大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新模式解析

叢迪陽(yáng)

摘? 要：檔案管理工作是企業(yè)各項(xiàng)管理工作的重要組成部分，往往包括著大量有價(jià)值的信息，通過(guò)對(duì)信息進(jìn)行有效的挖掘處理，能夠?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)進(jìn)行提供支撐。近年來(lái)，隨著以大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的成熟應(yīng)用，我們逐漸步入到大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)背景之下，對(duì)檔案管理工作提出了全新要求，需要我們轉(zhuǎn)變創(chuàng)新管理模式，適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下對(duì)企業(yè)各項(xiàng)管理方面提出的新要求。本文主要結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，首先探討了大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理產(chǎn)生的影響，然后論述了企業(yè)檔案管理工作面臨的問(wèn)題，最后提出了大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新模式，希望通過(guò)研究對(duì)廣大同行有所幫助。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù)? 企業(yè)檔案管理? 工作模式? 創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G27 ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2021）02（c）-0167-03

Analyzing the Innovative Mode of Enterprise Archives Management under the Background of Big Data

CONG? Diyang

（Mudanjiang Normal University，? Mudanjiang，? Heilongjiang? Province， 157011 China）

Abstract： Archives management is an important part of the enterprise's various management work， often including a lot of valuable information， through the effective mining and processing of information， can provide support for the production of enterprises. In recent years， with the mature application of big data， Internet of Things， cloud computing and other information technologies in various fields， we have gradually stepped into the era of big data.Under the background of big data， archives management has put forward new requirements， which requires us to change the new management mode and adapt to the new requirements of enterprise management under the environment of big data. Based on practical work experience， this paper firstly discusses the impact of big data on enterprise archives management， then discusses the problems faced by enterprise archives management， and finally puts forward the innovative mode of enterprise archives management under the background of big data， hoping to help the majority of peers through the research.

Key Words： Big data technology; Enterprise archives management; Work pattern; Innovation

時(shí)代在發(fā)展，科技在進(jìn)步，以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變了我們傳統(tǒng)的生產(chǎn)生活模式，我們逐漸步入到大數(shù)據(jù)時(shí)代。在時(shí)代發(fā)展進(jìn)程中，任何事物循規(guī)蹈矩，不思進(jìn)取都可能被時(shí)代所淘汰，檔案管理工作也是如此。近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷向前發(fā)展，改革開放不斷加快，一方面為企業(yè)發(fā)展拓展天地的同時(shí)也面臨著較大的競(jìng)爭(zhēng)壓力，如何在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境當(dāng)中贏得一席之地，就成為很多企業(yè)需要重點(diǎn)攻克的難題。企業(yè)檔案資源包含了豐富有價(jià)值的信息，通過(guò)對(duì)各種有價(jià)值的信息進(jìn)行深度的挖掘和處理，能夠更好地滿足企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展所需。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠妥善地解決對(duì)海量檔案資源進(jìn)行深度挖掘處理的要求，從而為企業(yè)的各項(xiàng)管理工作提供信息支撐[1]。作為檔案管理人員，應(yīng)該從本質(zhì)角度入手，緊跟時(shí)代發(fā)展進(jìn)程，在觀念體制和服務(wù)機(jī)制、服務(wù)手段等方面大膽創(chuàng)新，真正做到與時(shí)俱進(jìn)，把握時(shí)代脈搏，使檔案管理更好地推動(dòng)企業(yè)的健康發(fā)展，使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中永立不敗之地。

1? 大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生的深刻影響

1.1 各種數(shù)據(jù)信息的非結(jié)構(gòu)化特征

大數(shù)據(jù)背景下所涉及到的各種信息數(shù)據(jù)包括了結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，其中非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)和半結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)是海量信息當(dāng)中十分常見(jiàn)的數(shù)據(jù)顯示，占據(jù)到各種數(shù)據(jù)信息的很大一部分，數(shù)據(jù)內(nèi)容繁雜，處理難度較大。大數(shù)據(jù)背景之下做好非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的處理工作，就成為檔案管理人員需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。作為企業(yè)的檔案管理部門，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)海量數(shù)據(jù)當(dāng)中的非結(jié)構(gòu)化信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的處理，并對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的整合和輸出，方便企業(yè)查詢，提高非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的利用效率。

