Microsoft Office在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用技巧

秦川廣智貴州航天職業(yè)技術(shù)學(xué)院

在現(xiàn)代化信息技術(shù)水平不斷提高的背景下，各行各業(yè)對(duì)于辦公軟件的使用需求也逐漸提高，根據(jù)當(dāng)前辦公軟件應(yīng)用情況來(lái)看，Microsoft Office 的應(yīng)用范圍十分廣泛。

Microsoft Office是一個(gè)龐大高效的集合體，對(duì)其熟練掌握和使用是每個(gè)辦公室工作人員的必須技能，它能讓你在工作中更游刃有余。本文重點(diǎn)探究了辦公自動(dòng)化背景下的Microsoft Office 應(yīng)用技巧。

本文主要介紹相關(guān)的Microsoft Office 辦公軟件在自動(dòng)化辦公中的使用技巧，為工作人員提供更便捷的操作。何為自動(dòng)化技術(shù)以及如何運(yùn)用Office 的自動(dòng)化技術(shù)？能夠?qū)⒁粋€(gè)應(yīng)用程序的部分或者全部的功能來(lái)當(dāng)作某一個(gè)對(duì)象，然后將這個(gè)對(duì)象提供給外部的其他應(yīng)用程序，從而對(duì)這個(gè)對(duì)象進(jìn)行使用，這個(gè)過(guò)程就是office 的自動(dòng)化過(guò)程。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是通過(guò)一個(gè)應(yīng)用程序?qū)崿F(xiàn)對(duì)另一個(gè)應(yīng)用程序操控處理的過(guò)程。Office 最常用的辦公軟件是Word，Excel 等，本文將分別作為展開(kāi)，逐一介紹如何在辦公軟件的使用過(guò)程中應(yīng)用自動(dòng)化辦公技巧。

Word 應(yīng)用技巧

1. Word 中如何使用著重號(hào)Word 文件中，對(duì)于需要標(biāo)記提醒的文字可以使用著重號(hào)。使用方法如下：首先需要把著重號(hào)請(qǐng)到工具欄。隨后需要打開(kāi)“工具”選項(xiàng)，按照工具→自定義→命令→類(lèi)別→選擇所有命令的選項(xiàng)，這一流程進(jìn)行著重號(hào)設(shè)置。此時(shí)的命令欄里會(huì)出現(xiàn)按照字母升序排列的所有命令，找到ABC 上面有3 點(diǎn)的DotAccent 命令，選中后將其拖到工具欄上即添加完成。使用時(shí)，先選中需要著重的文字，再點(diǎn)擊這個(gè)“著重號(hào)”命令就可以了。

2. 修復(fù)破損的文檔

如果文檔因?yàn)檎`操作關(guān)閉或者無(wú)法打開(kāi)時(shí)，說(shuō)明文檔已經(jīng)被損壞，如果沒(méi)有出現(xiàn)修復(fù)的窗口提示時(shí)，可以嘗試如下操作：在菜單欄中打開(kāi)文件，選擇“打開(kāi)”，在會(huì)彈出的對(duì)話(huà)框中選擇自己需要修復(fù)的文件，然后按下對(duì)話(huà)框右下角“打開(kāi)”按鈕旁邊的小三角符號(hào)，選擇“打開(kāi)并修復(fù)”，文件就會(huì)被修復(fù)并打開(kāi)。

Excel 應(yīng)用技巧

Excel 主要用于制作表格，能快速地將數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)整理，在各個(gè)公司都有廣泛的應(yīng)用。

1. 用定位功能選中單元格

在Excel 表格應(yīng)用過(guò)程中，字?jǐn)嘟?jīng)常存在有條件格式，想要進(jìn)行修改，必須全部選中?？墒窃趯?shí)際工作中，這些單元格通常不在連續(xù)的位置。最原始的的方法是按住Ctrl 鍵逐個(gè)選中，可是未免太麻煩，而且有被遺漏的可能。這時(shí)可以應(yīng)用Excel 的定位功能，對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行快速定位。首先將Excel的編輯選項(xiàng)打開(kāi)選擇定位，此時(shí)會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話(huà)框，在對(duì)話(huà)框中根據(jù)需求選擇全部或者相同。如果選擇相同，那么表格中對(duì)該條件格式相同的單元格將會(huì)被全部選中。

2. 快速刪除Excel 中不相鄰的空行

在實(shí)際工作中，數(shù)據(jù)量大的時(shí)候經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些不需要的空行，但是他們并不在相鄰的位置。如果刪除需要的工作量，而且可能會(huì)出現(xiàn)操作失誤的情況。此時(shí)可以使用編輯技巧，將不相鄰的空行變?yōu)橄噜彽目招校缓笳w操作。

首先在整個(gè)工作表格的最后一列后面，再添加一列，標(biāo)記為“刪除列”，在前2 個(gè)單元格輸入數(shù)字1、2，使用自動(dòng)填充將剩余的列全部填充。然后選中全部的表格數(shù)據(jù)，在菜單欄的“數(shù)據(jù)”中選擇“排序”，選擇“主要關(guān)鍵字”，然后選擇“刪除列”并點(diǎn)選“降序”，然后“確定”，如此所有的空行會(huì)集中在表格的最下面，并且集中變?yōu)橄噜彽目招?，選中所有空行即可刪除。然后再通過(guò)“刪除列”這一列進(jìn)行“升序”操作，整個(gè)表格的數(shù)據(jù)就會(huì)恢復(fù)到原來(lái)的順序，最后刪除這新增的一列即可。

總之，隨著科技的不斷發(fā)展，辦公軟件已經(jīng)成為工作中必須使用的工具，辦公人員應(yīng)該不斷提高自己的職業(yè)技能，熟練掌握自動(dòng)化辦公技巧，提高自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。辦公軟件功能的強(qiáng)大之處遠(yuǎn)不止于此，本文提出了一些辦公技巧，希望可以提供些許幫助，為我們的工作帶來(lái)更多便利。