大數(shù)據(jù)時代人事檔案規(guī)范化建設研究

摘 要：目前人事檔案規(guī)范化建設在收集整理、鑒別分類和保管利用環(huán)節(jié)取得了一定實施效果，但還存在檔案管理方式落后、信息利用率低、無法確保信息的真實性和安全保密性問題。因此，提出基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的人事檔案規(guī)范化建設路徑。建立數(shù)字信息化檔案管理方式，促進管理科學性;設置共享范圍和權(quán)限，提高檔案利用率，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享;通過標準化處理檔案數(shù)據(jù)，確保內(nèi)容的真實性;建立數(shù)據(jù)管理平臺，為檔案信息數(shù)據(jù)提供安全保障，進一步推動人事檔案規(guī)范化建設。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);人事檔案;規(guī)范化;檔案管理

在大數(shù)據(jù)時代背景下，隨著數(shù)據(jù)在各個領域的廣泛應用，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為一項可持續(xù)發(fā)展的重要資產(chǎn)，對各行業(yè)的發(fā)展具有至關重要的作用。大數(shù)據(jù)技術(shù)是利用信息技術(shù)的處理優(yōu)勢，對數(shù)據(jù)進行收集、挖掘、分析和整理，實現(xiàn)對海量多元化數(shù)據(jù)的快速處理。隨著互聯(lián)網(wǎng)平臺容納的資源越來越多，大數(shù)據(jù)技術(shù)對信息的處理優(yōu)勢更加得以體現(xiàn)，使人們對數(shù)據(jù)資源的獲取更加便捷和有效。人事檔案管理，是各單位人力資源管理的基礎工作，也是重要的管理途徑和依據(jù)。當今社會，每一個人都有自己的人事檔案，記錄學生時期的學習成績和表現(xiàn)、工作時期的工作表現(xiàn)、社會實踐和獎懲情況，可以反映出個人道德品質(zhì)和工作能力，是考核和衡量個人價值的重要參考資料，對人才選拔和晉升具有指導意義。人事檔案規(guī)范化建設，是為了充分發(fā)揮檔案管理作用，以數(shù)字信息化建設為手段，實現(xiàn)電子檔案管理制度，提升檔案管理服務能力和水平。隨著互聯(lián)網(wǎng)水平的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)為人事檔案規(guī)范化管理提出了新的建設思路，同時也帶來新的挑戰(zhàn)。如何順應時代發(fā)展，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化建設，是當前人力資源管理需要解決的重要問題。因此，本文對大數(shù)據(jù)時代背景下的人事檔案規(guī)范化建設進行研究，減少傳統(tǒng)建設模式的弊端，提升人事檔案的管理效率，促進人力資源管理的發(fā)展。

一、人事檔案規(guī)范化建設現(xiàn)狀

如何順應時代發(fā)展，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化建設，是當前人力資源管理需要解決的重要問題。人事檔案建設經(jīng)過長時間的調(diào)整、管理與發(fā)展，逐步形成了相對規(guī)范的制度標準，人事檔案管理運行逐漸完善，標準化程度日益提高，規(guī)范化建設取得了一定實施效果。人事檔案建設的內(nèi)容比較豐富，范圍比較廣泛，其管理遵循分級負責、集中管理的原則，確保檔案管理建設的高效運行和有序?qū)嵤?。人事檔案的建設主要包括收集整理、鑒別分類和保管利用等環(huán)節(jié)，以上環(huán)節(jié)包含了人事檔案建設工作的各個流程，為人事檔案更好地發(fā)揮作用提供了基礎保障。

1.人事檔案收集與整理

檔案收集，是人事檔案建設的基礎環(huán)節(jié)，收集材料要確?？陀^真實性和規(guī)范完整性，只有滿足以上要求，才能使收集環(huán)節(jié)發(fā)揮良好作用。在具體過程中，負責人員要做好常規(guī)登記，定期進行核對和復查，及時予以補充和更正。檔案整理，按照具體流程進行劃分，包括分類、編目、裝訂和排序等階段，確保檔案的順序和邏輯具有規(guī)范化狀態(tài)。以個人為單位，按具體情況進行整理，形成相應歸類，使每一個人的相關材料都能呈現(xiàn)具有條理性的直觀狀態(tài)。

