事業(yè)單位檔案管理的信息化建設

劉永琴

摘 要：隨著信息技術的不斷發(fā)展，其在各個領域的應用范圍不斷擴大。在這種背景下，事業(yè)單位的檔案管理也逐步向信息化方向發(fā)展。本文主要對事業(yè)單位檔案管理信息化建設的任務、存在的問題以及如何有效促進我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設的策略進行了分析。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G271.6

文獻標識碼：A

一、我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設的任務

我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設的任務有兩個：一是事業(yè)單位目前存在的檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫的建設。具體來說，主要是加強對現(xiàn)有檔案資源的錄入、入庫和檢驗，以及對特殊檔案如使用較為頻繁、非常重要以及容易遭到破壞的檔案進行特殊處理。二是對事業(yè)單位電子檔案的管理以及對電子文件資源的錄入。目前我國大部分事業(yè)單位都存在大量的電子文檔，要實現(xiàn)檔案管理的信息化，就要對這些電子文檔進行有效保存。

二、目前我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設中存在的問題

1.檔案管理者對檔案管理信息化建設的認識較為膚淺

目前我國部分事業(yè)單位的檔案管理者因為對檔案管理信息化建設工作的認識不夠明確，導致在實際的檔案管理信息化建設中出現(xiàn)各種問題，妨礙了檔案管理工作的正常有序開展。

2.資金短缺導致檔案管理信息化建設存在不足

因資金短缺導致的檔案管理工作出現(xiàn)問題主要表現(xiàn)在兩個方面，一是部分事業(yè)單位本身存在資金缺乏現(xiàn)象，因此無法對檔案管理信息化建設工作提供良好的硬件及軟件環(huán)境，致使檔案管理信息化建設工作出現(xiàn)問題。二是部分事業(yè)單位的領導及管理者對檔案管理信息化建設工作不夠重視，所投入的資金自然也相應較少，使得檔案管理信息化建設工作出現(xiàn)滯后現(xiàn)象。

3.管理軟件及管理人員中存在的問題

管理軟件欠缺，一方面表現(xiàn)為部分事業(yè)單位沒有與信息化建設相匹配且操作方法簡單、功能齊全的管理軟件；另一方面表現(xiàn)為部分事業(yè)單位在管理及使用軟件方面存在問題。管理人員中存在的問題主要是一些人員的軟件操作水平不高，對信息化的了解不夠?qū)I(yè)，對檔案管理的信息化建設工作只停留在最初級的錄入、查找等階段。

三、我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效策略

1.加強對檔案管理者的思想意識教育

例如，開展座談會并提交心得報告，定期舉行教育會，購買相關書籍并指導其進行閱讀等，使事業(yè)單位領導及檔案管理人員在思想上對這一工作的價值有清晰而準確的認識，從而對這一工作加以重視，在平時的檔案管理工作中做到兢兢業(yè)業(yè)。

2.加大檔案管理信息化建設的資金投入力度

一方面，可在財政預算中適當擴大檔案管理信息化建設的資金比例，不斷完善檔案管理信息化建設所需要的各項設備，為檔案管理信息化建設工作提供有力的物質(zhì)保障；另一方面，可根據(jù)自身的實際情況，向國家財政申請專項信息建設資金支持，并將其應用于信息化建設項目中去，不斷完善檔案管理信息化建設的軟件及硬件設備，促進檔案管理信息化建設工作的有效進行。

3.引進專業(yè)檔案管理信息化的軟件及技術人才

一方面，事業(yè)單位要引進最新型且適用于檔案管理信息化建設所需要的軟件，最好具備功能齊全、操作簡單的特征，使檔案管理人員能夠以最快速度掌握軟件操作方法，最終推進信息化建設工作；另一方面，事業(yè)單位要實行競爭上崗制，多挖掘熟練掌握檔案管理及計算機技術的相關人才，為本行業(yè)注入新鮮血液，并淘汰無法勝任工作的人員，及時更新人員體系，使檔案管理信息化建設工作朝著更加科學的方向邁進。

綜上所述，開展事業(yè)單位檔案管理的信息化建設工作是大勢所趨，各事業(yè)單位要針對目前本單位存在的具體問題，制訂相應的策略，以促進檔案管理信息化建設工作的積極開展。

參考文獻：

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