醫(yī)院檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代的創(chuàng)新途徑探析

毛永青

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2103-5042-2812

摘? 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新，信息數(shù)據(jù)展現(xiàn)出極為明顯的爆炸式增長，這將給各項(xiàng)與生活問題相關(guān)的工作帶來深刻影響。在大數(shù)據(jù)背景之下，醫(yī)院在檔案管理上存在著新問題和新情況，更是在管理創(chuàng)新方面面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)基于大數(shù)據(jù)背景，針對醫(yī)院檔案管理工作面臨的任務(wù)重、應(yīng)用差、安全性弱等突出情況，提出一些可行性創(chuàng)新途徑，以便起到醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量改善的參考作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理? 檔案管理? 大數(shù)據(jù)時(shí)代? 創(chuàng)新途徑

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1672-3791（2021）03（b）-0094-03

Analysis on the Innovative Ways of Hospital Archives Management in the Era of Big Data

MAO Yongqing

（ Mindong Hospital of Ningde City， fujien province， Fu'an， Fujian Province， 355000? China）

Abstract： With the continuous update of computer technology， information and data show a very obvious explosive growth， which will have a profound impact on the work related to life problems. Under the background of big data， there are new problems and new situations in the archives management of hospitals， especially in the management innovation. Based on the background of big data， this paper puts forward some feasible and innovative ways to improve the quality of hospital archives management.

Key Words： Hospital management; Archives management; Big data era; Innovation approach

在信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展時(shí)代，每個(gè)行業(yè)均會(huì)收集、匯總大量數(shù)據(jù)與信息，通過對這些信息的分析，了解其可利用價(jià)值，以及具體的利用方法等，對于信息使用者而言至為關(guān)鍵，而檔案部門則在系統(tǒng)性任務(wù)面前扮演著非常重要的角色。其中在醫(yī)院特別是在公立醫(yī)院中，檔案管理將涉及到醫(yī)生、患者以及醫(yī)學(xué)研究等多個(gè)種類、紛繁復(fù)雜的檔案資源，一旦管理失當(dāng)，將會(huì)造成醫(yī)院、患者等方面的巨大損失。如今很多醫(yī)院已經(jīng)構(gòu)建了基于信息技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)，并有效應(yīng)用于門診、問診、費(fèi)用結(jié)算等環(huán)節(jié)，然而當(dāng)處于大數(shù)據(jù)背景下時(shí)，檔案信息管理平臺(tái)依然有一些懸而未決的問題，解決這些問題才能在大數(shù)據(jù)背景下更好地服務(wù)于患者、回饋于社會(huì)，并促進(jìn)醫(yī)院向好的方向發(fā)展。

1? 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景分析

大數(shù)據(jù)是以云計(jì)算數(shù)據(jù)處理和應(yīng)用模式為依托，有效應(yīng)對信息社會(huì)快速發(fā)展情況的數(shù)據(jù)資源收集與處理過程的表現(xiàn)，它可以借助近于無限的數(shù)據(jù)資源加工與利用形式，取得共享信息資源的理想效果，從而讓使用者更加方便、快捷地檢索所需信息[1-2]。在此背景下，醫(yī)院如果要想更好地發(fā)展、更好地為患者及社會(huì)提供服務(wù)，就需要持續(xù)調(diào)整創(chuàng)新管理思維，改善既有的檔案管理策略，唯有如此才能合理改善檔案資源利用效率，讓醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量有向好的方向發(fā)展的可能性。

