大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化研究

王冰冰

摘要：大數(shù)據(jù)時代下電子檔案信息的安全問題與隱私泄露問題頻繁發(fā)生，尚未取得有效的控制辦法，通過健全相關(guān)法律法規(guī)，能夠有效提升檔案安全問題，提升對檔案信息的控制水平。只有細(xì)致的針對信息安全管理問題進(jìn)行約束才能避免不法分子做出違法行為，從而在根源上解決信息安全問題。隨著社會科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)滲透到人們的生活與工作中，并且對檔案管理模式帶來了前所未有的變化，大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅給檔案管理工作帶來了機(jī)遇也帶來了挑戰(zhàn)。需要我們采用相應(yīng)的對策應(yīng)全新的變化。通過健全電子檔案安全體系，完善各項(xiàng)管理辦法與相關(guān)法規(guī)，提升數(shù)字化檔案操作水平，進(jìn)一步提升智能化檔案管理系統(tǒng)的完善性，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式的先進(jìn)性。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;模式變化

Research on the Change of Archives Management Mode in the Era of Big Data

WANG Bingbing

（Enrollment and Examination Institute of Ranghulu District， Daqing， Heilongjiang Province， 163000 China）

Abstract： In the era of big data， the security problems and privacy leakage of electronic archives information occur frequently， and effective control measures have not been obtained. Through the improvement of relevant laws and regulations， we can effectively improve the security problems of archives and the control level of archives information. Only by carefully restricting the information security management problems， can we avoid the illegal behavior of criminals and solve the information security problems at the root. With the continuous improvement of social science and technology， big data technology has penetrated into people's life and work， and has brought unprecedented changes to the archives management mode. Big data technology has not only brought opportunities but also challenges to the archives management. We need to adopt the corresponding countermeasures to deal with the new changes. By improving the electronic file security system， improving the management methods and related laws and regulations， improving the operation level of digital archives， further enhancing the perfection of intelligent archives management system， and realizing the advanced nature of archives management mode in the era of big data.

Key Words： Big data era; Archives management; Mode change

大數(shù)據(jù)時代下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)改變了人們原有的工作與生活方式，檔案管理模式也逐漸朝向智能化方向發(fā)展。因此檔案管理工作于要基于大數(shù)據(jù)技術(shù)，進(jìn)行思維優(yōu)化與創(chuàng)新，從而在全新的時代背景下制定出滿足我國檔案管理工作先進(jìn)要求的大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略，因此有必要探究大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作帶來的改變。

1大數(shù)據(jù)背景下檔案管理發(fā)生的變化

當(dāng)今時代是數(shù)據(jù)資源豐富的時代，需要針對數(shù)據(jù)資源制定出行之有效的管理對策，保證檔案管理工作有序進(jìn)行，避免造成數(shù)據(jù)信息混亂的想象。在全新的檔案管理模式下，要充分考慮到檔案管理工作涉及的龐大數(shù)據(jù)資源，從而對檔案管理工作進(jìn)行一系列的調(diào)整與創(chuàng)新。

1.1數(shù)據(jù)資源體系發(fā)生變化

館藏資源豐富是當(dāng)前檔案館的普遍現(xiàn)象，從中能夠了解到檔案館數(shù)據(jù)資源非常龐大。檔案館資源的豐富程度能夠反映出檔案館的價(jià)值。在大數(shù)據(jù)背景下，有些檔案館開始探索全新的數(shù)據(jù)資源搜集途徑，從而有效擴(kuò)充了檔案館的數(shù)據(jù)資源，在原有資源的基礎(chǔ)上拓展了獲取渠道，使數(shù)據(jù)資源往來變得更加頻繁，同時推動了數(shù)據(jù)資源搜集管理體系改變。

1.2檔案安全管理體系有所變化

大數(shù)據(jù)時代下，人們不僅享受數(shù)據(jù)資源為生活與工作帶來的便利，信息泄露事件頻繁發(fā)生也為人們敲響了數(shù)據(jù)資源隱患的警鐘，提升人們重視數(shù)據(jù)資源安全問題。檔案管理工作中的重要一環(huán)就是確保檔案資料的安全性。檔案館中存儲的檔案資源數(shù)量大、種類多、設(shè)計(jì)范圍廣泛，有些檔案資源對安全性要求較高涉及到保密原則，例如：有些國家黨政工作檔案需要加以保密管理，避免檔案信息泄露現(xiàn)象發(fā)生，這也提高了對檔案安全工作的要求。此外，在現(xiàn)代化進(jìn)程不斷深入的背景下，信息化技術(shù)已經(jīng)深入到各行各業(yè)中，大數(shù)據(jù)信息面臨的安全威脅不僅來自檔案管理內(nèi)部，也需要做好面對外部因素對檔案信息安全造成的威脅。因此，檔案管理部門需要提升檔案管理的安全性，根據(jù)檔案類別及檔案安全管理特點(diǎn)，采取針對性的措施建設(shè)檔案安全保障系統(tǒng)，并且要結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)，采取符合社會發(fā)展趨勢的安全保障體系^[1]。

