集團費用精細化管控體系構(gòu)建思考

尹魁

【摘 要】隨著我國經(jīng)濟的快速增長，金融市場競爭也愈發(fā)激烈。為了使企業(yè)在眾多競爭者中脫穎而出，保持企業(yè)的優(yōu)勢，就必須對企業(yè)進行更細致的管理。企業(yè)費用精細化管控雖然是一種比較普遍的商業(yè)管理理念，但是對于我國大型企業(yè)的發(fā)展而言是非常有效的管理模式。文章以衡陽大型企業(yè)為例，對集團費用精細化管控展開相關(guān)探討和分析。

【關(guān)鍵詞】費用精細化管控;商業(yè)管理;衡陽;大型企業(yè)

【中圖分類號】F270 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2021）06-0145-03

隨著全球經(jīng)濟一體化的快速發(fā)展，新經(jīng)濟浪潮促進了我國高新科技的發(fā)展，尤其在我國信息技術(shù)的進一步加持和5G網(wǎng)絡(luò)的普及化下，大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)已經(jīng)逐漸應用到我國不同領(lǐng)域的企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展中。由此可見，信息化是我國企業(yè)發(fā)展的大趨勢，也是現(xiàn)代集團企業(yè)如何借助現(xiàn)有的信息資源更好地整合資源、改革創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型升級，打破原有的傳統(tǒng)模式壁壘所需要進一步思考和探索的。通過建立集團財務共享模式，不僅可以提高企業(yè)財務管理的效率，減少不必要的業(yè)務環(huán)節(jié)，還能達到集團內(nèi)部各個子集團、公司各個部門資源的有效利用和數(shù)據(jù)共享。因此，創(chuàng)新和完善集團的財務管理是勢在必行。構(gòu)建費用精細化的管控體系，可以為集團更好地發(fā)展提供保障。

1 相關(guān)概念闡釋

1.1 集團費用的概念

集團費用，顧名思義就是集團企業(yè)內(nèi)所有運營中需要使用的各種資金的總稱，也就是說它包括集團下母公司、子公司的所有經(jīng)營生產(chǎn)、運營、管理、銷售、采購、員工薪酬、員工福利等方面的支出。

1.2 財務共享服務

財務共享服務與其他傳統(tǒng)的經(jīng)營理念不同，它是一種全新的管理理念，是在現(xiàn)有經(jīng)濟發(fā)展和信息技術(shù)的加持下所產(chǎn)生的金融集中管理模式;它主要的特點是利用發(fā)達的信息技術(shù)和便捷的網(wǎng)絡(luò)，讓集團內(nèi)部企業(yè)之間、企業(yè)內(nèi)部各個部門之間，實現(xiàn)資源、信息、數(shù)據(jù)的共享和互通，最大限度地提高財務管理的效率，避免金融資金管理、協(xié)調(diào)所耽誤的時間，壓縮一切時間成本[1]。財務共享服務有效利用了信息技術(shù)和5G網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，使集團子母公司可以跨區(qū)域進行合作，使市場整頓和資源優(yōu)化配置更高效。

1.3 財務精細化管理

財務精細化管理是企業(yè)在生產(chǎn)和管理中逐漸產(chǎn)生的管理模式，財務費用精細化管理是利用現(xiàn)代的管理方式合理地對企業(yè)資金鏈和企業(yè)成本進行科學、全面的分析，并制訂針對性的計劃，對企業(yè)的運營成本進行有效的管控，致力于提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，避免資源的浪費[2]。

2 企業(yè)費用精細化管控現(xiàn)狀

當前，我國企業(yè)對資金的管理有明確的規(guī)定，尤其在財務成本、資金使用和管理方面都制定了相應的規(guī)章制度，比如公費出差、商務合作的招待費、企業(yè)宣傳等方面的必要支出等，但是在費用支出的申報、審批和核查方面沒有將制定落實到位，很多細節(jié)都沒有進行細化。比如，部分企業(yè)的成本管控中存在核查漏洞，這些企業(yè)在進行支出費用的審批時，只表示是生產(chǎn)支出需要，但是沒有具體細化到有一個統(tǒng)一的標準，也就無法判斷這筆資金是否對企業(yè)的生產(chǎn)產(chǎn)生積極作用，也無法證實這筆資金不存在資金浪費，這反映出企業(yè)內(nèi)部成本控制和監(jiān)督系統(tǒng)不完善，也說明對支出費用是否有效利用的落實核查是滯后的。通過網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)及相關(guān)報道中發(fā)現(xiàn)，我國大部分企業(yè)的財務部門管理欠妥，都存在職能模糊、職責不清晰的情況[3]。比如，大部分企業(yè)同時進行很多項目，財務部門為了提高工作效率，一般都是超負荷地運轉(zhuǎn)，幾乎很多業(yè)務往來都是同時進行的，導致財務部的很多工作人員身兼數(shù)職，一邊進行支持費用的核實審計，一邊對資金的使用進行監(jiān)督，需要獨立分開執(zhí)行業(yè)務的卻混淆在一起。