2? 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理所面臨難題

2.1 任務(wù)數(shù)量過大

在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院所產(chǎn)生的檔案信息總量大幅度增加，其包含的內(nèi)容也日益廣泛，因而傳統(tǒng)意義上的檔案管理策略，必然無法滿足工作需求。例如：醫(yī)院儀器設(shè)備總量增加，如CR、CT、MRI等均需要工作人員進(jìn)行儀器信息的整理與儲(chǔ)存[3]。根據(jù)實(shí)際調(diào)查了解，現(xiàn)在絕大多數(shù)醫(yī)院均采用整理成信息資料再存儲(chǔ)的做法，所占資源將消耗大量儲(chǔ)存空間。而在大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展和完善狀態(tài)下，將有更多信息需要用數(shù)字化存儲(chǔ)形式，當(dāng)對它們進(jìn)行整理時(shí)，有關(guān)工作人員要重視信息分類工作，例如：對于住院病歷與就診病歷而言，需要較長的保存年限，且每年這類數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間都以百TB計(jì)。但如今有一部分醫(yī)院卻未能做到檔案管理工作大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)專業(yè)化，這將造成工作人員開展此類工作的參考依據(jù)缺失、工作效率低下等問題。且如憑借數(shù)據(jù)技術(shù)完成檔案管理，還要有存儲(chǔ)數(shù)據(jù)能夠快速流動(dòng)的保障，可現(xiàn)在絕大多數(shù)醫(yī)院在這方面需求的滿足性上都有所欠缺，只能進(jìn)行基本的檔案分類管理，而無法勝任大量資源流動(dòng)供應(yīng)工作，造成檔案管理大數(shù)據(jù)系統(tǒng)自身價(jià)值發(fā)揮的失靈[4]。

2.2 應(yīng)用效率較低

檔案管理工作從本質(zhì)上講，目的是有利于醫(yī)護(hù)人員對檔案內(nèi)部信息的應(yīng)用，而當(dāng)今社會(huì)相關(guān)工作人員需要充分了解檔案信息特征，也就是在容易獲取、數(shù)量多、具有較強(qiáng)共享度這些特征上加以把握，但實(shí)際應(yīng)用此類特征的功能卻未能引起足夠的重視[5-6]。部分醫(yī)院工作人員在做此類工作時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息沒有及時(shí)做好，并將信息進(jìn)行共享。尤其是一些電子檔案占比較高，可是工作人員卻未能給其以精準(zhǔn)化管理的支持，導(dǎo)致應(yīng)用效率的遲遲未能跟進(jìn)。這一問題發(fā)生的根源在于：工作人員在面對大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，掌握意識與掌握能力不足，且有部分醫(yī)院有著典型的檔案信息閑置的弊端，也就是在投入大量人力、財(cái)力、物力建設(shè)大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)后，后期卻面臨著使用率不高的問題。例如：臨床討論記錄檔案內(nèi)容很多，其中術(shù)前討論記錄檔案中有上級文件與討論記錄表，疑難危重病討論記錄檔案中有上級文件、疑難危重病討論記錄表、住院超30天患者上報(bào)表等，內(nèi)容極多，但往往記錄之后即棄而不用。

2.3 存在安全隱患

大數(shù)據(jù)檔案工作在信息系統(tǒng)方面的安全隱患是客觀存在的，且又是值得重視的問題。對于醫(yī)院檔案信息而言，其中涉及大量科研成果、患者隱私等問題，在進(jìn)行管理工作時(shí)，安全管理問題顯得尤為突出，應(yīng)當(dāng)給予足夠重視?？稍诖髷?shù)據(jù)背景下，信息共享可以在提升信息利用率的同時(shí)，造成信息傳遞環(huán)境的復(fù)雜化，從而使信息因流動(dòng)而出現(xiàn)較大的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患，隱患會(huì)因?yàn)闄n案信息大數(shù)據(jù)平臺(tái)所產(chǎn)生的安全管理薄弱問題而增加。之所以出現(xiàn)這種情況，工作人員未能充分重視大數(shù)據(jù)平臺(tái)安全保護(hù)工作難辭其咎，這在未來管理工作中要充分注意。

3? 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新舉措

上文提及的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，醫(yī)院普遍面臨檔案管理工作開展困難的情況，解決這些普遍性的問題，需要著眼于大數(shù)據(jù)時(shí)代特點(diǎn)，以及醫(yī)院在信息存儲(chǔ)使用上的獨(dú)立性，該文據(jù)此提出下述創(chuàng)新途徑[7]。

