不盡相同，實(shí)際操作水平存在差異，這些要素都會嚴(yán)重影響到檔案管理安全及效果，而這也是當(dāng)前檔案管理中必須有效處理的問題。

2.3受安全管理意識的影響

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代背景下，檔案管理信息化已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，實(shí)體檔案管理不再是檔案管理的主要內(nèi)容，通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，能夠讓信息數(shù)據(jù)檔案管理成為現(xiàn)實(shí)。在這種發(fā)展背景下，檔案信息管理的安全性被越來越重要，但不少人缺乏安全管理意識。一方面，不少人本身對信息安全缺乏安全意識，沒有認(rèn)識到信息泄露的嚴(yán)重性;另一方面，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)管理的人員不具備明確的安全意識，面對安全隱患缺乏良好的管理措施，使得在對安全問題癥結(jié)追根溯源方面存在阻礙，加大了檔案信息泄露的風(fēng)險。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案信息數(shù)據(jù)主要為紙質(zhì)檔案，在管理中主要需要考慮到自然災(zāi)害、病蟲害等問題。然而，大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理面對的安全隱患出現(xiàn)改變，需要考慮到如何抵御網(wǎng)絡(luò)威脅、黑客攻擊等，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等嚴(yán)重問題，切實(shí)保障檔案信息管理安全。通過分析當(dāng)前檔案管理面臨的安全隱患，可知主要涉及到檔案數(shù)據(jù)資料本身和儲存檔案信息數(shù)據(jù)的載體這兩部分。

三、大數(shù)據(jù)時代的檔案管理信息安全保障措施

3.1加大網(wǎng)絡(luò)防御建設(shè)，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

在當(dāng)今時代發(fā)展背景下，檔案信息儲存途徑多種多樣，不再局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案儲存模式，硬盤、U盤、云盤等都是儲存信息數(shù)據(jù)的有效途徑。網(wǎng)絡(luò)儲存具有儲存空間小、方便快捷等突出優(yōu)勢，但外界環(huán)境對其造成的影響仍存在，且可能遭受網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，面臨著不少安全隱患。在開展信息化檔案管理時，必須充分考慮到儲存溫度、濕度、磁場等多個要素，避免讓信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)改變。在大力開展信息化檔案管理工作時，必須將如何維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全放在首位，加強(qiáng)系統(tǒng)防御網(wǎng)絡(luò)攻擊的能力，并定期對防御系統(tǒng)進(jìn)行更新升級，為保障信息儲存系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行奠定基礎(chǔ)，致力于保障檔案信息數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性。另外，相關(guān)管理人員還需關(guān)注環(huán)境因素對檔案管理工作的影響，科學(xué)利用現(xiàn)代化技術(shù)軟件，注重防火墻等抵御安全隱患的運(yùn)用和設(shè)置，為檔案管理營造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

3.2完善檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化安全意識

在檔案管理工作中，受檔案管理人員工作能力的影響，檔案管理信息化的開展情況受到制約。為此，組織檔案管理人員開展信息技術(shù)培訓(xùn)十分重要和關(guān)鍵。在開展信息技術(shù)培訓(xùn)活動時，可以適當(dāng)拓展培訓(xùn)活動的開展方式，以調(diào)動員工的參與熱情。

首先，可以采取邀請信息技術(shù)方面的專家學(xué)者開展專項(xiàng)技術(shù)培訓(xùn)，提高管理人員信息技術(shù)運(yùn)用能力;其次，可以組織管理人員開展實(shí)踐操作活動，讓管理人員在實(shí)踐操作中鍛煉自己的信息技術(shù)處理能力，并針對參與情況進(jìn)行交流討論;此外，組織管理人員開展有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全意識的講座，結(jié)合具體案例讓管理人員認(rèn)識到檔案管理信息安全的重要性，從而起到提高管理人員安全意識的目標(biāo)，讓管理人員在實(shí)際工作中提高安全性。除此之外，可以適當(dāng)引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才加入到檔案管理隊伍中，以便于更好地維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，及時處理網(wǎng)絡(luò)攻擊等情況，并定期檢查系統(tǒng)安全系數(shù)，致力于為檔案管理營造安全穩(wěn)定的管理環(huán)境。

