集團(tuán)費(fèi)用精細(xì)化管控體系構(gòu)建思考

尹魁

【摘 要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)，金融市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也愈發(fā)激烈。為了使企業(yè)在眾多競(jìng)爭(zhēng)者中脫穎而出，保持企業(yè)的優(yōu)勢(shì)，就必須對(duì)企業(yè)進(jìn)行更細(xì)致的管理。企業(yè)費(fèi)用精細(xì)化管控雖然是一種比較普遍的商業(yè)管理理念，但是對(duì)于我國(guó)大型企業(yè)的發(fā)展而言是非常有效的管理模式。文章以衡陽(yáng)大型企業(yè)為例，對(duì)集團(tuán)費(fèi)用精細(xì)化管控展開相關(guān)探討和分析。

【關(guān)鍵詞】費(fèi)用精細(xì)化管控;商業(yè)管理;衡陽(yáng);大型企業(yè)

【中圖分類號(hào)】F270 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2021）06-0145-03

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的快速發(fā)展，新經(jīng)濟(jì)浪潮促進(jìn)了我國(guó)高新科技的發(fā)展，尤其在我國(guó)信息技術(shù)的進(jìn)一步加持和5G網(wǎng)絡(luò)的普及化下，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)已經(jīng)逐漸應(yīng)用到我國(guó)不同領(lǐng)域的企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中。由此可見(jiàn)，信息化是我國(guó)企業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì)，也是現(xiàn)代集團(tuán)企業(yè)如何借助現(xiàn)有的信息資源更好地整合資源、改革創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型升級(jí)，打破原有的傳統(tǒng)模式壁壘所需要進(jìn)一步思考和探索的。通過(guò)建立集團(tuán)財(cái)務(wù)共享模式，不僅可以提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理的效率，減少不必要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，還能達(dá)到集團(tuán)內(nèi)部各個(gè)子集團(tuán)、公司各個(gè)部門資源的有效利用和數(shù)據(jù)共享。因此，創(chuàng)新和完善集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理是勢(shì)在必行。構(gòu)建費(fèi)用精細(xì)化的管控體系，可以為集團(tuán)更好地發(fā)展提供保障。

1 相關(guān)概念闡釋

1.1 集團(tuán)費(fèi)用的概念

集團(tuán)費(fèi)用，顧名思義就是集團(tuán)企業(yè)內(nèi)所有運(yùn)營(yíng)中需要使用的各種資金的總稱，也就是說(shuō)它包括集團(tuán)下母公司、子公司的所有經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、管理、銷售、采購(gòu)、員工薪酬、員工福利等方面的支出。

1.2 財(cái)務(wù)共享服務(wù)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)與其他傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)理念不同，它是一種全新的管理理念，是在現(xiàn)有經(jīng)濟(jì)發(fā)展和信息技術(shù)的加持下所產(chǎn)生的金融集中管理模式;它主要的特點(diǎn)是利用發(fā)達(dá)的信息技術(shù)和便捷的網(wǎng)絡(luò)，讓集團(tuán)內(nèi)部企業(yè)之間、企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間，實(shí)現(xiàn)資源、信息、數(shù)據(jù)的共享和互通，最大限度地提高財(cái)務(wù)管理的效率，避免金融資金管理、協(xié)調(diào)所耽誤的時(shí)間，壓縮一切時(shí)間成本[1]。財(cái)務(wù)共享服務(wù)有效利用了信息技術(shù)和5G網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，使集團(tuán)子母公司可以跨區(qū)域進(jìn)行合作，使市場(chǎng)整頓和資源優(yōu)化配置更高效。

1.3 財(cái)務(wù)精細(xì)化管理

財(cái)務(wù)精細(xì)化管理是企業(yè)在生產(chǎn)和管理中逐漸產(chǎn)生的管理模式，財(cái)務(wù)費(fèi)用精細(xì)化管理是利用現(xiàn)代的管理方式合理地對(duì)企業(yè)資金鏈和企業(yè)成本進(jìn)行科學(xué)、全面的分析，并制訂針對(duì)性的計(jì)劃，對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本進(jìn)行有效的管控，致力于提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，避免資源的浪費(fèi)[2]。

