Word郵件合并批量生成林業(yè)小班卡的快捷方法

喬元寶

(泗水縣自然資源和規(guī)劃局，山東 濟(jì)寧 273200)

編制作業(yè)設(shè)計(jì)是林業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)人員每年的常規(guī)工作之一。落實(shí)上級(jí)林業(yè)主管部門下達(dá)的年度造林計(jì)劃，開(kāi)展實(shí)施各類造林、撫育等重點(diǎn)項(xiàng)目均要進(jìn)行詳細(xì)的作業(yè)設(shè)計(jì)。作業(yè)設(shè)計(jì)通常以小班為作業(yè)設(shè)計(jì)單元，每個(gè)小班填寫調(diào)查卡、設(shè)計(jì)卡等，小班少則數(shù)十、動(dòng)輒成百上千，每張卡片均需填入準(zhǔn)確的調(diào)查設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)，插入小班位置圖、形狀圖等圖形，人工作業(yè)不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還極易出現(xiàn)錯(cuò)漏。Word郵件合并功能結(jié)合Excel數(shù)據(jù)處理則可以完美解決這一難題，只需簡(jiǎn)單的幾步操作便可以快速準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)小班卡片批量生成。

1 準(zhǔn)備主文檔

主文檔即需要編輯的小班卡模板文檔。為了進(jìn)一步減少操作，先將主文檔中具有相同屬性的內(nèi)容填寫完畢，如縣市區(qū)、時(shí)間等。本文使用Microsoft Office 2010進(jìn)行文檔編輯和數(shù)據(jù)處理。

2 依照主文檔內(nèi)容建立數(shù)據(jù)源文件

數(shù)據(jù)源文件通常采用Excel文件格式，方便數(shù)據(jù)采集、編輯、統(tǒng)計(jì)等。數(shù)據(jù)源包含與主文檔相對(duì)應(yīng)、需合并主文檔的所有字段和數(shù)據(jù)，如小班卡片序號(hào)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村、小班號(hào)、小班面積等字段及其數(shù)據(jù)，如需插入圖片，也要添加相應(yīng)的字段和圖片源文件數(shù)據(jù)。

注：小班設(shè)計(jì)卡為主文檔；小班一覽表為數(shù)據(jù)源文件；“小班圖”為圖片存儲(chǔ)文件夾。

圖片數(shù)據(jù)格式為“圖片源文件存儲(chǔ)路徑圖片名.擴(kuò)展名”。為了方便批量填充，圖片源文件宜采用統(tǒng)一的命名方式和相同的圖像格式。示例中我們采用與“小班卡片序號(hào)”一致的“序號(hào)”作為名稱，以減少制圖導(dǎo)出時(shí)輸入文件名的操作，同時(shí)方便下一步的引用操作。

通過(guò)公式“="圖片存儲(chǔ)路徑"&""&對(duì)應(yīng)的命名單元格&".擴(kuò)展名"”，可以引用對(duì)應(yīng)的“命名字段”數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)圖片源文件數(shù)據(jù)的快速輸入。如圖2，在示例數(shù)據(jù)源文件“小班圖”字段下V2單元格中鍵入公式："="E:小班設(shè)計(jì)卡小班圖"&A2&".jpg""，鼠標(biāo)向下拖動(dòng)填充柄，所有圖片信息即可一步填充完成(圖2)。

圖2 數(shù)據(jù)源文件樣式和圖片信息填充

3 添加數(shù)據(jù)源文件

3.1 方法一及其步驟

3.1.1 郵件合并 打開(kāi)主文檔，單擊“郵件”選項(xiàng)卡“開(kāi)始郵件合并”組中的“開(kāi)始郵件合并”，選擇“信函”。

3.1.2 打開(kāi)數(shù)據(jù)源 單擊“郵件”選項(xiàng)卡“開(kāi)始郵件合并”組中的“選擇收件人”，選擇“使用現(xiàn)有列表”，找到并打開(kāi)數(shù)據(jù)源文件。

