國有企業(yè)辦公室檔案信息化的管理與使用

文/陳 健 史 楊（合肥通用機(jī)械研究院有限公司）

一、前言

國有企業(yè)辦公室檔案工作貫穿在項(xiàng)目經(jīng)營規(guī)劃、產(chǎn)品生產(chǎn)與銷售的整個(gè)過程中，涉及項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案、財(cái)務(wù)檔案、科研檔案、人力資源檔案等內(nèi)容，這些檔案對(duì)國有企業(yè)現(xiàn)有經(jīng)營生產(chǎn)、遠(yuǎn)期發(fā)展決策起著重要作用。因而如何利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)、信息化管理平臺(tái)，對(duì)國有企業(yè)辦公室檔案資源，做出全面、客觀與準(zhǔn)確的管理，成為檔案管理的重點(diǎn)。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫及云服務(wù)平臺(tái)，可以展開檔案信息智能化分類、處理與存儲(chǔ)，以便于用戶或管理人員的檢索、使用操作。

二、 檔案管理信息化的內(nèi)容概述及主要特征

數(shù)字信息化檔案管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算服務(wù)平臺(tái)，通過開展檔案原件掃描、檔案數(shù)據(jù)上傳、批量自動(dòng)分類分發(fā)、申請(qǐng)歸檔、檔案入庫等執(zhí)行流程，對(duì)現(xiàn)有海量化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份、保存。

1.加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變

當(dāng)前數(shù)字信息化檔案管理所使用的技術(shù)，包含高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等。不同技術(shù)針對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)報(bào)表、書籍、磁帶、錄像帶、卡片等檔案資源，采取OCR字符識(shí)別儀、自動(dòng)掃描儀、數(shù)字照相機(jī)等網(wǎng)絡(luò)硬件，進(jìn)行不同類別檔案的篩選、分類，將其轉(zhuǎn)換為字節(jié)數(shù)組來完成存儲(chǔ)，使海量檔案資源做到長期或永久保存。

2.有利于檔案數(shù)據(jù)共享、遠(yuǎn)程服務(wù)提供

企事業(yè)單位對(duì)多元檔案信息資源的管理，主要依據(jù)科學(xué)規(guī)范性原則、效益性原則，利用網(wǎng)絡(luò)化檔案資源管理平臺(tái)，展開檔案數(shù)據(jù)傳輸功能、信息共享功能、遠(yuǎn)程服務(wù)功能、宣傳功能的建設(shè)，再以網(wǎng)絡(luò)主頁方式向用戶展示；或者建立數(shù)字檔案館，由網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)從遠(yuǎn)程獲取文件資源，將紙質(zhì)文檔、圖像文檔、影音文檔，歸檔保存至檔案信息庫，能夠?yàn)榫钟蚓W(wǎng)或云通信空間的用戶，提供遠(yuǎn)程瀏覽、數(shù)據(jù)共享服務(wù)。

3.降低檔案管理成本、提升效率

紙質(zhì)文檔檔案信息搜集、整理、編目、檢索與存檔，一般需要大量人力資源在較長時(shí)間內(nèi)，針對(duì)實(shí)體檔案空間內(nèi)存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)，對(duì)有用檔案信息做出篩選、分類、統(tǒng)計(jì)分析與編目存儲(chǔ)，這一方面占用了較大的檔案室空間，另一方面也導(dǎo)致檔案維護(hù)面臨著重重困境。在此情況下，應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式，推進(jìn)數(shù)字化、智能化檔案管理發(fā)展，可在提高檔案資源管理效率、服務(wù)水平的同時(shí)，降低檔案管理人力成本、計(jì)算成本。

三、 國有企業(yè)辦公室開展檔案信息化管理的重要意義

1.完善不同企業(yè)部門檔案管理明確的任務(wù)分配

國有企業(yè)辦公室檔案管理活動(dòng)，是優(yōu)化與提升國企產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。通過將“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)、大數(shù)據(jù)及云計(jì)算技術(shù)，引入國有企業(yè)檔案管理工作之中，可以針對(duì)企業(yè)項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案、財(cái)務(wù)檔案、人力資源檔案、科研檔案等的類別，向不同企業(yè)部門分配明確的檔案管理任務(wù)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，由檔案業(yè)務(wù)管理人員、文書工作人員，開展一系列檔案信息資源的搜集、整理與歸檔管理，進(jìn)行部門立卷的檔案管理活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理任務(wù)、利用流程的明確與簡(jiǎn)化。