3.1 管理理念的創(chuàng)新

從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理具體情況來看，一些醫(yī)院管理者、檔案從業(yè)者已經(jīng)意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案管理工作間有著密切關(guān)聯(lián)，并嘗試創(chuàng)新檔案管理模式，然而效果卻不盡如意。主要原因在于管理觀念依然比較落后，無法與時(shí)代發(fā)展需求同步。比較典型的問題在于片面認(rèn)為檔案管理等同于相關(guān)資料的收集與存儲(chǔ)，卻忽略了在管理價(jià)值方面的表現(xiàn)，從而讓檔案管理工作不能充分發(fā)揮其作用，影響到醫(yī)院的發(fā)展。所以醫(yī)院要不斷創(chuàng)新檔案管理觀念，尤其是使具體管理者工作觀念得到調(diào)整。首先，要對醫(yī)院管理者的管理思路做出優(yōu)化，充分體會(huì)到大數(shù)據(jù)技術(shù)對于檔案的價(jià)值，為其作用發(fā)揮提供堅(jiān)實(shí)保障;其次，檔案管理部門需要以更主動(dòng)的態(tài)度投身于此項(xiàng)工作，尤其讓大數(shù)據(jù)技術(shù)擁有參與具體事務(wù)的可能性，只有在得到兩級管理者支持下，才能為科學(xué)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來保障;最后，醫(yī)院應(yīng)加大檔案管理信息化力度，保證它的可持續(xù)化發(fā)展。

3.2 軟硬件設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院在探索檔案信息化管理路徑時(shí)，需要主動(dòng)激發(fā)員工工作的積極性，使之配合大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，借以提升工作價(jià)值。而做好檔案信息化管理之中的硬件與軟件建設(shè)，則是檔案工作具體開展的先決條件[8]，所以醫(yī)院有必要增加這方面資金的投入?？蓮母麽t(yī)院的實(shí)際發(fā)展情況分析，很多都沒有做好這一點(diǎn)，這會(huì)直接造成醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作難，醫(yī)院的檔案收集、存儲(chǔ)、利用以及直接相關(guān)的信息安全方面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。就此，醫(yī)院有義務(wù)也有責(zé)任做好檔案管理理念持續(xù)調(diào)整，做好資金、人力、物力等方面的投入。要在認(rèn)真探索醫(yī)院綜合發(fā)展情況之后，以科學(xué)明確的態(tài)度規(guī)劃設(shè)備資金具體數(shù)額，并制訂后續(xù)合理化物資引進(jìn)計(jì)劃，給檔案管理信息化工作提供前提條件支持。醫(yī)院應(yīng)以大數(shù)據(jù)檔案管理工作為出發(fā)點(diǎn)，做好技術(shù)人員專業(yè)培訓(xùn)、做好有關(guān)設(shè)備的定期維護(hù)等。再者還需要基于醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況，做出更健全、更完整的檔案軟件和硬件設(shè)施管理策略，保證檔案管理工作得到更好的效果。

3.3 提高人員的素養(yǎng)

檔案管理工作者所擁有的綜合素質(zhì)，是企業(yè)核心競爭力提升的必然選項(xiàng)，也是大數(shù)據(jù)背景下人力資源工作做好的關(guān)鍵做法，給醫(yī)院未來工作奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。在當(dāng)前時(shí)代背景下，檔案管理給工作人員綜合素質(zhì)提出了極為嚴(yán)格的要求，所以做好隊(duì)伍建設(shè)可謂時(shí)不我待。各醫(yī)院應(yīng)在構(gòu)建檔案管理方面多加留意，健全常態(tài)化的人才培養(yǎng)機(jī)制，依檔案大數(shù)據(jù)管理建設(shè)的要求，構(gòu)建人員工作交流平臺(tái)，并借助主題教育與專業(yè)培訓(xùn)等多種形式，讓檔案管理者加強(qiáng)理論知識方面的學(xué)習(xí)，且醫(yī)院還可以從戰(zhàn)略發(fā)展的視角，讓計(jì)算機(jī)專業(yè)知識背景、檔案管理經(jīng)驗(yàn)背景兼?zhèn)涞膹?fù)合型人才得到培養(yǎng)，使其成為醫(yī)院在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的中堅(jiān)力量[9]。

