治理是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵所在

尉艷娟

2015年，英國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)（Association of Project Management，APM）發(fā)布了《項(xiàng)目成功的條件》（Conditions for Project Success），該報(bào)告列出了影響項(xiàng)目成功的12個(gè)因素。目前，該報(bào)告正在更新中。針對(duì)報(bào)告的主題，本刊特邀撰寫者之一馬丁·桑菲爾（Martin Samphire）對(duì)該報(bào)告進(jìn)行解讀。

馬丁·桑菲爾擁有30年項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)任3pmxl有限公司董事、APM治理方面特殊興趣小組（Special Interest Group，SIG）主席。

項(xiàng)目成功是相對(duì)的概念

記者：既然我們要討論項(xiàng)目成功的條件，那么，首先請(qǐng)您談?wù)勀侨绾味x項(xiàng)目成功的？

馬丁·桑菲爾：一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目的成功率在20%左右。APM《項(xiàng)目成功的條件》發(fā)現(xiàn)，雖然超過(guò)90%的人認(rèn)為他們的項(xiàng)目在某種程度上是成功的，但只有22%的項(xiàng)目完全達(dá)到了最初的目標(biāo)。

歷史經(jīng)驗(yàn)表明，一些被認(rèn)為是成功的項(xiàng)目實(shí)際上超出了其成本和時(shí)間范圍，而一些達(dá)到時(shí)間和成本目標(biāo)的項(xiàng)目也可能被視為失敗的項(xiàng)目。在很多項(xiàng)目中，關(guān)鍵相關(guān)方一開始并沒(méi)有就“什么是項(xiàng)目成功”達(dá)成一致意見(jiàn)，只是在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)做出各自的判斷。因此，成功是一個(gè)相對(duì)的概念，在很大程度上是單個(gè)相關(guān)方的判斷或看法。例如，項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常被“鐵三角”評(píng)判：項(xiàng)目產(chǎn)出是否達(dá)到了時(shí)間、成本和質(zhì)量目標(biāo)？我們通常根據(jù)項(xiàng)目是否實(shí)現(xiàn)了預(yù)期的收益來(lái)考核發(fā)起人，而衡量成功的時(shí)間點(diǎn)往往是在產(chǎn)品交付和投入使用后，此時(shí)許多發(fā)起人已經(jīng)投身于別的項(xiàng)目了。是否獲得了可觀的或預(yù)期的利潤(rùn)是承包商衡量項(xiàng)目成功與否的標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)方可能會(huì)更在意項(xiàng)目的環(huán)境和社會(huì)影響及可持續(xù)性。

結(jié)果是衡量項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵

記者：一些專家對(duì)“項(xiàng)目成功”和“項(xiàng)目管理成功”這兩個(gè)概念進(jìn)行了區(qū)分。您對(duì)此有什么看法？

馬丁·桑菲爾：根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目管理的成功通常關(guān)注整個(gè)管理過(guò)程遵循良好實(shí)踐的程度（無(wú)論項(xiàng)目結(jié)果如何）。這樣有利于吸取教訓(xùn)和加強(qiáng)良好實(shí)踐，但它往往只關(guān)注項(xiàng)目經(jīng)理的交付角色，而忽略了發(fā)起人的角色。

項(xiàng)目是實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的一種手段，因此項(xiàng)目成功的最終衡量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是結(jié)果。我相信“結(jié)果”是關(guān)鍵的價(jià)值衡量標(biāo)準(zhǔn)，也是判斷商業(yè)案例是否站得住腳的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)同時(shí)也是考核發(fā)起人的標(biāo)準(zhǔn)。

綜上所述，結(jié)果是衡量一個(gè)項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵指標(biāo)，例如，公司的業(yè)績(jī)和價(jià)值（包括市場(chǎng)份額、盈利能力、聲譽(yù)、社會(huì)進(jìn)步等）是否有所提升？即使在項(xiàng)目期間會(huì)發(fā)生變化，我們也應(yīng)該在項(xiàng)目開始時(shí)就討論項(xiàng)目成功標(biāo)準(zhǔn)并達(dá)成一致意見(jiàn)。項(xiàng)目的目的和結(jié)果，即“為什么”是所有項(xiàng)目活動(dòng)的推動(dòng)力，必須對(duì)所有關(guān)鍵相關(guān)方都有意義，只有這樣項(xiàng)目才能取得最佳績(jī)效。

大多數(shù)項(xiàng)目成功因素與治理相關(guān)