1.2 用戶對(duì)檔案服務(wù)質(zhì)量提出了更高的要求

大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息爆發(fā)的時(shí)代，是科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展快速進(jìn)步的時(shí)代，各種數(shù)據(jù)表現(xiàn)形式、處理模式都在無(wú)時(shí)無(wú)刻地發(fā)生著變化。并且在網(wǎng)絡(luò)世界當(dāng)中每天會(huì)產(chǎn)生數(shù)量龐大的信息資源，這些信息資源超過(guò)了過(guò)去幾千年的總和，并且不斷處于增加的過(guò)程。針對(duì)數(shù)量龐大的數(shù)據(jù)信息，如何在海量數(shù)據(jù)當(dāng)中尋找到客戶最需要的有價(jià)值數(shù)據(jù)信息，就成為現(xiàn)階段檔案管理人員需要重點(diǎn)解決的難題，也成為制約檔案管理人員提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的關(guān)鍵。傳統(tǒng)檔案服務(wù)工作開展過(guò)程中還存在著認(rèn)知方面的誤區(qū)，有些檔案管理人員只是將檔案管理工作作為一些數(shù)據(jù)信息的獲取收集和整理，認(rèn)為任何人都可以做該項(xiàng)工作。而有些人認(rèn)為檔案管理工作是一個(gè)機(jī)密性較強(qiáng)的工作，各種數(shù)據(jù)信息不能夠向外提供，也不能夠被利用。實(shí)際上檔案管理工作是一個(gè)技術(shù)性和專業(yè)性要求很高的工作，加上各種數(shù)據(jù)信息的融入，對(duì)檔案管理人員的綜合要求越來(lái)越高。除了要具備檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)之外，還應(yīng)該具備計(jì)算機(jī)操作網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)。當(dāng)今世界是一個(gè)共享開放的世界，大眾對(duì)信息的共享程度越來(lái)越高[2]，連我國(guó)的政府機(jī)關(guān)也開展了政務(wù)公開和政府信息公開。這就要求企業(yè)的檔案管理部門做到與時(shí)俱進(jìn)，要充分處理好保密檔案和檔案利用公開之間的關(guān)系，保障用戶能夠隨時(shí)隨地地獲取自己想要的有價(jià)值的檔案信息。

2? 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作面臨的問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)有待進(jìn)一步加強(qiáng)

近年來(lái)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷向前發(fā)展，開放程度不斷加大，一些企業(yè)檔案管理人員對(duì)檔案管理的意識(shí)沒(méi)有緊跟時(shí)代發(fā)展進(jìn)程。企業(yè)內(nèi)部的很多檔案管理部門在達(dá)到年度的檔案管理目標(biāo)之后，出現(xiàn)滑坡現(xiàn)象，工作中不積極、不主動(dòng)、不求進(jìn)取，對(duì)檔案管理工作監(jiān)督力度不足，檔案管理放任自流。由于企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作并不能夠直接產(chǎn)生較高的經(jīng)濟(jì)效益，所以很多檔案的管理部門就連企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員都認(rèn)為檔案管理工作是一個(gè)可有可無(wú)的工作，往往只是嘴上說(shuō)重要，不能夠做到認(rèn)真細(xì)致地執(zhí)行，并不能夠立足企業(yè)的實(shí)際情況加強(qiáng)對(duì)檔案信息的高效收集、高效整理，也不能夠從企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度入手，在檔案管理方面投入資金和人力不足。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知不足，各項(xiàng)檔案管理的議程排不上，檔案管理工作得不到有效的重視，沒(méi)有明確相應(yīng)的工作地位，檔案管理機(jī)構(gòu)的職能被大大削弱，檔案工作隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)普遍較差[3]，很多企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作制度形同虛設(shè)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題將面臨較大損失。

2.2 檔案管理手段落后

現(xiàn)階段很多企業(yè)內(nèi)部的檔案管理部門，一直沿用紙質(zhì)和人工操作模式，投入了大量的人力、物力，管理效率普遍較差，不僅占用了空間，而且紙質(zhì)檔案的保存要求較高，一旦保存不當(dāng)就會(huì)造成檔案存在發(fā)霉變質(zhì)，有價(jià)值的檔案信息無(wú)法得到恢復(fù)，企業(yè)面臨較大經(jīng)濟(jì)損失。另外傳統(tǒng)的檔案管理模式之下，不利于對(duì)信息的高效收集整理和有效檢索，在檔案利用和檔案獲取過(guò)程中增加了檔案管理人員查找的任務(wù)。對(duì)這種情況就需要依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，加快檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)程，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案或者電子檔案[4]，減少紙質(zhì)資源的使用，減少檔案儲(chǔ)存空間，提高檔案的查閱效率。