2.人事檔案鑒別與分類

檔案鑒別，是對材料進行梳理，判斷事實價值，將真實客觀的材料，在歸檔前進行保存。鑒別環(huán)節(jié)是重要的審核工作，任何被歸檔的材料都要有理有據(jù)，不歸檔材料也要給予說明理由，并且通過轉(zhuǎn)給、退回、留存和銷毀等方法來處理不歸檔材料。檔案分類，是人事檔案建設的重要環(huán)節(jié)，管理人員必須嚴格遵守相關條例，準確分類，集中整理，完成歸檔工作。人事檔案可根據(jù)個人履歷、鑒定考核和獎懲情況等進行分類，各類內(nèi)部還可具體細分，按照不同內(nèi)容各自歸檔，方便對檔案信息的檢索。

3.人事檔案保管與利用

檔案管理，要在安全的情況下儲存好相應的材料，需要設計獨立庫房，配備高質(zhì)量的儲存裝置，做好防火、防水和防蟲等工作。當前逐漸開始推進檔案信息化建設，對現(xiàn)有檔案采用掃描方式存入信息系統(tǒng)，建立較為明確的保管機制。檔案利用，為檔案建設提供工作支撐，針對工作需求對人事檔案進行查閱和借用情況，要遵循制度規(guī)定，不同組織的人事部門可根據(jù)實際情況提出補充規(guī)定，在維護檔案信息需求者利益的同時，加強檔案內(nèi)容的保密措施。

二、人事檔案規(guī)范化建設存在的問題

1.檔案管理方式落后

現(xiàn)階段大部分工作單位的人事檔案管理方式，仍然是手工管理，管理人員的主要工作是對檔案和保管庫房進行管理，工作量很大。檔案管理部門使用的信息系統(tǒng)，通常是對檔案目錄的錄入與修改，很少涉及相應的軟硬件設施和數(shù)據(jù)信息管理，基本上沒有減輕管理人員的工作量，也沒有提高其工作效率。雖然部分工作單位的檔案系統(tǒng)具備制作數(shù)字檔案功能，但相應功能設置較為不完善，不能保證數(shù)字檔案質(zhì)量，通常只能手動增減信息，沒有實現(xiàn)數(shù)據(jù)監(jiān)測和實時更新，因此檔案管理方式相對較為落后。

2.人事檔案信息利用率低

實際工作中，提供查閱是檔案主要的利用方式，查閱時需要填寫審批表格，主管簽字批準后才能查檔，較為不方便?，F(xiàn)階段不是所有工作單位都設置了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)目前也只被檔案部門內(nèi)部單獨使用，不能在其他部門間實現(xiàn)信息共享，各部門缺少信息聯(lián)通，容易形成信息孤島。此外，其他部門也不能及時掌握所需要的檔案信息，因此造成信息利用率較為低下。

3.無法確保檔案真實性

由于檔案的保存形式多數(shù)為紙質(zhì)檔案，在歸檔時需要依靠檔案部門人員專業(yè)知識和熟練程度，對材料進行識別與鑒定，鑒定完畢后可放入相應檔案中?，F(xiàn)階段人事檔案信息化建設中，雖然有設計數(shù)字檔案，但不具備對數(shù)據(jù)信息真實性進行鑒定功能，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，無法保證信息的真實性。首先，需要判別數(shù)字檔案是否與紙質(zhì)檔案內(nèi)容完全一致;其次，信息數(shù)據(jù)容易被修改和偽造;最后，儲存過程中由于操作不當很容易造成內(nèi)容缺失。因此，目前的人事檔案規(guī)范化建設，還不能保證每個環(huán)節(jié)的真實性。

