淺談如何做好文書檔案管理工作

梁 敬

肇慶市殘疾人康復(fù)中心 廣東 肇慶526000

前言

文書檔案為我國各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展發(fā)揮了查考備用的重要作用,做好文書檔案的管理,我們務(wù)必要增強(qiáng)檔案意識(shí),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視,科學(xué)管理文書檔案,加強(qiáng)制度建設(shè),規(guī)范檔案管理,加強(qiáng)檔案工作者的在職教育,提高文書檔案管理水平,加強(qiáng)對文書檔案的收集力度,這樣才能更好地為實(shí)際工作提供指導(dǎo)和信息服務(wù)。

隨著各項(xiàng)事業(yè)的加快發(fā)展,大量相關(guān)的政策性、實(shí)質(zhì)性的文件也隨之增加,做好文書檔案管理工作非常必要和重要。

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄,是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要依據(jù),檔案既能指導(dǎo)實(shí)際工作又能查考備用。如何做好文書檔案管理是各單位和檔案工作者的責(zé)任,本文結(jié)合實(shí)際工作,試就如何做好文書檔案管理工作談點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、增強(qiáng)檔案意識(shí),領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提

增強(qiáng)檔案意識(shí),領(lǐng)導(dǎo)重視文書檔案工作,必須要從上而下都應(yīng)引起足夠的重視,這需要單位加強(qiáng)宣傳,強(qiáng)化文書檔案對實(shí)際工作有重要指導(dǎo)作用的觀念。

檔案工作者在這個(gè)過程必須要發(fā)揮主觀能動(dòng)性,注重提高檔案工作的管理水平,忠于職守,讓領(lǐng)導(dǎo)滿意,爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視,更好地為日常工作提供文書檔案利用服務(wù)。

檔案工作者應(yīng)堅(jiān)持向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文書檔案工作。首先,要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文件情況,使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)和受啟發(fā);第二,要努力做好檔案服務(wù)工作,及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上級主管部門、市委、市政府、檔案部門等部門下發(fā)的相關(guān)業(yè)務(wù)范圍的文件材料,為領(lǐng)導(dǎo)提供文書檔案信息服務(wù),使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性,認(rèn)識(shí)到文書檔案最終便于業(yè)務(wù)科室順利開展日常業(yè)務(wù)工作,其實(shí),文書檔案對開展業(yè)務(wù)工作提供查考備用的重要依據(jù)的。只要領(lǐng)導(dǎo)重視文書檔案管理工作,意識(shí)到檔案的價(jià)值性和重要性,檔案的保管和使用過程所需的硬軟件就有了保障。

二、科學(xué)管理文書檔案是加強(qiáng)文書檔案管理的關(guān)鍵

隨著各項(xiàng)事業(yè)的加快發(fā)展,文書檔案管理面臨著許多亟待解決的問題,如文件和檔案數(shù)量越來越多,給保管和提供利用帶來不少困難。管理方法的落后會(huì)直接影響了檔案質(zhì)量,因此,我們只有通過電子計(jì)算機(jī)技術(shù),科學(xué)管理文書檔案,才能有效地加以解決整理和查閱使用檔案過程的困難。

(一)掌握科學(xué)管理方法,提高檔案工作者的綜合素質(zhì)。通過電子計(jì)算機(jī)技術(shù),科學(xué)管理文書檔案,使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接,系統(tǒng)地完成文件的起草、成文、印發(fā)、登記、傳閱、統(tǒng)計(jì)、歸檔、檢索等管理工作,這種科學(xué)化管理技術(shù),迫切要求文書檔案管理工作者靈活掌握和運(yùn)用。所以,文書檔案管理人員要結(jié)合本崗位工作,邊學(xué)邊操作,在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí),特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí),努力使自己成為綜合型文書檔案管理人才。

(二)運(yùn)用科學(xué)管理方法整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣,勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件來整理文件,則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí),立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類,雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),但因每個(gè)人的理解不同,對同一份文件的分類不盡相同,就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的,影響案卷的質(zhì)量,給今后的使用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》,不需要擬定案卷標(biāo)題,以件為單位,即單件歸檔方法,每份文件的標(biāo)題就是每份檔案文件的標(biāo)題,不僅省時(shí)省力,而且利用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的相關(guān)工具,按保管期限和分類方案要求系統(tǒng)化地整理、分類文件,最終形成文書檔案,同時(shí)使用檔案管理軟件科學(xué)整理檔案目錄,最終達(dá)到檢索使用過程更方便、更快捷的效果。其實(shí),計(jì)算機(jī)檔案管理軟件也開發(fā)了日常收發(fā)文件的登記、借查閱功能,這既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)科學(xué)管理優(yōu)勢,提高了文書檔案管理工作的效率。

