新媒體時(shí)代高校檔案管理策略研究

朱鵬艷 王菡

山東體育學(xué)院

一、新媒體技術(shù)：高校檔案管理可寄托的新型載體

新媒體是相對于傳統(tǒng)媒體而言的一種以移動(dòng)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)，通過信息傳播媒介（互聯(lián)網(wǎng)、寬帶局域網(wǎng)、無線通信網(wǎng)和衛(wèi)星等），以數(shù)字電視、電腦和手機(jī)為主要輸出端，向用戶提供視頻、音頻、語音等信息和服務(wù)的新型信息傳播交互方式，開啟了互動(dòng)范圍廣、資源種類多、共享信息強(qiáng)的新時(shí)代[1]。

當(dāng)前，隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，新媒體技術(shù)打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式和渠道單一性、傳播空間有限性等形式，構(gòu)建了檔案管理方式和渠道的多元性、共享性、開放性、及時(shí)性等新特點(diǎn)，高校檔案管理迎來了信息化建設(shè)的新格局，為高校檔案管理工作便捷、有效的進(jìn)行提供了新的平臺。因此，檔案管理工作者理應(yīng)學(xué)會審時(shí)度勢，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，在持續(xù)推進(jìn)檔案管理信息多元化的同時(shí)，積極探尋新媒體時(shí)代檔案管理的新型載體，從而為新時(shí)期高校檔案管理工作提供服務(wù)[2]。

二、新媒體時(shí)代促進(jìn)高校檔案管理的諸多機(jī)遇

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，人們都不謀而合地邁進(jìn)新媒體時(shí)代，數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已廣泛應(yīng)用于各大領(lǐng)域，高校檔案管理領(lǐng)域也不例外。高校檔案管理作為記錄高校各個(gè)階段工作和發(fā)展路程的原始記錄，對保存學(xué)校歷史、服務(wù)科學(xué)研究、傳承檔案文化，以及決策參考等能夠提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)價(jià)值。此外，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)不僅能夠提升工作效率，還可通過各高校間的檔案信息資源交流共享，提升高校的教學(xué)水平和科研能力[3]。由此，新媒體背景下，高校檔案管理人員應(yīng)把握好新的契機(jī)，激發(fā)檔案管理創(chuàng)新動(dòng)力，進(jìn)而提升新時(shí)期高校檔案管理水平[4]。

（一）豐富了高校檔案管理的表達(dá)體系

傳統(tǒng)意義上的檔案管理模式較為繁瑣且自成一體，傳統(tǒng)檔案管理理念也不再適應(yīng)新時(shí)期的要求。新媒體技術(shù)與手段的出現(xiàn)，為高校檔案管理工作創(chuàng)設(shè)了良好的數(shù)字媒介環(huán)境，其強(qiáng)大的存儲和記憶功能，開啟了新媒體時(shí)代的新氣象，它不受地域、時(shí)空限制，打造了一個(gè)內(nèi)容豐富、種類繁多、涉及范圍較廣、實(shí)效性較高的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)了海量信息源在全球范圍內(nèi)的摩擦、交融與互動(dòng)[5]。

現(xiàn)如今，許多高校通過應(yīng)用新媒體手段，集文字、圖片、動(dòng)畫等受眾所喜聞樂見的形式于一體，設(shè)置信息反饋、校友聊天室及主題教育等專門板塊，不僅增強(qiáng)了高校檔案信息傳播的影響力，以高質(zhì)量的信息資源增強(qiáng)用戶黏性，而且豐富了高校檔案管理的表達(dá)體系[6]。

（二）拓展了高校檔案管理的空間、形式和渠道

長期以來，高校檔案管理模式主要以傳統(tǒng)檔案管理模式呈現(xiàn)，進(jìn)而導(dǎo)致高校檔案管理的發(fā)展進(jìn)程緩慢，耗費(fèi)了大量的時(shí)間、人力、物力，服務(wù)對象較為狹窄，各大高校之間缺乏互動(dòng)交流的渠道，靈活性較差。新媒體時(shí)代的來臨，使得高校檔案管理工作發(fā)生了革命性的轉(zhuǎn)變，新媒體技術(shù)的應(yīng)用解除了時(shí)間與空間上的隔閡，擺脫了地域上的限制，高質(zhì)量的信息資源（教育信息、科研信息、社會信息等）可以在各大高校進(jìn)行資源共享，相互交流，從而為高校檔案管理信息化建設(shè)提供海量信息源，有助于提升高校檔案管理的服務(wù)水平，拓展其服務(wù)空間，培養(yǎng)高質(zhì)量的人才。新媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用突破了高校一直以來故步自封的檔案管理模式，轉(zhuǎn)換了高校檔案管理人員一直以來被“封閉”的思維定勢，拓寬了高校檔案管理渠道，使檔案管理的空間、形式更加多元化。

