科技檔案管理與服務(wù)工作研究

馬桂琴

（湖南省科技信息研究所，湖南 長(zhǎng)沙 410001）

科技檔案管理與服務(wù)工作研究

馬桂琴

（湖南省科技信息研究所，湖南 長(zhǎng)沙 410001）

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，科技檔案的有效利用，能極大地推動(dòng)科技信息工作的有效性和作用。文章探討了科技檔案管理與服務(wù)工作存在的問(wèn)題，并提出了如何提高科技檔案管理與服務(wù)工作的建議。

檔案；檔案管理；服務(wù)

檔案作為對(duì)歷史的記錄，匯集著大量最原始最可靠的信息，科技檔案則是儲(chǔ)備科技信息和科技知識(shí)的主要載體，在信息時(shí)代背景下，科技檔案的有效利用能極大地推動(dòng)科技工作有效推進(jìn)，進(jìn)而對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)具有潛移默化的作用。因此，如何有效避免科技檔案利用低，檔案管理滯后，進(jìn)而最大限度地挖掘科技檔案潛在價(jià)值，轉(zhuǎn)化為科技生產(chǎn)力，提高科技服務(wù)能力是科技檔案管理與服務(wù)工作的根本目的。

1 科技檔案管理與服務(wù)工作的地位

正確認(rèn)識(shí)科技檔案管理工作，是開(kāi)發(fā)和利用科技檔案信息資源的前提?？萍紮n案不同于一般檔案，科技檔案主要是保存具有科技價(jià)值的資料，是為科技技術(shù)研究提供數(shù)據(jù)支持，進(jìn)而促進(jìn)科技進(jìn)步的有效資料?？萍紮n案管理包括科技檔案信息采集，科技檔案資料整理，科技檔案鑒定、科技檔案保存、科技檔案資源統(tǒng)計(jì)與利用等。社會(huì)快速發(fā)展的過(guò)程中，要想不斷提高自身競(jìng)爭(zhēng)力占據(jù)有利發(fā)展位置，科技檔案有效利用在其中起到非常重要的作用，因此科技管理工作者要高度重視和加強(qiáng)科技檔案的管理與利用，提高科技信息的轉(zhuǎn)化力。

2 科技檔案管理與服務(wù)工作存在的問(wèn)題

我國(guó)科技檔案資源極為豐富，蘊(yùn)含的科技價(jià)值也越來(lái)越受人們的關(guān)注，但由于主客觀諸多因素，科技檔案管理與服務(wù)工作沒(méi)有得到最大化的開(kāi)展和利用。

（1）科技檔案工作者能力結(jié)構(gòu)較為單一。在信息化時(shí)代，科技檔案的管理工作迫切需要現(xiàn)代化的綜合性人才，不僅要具備較高的檔案管理專業(yè)水平，而且要精通現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時(shí)也要具備科研管理水平。從當(dāng)前現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)，不少檔案管理工作人員都只具備單一的工作能力，文科出身的科技檔案管理人員具有較為扎實(shí)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但缺乏科研工作的積累，而理科出身的科技檔案管理人員，具有一定的科研工作的能力和水平，但缺乏專業(yè)的檔案管理能力。部分多年從事傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作者，雖然具備科技檔案管理能力，但是又缺乏現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，導(dǎo)致工作的開(kāi)展仍采用傳統(tǒng)的方式，致使科技檔案管理工作效率較低。

（2）對(duì)科技檔案管理工作不重視。有的科研單位沒(méi)有認(rèn)識(shí)到“科技檔案是加快知識(shí)創(chuàng)造和科技成果轉(zhuǎn)化的重要資源，科技檔案的再利用具有巨大價(jià)值，加強(qiáng)科技檔案信息化建設(shè)有利于對(duì)檔案原始資料的保護(hù)等”。不注意積累科技項(xiàng)目檔案，而且大多數(shù)單位依然沿襲著傳統(tǒng)的管理方法，缺乏先進(jìn)的管理技術(shù)。其原因有：一是科研人員存在與己無(wú)關(guān)的思想，重視成果報(bào)獎(jiǎng)工作，忽視成果歸檔工作。二是檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，觀念陳舊，不能主動(dòng)宣傳指導(dǎo)、檢查督促歸檔工作。

（3）科技檔案管理機(jī)制不夠健全。主要表現(xiàn)是內(nèi)部管理體制尚未理順，外部管理體系不夠完善，相互協(xié)作、相互制約和相互監(jiān)督的相應(yīng)規(guī)定不健全，直接影響管理工作的落實(shí)。從日前情況看，不少單位科研檔案管理部門(mén)和管理人員編制不健全，有的圖書(shū)室兼管檔案，有的保密室兼管檔案，有的則是業(yè)務(wù)部門(mén)兼管檔案，部分檔案管理人員不穩(wěn)定，對(duì)外交往聯(lián)系渠道不暢。這些問(wèn)題淡化了科研人員的檔案意識(shí)和及時(shí)歸檔的自覺(jué)性，使科研檔案與科研管理工作相互脫節(jié)。