3.2 方法二

打開(kāi)主文檔，單擊“郵件”選項(xiàng)卡“開(kāi)始郵件合并”組中的“郵件合并分步向?qū)А?，在右?cè)任務(wù)窗格中選擇文檔類型“信函”，點(diǎn)擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔”；選擇“使用當(dāng)前文檔”，點(diǎn)擊“下一步：選取收件人”；選擇“使用現(xiàn)有列表”，點(diǎn)擊“瀏覽”，找到并打開(kāi)數(shù)據(jù)源文件。

4 開(kāi)始郵件合并

4.1 合并選定數(shù)據(jù)

單擊“郵件”選項(xiàng)卡“編寫和插入域”組中的“插入合并域”(圖3)，或者使用快捷鍵：“Alt+Shift+F”，調(diào)出“插入合并域”對(duì)話框，選擇與主文檔對(duì)應(yīng)的字段。重復(fù)此操作，直至所有數(shù)據(jù)填充完畢。

圖3 主文檔插入合并域

4.2 插入圖片步驟

(1)移動(dòng)光標(biāo)至插入圖片處，單擊“插入”選項(xiàng)卡“文檔部件”，選擇“域”，打開(kāi)對(duì)話框。

(2)在“域名”中選擇“IncludePicture”，在“文件名或URL”中輸入一個(gè)臨時(shí)名，示例使用“圖片”?！坝?qū)傩浴毕鹿催x“未隨文檔存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)”，點(diǎn)“確定”(圖5)。此時(shí)會(huì)出現(xiàn)提示：“無(wú)法顯示鏈接的圖像.該文件可能已被移動(dòng)、重命名或刪除.請(qǐng)驗(yàn)證該鏈接是否指向正確的文件和位置.”。

圖5 域?qū)υ捒?局部)

(3)按Alt+F9切換到域代碼：{ INCLUDEPICTURE “圖片” d * MERGEFORMAT }。

(4)選中“圖片”，按CTRL+F9，插入域代碼的外括號(hào)，在括號(hào)內(nèi)輸入文本“if true”，完成后如下：{INCLUDEPICTURE { if true “圖片” } d * MERGEFORMAT }。

圖4 主文檔插入域

(5)再次選中“圖片”，進(jìn)行“插入合并域”操作(4.1)，選擇相應(yīng)的圖片字段，示例為“小班圖”，完成后顯示代碼為：{ INCLUDEPICTURE {if true {MERGEFIELD 小班圖} } d * MERGEFORMAT }。

(6)按Alt+F9隱藏域代碼，此時(shí)已能正常顯示相應(yīng)的小班圖，調(diào)整圖片的大小和位置。

4.3 預(yù)覽結(jié)果

單擊“郵件”選項(xiàng)卡的“預(yù)覽結(jié)果”組中“預(yù)覽結(jié)果”，文檔中的“合并域”將替換為數(shù)據(jù)源中的實(shí)際數(shù)據(jù)，通過(guò)該組“下一記錄”和“上一記錄”等按鈕，可逐頁(yè)預(yù)覽合并后的文檔。

4.4 完成郵件合并

(1)單擊“郵件”選項(xiàng)卡中的“完成并合并”，選擇“編輯單個(gè)文檔”，打開(kāi)“合并到新文檔”對(duì)話框，選擇需導(dǎo)出的“合并記錄”，合并結(jié)果會(huì)在新文檔打開(kāi)。

(2)在新文檔中按Ctrl+A全選，然后通過(guò)快捷鍵Ctrl+Shift+F9清除包括“域”在內(nèi)的超鏈接。

(3)保存新文檔，正是我們需要的小班卡。同時(shí)，保存好主文檔和數(shù)據(jù)源文件以備再次編輯完善。

5 結(jié)語(yǔ)

利用Excel采集處理小班調(diào)查設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)，通過(guò)Word郵件合并功能將數(shù)據(jù)合并到模板文檔，能夠批量編輯并生成小班卡。該方法操作簡(jiǎn)單、易于掌握，生成的文檔整齊美觀、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，適用于各類卡片的批量生成，能夠減輕林業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)人員的工作量以及高強(qiáng)度作業(yè)造成的精神壓力，有效地提高工作效率。期望本文能給廣大林業(yè)工作者帶來(lái)些許幫助和啟示。