4.檔案信息的安全性和保密性不充分

由于檔案管理的信息數(shù)量龐大，相應的存儲、管理等配置功能沒有被有效利用，因此檔案信息化建設水平還比較低。將所有數(shù)據(jù)輸入信息系統(tǒng)中，不僅需要超大的存儲空間，基本的軟硬件設置也要達到相應標準，在這種情況下，還會出現(xiàn)檔案信息安全與保密的問題。信息在傳輸過程中有泄密和惡意盜取的危險，需要重視網(wǎng)絡安全問題。從表面上看，檔案信息共享與保密是矛盾的，但實際上，經(jīng)過嚴格限定檔案查詢權(quán)限和內(nèi)容，共享和保密都是有范圍的，二者并不矛盾。因此，在安全的環(huán)境下，將共享和保密結(jié)合起來，才能實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化建設。

三、基于大數(shù)據(jù)的人事檔案規(guī)范化建設路徑

1.建立數(shù)字信息化檔案管理方式

為實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化建設，需要改變原有的紙質(zhì)檔案管理方式，建立數(shù)字信息化檔案管理方式，對于有重要價值的檔案信息實現(xiàn)雙向管理，進一步促進檔案建設的科學性。大數(shù)據(jù)時代背景下，人事檔案信息數(shù)據(jù)的內(nèi)容和形式發(fā)生了巨大改變，不僅包括數(shù)字等結(jié)構(gòu)式數(shù)據(jù)，還包括圖片等非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，因此需要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立依據(jù)實體檔案庫房的智能網(wǎng)絡平臺，能夠?qū)n案大數(shù)據(jù)進行存儲、挖掘、分析和提取，同時根據(jù)現(xiàn)有條件進行利用和預測，以彌補檔案管理方式的不足。人事檔案信息可以全面了解職工的基本情況和社會工作情況，屬于人力資源管理工作基礎依據(jù)，因此在信息技術(shù)幫助下，應全面收集人事檔案數(shù)據(jù)，培養(yǎng)檔案管理意識，在有效實現(xiàn)資源整合的前提下，將檔案信息合理地分類與歸檔，增強檔案信息的管理效率。一方面可以通過檔案管理系統(tǒng)與內(nèi)部數(shù)據(jù)采集終端接口連接，自動搜集員工基本信息等相關信息數(shù)據(jù);另一方面將檔案管理系統(tǒng)與外部互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)接口進行連接，收集反映員工真實性格特點的社交網(wǎng)絡數(shù)據(jù)，使人事檔案建設增加具體和有效。

2.提高檔案利用率實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享

為實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化建設，需要提高檔案利用率，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。為解決檔案信息共享的問題就要確定共享的范圍和權(quán)限，對于不同保密級別的數(shù)據(jù)進行分級管理，設置不同的查詢和操作權(quán)限，只有檔案管理部門有權(quán)對檔案信息進行修改，其他部門只有查詢權(quán)限。其他部門查詢檔案信息時，先經(jīng)過登錄訪問識別，然后可以查詢檔案，在此過程中，嚴格禁止復制，防止檔案信息數(shù)據(jù)泄露。確定了共享范圍和權(quán)限，就要確保數(shù)據(jù)可以有效共享。首先，進行共享的應該是職工名冊，根據(jù)填報的基本信息生成名冊，通過檔案部門的數(shù)字檔案進行共享，保證了職工基本信息準確性，為檔案規(guī)范化建設打下了良好基礎;其次，是各部門之間信息共享，保證良好的溝通和交流，提高檔案信息利用率;最后，是在線查詢，提出查詢申請后，按照權(quán)限進行審核，可以實現(xiàn)異地查詢和更新，避免了多次錄入和審核，提高了人事檔案建設效率。