2 企業(yè)費(fèi)用精細(xì)化管控現(xiàn)狀

當(dāng)前，我國(guó)企業(yè)對(duì)資金的管理有明確的規(guī)定，尤其在財(cái)務(wù)成本、資金使用和管理方面都制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，比如公費(fèi)出差、商務(wù)合作的招待費(fèi)、企業(yè)宣傳等方面的必要支出等，但是在費(fèi)用支出的申報(bào)、審批和核查方面沒(méi)有將制定落實(shí)到位，很多細(xì)節(jié)都沒(méi)有進(jìn)行細(xì)化。比如，部分企業(yè)的成本管控中存在核查漏洞，這些企業(yè)在進(jìn)行支出費(fèi)用的審批時(shí)，只表示是生產(chǎn)支出需要，但是沒(méi)有具體細(xì)化到有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也就無(wú)法判斷這筆資金是否對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)產(chǎn)生積極作用，也無(wú)法證實(shí)這筆資金不存在資金浪費(fèi)，這反映出企業(yè)內(nèi)部成本控制和監(jiān)督系統(tǒng)不完善，也說(shuō)明對(duì)支出費(fèi)用是否有效利用的落實(shí)核查是滯后的。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)及相關(guān)報(bào)道中發(fā)現(xiàn)，我國(guó)大部分企業(yè)的財(cái)務(wù)部門管理欠妥，都存在職能模糊、職責(zé)不清晰的情況[3]。比如，大部分企業(yè)同時(shí)進(jìn)行很多項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門為了提高工作效率，一般都是超負(fù)荷地運(yùn)轉(zhuǎn)，幾乎很多業(yè)務(wù)往來(lái)都是同時(shí)進(jìn)行的，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部的很多工作人員身兼數(shù)職，一邊進(jìn)行支持費(fèi)用的核實(shí)審計(jì)，一邊對(duì)資金的使用進(jìn)行監(jiān)督，需要獨(dú)立分開執(zhí)行業(yè)務(wù)的卻混淆在一起。

3 企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式下費(fèi)用精細(xì)化管控存在的問(wèn)題

3.1 費(fèi)用管理系統(tǒng)信息化存在的問(wèn)題

目前，大多數(shù)企業(yè)都會(huì)采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為成本預(yù)算管理系統(tǒng)，發(fā)揮預(yù)算執(zhí)行統(tǒng)計(jì)和預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督控制在費(fèi)用流通中的作用。OA系統(tǒng)隨著經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的發(fā)展而不斷革新，是需要費(fèi)用支持的，各企業(yè)對(duì)此所持的態(tài)度不一，大部分企業(yè)的OA系統(tǒng)還是維持原狀。本文對(duì)企業(yè)在費(fèi)用管理方面存在的不足之處進(jìn)行分析。第一，企業(yè)是不斷進(jìn)步的，在不同的階段對(duì)于會(huì)計(jì)規(guī)定的管理是不一樣的。例如，日常出差產(chǎn)生費(fèi)用可以報(bào)銷的范圍每一年都不一樣;報(bào)銷單的填報(bào)方式和提交日期隨時(shí)變動(dòng)等，這會(huì)使系統(tǒng)成本的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤。第二，對(duì)成本控制的信息管理不到位，有可能在業(yè)務(wù)的不同方面進(jìn)行重復(fù)錄入和審核，浪費(fèi)了財(cái)務(wù)人員大量的時(shí)間[4]。