（4）科技檔案法規(guī)制度建設(shè)滯后。我國(guó)科技檔案工作領(lǐng)域最重要的法律依據(jù)是《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，該條例于1980年 12月9日經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)。當(dāng)前，科技檔案工作的內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了巨大變化，專門(mén)針對(duì)科技檔案的法規(guī)制度沒(méi)有快速適應(yīng)加以完善。尤其是針對(duì)黨政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的科技檔案或科研項(xiàng)目檔案的法規(guī)制度少之又少，僅有《測(cè)繪科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》、《中國(guó)科學(xué)院科研課題檔案建檔規(guī)范》、《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》、《中國(guó)地震局科技檔案管理辦法》等少數(shù)幾部。此外，作為科技檔案法規(guī)制度上位層次的檔案法規(guī)制度也未健全，法律修訂一直未能取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。

3 如何提高科技檔案管理與服務(wù)工作

（1）提高檔案人員綜合能力。檔案工作包含大量重復(fù)性的勞動(dòng)，需要大批腳踏實(shí)地、埋頭苦干、責(zé)任心強(qiáng)的人才。而科技檔案工作的內(nèi)容不是在原來(lái)的基礎(chǔ)上簡(jiǎn)單重復(fù)，需要有一定的信息研究能力、綜合分析能力、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理能力和一定的外語(yǔ)基礎(chǔ)，因此要具備綜合能力。一是具備務(wù)實(shí)精神。檔案工作，尤其是科技檔案工作，相對(duì)較為枯燥，要有務(wù)實(shí)精神，扎實(shí)開(kāi)展工作，在熟悉掌握科技檔案業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，掌握各種載體檔案管理辦法的同時(shí)，準(zhǔn)確把握科技檔案事業(yè)發(fā)展面臨的新形勢(shì)。二是具備創(chuàng)新精神。科技檔案工作要有一定的創(chuàng)造性，要善于在工作中對(duì)科技檔案的有效利用提出改進(jìn)建議，要勇于打破傳統(tǒng)的條條框框，在檔案工作上有創(chuàng)新、有突破、有亮點(diǎn)。三是提高外語(yǔ)能力。作為一名科技檔案管理工作者，不僅要了解國(guó)內(nèi)相關(guān)信息，同時(shí)也要了解國(guó)外科技檔案發(fā)展情況，掌握一定的外語(yǔ)基礎(chǔ)對(duì)有效查找國(guó)外重要檔案信息資源起到基礎(chǔ)作用。四是掌握一定計(jì)算機(jī)能力，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，為檔案管理與保護(hù)提供了新的技術(shù)手段。檔案數(shù)字化管理成為必不可少的手段。當(dāng)前科技檔案管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)檔案管理單純對(duì)科技資料的收集和

文本、圖片資料的歸檔，需要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段對(duì)各種科技檔案信息進(jìn)行合分類，進(jìn)行精準(zhǔn)化管理和信息化管理。這些都需要科技檔案的管理人員具有較高的綜合素質(zhì)，不僅需要精通基本的檔案管理知識(shí)，還需要具備信息化條件下對(duì)檔案的綜合處理能力，并按照多學(xué)科發(fā)展的要求，掌握相應(yīng)的科技知識(shí)。

（2）加強(qiáng)科技人員的檔案意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。一是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和科管部及科技人員，要高度認(rèn)識(shí)科研檔案管理工作的重要性。二是健全各項(xiàng)歸檔制度，制定和完善從布置、檢查、收集、管理到建檔的一整套管理程序，及時(shí)檢查督導(dǎo)，狠抓落實(shí)。近年來(lái)，湖南省領(lǐng)導(dǎo)高度重視各級(jí)科技管理人員檔案意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，明確提出科研檔案是科研管理工作的重要內(nèi)容，將科研成果檔案納入科研整體管理工作之中，使其與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理及信息管理緊密結(jié)合起來(lái)，實(shí)行科研工作和建檔工作的有效同步，促進(jìn)科研成果檔案的整體化、科學(xué)化管理。

（3）逐步完善科技檔案管理規(guī)章制度。為積極推進(jìn)科技檔案管理規(guī)范化和法制化，建設(shè)適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的科技檔案管理工作，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等規(guī)定，不斷完善科技檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度，積極推進(jìn)科技檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)。一是建立崗位責(zé)任制。為了加強(qiáng)科技檔案管理工作，使其發(fā)揮重要作用，首先要建立健全崗位責(zé)任制，制定工作目標(biāo)、工作職責(zé)。其次要把工作目標(biāo)、工作職責(zé)分解到位，落實(shí)到人，實(shí)現(xiàn)專人管，專人負(fù)責(zé)。二是建立檔案管理制。為了使科技檔案管理工作形成體系，不斷完善檔案管理制，先后制定了檔案立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案統(tǒng)計(jì)鑒定制度、檔案移交制度、檔案管理獎(jiǎng)懲制度等等，科技檔案管理人員按章辦事，使科技檔案管理步入正軌。三是建立檔案保密制。嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)保守秘密法》有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，對(duì)于保密檔案妥善保管，絕密檔案單獨(dú)保管。嚴(yán)格執(zhí)行檔案接收、借閱、鑒定和銷毀制度，認(rèn)真履行登記、審批手續(xù)。定期進(jìn)行保密檔案、資料和物品的清查工作。

［1］李艾.淺談信息化在科技檔案管理中存在問(wèn)題和解決方法［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2015，（3）:28-29.

［2］田楊.科技檔案管理存在的問(wèn)題以及對(duì)策建議［J］.中外企業(yè)家，2014，（32）：156.

馬桂琴（1969-），女，山東威海人，大學(xué)本科，主要研究方向：科技檔案管理。