（三）提升了高校檔案管理的實(shí)效性

新媒體時(shí)代來臨之前，檔案資料都是以紙質(zhì)版保存，一些重要的文獻(xiàn)資源經(jīng)過長期的翻閱和查詢，由于紙質(zhì)資源極易被污染和損壞，字跡逐漸模糊不清，很難實(shí)現(xiàn)長期保存，同時(shí)對于服務(wù)對象的需求也不能做到及時(shí)有效的跟蹤和反饋，嚴(yán)重影響著高校檔案管理的實(shí)效性。新媒體背景下，高校檔案資源實(shí)現(xiàn)長久保存已不是難題，查閱資料也更加方便快捷，同時(shí)節(jié)省了大量的空間，用戶可以隨時(shí)隨地獲取所需的檔案資源，更為重要的是高校檔案管理部門不再只是傳統(tǒng)單一的檔案管理模式，“交什么就保管什么，交多少就保管多少”，不再是一味地進(jìn)行信息資源的接收，而是由被動(dòng)的接收者轉(zhuǎn)化為主動(dòng)的收集者[7]。在新媒體技術(shù)與手段的應(yīng)用下，有助于促進(jìn)高校檔案管理實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)互動(dòng)與反饋，更加信息化、科學(xué)化，增強(qiáng)高校檔案管理的實(shí)效性。

三、新媒體時(shí)代高校檔案管理面臨的潛在挑戰(zhàn)

（一）文化傳承與教育功能減弱

檔案記錄了高校的各種實(shí)踐活動(dòng)，檔案所儲備的信息資源存在著一定的文化屬性，在科研能力、教學(xué)水平、行政管理、文化傳承等方面發(fā)揮著重要的價(jià)值。檔案是高校歷史長河中所演化而成的一種特殊的歷史記錄，是促進(jìn)高校與社會文明延伸和發(fā)展的寶貴財(cái)富，是高校文化建設(shè)的真實(shí)見證和真實(shí)反映，更是學(xué)校未來發(fā)展中的重要參考資源。檔案管理對于高校的發(fā)展而言較為重要，能夠無形中對教師與學(xué)生的行為規(guī)范產(chǎn)生積極影響，能夠引導(dǎo)學(xué)生綜合素質(zhì)的提升，傳播文化思想，引領(lǐng)校園風(fēng)尚。當(dāng)前，新媒體技術(shù)應(yīng)用廣泛，它帶來便捷的同時(shí)，也使高校檔案管理文化地位受到了挑戰(zhàn)，文化的權(quán)威性及傳承逐漸削弱，文化主體的多元性難以對學(xué)生發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

（二）高校檔案信息碎片化傳播嚴(yán)重

新媒體背景下的信息傳播速度之快，范圍之廣，新媒體技術(shù)與手段已深深融入到人們的生活，為全民狂歡提供了信息平臺，人們可以在海量信息資源里盡情的遨游、狂歡，這其中充斥著各種良莠不齊的信息資源，他們崇尚顛覆傳統(tǒng)，趕超時(shí)尚，不切實(shí)際和夸大其詞的信息隨處可見，這對于受眾想要客觀和全面的了解檔案信息變的越發(fā)困難。此外，一旦不健康的新聞或是負(fù)面信息通過新媒體被廣泛散播，將會對高校師生的價(jià)值觀造成巨大的沖擊，極易使高校師生的思想與價(jià)值觀念受到侵害，喪失獨(dú)立思考的主動(dòng)性，不利于高校良好精神風(fēng)貌的養(yǎng)成。