3.完成檔案數(shù)據(jù)標準化，確保內(nèi)容真實性

為實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化建設，應在檔案生成過程中完成數(shù)據(jù)標準化處理，確保信息內(nèi)容的真實性。在生成數(shù)字信息化檔案前，需要對紙質(zhì)材料進行嚴格甄別，確保材料的真實可靠性，特別是關鍵信息出現(xiàn)涂改跡象的，更要嚴格鑒別真?zhèn)?，嚴格禁止虛假信息出現(xiàn)在檔案中。將紙質(zhì)材料掃描為數(shù)字化檔案時，為保證圖片清晰度，要設置合適的分辨率，掃描圖像不能出現(xiàn)黑邊、傾斜和模糊，確保紅色公章等內(nèi)容清晰可見，數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案的材料編號必須保持一致。在生成檔案數(shù)字材料時，對數(shù)據(jù)進行標準化處理，確定統(tǒng)一格式，該格式不會被隨意修改。積極利用大數(shù)據(jù)分析方法，對人事檔案的數(shù)據(jù)資源深入挖掘和應用，全面收錄人事檔案信息，保證檔案準確性和完整性。同時，應具備實時采集和更新職能部門審核的權(quán)威數(shù)據(jù)，不斷拓寬數(shù)據(jù)的來源類型，掌握數(shù)據(jù)潛在規(guī)律，為人力資源管理決策提供有力支撐。從管理角度來看，還需要加大檔案數(shù)據(jù)標準化的清查力度，及時查找因工作原因造成的檔案缺失，按照檔案管理的標準流程進行操作。

4.提供人事檔案信息數(shù)據(jù)安全保障

為實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化建設，應完善大數(shù)據(jù)管理體系，建立具有安全保障的數(shù)據(jù)管理平臺。首先，需要配備齊全的硬件和軟件設施，才能進一步對人事檔案使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行管理。在大數(shù)據(jù)管理中，系統(tǒng)安全是重點維護內(nèi)容。為保證檔案信息網(wǎng)絡云平臺儲存安全，可設置以下三層保障，第一層是防火墻保障，第二層是用戶登錄的特殊加密和授權(quán)保障，第三層是功能強大的病毒查殺軟件保障?；谝陨洗胧梢苑乐狗欠ㄓ脩暨M入系統(tǒng)，減少檔案信息數(shù)據(jù)泄露的可能性。其次，為確保數(shù)據(jù)信息的安全性，需要將檔案材料在網(wǎng)絡平臺上設置為只讀模式，為電子文檔提供安全保護;通過添加水印等防偽標識，防止信息被惡意篡改。最后，各單位檔案部門應對其他部門的查詢和調(diào)閱權(quán)限進行合理控制，根據(jù)不同需求設定合理權(quán)限，利用身份識別和密碼綁定，對查詢部門進行認證。為了及時識別檔案數(shù)據(jù)信息的安全隱患，對用戶訪問、讀寫和存取檔案的時間和類型方面，做好日志管理，同時要定期對管理系統(tǒng)進行檢查和維護，以保證系統(tǒng)正常運行，為數(shù)據(jù)安全提供保障。

檔案新技術(shù)的應用，在信息收集階段一次性地把人事檔案輸入計算機終端，利用階段可以無數(shù)次查閱打印復制，一份檔案可以多家用人單位無數(shù)次查詢，原始檔案無須翻動，所以毫發(fā)無損?，F(xiàn)代信息技術(shù)也為保障個人信息安全提供了技術(shù)保障，按照嚴格的密級管理制度和防火墻技術(shù)可以基本保障信息安全。

四、結(jié)束語

本文通過對人事檔案規(guī)范化建設現(xiàn)狀進行分析，總結(jié)存在的問題，并針對問題提出基于大數(shù)據(jù)的人事檔案規(guī)范化建設路徑，以提高人力資源管理水平，促進大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案建設中的應用。由于人事檔案規(guī)范化建設涉及的因素較為復雜，本文的研究只是對此問題的初步探討，因此研究還存在進一步完善的空間。人事檔案的規(guī)范化建設，應根據(jù)具體的環(huán)境和工作單位性質(zhì)進行區(qū)分，如分別對政府、學校和醫(yī)院等事業(yè)單位和一般企業(yè)的人事檔案建設進行研究，增強規(guī)范化建設的適應性。此外，人事檔案規(guī)范化建設措施的實施，需要工作單位內(nèi)部各部門的協(xié)調(diào)與配合，因此可對實際執(zhí)行中出現(xiàn)的問題進行探討和解決，以加快檔案規(guī)范化建設步伐。

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（作者單位：晉中職業(yè)技術(shù)學院）

基金項目：山西省高等學校教學改革創(chuàng)新項目，編號：J2018130。

作者簡介：任春霞（1970-），女，漢族，山西介休人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理和研究。