檔案信息保密的重要性研究

趙延紅 邢磊

摘 要：檔案管理工作主要圍繞信息數(shù)據(jù)與保密進(jìn)行科學(xué)管理，在信息化時代背景下，保密工作對于衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案尤為重要。基于此，本文闡述了檔案信息保密的重要性，以衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案為主要研究對象，結(jié)合現(xiàn)階段檔案信息保密現(xiàn)狀提出問題，并有針對性地提出檔案信息的安全保密措施，旨在結(jié)合新時代特點(diǎn)，增強(qiáng)衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案的信息安全。

關(guān)鍵詞：檔案信息保密;衛(wèi)生許可檔案;機(jī)關(guān)公文檔案

隨著信息技術(shù)的普及與大規(guī)模應(yīng)用，現(xiàn)階段已逐步進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案信息的重要性逐漸突顯，同時在電子化、數(shù)字化轉(zhuǎn)變過程中，檔案信息安全保密成為重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容。在實際保密管理中，部分安全問題逐漸顯現(xiàn)，導(dǎo)致以衛(wèi)生許可檔案、機(jī)關(guān)公文檔案為主的檔案管理存在一定保密問題，因此，圍繞檔案信息保密展開研究是極有必要的，可有效保障檔案的信息安全，促進(jìn)各領(lǐng)域的穩(wěn)定發(fā)展。

一、檔案信息保密的重要性

1.信息時代的要求

面對信息時代變化，檔案信息已逐步實現(xiàn)電子化轉(zhuǎn)變，但同時對檔案信息保密提出了新的挑戰(zhàn)。近年來，網(wǎng)絡(luò)安全事故頻發(fā)，在全球互聯(lián)互通背景下，加強(qiáng)檔案信息保密尤為關(guān)鍵。

結(jié)合衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案來看，衛(wèi)生許可檔案涉及眾多衛(wèi)生信息，如公共場所檔案、消毒產(chǎn)品檔案、變更檔案以及涉水產(chǎn)品衛(wèi)生檔案等，在關(guān)注醫(yī)療衛(wèi)生情況的當(dāng)代社會，衛(wèi)生許可檔案指標(biāo)逐漸完善的同時，檔案所涉及的保密內(nèi)容也隨之增加。

機(jī)關(guān)公文檔案則涉及機(jī)關(guān)單位指令、報告、通知等記錄性信息，其內(nèi)容信息更需要展開保密管理。在檔案電子化轉(zhuǎn)變中，雖更易存儲，并可規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)易損毀等問題，但電子檔案的信息保密均建立在互聯(lián)網(wǎng)安全制度管理基礎(chǔ)上，在高速發(fā)展的信息時代，檔案信息保密尤為關(guān)鍵。

2.經(jīng)濟(jì)發(fā)展的依據(jù)

在社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展時代，各行各業(yè)競爭日漸加劇，在經(jīng)濟(jì)利益最大化目標(biāo)的驅(qū)動下，對于各類資源需求均呈現(xiàn)上升趨勢，而信息資源作為實質(zhì)性數(shù)據(jù)，能夠為經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供依據(jù)，由此可見，檔案信息保密管理至關(guān)重要。

在現(xiàn)代化檔案管理中，衛(wèi)生許可檔案涉及各公共場所基礎(chǔ)信息，可基于衛(wèi)生許可檔案進(jìn)行信息挖掘，檔案信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用為市場經(jīng)濟(jì)競爭提供依據(jù)，而機(jī)關(guān)公文檔案信息則涉及發(fā)展重要規(guī)劃、軍事發(fā)展戰(zhàn)略等秘密事項，信息外泄事故則會對各領(lǐng)域造成較大影響，因此，需嚴(yán)格保障衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案的安全性。

在信息化時代背景下，需借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)增強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全，實現(xiàn)檔案信息保密管理技術(shù)化發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理方便快捷的同時，可提升檔案信息管理安全性。

3.個體隱私的保障

近年來，用戶信息泄露網(wǎng)絡(luò)安全事故頻發(fā)，用戶隱私無法保障，在此情況下檔案信息保密成為管理重點(diǎn)。

就衛(wèi)生許可檔案而言，其涉及各類公共場所衛(wèi)生信息，甚至包含醫(yī)療衛(wèi)生數(shù)據(jù)等公共衛(wèi)生信息，衛(wèi)生許可檔案的外泄可對個體隱私造成極大威脅，甚至不利于社會穩(wěn)定。

