對外貿(mào)企業(yè)檔案的特點及其管理的分析

摘 要：從外貿(mào)企業(yè)的概念分析，其主要強調(diào)的是從事于各種對外貿(mào)易的企業(yè)。根據(jù)我國法律規(guī)范中所規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容，完成企業(yè)注冊活動。于外貿(mào)企業(yè)而言，其具有對合格產(chǎn)業(yè)的進出口經(jīng)營權(quán)。近年來，在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的時代背景下，我國經(jīng)濟發(fā)展特征和主要形勢也發(fā)生了較為明顯的變化。各個企業(yè)快速興起，其競爭越發(fā)激烈。外貿(mào)企業(yè)若想在激烈市場競爭中取得優(yōu)勢，便需要充分認識到企業(yè)檔案管理所產(chǎn)生的積極作用。一般來講，企業(yè)未來的發(fā)展規(guī)劃、當(dāng)前階段中應(yīng)用的資料等都會留存在檔案中。相應(yīng)地，這也間接地成為了企業(yè)得以生存和獲得長遠發(fā)展的重要條件。自進入新世紀(jì)以來，經(jīng)濟發(fā)展形勢的變化對于外貿(mào)企業(yè)規(guī)劃也產(chǎn)生了一定影響。企業(yè)所記錄的檔案和相關(guān)資料越來越多，但在管理工作中卻出現(xiàn)了許多較為突出的問題。為此，本篇文章在綜合了相關(guān)調(diào)查和研究之后完成。針對當(dāng)前階段外貿(mào)企業(yè)檔案管理工作中所出現(xiàn)的各種問題，對其進行淺要分析。

關(guān)鍵詞：對外企業(yè);檔案管理;特點分析

引言：縱觀歷史發(fā)展進程可以明顯發(fā)現(xiàn)：我國在現(xiàn)代化經(jīng)濟發(fā)展中起步較晚。相較于歐美等較為發(fā)達的資本主義國家，在外貿(mào)企業(yè)發(fā)展質(zhì)量方面存在著明顯差距。在較為傳統(tǒng)的外貿(mào)企業(yè)中，其行政方面的工作需要歸屬到外經(jīng)貿(mào)部。從其影響來看，這種管理方式的運用便在很大程度上限制了外貿(mào)企業(yè)的健康發(fā)展。當(dāng)前階段，我國外貿(mào)企業(yè)不斷增加。加之世貿(mào)組織的作用，對我國外貿(mào)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展產(chǎn)生了巨大的沖擊。如何結(jié)合時代背景和發(fā)展規(guī)劃針對性地調(diào)整檔案管理工作中所出現(xiàn)的問題，對其中的信息和檔案進行深度分析和挖掘，不僅是外貿(mào)企業(yè)得以健康發(fā)展的重要條件，也成為了許多專家、學(xué)者重點關(guān)注的問題。由此可見研究對外企業(yè)檔案的特點及其管理措施的具體落實具有積極的社會意義，希望本篇文章的發(fā)表可以對相關(guān)工作人員產(chǎn)生一定啟示。

一、外貿(mào)企業(yè)檔案的特點分析

1.檔案載體多樣化的特點

得益于經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國各項科學(xué)技術(shù)也取得了許多較為突出的成就。將這些科學(xué)化技術(shù)合理應(yīng)用到檔案管理工作，也推動了其檔案載體的多樣化發(fā)展。在傳統(tǒng)管理工作中，多是借助到紙質(zhì)檔案、硬盤、磁盤的形式對相關(guān)信息進行存儲。在現(xiàn)代化技術(shù)快速發(fā)展的過程中，檔案存儲載體已經(jīng)演變成為了電子化數(shù)據(jù)。借助到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的積極作用，將其進行數(shù)據(jù)化保存。如果在后期工作中出現(xiàn)了任何問題，都可以直接調(diào)取數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)內(nèi)容，從而方便了管理工作的順利開展。

