電子檔案信息資源共享利用管理模式初探

楊莉

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2103-5042-7930

摘? 要：該文深入探討了新時(shí)期下電子檔案信息資源共享利用管理方式的創(chuàng)新工作特點(diǎn)、創(chuàng)新發(fā)展策略，以有效促進(jìn)我國各個(gè)企業(yè)電子檔案信息資源共享利用管理創(chuàng)新工作的平穩(wěn)健康發(fā)展，推動新時(shí)期下的企業(yè)管理單位生產(chǎn)經(jīng)營檔案管理工作的高層次質(zhì)量化和可持續(xù)發(fā)展。將檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，在技術(shù)應(yīng)用、信息服務(wù)、資源整合等方面，提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：電子檔案? 資源共享? 管理? 信息技術(shù)

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1672-3791（2021）03（b）-0106-03

On the Management Mode of Sharing and Utilizing Electronic Archives Information Resources

YANG? Li

（Fujian Provincial Hospital， Fuzhou， Fujian Province， 350001? China）

Abstract： This paper mainly discusses the innovation characteristics and development strategies of the management mode of sharing and utilization of electronic archives information resources in the new era， so as to effectively promote the stable and healthy development of the management innovation of sharing and utilization of electronic archives information resources in various enterprises in China， and promote the high-level quality and sustainable development of the production and operation archives management of enterprise management units in the new era. The combination of archives management and modern information technology can improve the level of archives management in technology application， information service and resource integration.

Key Words： Electronic archives; Resource sharing; Management; Information technology

在我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)社會持續(xù)健康發(fā)展與推進(jìn)現(xiàn)代中國企業(yè)管理制度建設(shè)改革開放進(jìn)程不斷加快的大時(shí)代背景下，新歷史時(shí)期的電子檔案信息資源共享利用管理模式的素質(zhì)水平一直約束著整個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)是否可持續(xù)健康穩(wěn)定發(fā)展。一直以來，檔案管理監(jiān)督工作的各種人為管理干預(yù)限制困素較多，存在一定的主觀能動性，檔案管理監(jiān)督工作確實(shí)可以對相關(guān)企事業(yè)單位的社會經(jīng)濟(jì)效益和其他經(jīng)濟(jì)管理活動行為進(jìn)行有效監(jiān)督和合理約束，能夠助力相關(guān)企事業(yè)單位開展相關(guān)檔案工作服務(wù)質(zhì)量的不斷提升[1]。

新時(shí)期電子檔案信息資源共享就是將信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體系結(jié)合，為企事業(yè)單位提供最大范圍內(nèi)的共享信息服務(wù)。整合功能軟件與硬件，采集、存儲、審核以及共享，從而將電子檔案信息資源價(jià)值充分地發(fā)揮出來。

1? 新時(shí)期電子檔案信息資源共享利用管理方式的存在的問題或困惑

1.1 人才流動越發(fā)頻繁

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)管理制度也不斷成熟。尤其是在現(xiàn)代電子檔案信息資源共享利用管理制度朝著現(xiàn)代化、多元化要求轉(zhuǎn)變的大背景下，檔案管理也成為新時(shí)期下企業(yè)管理事務(wù)的重要組成部分。并且在市場化配置資源的影響下，電子檔案信息資源共享利用管理工作的人才流動規(guī)模也在發(fā)生著巨大的變化。因此，在人才流動越發(fā)頻繁的嚴(yán)峻形勢下，我國各個(gè)地區(qū)的電子檔案信息資源共享管理工作也先后經(jīng)歷由一個(gè)部門的隸屬部門管理到一個(gè)專門部門管理的過程。這就需要電子檔案管理人員要根據(jù)檔案材料的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行針對性整合與管理，為企事業(yè)單位的電子檔案信息資源共享利用管理工作提供更優(yōu)質(zhì)的檔案內(nèi)容。

1.2 檔案利用手段較落后，共享機(jī)制不夠完善

面對海量的信息資源，檔案的利用者對檔案信息的需求日趨多樣性、迫切性和實(shí)效性。而大部分的檔案館都停留在現(xiàn)場排隊(duì)、人工登記查詢階段。各部門之間的信息孤立，無及時(shí)溝通，無數(shù)字化。查詢信息的需求者無法查閱到相關(guān)有效信息的關(guān)聯(lián)性，檔案無法為其提供正確的指引[2]。

1.3 信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

當(dāng)前在我國，檔案管理相關(guān)工作流程自動化規(guī)范程度較低，有些相關(guān)單位對推進(jìn)檔案管理信息化體系建設(shè)重視程度不高，對推進(jìn)檔案管理工作投入的主要專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入不足，以至于一些計(jì)算機(jī)檔案使用起步較晚。雖然有些檔案機(jī)構(gòu)已經(jīng)引進(jìn)了數(shù)字計(jì)算機(jī)等各類先進(jìn)設(shè)備，但是這些先進(jìn)設(shè)備多數(shù)只用于基層辦公室的文字處理，對各類檔案管理信息的采集加工、存儲和利用開發(fā)以及再利用依舊需要處于手動操作處理階段，這就嚴(yán)重阻礙了我國檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的快速進(jìn)程。

