檔案精細(xì)化管理在檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用

梁小旺

摘要：經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢下，企業(yè)之間所面臨的競爭也變得越來越激烈。對于企業(yè)管理來說，檔案管理是其中非常重要的一部分，其真實(shí)地記錄了企業(yè)發(fā)展歷程，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和展開創(chuàng)新的重要信息資源。在企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高方面，企業(yè)檔案管理盡管并不是直接影響因素，但在不知不覺中影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益?；诖?，本文對檔案精細(xì)化管理在檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用展開研究，希望對企業(yè)提高檔案管理的效率有所幫助。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理;檔案管理;實(shí)踐應(yīng)用;

1檔案精細(xì)化管理的重要意義

檔案精細(xì)化管理是企業(yè)檔案管理中十分有效的管理方式，它對于企業(yè)的各方面都有重要意義。

1.1推動企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步

由于企業(yè)檔案中詳細(xì)、全面地記錄了企業(yè)發(fā)展過程中的各種數(shù)據(jù)、信息以及文件憑證等，作為企業(yè)檔案的管理人員，要善于從檔案中尋找有用的內(nèi)容并加以總結(jié)，通過對檔案內(nèi)容的精細(xì)化管理，明確檔案管理工作的目標(biāo)和自身的工作價(jià)值，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)效益的促進(jìn)作用，進(jìn)而為企業(yè)下一步發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.2實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的科學(xué)化

企業(yè)內(nèi)部任何一項(xiàng)工作的順利進(jìn)行都離不開人的作用，而人的行為導(dǎo)向需要相應(yīng)的規(guī)章制度，不僅約束行為，還有利于提升工作效率。因此，對于企業(yè)的檔案管理人員，需要建立精細(xì)化管理制度，一方面滿足檔案管理工作中的各方面要求，另一方面明確檔案管理的意義和作用，讓負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員認(rèn)識到自己的責(zé)任，提高工作積極性，這樣才能推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

1.3協(xié)助企業(yè)服務(wù)效益最大化

精細(xì)化管理思想應(yīng)用在檔案管理上，有助于提高整個(gè)企業(yè)的服務(wù)能力，極大地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。檔案精細(xì)化管理需加強(qiáng)企業(yè)文化的引領(lǐng)，考慮企業(yè)員工整體素質(zhì)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)企業(yè)文化的宣傳，營造積極向上的工作氛圍，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部努力方向的一致性，讓每位員工都能實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值，將檔案精細(xì)化管理與平時(shí)的各項(xiàng)工作有效融合，自覺按照精細(xì)化管理思想要求自己，保證精細(xì)化管理的有效實(shí)施。

2 檔案精細(xì)化管理在檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用

2.1建立健全的管理制度

管理制度的建立，能夠給檔案管理工作提供標(biāo)準(zhǔn)和基礎(chǔ)，規(guī)范員工行為，保證檔案管理的有效性。因此，加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，首先要形成完善的制度，利用精細(xì)化管理的方式，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。比如，構(gòu)建崗位責(zé)任制，明確檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)，提高其職能意識，讓他們在嚴(yán)格的規(guī)章制度下進(jìn)行工作。檔案管理制度的建立，必須要涉及到各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)，確保檔案管理人員嚴(yán)格按照流程和規(guī)范要求開展工作。

2.2 檔案管理流程精細(xì)化

企業(yè)檔案管理人員首要任務(wù)就是要精細(xì)化管理流程，將檔案工作中比較復(fù)雜的管理程序簡單化，使得檔案管理工作更加精準(zhǔn)和技術(shù)。以往檔案管理流程規(guī)定為：將收集的檔案整合起來，并按照一定標(biāo)準(zhǔn)對其進(jìn)行分類，將分類的結(jié)果記錄起來，將其形成目錄，進(jìn)而對檔案進(jìn)行詳細(xì)裝訂，制作檢索樣本，將整理完整的檔案添加入庫，以不同類型加入到書架中。