2.檔案來源豐富性的特點

相比較于其他非外貿(mào)性企業(yè)，外貿(mào)企業(yè)在檔案管理工作中，工作重點內(nèi)容還存在著較為明顯的差異，其更要求從整體角度出發(fā)，建立健全一個相對較為系統(tǒng)性的管理體系。但需要注意的是，在現(xiàn)代化經(jīng)濟快速發(fā)展的過程中，我國外貿(mào)企業(yè)檔案來源的主體也呈現(xiàn)出了飛速發(fā)展的態(tài)勢，其來源途徑更為豐富。相應(yīng)地，這種現(xiàn)象的存在將會導(dǎo)致來源分散性的特征較為明顯。若想在這種狀態(tài)下提升其檔案管理質(zhì)量，更是會在一定程度上加大其工作難度。

二、現(xiàn)階段對外貿(mào)易檔案管理中工作難點分析

1.企業(yè)檔案實體集中統(tǒng)一管理不易到位的問題

從外貿(mào)企業(yè)特點來看，其大多屬于一種集約型大公司。為了進行業(yè)務(wù)的拓展，其還會建設(shè)多個子公司。對于領(lǐng)導(dǎo)人員而言，其身處的位置不同，在檔案管理的認識方面也存在著一定差異。根據(jù)相關(guān)調(diào)查和研究可以發(fā)現(xiàn)，如果可以借助到“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級領(lǐng)導(dǎo)”的原則將會有效提升其管理效果。但就目前現(xiàn)狀來看，這種管理模式并未得到充分運用，領(lǐng)導(dǎo)人員在該方面的認識差異性較大，一部分領(lǐng)導(dǎo)人員認為只需要領(lǐng)導(dǎo)部門對管理職責(zé)進行明確。按照分級領(lǐng)導(dǎo)的方式，對下屬人員工作職責(zé)進行要求。讓他們可以各司其職，便可以統(tǒng)一化完成管理工作。還有一部分工作人員認為若想有效提升管理效果，便需要在整個企業(yè)內(nèi)部中間實施分層式管理方式。從這兩種方式應(yīng)用的效果來看，其都屬于一種本位思想，都是從眼前利益出發(fā)，并未考慮到資源共享對企業(yè)發(fā)展所產(chǎn)生的積極作用。

2.缺乏專業(yè)性人才的問題

任何一個企業(yè)在發(fā)展過程中都需要借助到充足人才作為其支撐性條件所產(chǎn)生的積極作用。然而在過去很長一段時間中，我國外貿(mào)企業(yè)發(fā)展不穩(wěn)定，所取得的經(jīng)濟效果較低，很多檔案管理干部存在著素質(zhì)較差、管理關(guān)系不順的問題。在外貿(mào)企業(yè)不斷發(fā)展過程中，其檔案人才也呈現(xiàn)出了快速裁減的態(tài)勢。一些檔案人員工作業(yè)務(wù)更換較為頻繁，專業(yè)性素養(yǎng)不高。當(dāng)遇到了一些問題時，經(jīng)常會出現(xiàn)不知如何解決的問題，這些問題的存在都在一定程度上限制了外貿(mào)企業(yè)的健康發(fā)展。

3.現(xiàn)代化水平不足的問題

得益于國家部門所出臺的相關(guān)政策，我國各個行業(yè)和相關(guān)科學(xué)技術(shù)都得到了飛速發(fā)展。在檔案管理方面，其種類不斷增加，工作量也呈現(xiàn)出了飛速發(fā)展的態(tài)勢。在工作內(nèi)容、工作形式等方面都出現(xiàn)了明顯變化。當(dāng)前階段，推動檔案管理的信息化、數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)成為了一種時代要求。在較為傳統(tǒng)的管理工作中，僅是管理人員依靠自己一腔熱血、過分依賴工作經(jīng)驗的方式，已經(jīng)難以滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的目標(biāo)。對于檔案管理人員而言，便需要不斷加強學(xué)習(xí)，豐富自身知識經(jīng)驗。從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)角度進行分析，對現(xiàn)有的檔案管理部門工作職責(zé)、工作內(nèi)容認識不足，缺乏對檔案管理人員培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的力度。還有一些管理人員存在著不思進取、工作態(tài)度較為消極的問題。外貿(mào)企業(yè)所設(shè)置的薪資待遇較差，檔案管理人員無法專心從事現(xiàn)代化管理工作。從其影響來看，上述相關(guān)問題的存在便限制了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