1.4 信息化檔案數(shù)據(jù)權(quán)限管理及安全體系有待加強(qiáng)完善

檔案管理機(jī)構(gòu)對檔案信息的采集、整理、生成與檢索、查閱、利用兩者控制權(quán)限沒有合理區(qū)分，未完全統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)電子信息元著錄項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，無法確保檔案文件的權(quán)威性和可信度。在信息系統(tǒng)技術(shù)安全保障和網(wǎng)絡(luò)安全方面控制不到位，制度不規(guī)范，也無法保障電子檔案信息的安全[3]。

2? 基于新形勢下的電子檔案信息資源共享管理工作的創(chuàng)新策略

2.1 由分散管理走向集中管理

根據(jù)相關(guān)調(diào)查表明，傳統(tǒng)的檔案管理部門對于電子檔案資料的收集往往較為分散，管理都是以結(jié)構(gòu)或部門為一個(gè)整個(gè)群體。但由于每個(gè)機(jī)構(gòu)或單位之間存在一定的獨(dú)立性，電子檔案信息資源共享管理工作也就成為了一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作。因此，在新時(shí)期下，電子檔案信息資源共享管理工作應(yīng)逐漸改變這種單一化的管理形式，通過采用建立集中的“電子檔案管理中心”、成立專業(yè)的“電子檔案管理機(jī)構(gòu)”等方式來提高電子檔案管理的工作效率。不僅如此，在電子檔案管理工作由分散管理走向集中管理的過程中，企業(yè)內(nèi)部電子檔案管理創(chuàng)新工作也應(yīng)該充分借助原有的檔案管理工作模式，得出一些自己獨(dú)特的看法與見解，再運(yùn)用類比、對比等手法在同類或異類事物得到深度認(rèn)知。其次，再將這些總結(jié)歸納的工作想法融入新時(shí)期的電子檔案信息資源共享管理工作之中，形成獨(dú)具特色的電子檔案管理工作模式。最后，檔案管理工作的創(chuàng)新不僅是考驗(yàn)檔案管理人員的專業(yè)技能與專業(yè)知識，還是幫助檔案管理人員提高創(chuàng)新思維的重要舉措。由此，在檔案管理工作創(chuàng)新的過程中，檔案管理者首先應(yīng)跳出自己的舒適圈，學(xué)會利用自身優(yōu)勢借鑒適合學(xué)校實(shí)際發(fā)展需要的成功經(jīng)驗(yàn)和方法，同時(shí)也要對其關(guān)聯(lián)行業(yè)的知識進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，并在其學(xué)習(xí)、借鑒中找到合理的工作方法，促進(jìn)電子檔案信息資源共享管理由分散走向集中管理[4]。

2.2 由紙質(zhì)管理走向電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理

實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源共享歸檔管理的信息電子化、網(wǎng)絡(luò)化不僅能夠更好地充分適應(yīng)新時(shí)期檔案管理相關(guān)制度深化改革的發(fā)展需要，還能夠充分滿足當(dāng)代中國社會對電子檔案信息資源共享管理的各種多元化發(fā)展需求。傳統(tǒng)的檔案管理人員工作記錄制度主要目的是通過一種手寫檔案記錄方式來準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)工作調(diào)研及日常檔案管理等各項(xiàng)工作。隨著當(dāng)前我國信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷逐步發(fā)展成熟，檔案的使用管理手段與檔案記錄管理方式也在發(fā)生一些新的改變。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的21世紀(jì)，電子檔案信息資源共享檔案管理改革工作也將更應(yīng)根據(jù)當(dāng)前檔案管理的實(shí)際發(fā)展需要，對我國電子檔案信息資源共享的檔案管理的人事物模式進(jìn)行合理化創(chuàng)新。同時(shí)，相關(guān)檔案管理工作人員還希望可以充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等多種現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)設(shè)備將管理電子檔案相關(guān)管理檔案的網(wǎng)絡(luò)信息管理資源直接轉(zhuǎn)變形成為圖文電子稿等多種網(wǎng)絡(luò)信息形式，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理相關(guān)工作的面向數(shù)字化信息發(fā)展。由于電子檔案信息資源共享管理工作仍然是一個(gè)較為注重保密的領(lǐng)域工作，這就需要相關(guān)檔案管理工作人員在收集整理與保存記錄個(gè)人的檔案資料時(shí)還需要定期做好密切相關(guān)的保密工作，而保證現(xiàn)代電子檔案信息處理技術(shù)的實(shí)時(shí)保密性，不僅能夠有效促進(jìn)電子檔案資料的永久加密保存，對用于進(jìn)行檔案管理的重要信息的實(shí)時(shí)安全性與嚴(yán)密性也需要有一定的技術(shù)保障[5]。

2.3 提升電子檔案管理人員綜合素質(zhì)，推動信息化建設(shè)