（三）高校檔案管理專業(yè)人才較為缺乏

當(dāng)前，大多數(shù)高校普遍存在著檔案管理人員缺乏的問題，新媒體時(shí)代對高校檔案管理的影響，究其根源，取決于新媒體對高校檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍的沖擊。新媒體環(huán)境對于高校檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)提出了更高水平的要求，高校檔案管理人員只憑借原有的管理理念、知識、技能、經(jīng)驗(yàn)等去執(zhí)行，將會對高校檔案管理信息化建設(shè)造成一定的妨礙，不利于高校檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展[8]。

四、新媒體時(shí)代高校檔案管理的應(yīng)對策略

（一）堅(jiān)守高校檔案文化教育主體地位

為了推動(dòng)高校檔案文化建設(shè)順利開展，促進(jìn)高校檔案文化的傳承與教育功能最大限度的發(fā)揮，新媒體環(huán)境下，應(yīng)充分挖掘新媒體技術(shù)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)高校檔案文化高質(zhì)量傳播、高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)。首先，應(yīng)堅(jiān)持開放性的管理理念，本著共享的原則，在微博、微信、官網(wǎng)等不同的社交平臺上，設(shè)計(jì)高校檔案的專門板塊，實(shí)時(shí)更新高校檔案信息資源，可以利用新媒體技術(shù)手段對高校檔案信息進(jìn)行加工，以文字、圖片、動(dòng)畫等形式呈現(xiàn)，從而吸引廣大師生的關(guān)注，擴(kuò)大傳播范圍。其次，高校檔案管理部門應(yīng)及時(shí)與廣大師生進(jìn)行溝通交流，及時(shí)收集用戶的反饋與意見，通過多元化的服務(wù)方式向廣大師生展示檔案文化的魅力和文化價(jià)值，從而滿足廣大師生的多元文化需求。

（二）提供優(yōu)質(zhì)的高校檔案信息資源

新媒體環(huán)境下，用戶對高校檔案信息資料的質(zhì)量要求也隨之增高。尤其是在“人人都是信息生產(chǎn)者”的時(shí)代語境下，用戶需要的是實(shí)效性強(qiáng)、利用價(jià)值高的檔案信息資料。因此，檔案管理人員應(yīng)全方位獲取用戶需求，及時(shí)追蹤用戶反饋，掌握檔案發(fā)展趨勢，使高校檔案資料價(jià)值最大化的展現(xiàn)出來。此外，檔案信息資源傳播過程中，應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督管理，對檔案資料不規(guī)范、不真實(shí)、不完備等問題及時(shí)處理，以及發(fā)表不正當(dāng)觀點(diǎn)或言論及時(shí)制止，阻止大范圍傳播，以保證為高校師生提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源。

（三）打造高質(zhì)量的高校檔案管理人才隊(duì)伍

檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍缺乏一直以來都是高校檔案管理工作的困擾?，F(xiàn)如今，新媒體時(shí)代的來臨，對高校檔案管理人才提出了更高的要求。因此，加強(qiáng)高質(zhì)量檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)迫在眉睫。高校檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，提高重視程度，在人才招聘時(shí)應(yīng)適當(dāng)抬高入職的門檻，重點(diǎn)招收一些具備新媒體實(shí)踐應(yīng)用能力且擁有檔案管理能力的專業(yè)技術(shù)型人才。此外，檔案管理部門應(yīng)定期組織人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，可以采取講座、互動(dòng)、交流的形式開展，改變工作人員傳統(tǒng)檔案管理模式的思維定勢，主動(dòng)加強(qiáng)對新媒體技術(shù)的學(xué)習(xí)與探索，變被動(dòng)為主動(dòng)，促進(jìn)人才隊(duì)伍綜合素質(zhì)的提升，進(jìn)而為高校檔案管理工作高質(zhì)量的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

綜上所述，新媒體時(shí)代的出現(xiàn)賦予了高校檔案管理諸多機(jī)遇，高校檔案管理的內(nèi)容更加豐富，信息資源傳播方式更快，覆蓋范圍更廣，為新階段高校檔案管理工作高效率的開展提供了良好的條件。高校檔案管理在迎來機(jī)遇的同時(shí)也面臨著許多潛在的挑戰(zhàn)，如何輕松應(yīng)對這些挑戰(zhàn)，就需要高校檔案管理人員轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)探索，及時(shí)跟進(jìn)，充分發(fā)揮檔案資源在高校建設(shè)與發(fā)展中的價(jià)值，促進(jìn)高校檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展。