信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略分析

張 敏

方正縣天門鄉(xiāng)綜合便民服務(wù)中心 黑龍江 哈爾濱150814

引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,傳統(tǒng)城建檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)數(shù)字政府發(fā)展要求,尤其是在城建檔案利用方面,還存在信息安全漏洞、信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重、信息化人才匱乏等問題,對城市資源配置、科學(xué)決策制定和穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展也產(chǎn)生了極大影響,迫切需要采取有效措施,保障城建檔案利用的信息安全、融通共享和高效服務(wù),并大力推進(jìn)城市信息化建設(shè)進(jìn)程。

1 案管理工作中的難點(diǎn)

1.1 信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重 當(dāng)前城建檔案利用需要進(jìn)行行政報(bào)批的資料比例呈現(xiàn)不斷下降的趨勢,但在辦理相關(guān)行政事務(wù)時(shí)依然存在需往返多個(gè)地點(diǎn)申請獲得資料情況,其根本原因在于各部門信息融通程度有待提高,導(dǎo)致各項(xiàng)城建檔案數(shù)據(jù)資源在公共服務(wù)領(lǐng)域中利用率偏低,再加上各省市行政區(qū)比較多,所接收到的城建檔案地域不同,在信息共享和資料利用上考慮到安全性,尚未提供跨地域檔案利用服務(wù),這時(shí)就只能到實(shí)體檔案存放地點(diǎn)進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理。

1.2 地方政府人事檔案管理人員素質(zhì)有待加強(qiáng) 人事檔案管理工作不是簡單的檔案收集、分類、整理、保管,還涉及到檔案的檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、編纂、研究等一系列工作,尤其是近年來人事檔案管理信息化的普及,對檔案管理人員的信息化水平也提出了要求。而目前地方政府的人事檔案管理部門不僅缺乏專業(yè)的檔案管理人員,而且管理人員的綜合能力也不能滿足現(xiàn)階段人事檔案管理的新要求,阻礙了地方政府人事檔案工作向高深層次發(fā)展。

1.3 沒有出臺(tái)完善的管理規(guī)章制度 雖然我國政府文書檔案管理工作已經(jīng)取得一定實(shí)效,但是,目前我國政府文書檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度尚未完善,主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn):1.辦事流程沒有正規(guī)的要求,整個(gè)管理工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性,相關(guān)工作人員缺失職業(yè)道德,對于工作的態(tài)度十分散漫;2.很多工作人員并沒有過硬的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備,經(jīng)常在工作中出現(xiàn)主觀臆斷的決策,忽視客觀條件的要求,對政府內(nèi)各部門的信息整理不夠及時(shí),導(dǎo)致檔案資料不完整;3.文書檔案管理的規(guī)章制度尚未健全,檔案的全面性和機(jī)密性得不到應(yīng)有的保證,直接影響政府部門的工作效率,各項(xiàng)工作開展舉步維艱。

2 加強(qiáng)基層檔案管理水平的對策

2.1 運(yùn)用信息技術(shù),建立數(shù)字化系統(tǒng) 在信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展的背景下,各行業(yè)逐漸增強(qiáng)了對數(shù)字化管理系統(tǒng)的重視?；鶎诱芨黝惉F(xiàn)實(shí)因素的影響,使得數(shù)字化管理系統(tǒng)在建設(shè)方面存在不足,難以適應(yīng)新形勢下產(chǎn)生的變化。同時(shí),某些部門依然運(yùn)用著較為傳統(tǒng)的檔案管理方式。對此,基層政府應(yīng)重視對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè),通過運(yùn)用科學(xué)技術(shù)落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作,進(jìn)而推動(dòng)工作質(zhì)量與效率的提高,實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展,確保各項(xiàng)事務(wù)順利進(jìn)行。此外,檔案管理工作人員還需重視對數(shù)字化系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)和操作方式的學(xué)習(xí),完善自身所具備的知識(shí)能力,進(jìn)而更好地適應(yīng)新形勢。