機(jī)關(guān)公文檔案則包括各類報告批復(fù)、信函通知等，對于個體隱私的威脅雖無衛(wèi)生許可檔案程度高，但仍具備一定的隱私泄露危險，因此，從個體隱私角度來看，加強(qiáng)檔案信息加密是極有必要的。

二、檔案信息保密現(xiàn)存問題

在衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案信息保密管理工作中，仍存在一定問題。

第一，檔案開放前的保密管理期間，應(yīng)加強(qiáng)對于保密信息的組卷編排，在實際建設(shè)中，由于衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案保密的特性，導(dǎo)致其日常管理缺乏實效性，均流于形式，并未切實做好副本管理，導(dǎo)致重要檔案副本存在泄密隱患。此外，缺乏檔案信息審查管理，導(dǎo)致衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案即使存在外泄情況也無法得知，嚴(yán)重阻礙了衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案的安全保密管理工作。

第二，檔案信息密級存在差異，應(yīng)針對不同層級展開對應(yīng)性管理，但在實際檔案管理中，檔案密級調(diào)整工作及保密檔案法治制度存在缺陷。

第三，面對部分電子化檔案的保密管理，應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)展開，在實際的網(wǎng)絡(luò)檔案保障中，檔案安全防護(hù)等級有待提高，需進(jìn)一步借助網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)展開優(yōu)化調(diào)整。

第四，對于衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案而言，其信息保密管理需借助監(jiān)督制度進(jìn)一步完善。在檔案庫房中，對于檔案的監(jiān)督主要依賴專人管理及攝像頭，但受到檔案分類層級管理限制，導(dǎo)致部分?jǐn)z像頭被檔案遮擋，無法全面發(fā)揮出攝像頭的監(jiān)督作用。

三、檔案信息的安全保密措施

為切實保障現(xiàn)代化檔案信息安全保密，緩解檔案保密管理問題，可從一體化管理建設(shè)、明確信息密級、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全、保密監(jiān)督制度四個方面展開安全保密措施，切實促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

1.一體化管理建設(shè)

傳統(tǒng)檔案信息保密管理主要可從檔案庫房、涉密檔案、檔案分類三個方面進(jìn)行，在信息化環(huán)境下，檔案信息保密管理還包括檔案網(wǎng)絡(luò)安全控制。

檔案庫房能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的分類管理，可有效規(guī)避信息混亂問題，尤其對于衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案而言，其信息數(shù)據(jù)具有零散化特點(diǎn)，在統(tǒng)一化檔案庫房管理中，保密管理工作更為條理。除此之外，檔案庫房能夠在一定程度上規(guī)避檔案盜取問題，需按照規(guī)章制度嚴(yán)格控制庫房，并將辦公室、閱檔室、檔案庫房區(qū)分管理，由專人專項負(fù)責(zé)，并結(jié)合實際保密流程定期更新管理制定，最大程度從檔案庫房角度增強(qiáng)信息安全。

衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案中涉密檔案較多，應(yīng)對涉密檔案單獨(dú)整理加密，以此規(guī)避檔案信息泄漏情況，對經(jīng)濟(jì)發(fā)展造成嚴(yán)重影響。分類整理對于衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案而言尤為重要，能夠?qū)⒘闵⑿畔⑦M(jìn)行歸納整理，為后續(xù)調(diào)閱與監(jiān)管夯實基礎(chǔ)，并基于分類整理保障保密工作順利開展。對于保密檔案而言，需明確其保密期限，在規(guī)定范圍期間內(nèi)保障檔案信息完整性，并加強(qiáng)密級標(biāo)注，借助獨(dú)立裝訂方式提高檔案安全性。檔案網(wǎng)絡(luò)安全控制主要針對電子化檔案信息，基于互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)統(tǒng)一化管理，設(shè)置用戶訪問權(quán)限與IP限制，以此進(jìn)行一體化檔案信息保密處理。

于檔案信息開放前，應(yīng)在現(xiàn)有分類管理基礎(chǔ)上進(jìn)行組卷編排，并借助檔號進(jìn)行補(bǔ)充，為保障保密信息審查效率，可編制《檔案目錄》《檔案卡片目錄》《檔案介紹》等檢索工具，在多元化檢索工具的輔助下，展開檔案有序控制。對于檔案的保密重視多停留在檔案本身，對于檔案信息副本缺乏監(jiān)督控制，應(yīng)針對副本檔案進(jìn)行專項管理，規(guī)避由副本檔案保密不善造成的信息外泄。審查工作主要可分為初審、中審與終審，主要針對衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案展開逐件審查，以此避免檔案丟失造成的嚴(yán)重信息泄露事故。

