城鄉(xiāng)居保檔案管理工作在新形勢下的規(guī)范化

楊媛

摘要：近年來，以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)在檔案管理部門的推廣和應(yīng)用，對事業(yè)單位的檔案管理提出了新的要求。隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位必須在檔案管理過程中建立規(guī)范的管理機制，以確保檔案管理的科學(xué)合理性，真正發(fā)揮檔案的價值。本文主要結(jié)合實際工作經(jīng)驗來分析新情況下檔案管理的標準化對策。

關(guān)鍵詞：新形勢;城鄉(xiāng)居保檔案管理工作;規(guī)范化

引言

在當今社會，信息的輸出量正日益增加，特別是單位內(nèi)部信息是管理和決策制定階段的重要基礎(chǔ)，而信息的規(guī)范化管理則起著重要的作用。鑒于目前的情況，大多數(shù)事業(yè)單位可以從意識形態(tài)上認識到檔案管理的重要性，并在單位內(nèi)建立相應(yīng)的檔案管理部門的同時，聘請專家來管理和維護檔案。由于仍然需要改進當前的文件管理系統(tǒng)，因此檔案管理問題繼續(xù)發(fā)生，致使檔案管理過于形式化，規(guī)范指標普遍較低。

一、檔案管理的重要性

在新時代，檔案管理也發(fā)生了重大變化，檔案在單位發(fā)展中的作用也越來越清晰。因此，有必要做好檔案管理工作，使檔案更好地服務(wù)于單位的建設(shè)和發(fā)展。在記錄中，單位領(lǐng)導(dǎo)可以充分了解單位的進展和變化，因此可以提出促進單位業(yè)務(wù)發(fā)展的對策。同時，完整、規(guī)范的檔案可以為單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)，為單位的長期規(guī)劃和發(fā)展創(chuàng)造條件，并在提高單位競爭力方面發(fā)揮重要作用。有必要在新的歷史條件下更新檔案管理的形式，充分利用檔案管理的功能和作用，使檔案管理為單位事務(wù)性工作提供有益的證據(jù)。因此，有必要更新檔案管理觀點，采用各種檔案管理方法，充分利用檔案管理角色，從而提高部門的整體形象。

二、檔案工作中管理存在的問題

2.1沒有完整的檔案管理系統(tǒng)

當前有關(guān)文件管理系統(tǒng)配置的情況并不樂觀。有些單位雖然制定了與文件管理有關(guān)的系統(tǒng)，但是它們不是獨立的，不夠全面，不能作為檔案管理系統(tǒng)的組成部分存在。一些單位具有獨立的文件管理系統(tǒng)，并且法規(guī)非常詳細，但是嚴重落后于當前情況。如果根本沒有制定相關(guān)的系統(tǒng)，或者沒有專業(yè)的檔案管理人員，無法很好的完成這項工作。

2.2檔案管理員工缺乏專業(yè)素質(zhì)

傳統(tǒng)檔案的管理工作，不需要接受任何相關(guān)的專業(yè)教育或培訓(xùn)。在某些單位中，通常由老弱病殘的員工負責(zé)。可以說，這種錯誤的認識在一定程度上也影響著檔案管理人員的配置，限制了檔案業(yè)務(wù)的有序發(fā)展，降低了檔案管理的專業(yè)素質(zhì)。為促進檔案管理的規(guī)范化進程，有必要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)和再培訓(xùn)，不斷提高員工的專業(yè)水平，增強先進的檔案管理經(jīng)驗。

三、新形勢下的檔案管理措施

3.1完善檔案管理的各項規(guī)章制度

在傳統(tǒng)的檔案管理任務(wù)中，人們的思想觀念相對落后。有些單位將檔案管理視為一項強制性任務(wù)，并且沒有專職人員來管理檔案。即使有檔案管理員，也可以兼職從事檔案管理。同時，檔案管理的規(guī)章制度還很不完善，不能在檔案管理中發(fā)揮正當?shù)淖饔?。隨著社會的不斷發(fā)展，人們對文件管理的要求越來越高，文件管理在部門各種職能中的作用也越來越明確。因此，單位越來越意識到文件管理的重要性。另外，為了使文件管理標準化，城鄉(xiāng)居保制定了完整的文件管理規(guī)則和規(guī)章，其中包含必須遵循的文件管理任務(wù)的規(guī)則和系統(tǒng)。檔案管理的規(guī)章制度應(yīng)當根據(jù)單位在檔案人員分布中的實際情況、檔案操作的主要內(nèi)容、檔案操作的要求和檔案管理的軟硬件設(shè)施制定。

3.2加強檔案管理信息化工作

在現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)得到了發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理也不例外。在城鄉(xiāng)居保的檔案管理中實現(xiàn)信息管理可以有效提高檔案的管理水平，提高城鄉(xiāng)居保檔案的管理效率，為適應(yīng)時代的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在檔案管理過程中，要找到檔案管理軟件的利用率，并找到適合本單位的管理方法，用來提高文件管理的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，許多任務(wù)是手動執(zhí)行的，例如輸入和查看文件，不僅工作量和效率低，而且紙質(zhì)文檔也不容易存儲，也不容易備份。一旦丟失，會嚴重影響檔案的使用。通過使用計算機進行檔案的信息管理、操作及檔案的輸入，參考和修改更加方便快捷，有效地提高了檔案的管理效率。為了實現(xiàn)城鄉(xiāng)居保檔案的信息化管理，需加強信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施，需積極推廣數(shù)字化管理系統(tǒng)，需建立館藏檔案數(shù)據(jù)庫，就可以基于網(wǎng)絡(luò)信息化科學(xué)地管理檔案。檔案管理系統(tǒng)為了方便現(xiàn)代化管理，可實現(xiàn)檔案管理各個部門之間的信息交換，有必要在新的情況下實現(xiàn)信息資源的共享，促進檔案管理的信息化。

3.3提高檔案管理人員的專業(yè)水平

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，對檔案管理人員的要求不是很高，甚至有些部門的文件管理人員都是兼職工作，因此檔案管理水平不是很高，文件管理任務(wù)也沒有規(guī)范化。以信息文件管理的形式，對檔案管理人員的要求比較高。除了需要對檔案管理進行專業(yè)化和標準化外，檔案管理人員還必須具備專業(yè)的檔案管理知識并具有適應(yīng)能力。為了提高檔案管理員的專業(yè)水平，有必要為檔案管理員提供更多的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機會，應(yīng)通過定期和不定期提供講座來進行，以便檔案管理專業(yè)人員可以掌握檔案管理的新要求、新規(guī)范和新技能。要加強對檔案管理人員的監(jiān)督，以規(guī)范工作程序和流程。不同部門可以就文件管理方法和策略相互交流，對工作進行改進，促使文件管理的標準化。

結(jié)語

在歸檔和存儲此類檔案的過程中，必須使用科學(xué)合理的技術(shù)方法對檔案進行分類，便于日后的實時查詢和調(diào)用。單位管理員應(yīng)從單位角度充分重視檔案管理，提高檔案管理效率。要使檔案管理標準化，需建立完整的管理系統(tǒng)，對檔案管理中所有鏈接和流程進行可控的管理，并進行職業(yè)技能培訓(xùn)，以提高工作技能，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用程序中檔案管理的效率。檔案記錄著業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史，對研究單位的實際情況和制定發(fā)展計劃具有重要的參考價值，檔案管理對于單位綜合管理起著重要的作用。

參考文獻

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