2.2 培養(yǎng)信息化檔案管理人才 城建檔案管理人員自身素質(zhì)和工作能力的高低直接影響到城建檔案利用效率和服務(wù)水平,尤其是數(shù)字政府背景下對城建檔案管理人員綜合素質(zhì)提出了更高要求。除了要具備基本檔案專業(yè)知識(shí)和工作能力以外,還要緊跟時(shí)代步伐,對數(shù)字政府下展現(xiàn)出的計(jì)算機(jī)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、通信等技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)和運(yùn)用,以更好地滿足城建檔案利用實(shí)質(zhì)需求。同時(shí),積極組織現(xiàn)有檔案管理人員參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn),在積極汲取現(xiàn)代化檔案管理和利用知識(shí)基礎(chǔ)上,對先進(jìn)技術(shù)和實(shí)踐應(yīng)用進(jìn)行操作和體驗(yàn)。在實(shí)際開展城建檔案工作時(shí),能端正態(tài)度推動(dòng)各項(xiàng)工作有條不紊地開展。此外,還可以將競爭考核、獎(jiǎng)懲機(jī)制等融入到其中,以增強(qiáng)檔案管理人員工作積極性和提高城建檔案利用效能。

2.3 從制度上完善人事檔案管理機(jī)制 人事檔案管理制度是人事檔案管理工作開展的前提與條件,良好且完善的人事檔案管理制度可以有效提升人事檔案管理的效率與質(zhì)量。面對改革開放的深入推進(jìn),我國的經(jīng)濟(jì)社會(huì)呈現(xiàn)多元化發(fā)展,人才流動(dòng)量大,流動(dòng)頻率增加,這為地方政府的人事檔案管理帶來一定難度。因此,地方政府依據(jù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會(huì)、企業(yè)發(fā)展和政府職能部門人才培養(yǎng)情況,因地制宜地制定適合本地區(qū)人事檔案管理工作發(fā)展的規(guī)章制度,更好地為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展提供人才保障。

2.4 強(qiáng)化數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用是開發(fā)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的關(guān)鍵。使用人工智能、文本挖掘、語義分析等大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以分析海量數(shù)據(jù)資源背后蘊(yùn)藏的潛在價(jià)值,將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為知識(shí)以滿足檔案用戶的需求;利用VR、AR、MR等大數(shù)據(jù)可視化技術(shù)可以使結(jié)構(gòu)復(fù)雜、類型多樣的檔案數(shù)據(jù)資源以清晰、明朗、更為直觀高效的方式呈現(xiàn)出來,便于檔案用戶的利用,提高檔案資源的利用率。目前,檔案數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案數(shù)據(jù)價(jià)值實(shí)現(xiàn)方面的應(yīng)用還不廣泛,有關(guān)部門可以借鑒政府?dāng)?shù)據(jù)價(jià)值實(shí)現(xiàn)的成功案例,加大投入力度,加強(qiáng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、整理、分析處理、可視化、信息安全與隱私保護(hù)等領(lǐng)域技術(shù)產(chǎn)品的研發(fā),突破關(guān)鍵環(huán)節(jié)技術(shù)瓶頸,形成一批有代表性的應(yīng)用案例,以應(yīng)用帶動(dòng)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值開發(fā)。

結(jié)語

目前,我國政府對文書檔案管理給予很高的重視,然而在實(shí)際工作中,依舊存在一系列問題。為了確保政府文書檔案管理在良好的環(huán)境下開展工作,相關(guān)工作人員必須意識(shí)到這些問題并妥善給予解決。文章首先闡述政府文書檔案管理工作的內(nèi)容要點(diǎn),然后分析政府文書檔案管理工作中出現(xiàn)的一系列問題,最后給出政府文書檔案管理工作的相關(guān)完善策略,希望能夠?yàn)檎臅鴻n案管理相關(guān)工作提供幫助。