3 企業(yè)財務共享模式下費用精細化管控存在的問題

3.1 費用管理系統(tǒng)信息化存在的問題

目前，大多數(shù)企業(yè)都會采用辦公自動化系統(tǒng)作為成本預算管理系統(tǒng)，發(fā)揮預算執(zhí)行統(tǒng)計和預算執(zhí)行監(jiān)督控制在費用流通中的作用。OA系統(tǒng)隨著經(jīng)濟和技術(shù)的發(fā)展而不斷革新，是需要費用支持的，各企業(yè)對此所持的態(tài)度不一，大部分企業(yè)的OA系統(tǒng)還是維持原狀。本文對企業(yè)在費用管理方面存在的不足之處進行分析。第一，企業(yè)是不斷進步的，在不同的階段對于會計規(guī)定的管理是不一樣的。例如，日常出差產(chǎn)生費用可以報銷的范圍每一年都不一樣;報銷單的填報方式和提交日期隨時變動等，這會使系統(tǒng)成本的實時數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤。第二，對成本控制的信息管理不到位，有可能在業(yè)務的不同方面進行重復錄入和審核，浪費了財務人員大量的時間[4]。

3.2 費用報銷管理規(guī)范存在問題

現(xiàn)在大部分的集團企業(yè)都普遍存在費用報銷和費用預算獨立存在的情況，而且不同類型的企業(yè)存在不同的費用報銷問題。比如，一個大型企業(yè)每天都有不同的項目同時進行立案、執(zhí)行，但是在進行費用報銷的時候，就會出現(xiàn)項目和部門之間的混淆，由于項目負責部門沒有對報銷事宜做出具體的細則劃分，導致報銷工作重疊、分管不清的現(xiàn)象。費用報銷的監(jiān)管工作落實不到位，沒有進行強而有力的監(jiān)管，導致費用報銷出現(xiàn)差異化對待的現(xiàn)象，比如職位較高的領(lǐng)導和普通職員在費用報銷方面就有區(qū)別對待，甚至出現(xiàn)有失公允的情況。一些負責費用報銷的工作人員對報銷的數(shù)據(jù)隨意篡改的現(xiàn)象時有發(fā)生，存在弄虛作假的現(xiàn)象。集團在進行成本和資金運轉(zhuǎn)管理時，費用報銷和費用支出資金預算這兩個部門應該是同時協(xié)作和互相監(jiān)督的，因為企業(yè)在對新一年的戰(zhàn)略部署和費用支出的預算都是根據(jù)過去一整年整個企業(yè)的收益情況進行新一年的成本預算，所以二者應該互相監(jiān)督和協(xié)作。

3.3 費用預算執(zhí)行考核存在問題

現(xiàn)有進行的成本預算審核標準和對其項目內(nèi)容的評價并不具有充分的客觀性，脫離了企業(yè)項目的實際情況，所以在判斷集團支出預算的執(zhí)行情況中沒有發(fā)揮積極的作用，相反帶來了負面影響。企業(yè)的績效考核和評價指標雖然較多，但是沒有結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實際情況制定合理的績效標準，尤其是績效標準的“一刀切”現(xiàn)象，讓績效標準失去了其存在的合理性和公平性。比如，對于同一個部門的工作人員的績效考核標準和福利待遇都一樣，但是同一個部門工作人員的執(zhí)行能力、工作能力是有區(qū)別的，對業(yè)務能力特別突出的工作人員而言，就極為不合理和不公平。大部分企業(yè)沒有針對預算管理進行職責劃分，對預算管理執(zhí)行落實到位的工作人員沒有明確的獎勵規(guī)定，對于濫用職權(quán)、混淆職能的工作人員也沒有明確的處罰規(guī)定，這樣不僅不利于企業(yè)的經(jīng)營管理，還會使工作人員對企業(yè)失去信賴感和忠誠度，會降低他們工作的積極性。

4 集團費用精細化管控體系構(gòu)建策略——以衡陽大型企業(yè)A集團為例

4.1 構(gòu)建體系的總體要求

4.1.1 設(shè)計目標與原則

A集團費用精細化管控的目標可以概況為預算合理、流程規(guī)范、報銷高效、考核精細。秉承合理化、規(guī)范化、高效化、精細化的原則。具體來說，合理化指以費用預算保證資源配置的合理性;規(guī)范化指報銷標準、報銷憑證、報銷單據(jù)、報銷流程的規(guī)范化;高效化指提高報銷效率，盡量減少等待時間;精細化指將費用預算精細化到每個責任中心，按照責任中心進行費用考核。

4.1.2 體系架構(gòu)

集團公司對費用支出的精細管理和控制，可以簡單地概括為公司前臺業(yè)務和財務部后臺業(yè)務。這兩部分是非常重要的，它們構(gòu)成整個精細化管控體系，使集團企業(yè)財務共享模式可以順利地執(zhí)行，企業(yè)各個部門、各個崗位都可以有效地運轉(zhuǎn)，各項業(yè)務可以順利地開展。前臺業(yè)務主要的服務對象是集團企業(yè)所有的在職工作人員日常工作支出費用的申請、報銷，同時包括不同部門的管理者項目審批申請單和部門報銷等。財務后臺則主要是針對財務部門內(nèi)部各項費用的審核、申請單等憑證，進行綜合的財務處理。從集團企業(yè)財務共享模式的性質(zhì)和作用的角度來看，A集團費用精細化管控的系統(tǒng)就是在科學合理的制度標準下，進行財務預算管理、費用審核、報賬管理、付款、執(zhí)行等管理工作。