3.4 改善服務(wù)的水平

管理目標(biāo)在于服務(wù)，所以醫(yī)院應(yīng)當(dāng)從患者角度出發(fā)，努力提升檔案服務(wù)水平。移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有著無限應(yīng)用場景，人們在多個(gè)生活方面都展現(xiàn)出了重大變化，大家利用手機(jī)便可以完成銀行轉(zhuǎn)賬、購物、病情診治等活動(dòng)。所以醫(yī)療檔案服務(wù)工作要對服務(wù)方向與服務(wù)策略進(jìn)行調(diào)整，使其更好地同患者需求相一致，即基于前期的檔案管理，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，做好服務(wù)的銜接。如醫(yī)院要在智慧化醫(yī)院建設(shè)方面加大力量，以“互聯(lián)網(wǎng)”為載體，構(gòu)建完善程度更高的醫(yī)療檔案服務(wù)系統(tǒng)，讓患者更方便地接受病歷、檢查結(jié)果以及醫(yī)療費(fèi)用等方面的查詢、下載等服務(wù)，達(dá)到真正意義上的服務(wù)水平。例如：該院在醫(yī)療技術(shù)準(zhǔn)入管理記錄方面便進(jìn)行了基于改善服務(wù)水平的探討，將上級文件、二類以上技術(shù)準(zhǔn)入申請書及批準(zhǔn)文件、科室各類技術(shù)目標(biāo)、職能部門監(jiān)管記錄等直接同服務(wù)要求相關(guān)聯(lián)，取得了比較理想的效果。

3.5 安全管理的強(qiáng)化

在進(jìn)行更為細(xì)致的醫(yī)院檔案信息管理工作期間，安全管理意義突出，以大數(shù)據(jù)管理為方向的安全工作將重點(diǎn)涉及下述幾點(diǎn)：一是給有關(guān)管理者提供必要的計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)安全知識培訓(xùn)，使其能理性察覺可能出現(xiàn)的安全隱患，并制定與之相配套的合理化運(yùn)行制度，確保醫(yī)院檔案資料源頭上的安全性;二是在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)保證其對深入挖掘檔案信息的隱性功能，以此為出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行檔案信息備份，確保醫(yī)院檔案資料在使用期間的安全性;三是對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在的漏洞，進(jìn)行防火墻、殺毒軟件等的病毒入侵阻擋，確保醫(yī)院檔案資料面臨安全問題的及時(shí)排查與解決。

4? 結(jié)語

該文簡要分析了大數(shù)據(jù)背景，以及在此背景下醫(yī)院檔案管理工作面臨的難題，包括任務(wù)重、應(yīng)用差，以及安全性相對較弱等。由此給出可以有效處理此類問題，且具有一定創(chuàng)新性的舉措，如醫(yī)院檔案管理觀念進(jìn)步、人員素質(zhì)改善，以及更加具體的檔案管理創(chuàng)新、技術(shù)策略創(chuàng)新和安全保護(hù)創(chuàng)新等議題。處于大數(shù)據(jù)背景下時(shí)，檔案信息管理平臺(tái)依然有一些懸而未決的問題，而解決這些問題之后，才能在大數(shù)據(jù)背景下更好地服務(wù)于患者、回饋于社會(huì)，并促進(jìn)醫(yī)院向更好的方向發(fā)展?？偠灾?，醫(yī)院管理者要轉(zhuǎn)變之前的錯(cuò)誤看法，就需要充分地體會(huì)到大數(shù)據(jù)技術(shù)所帶來的巨大變革影響，為發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)功能奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，帶動(dòng)醫(yī)院檔案管理的可持續(xù)化發(fā)展。

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