三、外貿(mào)企業(yè)檔案管理的具體措施

1.完善外貿(mào)企業(yè)檔案的管理

若想促進外貿(mào)企業(yè)的健康發(fā)展，不斷提升其經(jīng)濟效益，需要充分認識到外貿(mào)企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)和完善對其所產(chǎn)生的積極作用。就我國整體發(fā)展特點來看，現(xiàn)代化經(jīng)濟起步較晚，在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和體系方面還存在著明顯的不科學(xué)、不健全問題。對此，外貿(mào)企業(yè)需要結(jié)合整個行業(yè)發(fā)展特征、自身發(fā)展實際情況，對其所制定的檔案管理制度進行嚴(yán)格落實。在各個部門中，都需要安排專業(yè)管理人員、兼職管理人員，完成每日的工作任務(wù)。針對所出現(xiàn)的新資料、新檔案進行及時歸檔處理，同時還需要將所整理的信息和重點內(nèi)容上報給上級管理部門。如果發(fā)現(xiàn)上級領(lǐng)導(dǎo)部門還需要對工作進行改進，則需要認真聽取意見。如果發(fā)現(xiàn)其所講述的問題存在著不合理、不科學(xué)的問題，則可以及時指出，展開深入探討和分析。一些管理部門所需要掌管的檔案資料可能相對較少，便需要直接交給部門進行管理。及時發(fā)現(xiàn)其中具備較高研究價值的材料、數(shù)據(jù)和問題，對其進行及時整理。借助監(jiān)督人員的優(yōu)勢，針對在整個檔案管理工作中所出現(xiàn)的各種問題，進行及時監(jiān)督。如果發(fā)現(xiàn)了問題之后，則需要對其進行及時糾正。在最短時間之內(nèi)處理相關(guān)問題，推動檔案管理工作的順利開展。

建立科學(xué)、合理的獎懲制度。在開展檔案管理工作中，如果發(fā)現(xiàn)部分工作人員存在著工作業(yè)績較為突出、工作態(tài)度相對較為良好的，則需要對其進行適當(dāng)?shù)墓膭?。反之，則應(yīng)該對其進行相應(yīng)懲罰。這種方式的有效運用，可以讓工作人員的獎金和其工作態(tài)度進行直接掛鉤。不僅可以有效提升其工作積極性，還可以幫助企業(yè)員工獲得更多經(jīng)濟收入。對于專職人員而言，則需要在整個管理工作中對全體人員進行實時化監(jiān)控和管理。根據(jù)其管理任務(wù)的完成情況，對其進行相應(yīng)獎勵或懲罰。對于主動完成任務(wù)、工作態(tài)度積極的員工進行精神上和物質(zhì)上的獎勵，對于工作態(tài)度不認真的要進行獎金的扣除。當(dāng)前階段，這種方式已經(jīng)在很多外貿(mào)企業(yè)中得到了有效運用，并且取得了一定成效。

伴隨著國家科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國計算機技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)都獲得了飛速發(fā)展。在外貿(mào)企業(yè)所開展的檔案管理工作中，也需要充分認識到各種科學(xué)化管理手段的積極作用，提升其管理效果。利用掃描技術(shù)和計算機技術(shù)，可以快速查找到所需要利用的信息。在軟件方面，可以購買較為專業(yè)性的管理軟件。這種方式在運用過程中，只需要管理人員將所需要利用的信息直接輸入到軟件中即可，方便了信息保存。其不僅可以起到縮小存儲空間的效果，還可以進一步提升外貿(mào)企業(yè)檔案管理效果。從安全性角度分析，在現(xiàn)階段檔案管理中也存在著諸多問題。因此，便需要加強對檔案保管工作的重視度，提升其信息和各項資料的安全性。對其所利用的安全保障系統(tǒng)進行不斷優(yōu)化和調(diào)整，為企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