此種管理模式在實(shí)際使用期間，因?yàn)椴煌虻葘?dǎo)致檔案使用混亂，丟失現(xiàn)象比較嚴(yán)重。因此可以借助精細(xì)化管理形式制定管理流程：首先，綜合部門對所有檔案進(jìn)行統(tǒng)一化編碼工作，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏或者增加檔案文件時(shí)，要求不同部門對其進(jìn)行整理，再移交到綜合部門進(jìn)行統(tǒng)一編碼。其次，綜合部門依據(jù)實(shí)際情況將檔案整理成范本，進(jìn)而不同部門依據(jù)范本為參考對內(nèi)部的檔案進(jìn)行整理和分類。最后，所有部門完成一項(xiàng)基本工作后，就要將相關(guān)資料整合后，再將檔案信息送達(dá)到檔案室實(shí)現(xiàn)歸檔，相關(guān)檔案和文件也要進(jìn)行歸檔，使得使用過的所用文件和檔案都可以按照原來位置有所歸屬。檔案管理流程還要依據(jù)管理機(jī)制和歸檔機(jī)制進(jìn)行工作，可以最大限度地提升企業(yè)檔案管理效率模式，使檔案管理流程更加精細(xì)化，確保企業(yè)的正常運(yùn)行和發(fā)展。

2.3 提高檔案管理人員素質(zhì)

在人才選拔的過程中，堅(jiān)持人才優(yōu)先原則，加強(qiáng)對他們基本知識和實(shí)踐能力的考核，保證人員素質(zhì)和能力符合人才要求。為滿足本崗位的需要，要對員工進(jìn)行綜合素養(yǎng)和法律知識的考核，只有全部滿足要求才能夠上崗。二是針對檔案管理工作人員做好相關(guān)的培訓(xùn)和進(jìn)修工作。定期對員工進(jìn)行培訓(xùn)，內(nèi)容包含檔案管理的基本知識和信息化內(nèi)容。最后，不斷完善評價(jià)機(jī)制，使其充分利用在檔案管理的各項(xiàng)工作中。提高檔案檢查員的意識和管理能力，完善獎(jiǎng)懲制度，通過物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神激勵(lì)，調(diào)動職工的積極性，提高檔案管理質(zhì)量、數(shù)量和水平的增加。

2.4 不斷創(chuàng)新檔案管理模式

首先，收集文件材料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)做好收集登記工作，注明收集的數(shù)量、時(shí)間和范圍。其次，在歸檔過程中，可以將同一事由或機(jī)構(gòu)的文件放在一起，然后根據(jù)文件的內(nèi)部差異進(jìn)行分類，以提高歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，要保障檔案的全面性和完整性，就需要指定專業(yè)的人員，監(jiān)管檔案工作，防止產(chǎn)生工作遺漏。第三，嚴(yán)格履行檔案借閱手續(xù)。利用人員在借閱之前，必須要得到部門的同意，并詳細(xì)記登記借閱人、借閱文件、借閱時(shí)間等信息，避免出現(xiàn)檔案丟失情況。要提高檔案管理的效率，就需要不斷挖掘其價(jià)值，充分開展檔案開發(fā)利用工作，最大限度發(fā)揮檔案作用，助理企業(yè)發(fā)展。

2.5 加大信息技術(shù)設(shè)施建設(shè)

在當(dāng)前處于大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，每天都會面臨著大量的數(shù)據(jù)，這也給檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。在數(shù)據(jù)規(guī)模不斷膨脹的背景下，傳統(tǒng)檔案管理方式存在的問題也不斷暴露出來，阻礙了企業(yè)的發(fā)展。因此，要做好檔案管理工作，就需要投入信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施，從而促進(jìn)檔案管理的信息化，構(gòu)建完善的信息化管理硬件系統(tǒng)，做好處理和分類上的自動化。同時(shí)，在當(dāng)前信息時(shí)代下，檔案管理人員要做好檔案數(shù)據(jù)的共享，給予各部門不同管理權(quán)限，促進(jìn)各部門在權(quán)限范圍內(nèi)的傳遞和借用，確保檔案管理的安全、提高檔案利用率。

綜上所述，對于企業(yè)整體管理來說，檔案管理有著非常重要的作用。在實(shí)際管理過程中，相關(guān)人員需要充分的認(rèn)識到其中的效能和價(jià)值，并且通過精細(xì)化的管理不斷的挖掘出其中的潛能，樹立正確的精細(xì)化檔案管理意識，不斷完善檔案管理制度。除此之外，還需要加強(qiáng)各部門之間的交流溝通，注重檔案精細(xì)化管理人員整體素質(zhì)的培養(yǎng)和提升，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的精細(xì)化管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]高曉明.精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（11）：71-72.

[2]劉佳.精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用[J].城建檔案，2020（04）：68-69.

[3]王西龍，曹景德.檔案精細(xì)化管理在檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用探析[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2019，27（21）：240.

（鄒平市綜合行政執(zhí)法局 ?山東 ?鄒平 ?256200）