2.3 檔案管理專業(yè)知識(shí)有待進(jìn)一步提升

當(dāng)前在很多企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的職能作用主要包括了檔案的收發(fā)、整理、保管三個(gè)方面。即使在檔案管理部門內(nèi)部構(gòu)建了現(xiàn)代化的技術(shù)體系，加強(qiáng)對(duì)信息數(shù)據(jù)的有效收集整理，但是很多檔案人員的操作熟練程度不足。這種情況主要是企業(yè)管理部門對(duì)檔案管理工作的重視程度不高，傳統(tǒng)的思想認(rèn)識(shí)造成自上而下對(duì)檔案管理人員的專業(yè)要求不高，使得現(xiàn)有的工作隊(duì)伍老齡化嚴(yán)重，專業(yè)素質(zhì)普遍較差。而且在很多企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員都是兼職行為，并非是檔案專業(yè)出身。很多工作人員認(rèn)為只要完成了數(shù)據(jù)的收集整理和保存工作就可以。缺乏后續(xù)培訓(xùn)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

3? 大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新模式分析

3.1 加快推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)管理層是應(yīng)該認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)收集整理深度挖掘的重要作用，要重視檔案的各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，通過(guò)各種途徑加快構(gòu)建信息化的操作體系，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的廣度和深度，提升檔案管理的工作質(zhì)量和管理效率，并在短時(shí)間內(nèi)構(gòu)建一套真正意義上的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)[5]。一方面應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的高效收集整理，在信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案數(shù)量會(huì)直接制約企業(yè)檔案信息化的建設(shè)成效。因此就要求檔案管理部門注重加強(qiáng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等各個(gè)方面的數(shù)據(jù)信息收集，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。另一方面應(yīng)該加快構(gòu)建統(tǒng)一化的數(shù)據(jù)庫(kù)。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，就需要明確具體的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范數(shù)據(jù)格式，構(gòu)建有效且豐富的檔案信息資源共享系統(tǒng)。另外，還應(yīng)該做好文字檔案電子化儲(chǔ)存工作，及時(shí)將企業(yè)的各種紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變成電子化，并上傳到共享平臺(tái)系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)高效共享、高效利用。最后一個(gè)方面應(yīng)該加強(qiáng)軟件和硬件支持。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高重視程度，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中配置充足的資金，最大限度地滿足信息化建設(shè)的硬件需求。此外，在具體的信息化體系建設(shè)過(guò)程中，還應(yīng)該加強(qiáng)與OA系統(tǒng)的緊密聯(lián)系[6]，嚴(yán)格遵循檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

3.2 注重提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量

大數(shù)據(jù)背景之下，為了切實(shí)提高檔案管理的工作水平和服務(wù)質(zhì)量，需要對(duì)檔案管理模式作出有效的優(yōu)化。綜合運(yùn)用信息技術(shù)和企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)化的檔案管理服務(wù)平臺(tái)。另外在整個(gè)平臺(tái)構(gòu)建過(guò)程中，還應(yīng)該將安全性、規(guī)范性納入其中，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的高效管理、規(guī)范化管理。企業(yè)內(nèi)部通過(guò)構(gòu)建檔案管理服務(wù)平臺(tái)，可以借助平臺(tái)的拓展性，將檔案管理工作和企業(yè)的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)有效集成應(yīng)用，提高電子檔案的處置效率，真正實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔。另外企業(yè)內(nèi)部還應(yīng)該積極推廣應(yīng)用數(shù)字化、數(shù)據(jù)化的檔案管理模式[7]，加快構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)用于詳細(xì)記錄各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，并根據(jù)數(shù)據(jù)信息的來(lái)源和利用方式作出有效的分類。

3.3 注重提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)的管理層應(yīng)該認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的重要性并給予充足的重視，另外還應(yīng)該加大高素質(zhì)人才的培養(yǎng)力度，通過(guò)定期、不定期地組織專業(yè)技能培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的信息化操作意識(shí)和操作能力。另外檔案管理人員在日常工作當(dāng)中也需要發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，改變認(rèn)知，配合大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[8]。管理人員也需要充分認(rèn)識(shí)的傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，日常工作中要不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，提升自身的專業(yè)素質(zhì)[9-10]。

4? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)的更新?lián)Q代，讓我們逐漸認(rèn)識(shí)到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)創(chuàng)新的重要性。尤其是在大數(shù)據(jù)背景下，我們也充分感受到先進(jìn)信息技術(shù)的重要作用以及數(shù)據(jù)時(shí)代的偉大性。大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理工作面臨著較大工作壓力和工作挑戰(zhàn)，對(duì)此就要求檔案管理部門從自身工作角度入手，不斷加強(qiáng)工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，勇于面對(duì)問(wèn)題解決問(wèn)題，確保檔案管理工作能夠與時(shí)代同發(fā)展共命運(yùn)。

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