4.2 費用預算精細化管理

中國有句古語，“無規(guī)矩不成方圓”，也就是說無論從個人的角度還是從企業(yè)的角度，任何事情都一定要有規(guī)矩，所有的行為都必須符合一定的要求。因此，預算管理是企業(yè)費用支出管理中必須具備的環(huán)節(jié)。預算管理也是A集團企業(yè)財務共享模式下費用精細化管控中的核心管理環(huán)節(jié)。從A集團的精細化管理中可以看出，預算管理不僅包括年度費用支出的預算管理，還針對每個月的資金用度進行預算編制和管理，對預算落實的情況進行核實審查。

A集團費用預算管理部門的工作量較大，需要對集團內(nèi)部所有子母公司、各個部門不同年度的資金財務狀況有整體而詳盡的了解，尤其對上一年度的資金動向和預算目標及最后的落實情況都必須完全掌握。只有這樣，在具體的日常工作中才能根據(jù)上一年度或者最近幾年集團各公司的預算目標和實際資金支出費用有一個審核標準，各個分支部門就可以根據(jù)業(yè)務報表如實地反映給服務中心。從營業(yè)額到銷售成本、毛利各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)都相當多，這就需要財務管理部門進行更加專業(yè)的分工和配合，從而突出服務中心的有效性。

4.3 費用執(zhí)行精細化管理

費用執(zhí)行精細化管理相比其他環(huán)節(jié)相對簡單，其主要內(nèi)容包括費用支出的申請和資金成本報銷管理。這兩個內(nèi)容雖然看起來比較簡單，但是涉及的業(yè)務量還是較大的，需要工作人員極為細心和細致地開展工作。費用申請主要針對公司各個部門對費用申請之后的預算協(xié)調(diào)、年度支出額度為依據(jù)進行一個衡量和判斷。負責進行費用申請的工作人員，需要如實地填報個人信息、申請業(yè)務的信息、支出項目的明細等，然后將表格移交給審計部門的工作人員，等待審批的結(jié)果，相關(guān)預算費用如果經(jīng)核實可以批準就會發(fā)放[5]。集團公司的成本報銷管理，主要是通過兩個步驟進行，一是在預先對支出費用進行申請，二是公務之后再進行上報、核實，然后進行報銷。報銷業(yè)務流程主要有3個步驟：①費用申請—貸款—報銷;②借款—償還;③直接報銷。

4.4 費用控制精細化管理

集團企業(yè)要進行全方位的精細化管控，就需要對每個環(huán)節(jié)進行更加周詳?shù)挠媱澓凸芾?，不能只從一個環(huán)節(jié)入手，必須從不同的角度、部門、項目展開分析和進行費用精細化控制。①集團企業(yè)要對整個系統(tǒng)進行管理和控制，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和5G網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把集團公司內(nèi)部的資源進行合理的分配，對預算進行精準的把控，對成本進行更詳細的控制。②結(jié)合信息技術(shù)強大的線上功能，與時俱進地把在線報銷功能和渠道落實到位，讓集團內(nèi)不同公司、部門的所有工作人員都能節(jié)省時間、提高效率，然后結(jié)合成本預算系統(tǒng)，快速地完成費用申請和費用報銷的控制管理。③根據(jù)系統(tǒng)生成的可執(zhí)行報告和項目的實際情況進行調(diào)整。

5 結(jié)語

信息時代，現(xiàn)代企業(yè)要想實現(xiàn)長遠的發(fā)展，就必須結(jié)合時代發(fā)展的需要進行改革和創(chuàng)新。A集團應從原先粗放式管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫毣芾?，從而實現(xiàn)集團企業(yè)經(jīng)濟效益最大化，降低企業(yè)的運營成本。A集團通過實施完善的集團費用管控體系，不僅有效改善報銷不到位的問題，而且大大減少了重大項目預算的現(xiàn)象?，F(xiàn)代化生產(chǎn)是許多部門共同勞動的過程，所以不能沒有責任制度，而集團費用精細化管控不僅能夠幫助集團企業(yè)提高工作效率，也能更好地進行責任制度的劃分，能夠讓集團企業(yè)各個部門都能通力合作，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。

參 考 文 獻

[1]譚華龍.財務共享模式下企業(yè)集團費用精細化管控研究[J].時代經(jīng)貿(mào)，2020（18）：90-91.

[2]孟格格.財務共享模式下集團費用精細化管控研究[J].經(jīng)濟管理文摘，2019（24）：185-186.

[3]楊永娟.財務共享模式下集團費用精細化管控研究[J].財會學習，2019（34）：66，68.

[4]王新.報業(yè)集團成本費用精細化管理的探索[J].青年記者，2019（26）：93-94.

[5]趙雅潔.大同同煤集團精細化成本管理研究[D].廣州：廣東工業(yè)大學，2018.