2.提升檔案管理人員的專業(yè)水平

從外貿(mào)企業(yè)檔案管理的特點來看，其復(fù)雜性、多元化特征較為明顯。這些特點的存在，便會使得檔案管理在收、管、用三個方面都出現(xiàn)相關(guān)問題。針對該方面所出現(xiàn)的各種問題，需要相關(guān)工作人員對其中問題所產(chǎn)生的原因、特點以及解決措施進行針對性分析。在外貿(mào)企業(yè)不斷發(fā)展過程中對其各種檔案的來源進行不斷拓展，所涉及到的范圍相對較為廣泛。對于管理人員而言，其需要根據(jù)來自于不同時間段、不同國家、不同地區(qū)的信息和檔案進行有效整理。如果工作效率較低，便會浪費大量人力、物力和財力，若想有效提升檔案管理的有效性和針對性，便可以從以下三個方面開展具體工作。

（1）加強對檔案管理人員的培訓(xùn)

在檔案管理工作量逐步加大的過程中，很多外貿(mào)企業(yè)又重新招聘了諸多工作人員。對于這些人員而言，其很大一部分都是之前從未接觸過該方面工作，不知如何進行檔案管理。對企業(yè)而言，便可以定期邀請相關(guān)專家、學(xué)者定期到企業(yè)內(nèi)部為其展開針對性的培訓(xùn)和訓(xùn)練。對于工作經(jīng)驗較為豐富的人員，則需要讓其學(xué)習(xí)最為先進的理論知識。根據(jù)具體工作內(nèi)容，對其合理化應(yīng)用。對于工作經(jīng)驗較為欠缺的人員而言，則應(yīng)該對其進行基礎(chǔ)知識方面的講解和訓(xùn)練。讓全體工作人員進行溝通和交流，相互合作，共同推動外貿(mào)企業(yè)檔案管理工作的順利開展。

（2）加強計算機技術(shù)的培訓(xùn)和使用

就計算機技術(shù)優(yōu)勢來看，其信息化、數(shù)據(jù)處理效率較高的特點較為明顯。當(dāng)前階段，該技術(shù)已經(jīng)在很多產(chǎn)業(yè)中得到了深化應(yīng)用。在外貿(mào)企業(yè)所開展的檔案管理工作中，也需要將其優(yōu)勢貫穿在全部工作的方方面面。對其展開計算機知識方面的教育和培訓(xùn)，讓管理人員可以根據(jù)自身工作內(nèi)容，對其合理化應(yīng)用，更好地提升檔案管理質(zhì)量和效率。

（3）加強法律知識方面的學(xué)習(xí)

在很多對外貿(mào)易交流活動中，還會涉及到法律知識方面的內(nèi)容。如果檔案管理人員存在著對相關(guān)法律條例認識不足的問題，可能會出現(xiàn)觸犯法律的問題，在開展培訓(xùn)工作時，還需要讓其具備一定法律思維和意識。

3.加強企業(yè)檔案管理的意識

若想保障整個檔案管理可以順利開展，最為重要的便是需要逐步提升管理人員的管理意識。唯有此，才可以進一步提升其管理效率。對于管理人員而言，需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中所規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容，對自身工作規(guī)劃進行針對性的調(diào)整，更好地滿足企業(yè)未來發(fā)展需求。

四、外貿(mào)企業(yè)檔案管理的開發(fā)與再利用

1.提供利用是檔案工作的目的

（1）企業(yè)成員利用需求

從企業(yè)成員利用需求角度分析，其主要強調(diào)的是全體員工根據(jù)在檔案信息整體管理的需求總狀況，對其發(fā)展變化和工作態(tài)勢進行變動和調(diào)整的一種方式。在整個操作中，其所涉及到的內(nèi)容相對較多，并且內(nèi)部因素關(guān)聯(lián)性較大。若想保障檔案管理工作可以順利開展，逐步提升其管理質(zhì)量，便需要加強對該方面的認識，對其進行針對性解決。對于外貿(mào)企業(yè)而言，其在發(fā)展過程中所產(chǎn)生的各種信息和資料都可能會直接影響到其未來發(fā)展?fàn)顩r。這些不同板塊的信息和數(shù)據(jù)，也會對其產(chǎn)生不同程度的影響。對此，企業(yè)最為重要的便是可以對這些信息資料和檔案產(chǎn)生需求，對其進行合理化應(yīng)用。否則，檔案便無存在和管理的價值。

