淺談對(duì)學(xué)校檔案工作的認(rèn)識(shí)

楊亞娥

自2017年從事檔案管理工作以來(lái)，我從最初對(duì)檔案的“無(wú)知”，到現(xiàn)在逐步熟悉和熟練，在慢慢地摸索、思考、總結(jié)中逐步成長(zhǎng)進(jìn)步，其中經(jīng)歷了很多，也學(xué)到了很多。我從以下幾方面談?wù)剬?duì)學(xué)校檔案工作的認(rèn)識(shí)：

一、學(xué)校檔案工作的重要性方面

檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分，是提高學(xué)校工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，肩負(fù)著“存憑、留史、資政、育人”的工作使命，學(xué)校的每個(gè)部門(mén)、每名教職工都會(huì)直接或間接地與之發(fā)生密切的關(guān)系。只有具備齊全完整、準(zhǔn)確的檔案，才能使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)了解過(guò)去，認(rèn)識(shí)現(xiàn)在，預(yù)知未來(lái)，從中尋求出學(xué)校發(fā)展的歷史過(guò)程和基本規(guī)律，更便于做出有利于學(xué)校未來(lái)發(fā)展的切實(shí)可行的決策，促使學(xué)校整體工作的提升。

這就要求學(xué)校必須建立檔案工作，成立綜合檔案室，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、管理學(xué)校檔案工作，配備專職檔案人員，負(fù)責(zé)綜合檔案室的日常工作和各項(xiàng)具體的檔案工作事項(xiàng)。學(xué)校各部門(mén)應(yīng)確定專職檔案人員，負(fù)責(zé)該部門(mén)文件材料的積累、整理，并按時(shí)向檔案室移交。

學(xué)校在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨、政、工、團(tuán)以及人事、財(cái)會(huì)、教育教學(xué)等工作中形成的文件材料）都必須向檔案室移交。歸檔的具體范圍、時(shí)間和要求按歸檔制度的規(guī)定執(zhí)行。根據(jù)學(xué)校檔案的種類、數(shù)量，制定歸檔制度，明確歸檔范圍、時(shí)間和要求。文件材料的形成和移交必須納入各職能部門(mén)的工作計(jì)劃和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

二、檔案管理人員應(yīng)具備的能力方面

1. 檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，作為一名檔案管理人員，不但應(yīng)該具備必要的政治思想素質(zhì)外，還要具備較扎實(shí)的檔案管理理論基礎(chǔ)知識(shí)和系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)。既要懂得檔案學(xué)的自身規(guī)律，又要掌握一定的、和本專業(yè)有關(guān)的相關(guān)學(xué)科知識(shí)，做到勤于學(xué)習(xí)、一專多能，才能滿足檔案工作發(fā)展的需要。檔案工作人員首先要具備對(duì)檔案事業(yè)的熱愛(ài)之情，同時(shí)檔案工作也是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，它在教育事業(yè)中的發(fā)展作用，常常有它的潛在性，使人們不能立刻了解，由于檔案內(nèi)容的廣泛性，要想全面地了解，也絕非易事。因此，想要在檔案事業(yè)上取得一定的成績(jī)，就必須要熱愛(ài)檔案事業(yè)，努力學(xué)習(xí)，加倍工作，用辛勤勞動(dòng)實(shí)現(xiàn)自己的提高。

2.檔案管理人員還需具有一定的科學(xué)研究能力。學(xué)校檔案工作是一種帶有研究性質(zhì)的工作，它主要是為教學(xué)和教研服務(wù)的。學(xué)校的檔案管理部門(mén)在接受一些新知識(shí)、新理論和新教研成果歸檔時(shí)，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案工作的某些方面已不能適應(yīng)目前存檔內(nèi)容的需要。這就要求檔案管理人員要不斷進(jìn)行研究，提出問(wèn)題并不斷解決問(wèn)題，充分發(fā)揮教學(xué)和教研成果檔案內(nèi)容信息的社會(huì)作用。

3.檔案工作人員還要具有一定的文化水平和駕馭文字的能力。檔案人員是用文書(shū)與學(xué)校各個(gè)部門(mén)打交道，這就要求檔案工作人員能讀通檔案，能夠正確地對(duì)檔案進(jìn)行整理、編目。

三、學(xué)校檔案管理方面

（一）檔案的分類。學(xué)校檔案分為文書(shū)檔案，教學(xué)檔案，人事檔案，財(cái)務(wù)檔案四大類。

（二）檔案編目。學(xué)校檔案室應(yīng)編制室藏全部檔案的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄。

（三）檔案鑒定。檔案保管期限分為永久、30年、10年三種，會(huì)計(jì)檔案保管期限為永久和定期兩種。

檔案鑒定工作分兩次進(jìn)行：歸檔前對(duì)文件材料價(jià)值進(jìn)行鑒定;歸檔后對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案。