2. 加快企業(yè)檔案管理的數(shù)字信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展

傳統(tǒng)國有企業(yè)紙質(zhì)化檔案管理過程中，容易受到光照、溫度、濕度、蟲蛀等外部因素的影響，使得檔案出現(xiàn)字跡模糊、褪色、腐爛等方面問題。借助于自動(dòng)掃描儀、OCR 字符識(shí)別儀、廣角數(shù)字照相機(jī)等網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備，對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案作出電子掃描、篩選、分布計(jì)算與存儲(chǔ)，將其轉(zhuǎn)換為.doc、.xls、.txt、.st 等格式，通常保存至網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、后臺(tái)服務(wù)器之中。因而依托網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)管理平臺(tái)，可以打破時(shí)間、空間與地域限制，加快各種類別企業(yè)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源瀏覽、共享與管理等功能服務(wù)。

3. 有助于檔案資源管理的靈活檢索、變更與使用

國有企業(yè)辦公室檔案管理不是一蹴而就完成的，還需要在不同檔案信息資源不斷增加的過程中，對(duì)其做出靈活的檢索、變更與使用。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)平臺(tái)，對(duì)現(xiàn)有的國有企業(yè)檔案類別、編號(hào)、數(shù)量、具體內(nèi)容等，經(jīng)由OA 系統(tǒng)信息緩存庫，進(jìn)行批量篩選、自動(dòng)分發(fā)和統(tǒng)計(jì)處理，可以完成符合要求的檔案資源的申請(qǐng)歸檔。用戶或管理人員根據(jù)自身的數(shù)據(jù)需求，對(duì)所有編號(hào)檔案做出檢索、添加、刪除或下載等操作。網(wǎng)絡(luò)后臺(tái)服務(wù)器之中。

2. 檔案管理與使用缺乏信息化網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)施

由于不同地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r的差異性，國有企業(yè)辦公室檔案信息化管理與使用，也存在著軟硬件設(shè)備匱乏、數(shù)字化管理進(jìn)程推進(jìn)緩慢的情況。部分國有企業(yè)辦公室限于自身財(cái)政經(jīng)濟(jì)狀況，往往只配備網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)、自動(dòng)掃描儀、OCR 字符識(shí)別儀、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備，而缺乏與海量檔案信息存儲(chǔ)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)器、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫，這使得企業(yè)檔案管理與使用的系統(tǒng)兼容性不好，在海量數(shù)據(jù)信息搜集、傳輸、查詢、統(tǒng)計(jì)分析與推送過程中，容易出現(xiàn)不同檔案資源管理效率低、管理與使用水平低下的問題。

3. 不同部門檔案管理的協(xié)同性差、功能單一

國有企業(yè)辦公室行政部門、檔案主管部門等機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)海量化檔案信息資源的搜集、篩選、統(tǒng)計(jì)處理與存儲(chǔ)管理，但不同部門職責(zé)權(quán)限的獨(dú)立性、間隔性，使得檔案管理向數(shù)字化推進(jìn)變得困難，各檔案部門之間的工作協(xié)同性差。另外，從檔案管理與使用功能的實(shí)現(xiàn)方面來看，國有企業(yè)檔案管理網(wǎng)站、云服務(wù)平臺(tái)，只能提供基礎(chǔ)的檔案資源瀏覽、查詢、下載等服務(wù)操作，而難以對(duì)不同類型檔案信息搜集、篩選與存儲(chǔ)的客觀準(zhǔn)確性，做出全方位的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與計(jì)算分析。

五、 國有企業(yè)辦公室檔案信息化管理與使用的創(chuàng)新策略

1. 構(gòu)建檔案管理與使用制度、網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)平臺(tái)

國有企業(yè)辦公室檔案管理的網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)平臺(tái)，通常設(shè)置資源層、控制層、服務(wù)層等層級(jí)，具體組成架構(gòu)如圖1 所示。

（1）資源層：資源層為國有企業(yè)