（2）強化外貿(mào)企業(yè)檔案服務(wù)意識

檔案管理工作的方式和管理人員的工作意識等相關(guān)性因素，都可能會影響到檔案的生存和其可持續(xù)發(fā)展。對此，便需要強化管理人員的工作意識和服務(wù)意識。就目前工作狀況來看，這已經(jīng)成為了檔案管理工作得以順利開展的前提性條件和基礎(chǔ)性條件。在此背景下，便需要檔案管理人員逐步轉(zhuǎn)變自身工作觀念，可以根據(jù)在傳統(tǒng)工作中所出現(xiàn)的種種問題，展開針對性的分析和調(diào)整。唯有此，才可以保障檔案管理部門得以健康發(fā)展，讓其他部門人員也可以看到檔案管理的重要性和意義。

2.外貿(mào)企業(yè)檔案的利用特點

（1）使用價值特點分析

檔案的使用價值強調(diào)的是其有用性。從該角度分析，可以發(fā)現(xiàn)檔案的使用價值往往會呈現(xiàn)出一種潛在特性，其很難預(yù)測。比如某外貿(mào)公司在開展某企業(yè)下屬公司欠款拖欠工作時，發(fā)現(xiàn)在下屬子公司中存在著經(jīng)營不善的問題。整個企業(yè)內(nèi)部已經(jīng)出現(xiàn)了較為嚴(yán)重的財務(wù)漏洞，甚至可能會面臨破產(chǎn)的問題。檔案管理人員在進行了深度化分析之后，發(fā)現(xiàn)該合同是某企業(yè)為其下屬公司與該外貿(mào)公司簽訂的進口合同，于是該外貿(mào)公司主管部門將某企業(yè)推向被告，由于證據(jù)充分終于清回幾十萬元的欠款。

（2）間接性的特點

從檔案特點角度分析，其通常會以一種知識形態(tài)而存在。其中所存在的使用價值并不能直接感知，需要管理人員進行深入分析。根據(jù)其表面現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)其中所存在的問題。比如在完成本篇文章之前，便針對某個外貿(mào)公司交易內(nèi)容進行了分析。發(fā)現(xiàn)其在購買電梯過程中，因為已經(jīng)在前期進行了大量調(diào)查和研究，在和供應(yīng)商談判過程中掌握一手資料，推動了談判工作的順利開展。不僅幫其減少了不必要的時間浪費，還創(chuàng)造了更大經(jīng)濟價值。

（3）共享性的特點

從共享性角度分析，其主要強調(diào)的是在外貿(mào)企業(yè)發(fā)展中所出現(xiàn)的各種信息和檔案都可以進行共享。但需要注意的是，這種共享并不意味著外貿(mào)企業(yè)檔案的管理權(quán)可以共享。針對其中所出現(xiàn)的一些實物性資源，可以進行獨享。而一些社會性信息，則可以進行共享。通過這種方式，可以針對整個行業(yè)發(fā)展態(tài)勢和現(xiàn)階段所存在的問題都形成較為正確的認識，從而更好地提升其經(jīng)濟效益。

五、結(jié)束語

綜上所述，外貿(mào)企業(yè)在迅速發(fā)展的背景下，需要結(jié)合時代發(fā)展趨勢和企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀展開深入分析。充分認識到檔案管理工作的重要性，針對性地解決其在管理工作中所出現(xiàn)的問題，從而更好地提升經(jīng)濟發(fā)展質(zhì)量。

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作者簡介：徐椏（1981.11- ），女，漢族，江蘇南通人，本科，助理研究員，研究方向：行政管理