3.2 費(fèi)用報(bào)銷管理規(guī)范存在問(wèn)題

現(xiàn)在大部分的集團(tuán)企業(yè)都普遍存在費(fèi)用報(bào)銷和費(fèi)用預(yù)算獨(dú)立存在的情況，而且不同類型的企業(yè)存在不同的費(fèi)用報(bào)銷問(wèn)題。比如，一個(gè)大型企業(yè)每天都有不同的項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行立案、執(zhí)行，但是在進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)候，就會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目和部門之間的混淆，由于項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門沒(méi)有對(duì)報(bào)銷事宜做出具體的細(xì)則劃分，導(dǎo)致報(bào)銷工作重疊、分管不清的現(xiàn)象。費(fèi)用報(bào)銷的監(jiān)管工作落實(shí)不到位，沒(méi)有進(jìn)行強(qiáng)而有力的監(jiān)管，導(dǎo)致費(fèi)用報(bào)銷出現(xiàn)差異化對(duì)待的現(xiàn)象，比如職位較高的領(lǐng)導(dǎo)和普通職員在費(fèi)用報(bào)銷方面就有區(qū)別對(duì)待，甚至出現(xiàn)有失公允的情況。一些負(fù)責(zé)費(fèi)用報(bào)銷的工作人員對(duì)報(bào)銷的數(shù)據(jù)隨意篡改的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，存在弄虛作假的現(xiàn)象。集團(tuán)在進(jìn)行成本和資金運(yùn)轉(zhuǎn)管理時(shí)，費(fèi)用報(bào)銷和費(fèi)用支出資金預(yù)算這兩個(gè)部門應(yīng)該是同時(shí)協(xié)作和互相監(jiān)督的，因?yàn)槠髽I(yè)在對(duì)新一年的戰(zhàn)略部署和費(fèi)用支出的預(yù)算都是根據(jù)過(guò)去一整年整個(gè)企業(yè)的收益情況進(jìn)行新一年的成本預(yù)算，所以二者應(yīng)該互相監(jiān)督和協(xié)作。

3.3 費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行考核存在問(wèn)題

現(xiàn)有進(jìn)行的成本預(yù)算審核標(biāo)準(zhǔn)和對(duì)其項(xiàng)目?jī)?nèi)容的評(píng)價(jià)并不具有充分的客觀性，脫離了企業(yè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，所以在判斷集團(tuán)支出預(yù)算的執(zhí)行情況中沒(méi)有發(fā)揮積極的作用，相反帶來(lái)了負(fù)面影響。企業(yè)的績(jī)效考核和評(píng)價(jià)指標(biāo)雖然較多，但是沒(méi)有結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況制定合理的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，尤其是績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)的“一刀切”現(xiàn)象，讓績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)失去了其存在的合理性和公平性。比如，對(duì)于同一個(gè)部門的工作人員的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)和福利待遇都一樣，但是同一個(gè)部門工作人員的執(zhí)行能力、工作能力是有區(qū)別的，對(duì)業(yè)務(wù)能力特別突出的工作人員而言，就極為不合理和不公平。大部分企業(yè)沒(méi)有針對(duì)預(yù)算管理進(jìn)行職責(zé)劃分，對(duì)預(yù)算管理執(zhí)行落實(shí)到位的工作人員沒(méi)有明確的獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)定，對(duì)于濫用職權(quán)、混淆職能的工作人員也沒(méi)有明確的處罰規(guī)定，這樣不僅不利于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理，還會(huì)使工作人員對(duì)企業(yè)失去信賴感和忠誠(chéng)度，會(huì)降低他們工作的積極性。

4 集團(tuán)費(fèi)用精細(xì)化管控體系構(gòu)建策略——以衡陽(yáng)大型企業(yè)A集團(tuán)為例

4.1 構(gòu)建體系的總體要求

4.1.1 設(shè)計(jì)目標(biāo)與原則

A集團(tuán)費(fèi)用精細(xì)化管控的目標(biāo)可以概況為預(yù)算合理、流程規(guī)范、報(bào)銷高效、考核精細(xì)。秉承合理化、規(guī)范化、高效化、精細(xì)化的原則。具體來(lái)說(shuō)，合理化指以費(fèi)用預(yù)算保證資源配置的合理性;規(guī)范化指報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)銷憑證、報(bào)銷單據(jù)、報(bào)銷流程的規(guī)范化;高效化指提高報(bào)銷效率，盡量減少等待時(shí)間;精細(xì)化指將費(fèi)用預(yù)算精細(xì)化到每個(gè)責(zé)任中心，按照責(zé)任中心進(jìn)行費(fèi)用考核。