四、 目前國有企業(yè)辦公室檔案管理與使用中存在的問題

1. 企業(yè)檔案管理與使用制度、管理內(nèi)容不完善

面對(duì)層出不窮的辦公室檔案信息資源，對(duì)于企業(yè)檔案管理與使用信息化的改進(jìn)創(chuàng)新，應(yīng)該構(gòu)建完善的檔案管理制度與之相適應(yīng)。但當(dāng)下國有企業(yè)辦公室檔案管理信息化改革實(shí)踐，仍舊未針對(duì)檔案管理流程，建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、管理內(nèi)容與管理方式，文書檔案人員如何進(jìn)行紙質(zhì)文檔、報(bào)表、圖書、圖像、磁帶、錄像帶，以及數(shù)字化檔案信息的融合管理，并不存在一個(gè)明確的可操作性制度。而在辦公室檔案管理內(nèi)容組織方面，仍以紙質(zhì)化檔案掃描、存檔為主，缺乏有價(jià)值性線上線下檔案的篩選，使得大量重復(fù)、錯(cuò)誤及無意義檔案，被存儲(chǔ)于檔案管理的最底層，包含網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)設(shè)備、后臺(tái)服務(wù)器、共享資源池、數(shù)據(jù)庫等組成結(jié)構(gòu)，用于響應(yīng)用戶訪問、數(shù)據(jù)計(jì)算與存儲(chǔ)等請(qǐng)求借助于以上硬件設(shè)備，構(gòu)建起網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、虛擬機(jī)、共享資源池等檔案管理軟件環(huán)境，對(duì)用戶數(shù)據(jù)訪問請(qǐng)求做出響應(yīng)。

圖1 國有企業(yè)辦公室檔案管理網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)平臺(tái)組成架構(gòu)

（2）控制層：控制層主要負(fù)責(zé)發(fā)送對(duì)于檔案資源的管理、使用方面的各類控制指令，一般包括用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)管理、執(zhí)行流程管理、功能服務(wù)管理、安全管理等模塊，管理人員只需通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，利用分布式數(shù)據(jù)庫，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)多元檔案數(shù)據(jù)的搜集、檢索、傳輸、下載與存儲(chǔ)等功能服務(wù)的控制。

（3）服務(wù)層：服務(wù)層為企業(yè)檔案管理的展示層，主要通過外部顯示器面板，通過檔案檢索、檔案篩選、檔案鑒定、檔案編目、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用等服務(wù)模塊，向用戶端展示與提供一系列檔案信息服務(wù)。而國有企業(yè)用戶人員只需利用智能手機(jī)、平板電腦或PC（個(gè)人電腦）等終端設(shè)備，登錄企業(yè)檔案管理服務(wù)平臺(tái)，就可以獲取到相應(yīng)的檔案內(nèi)容、功能服務(wù)。

2.優(yōu)化企業(yè)檔案管理與使用的系統(tǒng)執(zhí)行流程

當(dāng)前對(duì)于不同類型檔案信息化管理，通常包括紙質(zhì)檔案、數(shù)字化檔案的歸檔整理，而網(wǎng)絡(luò)信息化云平臺(tái)的檔案管理與使用，主要借助于OA 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫、檔案管理信息系統(tǒng)等，進(jìn)行.doc、.xls、.txt、.st 等多種格式檔案的歸檔管理，該系統(tǒng)檔案管理執(zhí)行流程如圖2 所示。

首先，通過webservice 軟件應(yīng)用接口，對(duì)OA 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)，包含企業(yè)項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案、財(cái)務(wù)檔案、人力資源檔案、科研檔案等進(jìn)行輸入。之后，借助檔案管理系統(tǒng)中的OA 信息緩存庫，自動(dòng)批量分發(fā)檔案資源，對(duì)電子化檔案文件展開數(shù)據(jù)掃描、統(tǒng)計(jì)分析與整理編目。最后，再將系統(tǒng)化檔案資源做出全文掛接、申請(qǐng)歸檔，由系統(tǒng)自動(dòng)審核并生成檔案號(hào)，存儲(chǔ)于正式檔案庫中完成歸檔管理。

3.創(chuàng)新企業(yè)檔案信息化管理內(nèi)容、功能服務(wù)

在網(wǎng)絡(luò)檔案管理云服務(wù)平臺(tái)支持下，國有企業(yè)辦公室檔案信息化管理與使用工作的開展，應(yīng)不斷采集實(shí)時(shí)變動(dòng)的檔案數(shù)據(jù)資源信息，創(chuàng)建OA 信息緩存庫、立卷庫、歸檔庫與正式庫等，設(shè)置不同數(shù)據(jù)庫之間的匹配規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案做出篩選、分類、統(tǒng)計(jì)分析與存儲(chǔ)管理，去除干擾大、重復(fù)率高的不當(dāng)信息。而檔案信息化管理與使用功能服務(wù)的實(shí)現(xiàn)，要圍繞不同用戶的多樣化需求，設(shè)置檔案信息檢索查詢、借閱調(diào)用、下載與共享服務(wù)模塊，促進(jìn)檔案管理的數(shù)字信息化發(fā)展。

圖2 系統(tǒng)檔案管理執(zhí)行流程