計劃生育檔案管理創(chuàng)新研究及檔案管理數(shù)字化問題淺述

李 丹

煙臺市棲霞市楊礎(chǔ)鎮(zhèn)政府 山東 煙臺265312

一、數(shù)字化建設(shè)背景下計生檔案管理的功能轉(zhuǎn)向

(一)檔案信息集成功能。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,對檔案內(nèi)容和形式也產(chǎn)生了深刻影響,檔案資料已經(jīng)呈現(xiàn)出數(shù)字化特征,為了更好地對檔案資料進(jìn)行保管,檔案管理部門一方面,要對紙質(zhì)的實體檔案信息資源進(jìn)行妥善保存,并實現(xiàn)紙質(zhì)檔案信息資源的后續(xù)開發(fā)和利用。另一方面,檔案管理人員也要重視檔案信息化對檔案內(nèi)容和形式產(chǎn)生的影響,將數(shù)字化檔案作為重要采集對象,通過檔案信息資源的采集和整理,實現(xiàn)對檔案信息內(nèi)容的集成再現(xiàn),不僅能夠有效節(jié)省檔案信息資源的儲存空間,也能夠使不同信息載體的關(guān)聯(lián)性有所增強(qiáng),實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享,為檔案信息資源的利用創(chuàng)造有利條件。

(二)檔案輔助管理功能。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式很容易受到技術(shù)、資源和客觀環(huán)境的限制和影響,導(dǎo)致很多紙質(zhì)檔案資源難以得到有效地利用和開發(fā),違背了檔案資源時效性價值規(guī)律,對檔案工作的正常開展帶來了諸多不利影響。而通過檔案管理數(shù)字化建設(shè),實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源與數(shù)字檔案資源的有效融合,在信息技術(shù)的支持之下,還可以實現(xiàn)紙質(zhì)檔案資源向數(shù)字檔案資源的轉(zhuǎn)化,進(jìn)而實現(xiàn)檔案信息資源的有效整合,能夠為需求者快速地提供信息服務(wù),充分地體現(xiàn)出檔案管理數(shù)字化的輔助性管理功能。

二、當(dāng)前我國計生檔案管理現(xiàn)狀

(一)對檔案管理認(rèn)識有待于提升。計生檔案管理工作是一項復(fù)雜且繁瑣的工作,表現(xiàn)出服務(wù)性、記錄性、業(yè)務(wù)性等強(qiáng)的特點,但是很多檔案管理人員對自身工作不夠重視,常以口頭形式開展工作,從根本上忽視檔案管理的重要性。檔案管理是隨著發(fā)展逐漸形成的完整的信息資料,對當(dāng)下發(fā)展不會造成很大的影響,這也是檔案管理人員忽視這一工作重要性的根本原因。另外,沒有充分利用學(xué)校數(shù)字化資源,仍然采取紙質(zhì)版的檔案管理形式,導(dǎo)致檔案管理模式與時代和發(fā)展脫軌,跟不上信息化建設(shè)的發(fā)展步伐,很大程度上影響檔案管理的時效性。

(二)檔案管理體制有待于完善。部分單位在檔案管理方面缺乏完善的管理體制,或者不健全或者缺失,造成檔案管理工作無據(jù)可依,影響檔案管理工作的規(guī)范性,這一問題的產(chǎn)生原因主要是對檔案管理的投入力度不到位,不重視管理人員培養(yǎng),部分工作人員忽視數(shù)字化管理的開展,還存在計生檔案管理部門與其他部門的工作銜接不到位,最終導(dǎo)致檔案的完整性、統(tǒng)一性,并且缺少專業(yè)的技術(shù)保護(hù)和安全管理,影響檔案管理的成效,制約著檔案管理水平的提升。由此可見,計生檔案管理若想跟上時代步伐,走入正軌的管理模式,需要采取行之有效的管理方法,全面貫徹各項制度的落實,保障檔案管理工作的秩序性,才能促進(jìn)其穩(wěn)步發(fā)展。

(三)服務(wù)技術(shù)有待于提升。如今是信息化時代,科學(xué)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在社會各個領(lǐng)域,促使很多單位開始配備信息化設(shè)施及設(shè)備,在這種數(shù)字化的背景下,對傳統(tǒng)的檔案管理造成了很大的沖擊,因而,數(shù)字化檔案管理是計生檔案管理的核心目標(biāo)。結(jié)合計生檔案管理現(xiàn)狀來看,很多計生單位已經(jīng)完成了信息化設(shè)施辦公設(shè)備的建設(shè),可以完成檔案信息的錄入,但是沒有實現(xiàn)檔案信息資源共享,需要進(jìn)一步完善。如果計生檔案管理仍然停留在人工為主的管理模式下,不僅會增加檔案管理人員的工作量和工作壓力,還會影響檔案管理效率和質(zhì)量。另外,如果再缺乏先進(jìn)的檔案管理理念及方法,將會造成檔案管理水平停滯不前,嚴(yán)重缺乏創(chuàng)新意識,影響檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