為防止檔案信息數(shù)據(jù)管理出現(xiàn)安全隱患，檔案管理必須立足實(shí)際，制定健全的管理制度，要求管理人員依據(jù)相關(guān)流程及細(xì)則開展管理工作，定期考察管理人員的工作情況，要求檔案管理工作嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)規(guī)定有條不紊地開展，并對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)予以重視，為促進(jìn)檔案管理工作順利開展提供必要的技術(shù)支持，配置管理所需的設(shè)備，例如監(jiān)控設(shè)備、信息采集設(shè)備等。

3.3加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，健全相關(guān)管理制度

在落實(shí)檔案信息安全管理工作時，必須將強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作落到實(shí)處，全面考慮到檔案數(shù)據(jù)信息的特點(diǎn)，例如：信息數(shù)據(jù)量大、信息數(shù)據(jù)類型多種多樣，等等。相關(guān)工作人員在開展數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作時，必須正確認(rèn)識到檔案數(shù)據(jù)信息的特點(diǎn)及類型，提高數(shù)據(jù)篩選的精確度，加大對檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)力度，科學(xué)應(yīng)對由于檔案數(shù)據(jù)信息量增大而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)問題，讓傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)中心的弊端得到妥善處理，切實(shí)保障數(shù)據(jù)庫能夠保障信息數(shù)據(jù)安全所需。為此，為保障檔案信息中心的有序安全運(yùn)行，相關(guān)工作人員必須優(yōu)化安全防護(hù)機(jī)制建設(shè)，嚴(yán)格依據(jù)現(xiàn)代技術(shù)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，全面分析檔案信息化過程中可能出現(xiàn)的問題，并定期對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和升級管理，為避免信息丟失，定期開展檔案信息備份工作，讓檔案信息管理得以順利發(fā)展。

為了將檔案信息安全建設(shè)落到實(shí)處，必須從管理制度層面入手，結(jié)合實(shí)際情況健全相關(guān)管理機(jī)制建設(shè)，分析在實(shí)際管理工作中可能面對的問題及風(fēng)險，對管理制度進(jìn)行合理調(diào)整，并將相關(guān)制度落到實(shí)處。為保障檔案信息安全，管理人員要做好數(shù)據(jù)信息備份工作，在儲存管理時需要全面分析影響信息數(shù)據(jù)管理效果的因素，確保儲存環(huán)境的適宜性，并加強(qiáng)控制系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等的建設(shè)，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作，并定期檢查檔案管理的實(shí)際情況，及時找出檔案管理中的安全隱患，從而及時處理相關(guān)問題。

四、結(jié)束語

在當(dāng)今時代發(fā)展背景下，快速發(fā)展的信息技術(shù)對現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)現(xiàn)予以技術(shù)支持，對提高檔案數(shù)據(jù)的利用率及價值具有積極意義，對檔案管理發(fā)展猶如一把雙刃劍。為此，檔案管理人員必須正確對待現(xiàn)代檔案管理模式，高度重視其中的安全隱患，科學(xué)處理其中的安全問題，基于技術(shù)手段、管理方式等多個角度入手，研究科學(xué)有效的檔案管理方式，在保障檔案信息數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上加以研發(fā)利用，從而切實(shí)保障檔案信息的安全性和價值?？偠灾?，檔案管理安全與維護(hù)屬于檔案管理中的重中之重，必須立足實(shí)際建立良好的信息安全防御制度，并優(yōu)化在后期維護(hù)上的投入，為推進(jìn)健全完善的檔案信息管理機(jī)制建設(shè)提供所需的人力物力財力支持，充分發(fā)揮檔案信息安全維護(hù)系統(tǒng)的作用，讓檔案信息安全的作用得到有效發(fā)揮，為促進(jìn)檔案管理工作健康發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

參? 考? 文? 獻(xiàn)

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