檔案信息保密的一體化管理建設(shè)需注重隊伍建設(shè)，管理人員作為檔案直接接觸者，其應(yīng)對檔案信息安全負(fù)責(zé)。因此，要重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，需具備全心全意為人民服務(wù)的政治素質(zhì)，熟悉檔案保密管理的業(yè)務(wù)素質(zhì)，具備敏銳洞察力的文化素質(zhì)。在日常管理、審查管理、隊伍建設(shè)三個角度實現(xiàn)保密工作的一體化發(fā)展。

2.明確信息密級

衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案的保密密級并非一成不變，根據(jù)時間的推移與機(jī)關(guān)公文的貫徹落實情況逐漸變化，在密級變化中升密并不常見，通常情況下為解密與降密，主要受到保密范圍變化、密級檔案失去指導(dǎo)作用、保密時限變化影響。

對于衛(wèi)生許可檔案、機(jī)關(guān)公文檔案，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注檔案信息內(nèi)容的貫徹落實情況，當(dāng)保密檔案內(nèi)政策與計劃基本落實后，其信息密級則會發(fā)生降密變化，更便于檔案管理，但若檔案在保密期間內(nèi)，需按照《保密法》嚴(yán)格控制定密權(quán)限，明確檔案信息密級，并在必要期限內(nèi)完成保密工作。在優(yōu)化調(diào)整密級時，需嚴(yán)格控制涉密檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在國家法律支持下做到執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。

除此之外，由于衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案涉密內(nèi)容眾多，應(yīng)構(gòu)建保密新秩序，立足于長遠(yuǎn)，在以往保密經(jīng)驗基礎(chǔ)上健全檔案管理制度，繼而保障檔案信息保密管理的正規(guī)化、系統(tǒng)化、制度化發(fā)展。例如，根據(jù)衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案信息內(nèi)容劃定密期，于密期結(jié)束后自行解密，以此完善檔案信息保密制度;針對密級變化建立調(diào)密通知單，并建立相應(yīng)制度體系，若衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案密級發(fā)生變化，則由檔案管理系統(tǒng)下發(fā)通知單，由相應(yīng)檔案科室及時做好銜接，并結(jié)合實際檔案管理情況構(gòu)建保密檔案接收制度，實現(xiàn)規(guī)范化涉密檔案交接。

在密級明確與調(diào)節(jié)期間，由于降密與解密工作的落實不到位，導(dǎo)致加密與非密檔案混合的情況，在混合保管環(huán)境下易造成檔案信息的泄露，進(jìn)一步增加信息安全隱患。于2020年新修《保密法》后，規(guī)定涉密檔案的調(diào)取不可調(diào)動原文件，根據(jù)不同密級采取不同的保存方式，并結(jié)合調(diào)密通知單制度規(guī)避檔案混卷問題，最大程度避免以往因混卷造成的機(jī)密擴(kuò)散現(xiàn)象。同時，在結(jié)合檔案檢索工具實現(xiàn)涉密檔案的統(tǒng)一陳列，為衛(wèi)生許可檔案、機(jī)關(guān)公文檔案高質(zhì)量保密創(chuàng)造條件。

3.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全

由于現(xiàn)代化檔案信息已逐漸向電子化、數(shù)字化發(fā)展，對于衛(wèi)生許可檔案與機(jī)關(guān)公文檔案的信息保密管理應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)安全，防止受到網(wǎng)絡(luò)攻擊造成信息泄露問題。

例如，針對信息化檔案系統(tǒng)的設(shè)計檔案調(diào)取層級，需在特定的密鑰條件下查看電子檔案，與此同時，應(yīng)對系統(tǒng)訪問IP地址進(jìn)行限制，對于非安全I(xiàn)P用戶拒絕訪問，以此保障電子檔案信息安全。可采取IP地址統(tǒng)一編碼的形式進(jìn)行信息安全防護(hù)，借助網(wǎng)絡(luò)編碼技術(shù)與虛擬專用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建統(tǒng)一編碼IP地址，并設(shè)定相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)組織結(jié)構(gòu)，設(shè)定IP地址間的從屬關(guān)系，繼而實現(xiàn)信息保護(hù)，值得一提的是，由于IP地址的統(tǒng)一化編碼，若檔案系統(tǒng)受到網(wǎng)絡(luò)入侵，則會導(dǎo)致所使用用戶出現(xiàn)IP地址錯亂情況，因此可通過IP地址進(jìn)行及時攔截，實現(xiàn)特定檔案的保密管理。