記者：APM《項(xiàng)目成功的條件》列出的項(xiàng)目成功的12個(gè)因素分別是什么？您如何解讀每個(gè)因素？

馬丁·桑菲爾：12個(gè)因素包括：①有效的治理（項(xiàng)目有明確劃分的領(lǐng)導(dǎo)層、責(zé)任分配機(jī)制、各方之間的匯報(bào)和溝通機(jī)制）；②明確的目的和目標(biāo)（項(xiàng)目有明確的、各方均認(rèn)可的總體目標(biāo)，總體目標(biāo)與分目標(biāo)不沖突，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)項(xiàng)目結(jié)果有明確的愿景）；③對(duì)項(xiàng)目成功的承諾（項(xiàng)目各方都應(yīng)該致力于項(xiàng)目成功，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該促進(jìn)他人對(duì)項(xiàng)目的投入）；④有能力的發(fā)起人（發(fā)起人應(yīng)該在項(xiàng)目的整個(gè)生命周期發(fā)揮積極作用，對(duì)項(xiàng)目的成功負(fù)最終責(zé)任）；⑤可靠的資金基礎(chǔ)（確保項(xiàng)目有可靠的資金基礎(chǔ)，始終留出應(yīng)急資金，嚴(yán)格控制預(yù)算以實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值）；⑥詳盡的項(xiàng)目計(jì)劃和審查（進(jìn)行充分的項(xiàng)目前計(jì)劃，開展定期、仔細(xì)的進(jìn)度監(jiān)督，確保項(xiàng)目有實(shí)際的進(jìn)度安排、積極的風(fēng)險(xiǎn)管理和項(xiàng)目后回顧）；⑦支持性的組織環(huán)境（開展項(xiàng)目的環(huán)境應(yīng)該是有利于項(xiàng)目的，組織應(yīng)該為項(xiàng)目提供支持和資源，為相關(guān)方提供了解項(xiàng)目的機(jī)會(huì)）；⑧協(xié)調(diào)的供應(yīng)鏈（所有的直接和間接供應(yīng)商都應(yīng)該意識(shí)到項(xiàng)目的需求、日程和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，各層供應(yīng)鏈應(yīng)充分協(xié)調(diào)）；⑨充分參與的終端用戶和運(yùn)營(yíng)者（終端用戶和運(yùn)營(yíng)者應(yīng)該參與項(xiàng)目的設(shè)計(jì)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該與用戶接觸以確保他們能夠有效并高效使用項(xiàng)目的產(chǎn)品/服務(wù)）；⑩行之有效的方法、工具和技術(shù)（應(yīng)用成熟的方法、工具和技術(shù)，在穩(wěn)健性和靈活性之間保持平衡）；？勝任的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)；？合適的標(biāo)準(zhǔn)（積極使用質(zhì)量和其他標(biāo)準(zhǔn)來(lái)提升項(xiàng)目可交付成果的質(zhì)量）。

這12個(gè)因素中，大多數(shù)與項(xiàng)目和企業(yè)層面的治理有關(guān)。我有時(shí)候會(huì)用這12個(gè)因素對(duì)項(xiàng)目和組織進(jìn)行粗略評(píng)估，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，很少有項(xiàng)目能夠12項(xiàng)都得高分的，事實(shí)上一個(gè)項(xiàng)目需要在12項(xiàng)上都達(dá)標(biāo)，否則薄弱環(huán)節(jié)往往會(huì)導(dǎo)致失敗。

記者：對(duì)項(xiàng)目成功的影響，這12個(gè)因素占比不同，對(duì)嗎？

馬丁·桑菲爾：是的，事實(shí)上沒(méi)有兩個(gè)項(xiàng)目是相同的，環(huán)境不同，參與人員不同，每個(gè)項(xiàng)目的管理都面臨獨(dú)特的挑戰(zhàn)，因此，“烹飪書食譜”式的項(xiàng)目管理方法不太可能帶來(lái)成功。研究和經(jīng)驗(yàn)表明，這12個(gè)因素對(duì)項(xiàng)目成功的影響大小不一。APM《項(xiàng)目成功的條件》指出了5個(gè)最具影響的因素，分別是有效的治理、明確的目的和目標(biāo)、勝任的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、對(duì)項(xiàng)目成功的承諾及詳盡的計(jì)劃和審查。

記者：為了促進(jìn)項(xiàng)目的成功，您建議組織和個(gè)人采取哪些措施？

馬丁·桑菲爾：如上所述，影響項(xiàng)目成功的大多數(shù)關(guān)鍵因素都與治理實(shí)踐有關(guān)。因此，我建議每個(gè)項(xiàng)目都必須建立一種最適合該項(xiàng)目特點(diǎn)的獨(dú)特治理方法。要做到這一點(diǎn)，公司需要在文化上靈活，并支持所有項(xiàng)目管理的良好治理實(shí)踐方法。許多組織可能并沒(méi)有達(dá)到這么高的組織成熟度。此外，董事會(huì)主要成員需要成為榜樣，并領(lǐng)導(dǎo)良好的治理實(shí)踐。