1.3檔案行政管理體系發(fā)生變化

考慮到檔案管理工作種類繁多，無法用統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制約所有檔案管理工作。此外，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)不再適用于大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，容易在缺乏大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下發(fā)生檔案銜接不及時、檔案缺乏連續(xù)性或區(qū)域之間關(guān)系不緊密等問題。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段能夠建立全國范圍內(nèi)的檔案聯(lián)網(wǎng)體系，從而改變傳統(tǒng)檔案管理工作模式下區(qū)域之間存在阻隔的局面，在現(xiàn)代化信息技術(shù)支持下，能夠?qū)⑷珖鞯氐臄?shù)據(jù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理，提升檔案管理統(tǒng)籌能力，推進(jìn)檔案管理工作有序進(jìn)行^[2]。

2大數(shù)據(jù)時代下檔案管理面臨的利弊

2.1大數(shù)據(jù)時代下檔案管理面臨的優(yōu)勢

大數(shù)據(jù)時代為檔案管理工作提供了先進(jìn)的技術(shù)支持，現(xiàn)代化科技促進(jìn)了檔案管理技術(shù)變革，為信息化檔案管理起到了推動作用。使原有檔案管理工作理念與方式發(fā)生了改變，工作重點(diǎn)由重視檔案數(shù)量保管轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾暀n案信息價(jià)值。在信息技術(shù)龐大的保存功能下，為檔案保管與存儲空間提供了技術(shù)支持，從而有原本的紙質(zhì)保管方式改變?yōu)殡娮哟鎯Ψ绞?，解決了紙質(zhì)檔案不易保存的問題，從而避免了由于紙張破碎或丟失造成檔案信息損壞的想象。以電子方式進(jìn)行檔案保管工作能夠提升檔案查詢工作效率，并且易于篩選出重復(fù)保存的檔案信息，能夠及時對無效檔案進(jìn)行處理，從而保證檔案信息與價(jià)值高度整合^[3]。

2.2大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代下，原有的紙質(zhì)檔案管理方式面臨了一定的挑戰(zhàn)與沖擊，并將紙質(zhì)檔案管理方式的弊端也暴露出來。由于我國信息化建設(shè)發(fā)展時間不長，對先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用與研發(fā)能力并沒有大到爐火純青的階段，在很多方面仍存在提升的空間。以電子化方式開展檔案管理共做需要面對檔案信息安全與隱私泄露的威脅。面對這樣的局面，并沒有研發(fā)出有效的應(yīng)對技術(shù)，有關(guān)法律法規(guī)也需要進(jìn)一步完善，這使得檔案信息數(shù)據(jù)丟失想象頻繁發(fā)生，在一定程度上威脅了個人及單位的利益^[4]。

3大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的有效策略

3.1進(jìn)一步普及大數(shù)據(jù)思維

在大數(shù)據(jù)時代下急需改變原有的檔案管理工作思維方式，要將大數(shù)據(jù)思維應(yīng)用到全新的檔案管理工作中，不能身陷傳統(tǒng)的檔案管理工作思維方式中。在檔案搜集渠道與搜集方式不斷擴(kuò)大的形式下，檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)量勢必會日益提升，在信息爆炸的時代要靈活應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)做好檔案管理工作。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案數(shù)據(jù)信息不但要求具有真實(shí)性、客觀性，也要能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)信息篩選操作，要求能夠支持二次數(shù)據(jù)處理與深入挖掘，從而發(fā)揮出檔案信息的價(jià)值。從而更好的把握大數(shù)據(jù)時代為檔案管理工作帶來的機(jī)遇，檔案管理部門需要加強(qiáng)對相關(guān)工作人員的思維引導(dǎo)力度，要讓其真正的認(rèn)識到大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中能夠發(fā)揮的價(jià)值，跳出數(shù)據(jù)資源僅能用于計(jì)算的思維局限，而是將大數(shù)據(jù)技術(shù)與日常生活聯(lián)系在一起，如果能夠?qū)⒋髷?shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用對現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源分析處理中，便可發(fā)現(xiàn)檔案之間存在的關(guān)聯(lián)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化檔案資源應(yīng)用模式。為了加大對大數(shù)據(jù)思維的普及力度，可以組織檔案管理相關(guān)人員參與到大數(shù)據(jù)與檔案管理工作的培訓(xùn)活動中，從而讓工作人員對大數(shù)據(jù)技術(shù)有更為全面的認(rèn)識，從而使工作人員的意識保持在時代技術(shù)的前端，有利于實(shí)現(xiàn)在工作中將大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理工作密切銜接。此外，檔案管理部門可以組織其他部門參與到檔案管理知識與技術(shù)培訓(xùn)中，聯(lián)通各部門之間的大數(shù)據(jù)思維，讓各個部門配合檔案管理部門利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理工作^[5]。