三、優(yōu)化數(shù)字化背景下計生檔案管理模式的有效措施

(一)樹立數(shù)字化檔案管理思維。檔案管理模式優(yōu)化并不是一朝一夕的事情,特別是在數(shù)字化建設(shè)背景下,要想對檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化,首先,要轉(zhuǎn)變工作思路,樹立數(shù)字化檔案管理思維。計生檔案管理部門應(yīng)該加大對數(shù)字檔案管理的宣傳力度,看到數(shù)字化建設(shè)對于檔案管理模式優(yōu)化的重要意義。特別是要結(jié)合當(dāng)前時代發(fā)展背景,對于檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性進(jìn)行分析。其次,要加大計生檔案管理人員的教育和培訓(xùn)。數(shù)字化檔案管理模式的優(yōu)化還需要檔案管理人員的積極參與,因此有必要在引導(dǎo)檔案管理人員樹立數(shù)字化檔案管理思維的同時,還要進(jìn)一步提升檔案管理人員的責(zé)任意識和工作意識,培養(yǎng)工作人員對于數(shù)字檔案的敏感度,在具體工作中對于數(shù)字檔案要嚴(yán)格按照檔案收集的管理要求應(yīng)收盡收,對于有價值的檔案信息要納入到數(shù)據(jù)庫之中,并注重對數(shù)據(jù)資源的整合和利用。通過檔案管理思維的轉(zhuǎn)變,讓檔案管理工作人員在具體工作中主動地踐行數(shù)字化管理理念,提升檔案管理工作效率。

(二)加強(qiáng)檔案管理體制的建設(shè)。首先,結(jié)合計生檔案管理現(xiàn)狀,建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò),加強(qiáng)檔案各管理部門之間的配合度,明確劃分各管理部門的工作內(nèi)容及各自責(zé)任,梳理計生檔案管理流程、要點及重難點,避免出現(xiàn)管理漏洞;其次,制定完善的檔案管理制度,對所有管理環(huán)節(jié)如收集整理、保管、開發(fā)、統(tǒng)計等進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范,要求所有人員務(wù)必安裝檔案管理制度執(zhí)行工作,推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性發(fā)展。

(三)做好基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)。數(shù)字化背景下,基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備是開展計生檔案管理的基礎(chǔ)保障,若想加快檔案管理信息化建設(shè),首先要配備齊全的信息化設(shè)備和管理軟件,將檔案管理信息化建設(shè)納入重點規(guī)劃建設(shè)內(nèi)容,保證檔案管理信息化與數(shù)字化發(fā)展的一致性,嚴(yán)格遵照國家的檔案信息化建設(shè)要求和標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合自身管理需求,選擇適宜的軟件設(shè)施,通過完善檔案信息數(shù)據(jù)庫以及檢索系統(tǒng),實現(xiàn)檔案信息資源的共享性,這樣一來,為師生提供了極大的便利性,也是促進(jìn)檔案信息管理不斷完善和優(yōu)化的重要路徑。

(四)優(yōu)化檔案數(shù)字化管理技術(shù)。雖然當(dāng)前國家針對檔案數(shù)字化管理提出了具體的技術(shù)要求,但制度自身的制定就具有一定的滯后性,特別是對于基層計生檔案管理部門而言,在完善軟硬件設(shè)施的同時很多技術(shù)已經(jīng)滯后,因此必須堅持動態(tài)原則,對檔案數(shù)字化管理技術(shù)不斷地進(jìn)行優(yōu)化。一方面,檔案管理部門要支持檔案數(shù)字化建設(shè),將最先進(jìn)的計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)投入到檔案數(shù)字化管理之中,并給予足夠的經(jīng)費保障,確保檔案數(shù)字化建設(shè)的軟硬件設(shè)備能夠及時地得到更新。另一方面,要在國家制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的背景下,結(jié)合本部門檔案管理的實際需要,制定檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范細(xì)則,更好地適應(yīng)檔案管理模式創(chuàng)新和優(yōu)化。