對于電子檔案調(diào)閱而言，需保障檔案系統(tǒng)的實名制登記，同時確保電子檔案無法進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)下載，并實時存儲訪問用戶信息及所調(diào)閱檔案信息，根據(jù)訪問用戶的調(diào)閱時間進(jìn)行記錄，若存在長時間調(diào)閱或重復(fù)多次訪問情況需及時調(diào)查，規(guī)避用戶賬號泄露或利用職權(quán)造成的信息泄露問題，以此全面保障網(wǎng)絡(luò)信息安全，實現(xiàn)電子檔案的高質(zhì)量保密管理。

4.保密監(jiān)督制度

對于衛(wèi)生許可檔案、機(jī)關(guān)公文檔案的安全保密而言，需在管理的各個過程展開嚴(yán)謹(jǐn)保密監(jiān)督。在實際的檔案信息保密工作中，應(yīng)借助監(jiān)督制度保障檔案信息保密工作的高質(zhì)量落實，并于監(jiān)督管理過程中展開不良行為糾正，以此全面保障檔案信息的完整性與安全性。

在全面建設(shè)保密監(jiān)督體系時，可從制度建設(shè)與監(jiān)督措施兩個角度進(jìn)行。制度建設(shè)則是在現(xiàn)有檔案借閱制度、檔案復(fù)制制度等基礎(chǔ)上規(guī)范檔案調(diào)用范圍，并進(jìn)一步限定調(diào)取人員層級，針對不同類別檔案調(diào)取需完成不同的審批手續(xù)，嚴(yán)格保障檔案信息的安全保密。規(guī)章制度落實過程中，監(jiān)督管理工作的實施可最大程度保障涉密檔案完好無損，并于監(jiān)督管理實踐中逐漸完善，全面促進(jìn)保密工作的穩(wěn)定推進(jìn)。

在檔案保密監(jiān)督過程中，應(yīng)根據(jù)檔案信息方向進(jìn)行針對性重點(diǎn)監(jiān)護(hù)，由于現(xiàn)階段監(jiān)督方式主要來源于專人看管與攝像頭，可針對重要涉密文件重點(diǎn)看管，同時需消除監(jiān)控死角，使監(jiān)控設(shè)備于檔案庫房內(nèi)實現(xiàn)全覆蓋。除此之外，調(diào)閱結(jié)束后應(yīng)由專人查看后，方可結(jié)束調(diào)閱流程，重點(diǎn)審查監(jiān)管偷撕、涂改、劃線等不良行為。

由于涉密檔案監(jiān)管工作較為單調(diào)，應(yīng)從“嘴勤、眼勤、手勤、腦勤”四個方面作為實時監(jiān)督，可積極宣傳檔案保密制度與法規(guī)條例，對于檔案調(diào)閱者，可采取交流的方式了解其內(nèi)在動機(jī)，以此規(guī)避檔案不良用處，同時需保障調(diào)閱者始終處于監(jiān)督管理人的視線之內(nèi)，并做到實時看管。

另外，應(yīng)結(jié)合自身監(jiān)督管理工作進(jìn)行全面監(jiān)管，并落實涉密檔案登記制度，于調(diào)取檔案者離去前再次核實，及時查缺補(bǔ)漏，并根據(jù)檔案的實際情況與查閱時間進(jìn)行備注說明，若存在檔案損毀情況，需按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行查處，全面規(guī)避檔案泄露問題。

四、結(jié)束語

綜上所述，在信息化時代，檔案管理逐漸向電子化演變，并為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)提供信息依據(jù)，保密工作可有效保障個體隱私，因此在衛(wèi)生許可檔案、機(jī)關(guān)公文檔案管理過程中，應(yīng)實現(xiàn)一體化管理建設(shè)，并明確規(guī)范信息保密密級，借助網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)增強(qiáng)檔案信息保障，輔以保密監(jiān)督管理制度促進(jìn)實現(xiàn)全方位約束，以此保障衛(wèi)生許可檔案、機(jī)關(guān)公文檔案的信息安全保密。

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（作者單位：1.內(nèi)蒙古赤峰市紅山區(qū)衛(wèi)生健康綜合行政執(zhí)法局

2.赤峰市紅山區(qū)人力資源和社會保障局）

作者簡介：趙延紅（1971-），女，漢族，內(nèi)蒙古赤峰市人，副研究館員，本科學(xué)歷，從事檔案管理的研究;邢磊（1981-），男，蒙古族，內(nèi)蒙古赤峰人，副研究館員，本科學(xué)歷，從事檔案管理和干部人事檔案管理方面的研究。