4.1.2 體系架構(gòu)

集團(tuán)公司對(duì)費(fèi)用支出的精細(xì)管理和控制，可以簡(jiǎn)單地概括為公司前臺(tái)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)部后臺(tái)業(yè)務(wù)。這兩部分是非常重要的，它們構(gòu)成整個(gè)精細(xì)化管控體系，使集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式可以順利地執(zhí)行，企業(yè)各個(gè)部門、各個(gè)崗位都可以有效地運(yùn)轉(zhuǎn)，各項(xiàng)業(yè)務(wù)可以順利地開展。前臺(tái)業(yè)務(wù)主要的服務(wù)對(duì)象是集團(tuán)企業(yè)所有的在職工作人員日常工作支出費(fèi)用的申請(qǐng)、報(bào)銷，同時(shí)包括不同部門的管理者項(xiàng)目審批申請(qǐng)單和部門報(bào)銷等。財(cái)務(wù)后臺(tái)則主要是針對(duì)財(cái)務(wù)部門內(nèi)部各項(xiàng)費(fèi)用的審核、申請(qǐng)單等憑證，進(jìn)行綜合的財(cái)務(wù)處理。從集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式的性質(zhì)和作用的角度來(lái)看，A集團(tuán)費(fèi)用精細(xì)化管控的系統(tǒng)就是在科學(xué)合理的制度標(biāo)準(zhǔn)下，進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算管理、費(fèi)用審核、報(bào)賬管理、付款、執(zhí)行等管理工作。

4.2 費(fèi)用預(yù)算精細(xì)化管理

中國(guó)有句古語(yǔ)，“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，也就是說(shuō)無(wú)論從個(gè)人的角度還是從企業(yè)的角度，任何事情都一定要有規(guī)矩，所有的行為都必須符合一定的要求。因此，預(yù)算管理是企業(yè)費(fèi)用支出管理中必須具備的環(huán)節(jié)。預(yù)算管理也是A集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式下費(fèi)用精細(xì)化管控中的核心管理環(huán)節(jié)。從A集團(tuán)的精細(xì)化管理中可以看出，預(yù)算管理不僅包括年度費(fèi)用支出的預(yù)算管理，還針對(duì)每個(gè)月的資金用度進(jìn)行預(yù)算編制和管理，對(duì)預(yù)算落實(shí)的情況進(jìn)行核實(shí)審查。

A集團(tuán)費(fèi)用預(yù)算管理部門的工作量較大，需要對(duì)集團(tuán)內(nèi)部所有子母公司、各個(gè)部門不同年度的資金財(cái)務(wù)狀況有整體而詳盡的了解，尤其對(duì)上一年度的資金動(dòng)向和預(yù)算目標(biāo)及最后的落實(shí)情況都必須完全掌握。只有這樣，在具體的日常工作中才能根據(jù)上一年度或者最近幾年集團(tuán)各公司的預(yù)算目標(biāo)和實(shí)際資金支出費(fèi)用有一個(gè)審核標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)分支部門就可以根據(jù)業(yè)務(wù)報(bào)表如實(shí)地反映給服務(wù)中心。從營(yíng)業(yè)額到銷售成本、毛利各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)都相當(dāng)多，這就需要財(cái)務(wù)管理部門進(jìn)行更加專業(yè)的分工和配合，從而突出服務(wù)中心的有效性。