電子檔案信息資源共享管理工作往往是一項(xiàng)管理技術(shù)含量要求強(qiáng)、程序繁瑣的復(fù)雜工作。這就需要電子檔案管理工作人員同時(shí)具備嚴(yán)謹(jǐn)踏實(shí)的管理工作生活態(tài)度與良好的管理職業(yè)道德文化素養(yǎng)，管理單位也因此應(yīng)定期組織內(nèi)部相關(guān)專業(yè)技術(shù)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提升所屬內(nèi)部相關(guān)檔案管理工作人員的技術(shù)管理水平，包括相關(guān)法律法規(guī)、內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制等。改變過去的檔案工作方式觀念，變被動工作為主動，自覺充分發(fā)揮主人翁服務(wù)意識，通過探索采取成立多元化電子檔案管理工作組的形式加以合理配置人力資源，提高檔案管理人員的基本專業(yè)技能，為單位的相關(guān)電子檔案管理隊(duì)伍建設(shè)工作培養(yǎng)一支高層次素質(zhì)人才隊(duì)伍。在現(xiàn)代化的信息社會中形成科學(xué)的電子檔案管理方式與手段，創(chuàng)新電子檔案管理的方法與形式也是促進(jìn)我國各個(gè)地區(qū)電子檔案信息資源共享管理工作創(chuàng)新的重要途徑[6]。

2.4 推進(jìn)檔案信息化服務(wù)中心建設(shè)，提高利用需求

長期以來，電子檔案管理人員都習(xí)慣于通過同時(shí)提供檔案利用者的次數(shù)、編印量和檢索等的工具和館藏資料數(shù)量等一系列硬性的衡量指標(biāo)等方面來衡量一個(gè)國家檔案館的發(fā)展情況。不容否認(rèn)，在特定的社會歷史發(fā)展條件下，這種管理方法仍然是有效的、積極的，然而在世界經(jīng)濟(jì)信息時(shí)代這個(gè)大歷史背景下，信息技術(shù)的文化含量及其所直接產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益才真正是目前衡量我國檔案管理事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要標(biāo)尺。只有不斷轉(zhuǎn)變檔案傳統(tǒng)利用理念，強(qiáng)化對館藏檔案資源信息管理資源的檔案客源信息管理服務(wù)功能，用我國館藏管理檔案的核心價(jià)值理念含量、知識產(chǎn)權(quán)含量、提供者和利用所直接產(chǎn)生的社會經(jīng)濟(jì)和其他社會相依力量來真實(shí)反映我國館藏利用檔案的發(fā)展情況，從而才能使館藏檔案資源信息管理資源能夠適應(yīng)我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的實(shí)際需要，適應(yīng)現(xiàn)代社會公眾對個(gè)人檔案管理利用的日益需求。因此，創(chuàng)建國家檔案管理服務(wù)信息中心迫在眉睫[7]。檔案管理信息公共服務(wù)管理中心職能有別于國家檔案館或國家檔案產(chǎn)品行政監(jiān)督管理局等機(jī)關(guān)，不是現(xiàn)代國家檔案體制的一個(gè)產(chǎn)物，檔案信息服務(wù)管理中心僅僅是各管理機(jī)構(gòu)之間的一個(gè)鏈接或者紐帶，其實(shí)是具有針對檔案信息整理、保管、處置和管理提供檔案服務(wù)綜合利用的一級管理機(jī)構(gòu)。由國家檔案查詢保管管理服務(wù)部、檔案整理查詢綜合利用整理服務(wù)部、檔案查詢整理利用服務(wù)部這3個(gè)職能部門共同構(gòu)成。其中，資源整理部和綜合利用升值部分別是整個(gè)中國檔案系統(tǒng)信息管理服務(wù)資源中心的兩個(gè)靈魂，其內(nèi)部具有將整個(gè)檔案管理信息服務(wù)資源的綜合使用價(jià)值充分挖掘體現(xiàn)出來的巨大潛力，使整個(gè)檔案管理信息服務(wù)資源能夠得到有效利用，從而有效滿足廣大社會公眾的資源利用價(jià)值需求[8]。

3? 結(jié)語

企業(yè)在經(jīng)營管理的進(jìn)程中，潛藏著諸多經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。面對無所不在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，電子檔案信息資源共享管理工作影響著各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動能否平穩(wěn)進(jìn)行、企業(yè)單位事業(yè)能否長遠(yuǎn)健康發(fā)展。電子檔案信息資源共享管理工作作為檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)之一，對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動開展具有重要的監(jiān)督和指導(dǎo)意義。因此，相關(guān)管理部門應(yīng)高度重視電子檔案信息資源共享管理工作對企業(yè)經(jīng)濟(jì)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要性，通過建立健全相關(guān)電子管理工作制度、由分散走向集中管理、由紙質(zhì)管理走向電子化、網(wǎng)絡(luò)化等創(chuàng)新手段以及加強(qiáng)電子檔案管理部門的相互溝通來充分發(fā)揮電子檔案管理職能，從而推動電子檔案信息資源共享管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。

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