關(guān)于組織的良好治理實(shí)踐，我和APM關(guān)于治理的特殊興趣小組制定了10條黃金法則，以提高成功的概率，分別是：組織戰(zhàn)略與項(xiàng)目的一致性；清晰的愿景與戰(zhàn)略路線圖；合理充分的授權(quán)機(jī)制； 清晰分配的角色和責(zé)任；最終目的的持續(xù)可見(jiàn)性；全面詳盡的治理框架、流程、決策關(guān)口；足夠的能力；透明度；保證（Assurance）；領(lǐng)導(dǎo)力、合作、支持性文化。

記者：關(guān)于項(xiàng)目成功的條件，您了解其他的研究成果嗎？VUCA時(shí)代，面對(duì)顛覆性變化，項(xiàng)目成功的條件也在不斷變化。據(jù)說(shuō)APM《項(xiàng)目成功的條件》將再版，您認(rèn)為應(yīng)該做哪些改動(dòng)？

馬丁·桑菲爾：對(duì)項(xiàng)目成功的近期研究都得出了類似的結(jié)論：良好的治理、強(qiáng)有力的發(fā)起人制度和支持性組織是項(xiàng)目成功的必要條件。

VUCA時(shí)代，項(xiàng)目所處的環(huán)境不斷變化，APM的一份報(bào)告顯示，短期項(xiàng)目的成功率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于長(zhǎng)期項(xiàng)目，這是合乎邏輯的，因?yàn)轫?xiàng)目交付越快，人員流動(dòng)率越低，項(xiàng)目環(huán)境改變的概率越小，甲方考慮范圍變更的時(shí)間更短，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)擁有更好的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。

我們發(fā)現(xiàn)許多傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)過(guò)于孤立，部門之間脫節(jié)嚴(yán)重，相關(guān)的數(shù)據(jù)采集和信息流動(dòng)不暢，組織缺乏靈活性。我認(rèn)為在不斷變化的動(dòng)態(tài)環(huán)境中做項(xiàng)目，我們需要清晰的治理節(jié)點(diǎn)和更簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)模型來(lái)支撐信息流，以便能夠更快地提出問(wèn)題和做出決策。

APM目前正在更新《項(xiàng)目成功的條件》。在我看來(lái)，報(bào)告可能會(huì)做出以下調(diào)整。

（1）更注重成果和收益，而不是產(chǎn)出（項(xiàng)目可交付成果）。

（2）更加注重協(xié)作。

（3）將大型項(xiàng)目分解為小項(xiàng)目組成的項(xiàng)目集，更多地使用項(xiàng)目集管理、敏捷或混合方法，以顯著降低浪費(fèi)和失敗的風(fēng)險(xiǎn)。

（4）在目標(biāo)聲明和交付中注重可持續(xù)性，并將其納入治理機(jī)制。

（5）組織領(lǐng)導(dǎo)人（董事會(huì)）需要建立支持項(xiàng)目的道德和文化基調(diào)。

（6）認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的多樣性，特別是反映交付環(huán)境的多樣性。

（7）數(shù)字化和數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)決策。

（8）考慮在項(xiàng)目中廣泛使用人工智能后如何確保良好的治理。

（9）綜合治理。通過(guò)在整個(gè)組織中使用相同的、經(jīng)認(rèn)可的數(shù)據(jù)源進(jìn)行基于角色的報(bào)告，提高決策質(zhì)量和速度，并注重對(duì)未來(lái)產(chǎn)出和結(jié)果的預(yù)測(cè)，而不是過(guò)分關(guān)注歷史報(bào)告。

治理要“量體裁衣”

記者：請(qǐng)您詳細(xì)解釋一下“綜合治理”的概念。

馬丁·桑菲爾：很多組織中，治理常常被分解為專門領(lǐng)域（如項(xiàng)目、運(yùn)營(yíng)/日常運(yùn)營(yíng)、財(cái)務(wù)、法律），這些領(lǐng)域往往是孤立的，導(dǎo)致組織的有效性或效率大大降低。治理必須在允許整體集成的情況下針對(duì)不同的需求進(jìn)行剪裁。

業(yè)務(wù)綜合治理（Business Integrated Governance，BIG）提供了一個(gè)治理框架，該框架具有明確的責(zé)任節(jié)點(diǎn)，與基礎(chǔ)信息流和數(shù)據(jù)模型及項(xiàng)目、項(xiàng)目集和項(xiàng)目組合相集成，以使組織能夠?qū)崿F(xiàn)其戰(zhàn)略目標(biāo)。

結(jié)語(yǔ)

這是本刊記者對(duì)馬丁·桑菲爾的第二次專訪。采訪中，馬丁·桑菲爾反復(fù)強(qiáng)調(diào)治理對(duì)項(xiàng)目成功的重要性，在他眼中，治理乃項(xiàng)目成功之本。P