3.2加大對檔案管理相關(guān)人員的崗位培訓(xùn)力度

對于檔案管理人員來說，大數(shù)據(jù)時代的到來無疑對其原有工作方式帶來了強(qiáng)烈沖擊，傳統(tǒng)檔案管理工作雖然要面對高強(qiáng)度的工作量，但并不要求工作人員具備較高的技術(shù)水平，傳統(tǒng)檔案管理工作更側(cè)重于對檔案具體實(shí)物的管理。在大數(shù)據(jù)時代下，信息化檔案管理工作要求檔案管理人員在工作能力方面要有所提升，并且具備一定的信息技術(shù)操作能力，不再是僅憑借認(rèn)真的工作態(tài)度就能高質(zhì)量完成工作任務(wù)的時代，檔案管理人員必須要掌握基本的電腦操作技術(shù)，并且要在實(shí)踐工作中摸索出工作技巧。由于各單位負(fù)責(zé)檔案管理工作人員的年齡都相對偏大，這些人員基本無法達(dá)到大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的技術(shù)水平標(biāo)準(zhǔn)，所使用的設(shè)備也存在一定的滯后性，距離檔案管理數(shù)字化目標(biāo)具有一定的差距。因此，部分檔案管理部門需要購進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，并且要對相關(guān)工作人員開展崗位培訓(xùn)工作，提升其檔案數(shù)字化處理能力，改變原有的檔案管理工作模式，為進(jìn)行對檔案資源的二次處理與深入挖掘工作提供精準(zhǔn)、全面的技術(shù)支持，如此一來，能夠有效降低檔案管理工作人員的工作量，調(diào)動檔案管理人員的工作熱情，從而提升檔案管理工作的效率，為檔案使用者提供更為快捷的服務(wù)^[6]。

3.3建立檔案服務(wù)工作體系

新時代背景下檔案管理工作服務(wù)體系需要實(shí)現(xiàn)的社會化、多元化、便捷化、個性化功能，要滿足使用者的需求，充分挖掘出不同檔案信息之間存在的聯(lián)系與使用價(jià)值，為信息使用者提供智能化的檔案服務(wù)。在信息化時代背景下，檔案管理工作人員需要對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)具備一定的認(rèn)知，要認(rèn)清其對檔案管理工作的改變，不能單純認(rèn)為信息技術(shù)是一項(xiàng)全新的技術(shù)方式，而是要認(rèn)識到其對我們生活與工作方式帶來的變化。大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)據(jù)共享不僅擴(kuò)大了檔案服務(wù)的工作范圍與對象，也進(jìn)一步優(yōu)化了檔案信息化的體系，要積極應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持檔案信息化建設(shè)，讓檔案管理部門在各項(xiàng)社會活動中發(fā)揮出主觀能動性，從而擴(kuò)大檔案服務(wù)的輻射范圍。同時，在全新的技術(shù)支持下，要對傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，深入挖掘答案數(shù)據(jù)信息，探尋不同檔案之間存在的內(nèi)在聯(lián)系。檔案數(shù)據(jù)中涵蓋了不同行業(yè)內(nèi)部的研究成果與機(jī)密文件，是推動社會發(fā)展與國家建設(shè)的寶貴資源，特別是一些先進(jìn)技術(shù)的資料信息。最后，要需要加大管控力量提升服務(wù)品質(zhì)，檔案管理人員要變更原有的工作模式，準(zhǔn)變管理者的身份，要為檔案使用者提供服務(wù)，將檔案信息傳遞給他人，堅(jiān)持以滿足用戶需求為方向，建立檔案服務(wù)管理過程監(jiān)督體系，對檔案管理的各個流程進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范與完善，保證大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的深度與質(zhì)量^[7]。

4結(jié)束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作也迎來了全新的變革。檔案管理人員要清晰認(rèn)識到檔案管理工作在大數(shù)據(jù)技術(shù)下發(fā)生的改變，認(rèn)清大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理工作帶來的利弊，并在大數(shù)據(jù)時代下做好各項(xiàng)措施，強(qiáng)化檔案管理人員對大數(shù)據(jù)的認(rèn)識，并培養(yǎng)其具備大數(shù)據(jù)檔案管理能力，建立檔案管理服務(wù)體系，提升檔案數(shù)據(jù)化管理工作質(zhì)量與價(jià)值。

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