4.3 費(fèi)用執(zhí)行精細(xì)化管理

費(fèi)用執(zhí)行精細(xì)化管理相比其他環(huán)節(jié)相對(duì)簡(jiǎn)單，其主要內(nèi)容包括費(fèi)用支出的申請(qǐng)和資金成本報(bào)銷管理。這兩個(gè)內(nèi)容雖然看起來(lái)比較簡(jiǎn)單，但是涉及的業(yè)務(wù)量還是較大的，需要工作人員極為細(xì)心和細(xì)致地開展工作。費(fèi)用申請(qǐng)主要針對(duì)公司各個(gè)部門對(duì)費(fèi)用申請(qǐng)之后的預(yù)算協(xié)調(diào)、年度支出額度為依據(jù)進(jìn)行一個(gè)衡量和判斷。負(fù)責(zé)進(jìn)行費(fèi)用申請(qǐng)的工作人員，需要如實(shí)地填報(bào)個(gè)人信息、申請(qǐng)業(yè)務(wù)的信息、支出項(xiàng)目的明細(xì)等，然后將表格移交給審計(jì)部門的工作人員，等待審批的結(jié)果，相關(guān)預(yù)算費(fèi)用如果經(jīng)核實(shí)可以批準(zhǔn)就會(huì)發(fā)放[5]。集團(tuán)公司的成本報(bào)銷管理，主要是通過(guò)兩個(gè)步驟進(jìn)行，一是在預(yù)先對(duì)支出費(fèi)用進(jìn)行申請(qǐng)，二是公務(wù)之后再進(jìn)行上報(bào)、核實(shí)，然后進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷業(yè)務(wù)流程主要有3個(gè)步驟：①費(fèi)用申請(qǐng)—貸款—報(bào)銷;②借款—償還;③直接報(bào)銷。

4.4 費(fèi)用控制精細(xì)化管理

集團(tuán)企業(yè)要進(jìn)行全方位的精細(xì)化管控，就需要對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行更加周詳?shù)挠?jì)劃和管理，不能只從一個(gè)環(huán)節(jié)入手，必須從不同的角度、部門、項(xiàng)目展開分析和進(jìn)行費(fèi)用精細(xì)化控制。①集團(tuán)企業(yè)要對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行管理和控制，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和5G網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把集團(tuán)公司內(nèi)部的資源進(jìn)行合理的分配，對(duì)預(yù)算進(jìn)行精準(zhǔn)的把控，對(duì)成本進(jìn)行更詳細(xì)的控制。②結(jié)合信息技術(shù)強(qiáng)大的線上功能，與時(shí)俱進(jìn)地把在線報(bào)銷功能和渠道落實(shí)到位，讓集團(tuán)內(nèi)不同公司、部門的所有工作人員都能節(jié)省時(shí)間、提高效率，然后結(jié)合成本預(yù)算系統(tǒng)，快速地完成費(fèi)用申請(qǐng)和費(fèi)用報(bào)銷的控制管理。③根據(jù)系統(tǒng)生成的可執(zhí)行報(bào)告和項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

5 結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代，現(xiàn)代企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，就必須結(jié)合時(shí)代發(fā)展的需要進(jìn)行改革和創(chuàng)新。A集團(tuán)應(yīng)從原先粗放式管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫?xì)化管理，從而實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化，降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。A集團(tuán)通過(guò)實(shí)施完善的集團(tuán)費(fèi)用管控體系，不僅有效改善報(bào)銷不到位的問(wèn)題，而且大大減少了重大項(xiàng)目預(yù)算的現(xiàn)象。現(xiàn)代化生產(chǎn)是許多部門共同勞動(dòng)的過(guò)程，所以不能沒(méi)有責(zé)任制度，而集團(tuán)費(fèi)用精細(xì)化管控不僅能夠幫助集團(tuán)企業(yè)提高工作效率，也能更好地進(jìn)行責(zé)任制度的劃分，能夠讓集團(tuán)企業(yè)各個(gè)部門都能通力合作，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]譚華龍.財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)集團(tuán)費(fèi)用精細(xì)化管控研究[J].時(shí)代經(jīng)貿(mào)，2020（18）：90-91.

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