（四）檔案統(tǒng)計(jì)。建立檔案統(tǒng)計(jì)工作，編制檔案基本情況統(tǒng)計(jì)表，對(duì)檔案數(shù)量、檔案借閱人次、檔案利用效果、檔案編研情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。

（五）檔案室管理。配備專門(mén)庫(kù)房，做好防火、防盜、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲(chóng)等防護(hù)工作。

1.檔案存放應(yīng)有鐵制箱柜，排列有序，并編制檔案存放示意圖。

2.對(duì)照片、膠片、磁帶等特殊載體的檔案必須配備特制的設(shè)備進(jìn)行管理。

3.定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查、清理、核對(duì)，做到帳物相符;對(duì)破損檔案及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

4.建立全宗卷，以積累存儲(chǔ)學(xué)校的立卷說(shuō)明，分類方案，交接憑證，檢查記錄和全宗指南等。

5.檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)納入學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，同步發(fā)展，以提高科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。

四、學(xué)校檔案歸檔方面

（一）、文件材料的歸檔范圍

1.凡是反映學(xué)校工作活動(dòng)、具有參考價(jià)值的文件材料，聲像材料均屬歸檔范圍（具體歸檔范圍按學(xué)校制定的《文件材料歸檔范圍》執(zhí)行）。

2. 代管和學(xué)校有關(guān)的撤銷(xiāo)學(xué)校的全部檔案。

3. 與學(xué)校業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料。

（二）、文件材料的歸檔要求

1.應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全完整。

2.應(yīng)歸檔的文件材料必須字跡清楚，工整，紙張及文件格式符合國(guó)家要求。

3.歸檔的文件材料必須是原件。

4.歸檔的文件必須保持其文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，并進(jìn)行科學(xué)的分類、立卷、編目。

5.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

6.文件材料歸檔必須辦理移交手續(xù)。

（三）、文件材料的歸檔時(shí)間

1.文書(shū)檔案在第二年一月底前歸檔。

2.會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)會(huì)部門(mén)整理立卷，保管一年后移交檔案部門(mén)。

3.教學(xué)檔案在每年七月初完成歸檔。

4.人事檔案在第二年一月底前完成歸檔。

（四）、文件材料的歸檔份數(shù)

各類文件材料均要求原件，一般歸檔一式一份。特殊文件，可以根據(jù)需要備份存檔。

五、學(xué)校檔案保管方面

1.接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)。

2.存放檔案必須有專用柜架。在排列上架時(shí)，應(yīng)按照性質(zhì)及類別，從左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。

3.存放照片、錄音帶、磁帶、光盤(pán)需用特制的密封盒和專用的卷盒，按編號(hào)順序排列在專用柜內(nèi)。

4.定期清理核對(duì)庫(kù)藏檔案，檢查保管質(zhì)量，做到帳物相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案進(jìn)行修復(fù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

5.檔案庫(kù)房是集中保管檔案的基地，必須有鐵門(mén)鐵窗鐵柜等防護(hù)設(shè)施。

6.檔案庫(kù)房應(yīng)配置調(diào)控溫、濕度的設(shè)施和設(shè)備，使庫(kù)房溫濕度基本保持在溫度14-24攝氏度，相對(duì)濕度45-60%之間。

7.檔案庫(kù)房不應(yīng)靠近易燃易爆物體和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場(chǎng)所。

8.檔案庫(kù)房要防止陽(yáng)光直射，庫(kù)房照明光源應(yīng)用白熾燈。

9.庫(kù)房?jī)?nèi)要配備消防滅火器材，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

10.應(yīng)保持檔案庫(kù)房整齊干凈，檔案入庫(kù)前必須嚴(yán)格檢查、消毒，檔案柜內(nèi)應(yīng)放置防霉、防蟲(chóng)藥物。

11.檔案對(duì)接收、移出、外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

學(xué)校檔案記載了教職工、學(xué)生各個(gè)不同層次的活動(dòng)過(guò)程，內(nèi)容涵蓋了學(xué)校發(fā)展過(guò)程中教學(xué)、育人、科研、服務(wù)社會(huì)等諸多方面的工作，是學(xué)校工作不可缺少的重要組成部分，也是基礎(chǔ)性建設(shè)工作之一。作為一名檔案工作者，平時(shí)一定要注意收集檔案，管理好檔案，從檔案的收集、分類、整理、歸檔，每一個(gè)步驟和環(huán)節(jié)，都是體現(xiàn)檔案管理員對(duì)這項(xiàng)工作的耐心與細(xì)心，保證檔案管理的質(zhì)量和效果，不斷的充實(shí)自己，提高自己的專業(yè)水平，真正做到檔案服務(wù)于學(xué)校、服務(wù)于教職工！

（西安第二外國(guó)語(yǔ)學(xué)校 ?陜西 ?西安 ?710061）