此外,計(jì)算機(jī)OA辦公系統(tǒng)也實(shí)現(xiàn)了各類機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位科學(xué)使用文件的途徑,在計(jì)算機(jī)OA辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件稱為電子文件,電子文件是文件的一種類型,電子文件在OA辦公系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行流轉(zhuǎn),按照我國國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的整理要求,最后歸檔形成檔案,其實(shí),電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件,這類電子文件,我們也是利用電子計(jì)算機(jī)的技術(shù)進(jìn)行科學(xué)管理,最終成為電子檔案的。

三、加強(qiáng)制度建設(shè),規(guī)范檔案管理

機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位都應(yīng)制定出臺(tái)本單位的《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》等一系列的實(shí)施制度,檔案管理嚴(yán)格按照制度執(zhí)行,依法規(guī)范管理文書檔案,這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案的完整性、保密性和有效性。

四、提高檔案工作者對文書檔案工作的認(rèn)識(shí),加強(qiáng)檔案工作者的在職教育,才能提高文書檔案管理水平

由于文件及檔案種類和載體的多樣化,管理方法要不斷更新,因此,對文書檔案工作者在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)技術(shù)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。這必須提高檔案工作者對文書檔案工作的認(rèn)識(shí),加強(qiáng)檔案工作者的在職教育培訓(xùn),盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù),又能熟悉文書檔案專業(yè)知識(shí)的綜合型人才。

(一)提高檔案工作者對文書檔案工作的認(rèn)識(shí),增強(qiáng)管理意識(shí)。首先,在機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位,都應(yīng)建立一個(gè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)小組,加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、檢查和考核,不斷提高文書檔案管理工作水平。第二,文書檔案管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí),優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì),才能做好文書檔案管理工作,這要求檔案工作者熟悉《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》和國家有關(guān)文檔工作的規(guī)定,在實(shí)際工作中,文書檔案管理人員必須要充分認(rèn)識(shí)到搞好文書檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù),并且把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍。

(二)建立長效的培訓(xùn)機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制,提高檔案工作者的積極性。這需要建立健全在職教育的長效管理制度,如省檔案局及地市檔案局舉辦的檔案專業(yè)培訓(xùn)班,單位應(yīng)鼓勵(lì)從事檔案管理工作的人員積極參加,要求他們不斷更新檔案工作知識(shí),鼓勵(lì)支持檔案管理工作人員晉升檔案專業(yè)職稱,形成有效的激勵(lì)機(jī)制來促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。

五、加強(qiáng)文書檔案收集的力度,這是完整保存文書檔案價(jià)值的關(guān)鍵

各單位按照所制定的《文書檔案整理的分類方案》和新定的保管期限要求進(jìn)行文書檔案的分類整理,這正是檔案工作者發(fā)揮業(yè)務(wù)水平的關(guān)鍵時(shí)刻,要明確收集的范圍,比如說單位最主要收集的是開展工作所依據(jù)的政策、制度、實(shí)施辦法、財(cái)政資金、人事工資、黨務(wù)等方面的指導(dǎo)性和貫徹執(zhí)行性的文件,還有重要會(huì)議所形成的會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄、講 話、批示等文件材料,以及向市委、市政府或市財(cái)政局所提出的請示事項(xiàng)的批復(fù)等具有執(zhí)行依據(jù)和備查考價(jià)值的文件,都屬于日常文書檔案收集的重要范圍。

六、檔案工作者要注重在日常實(shí)踐工作中善于發(fā)現(xiàn)問題、解決問題和總結(jié)方法,發(fā)揮檔案工作者的橋梁作用,這是做好文書檔案的有力保障措施

比如說,檔案工作者要注重檢查檔案工作中存在的問題和解決遇到的困難,善于主動(dòng)向地方檔案主管部門反映情況,草擬應(yīng)對問題的建議方案,讓地方檔案主管部門更好指導(dǎo)、深刻掌握并了解行業(yè)文書檔案的發(fā)展動(dòng)態(tài)及存在的問題和困難,最后共同尋找出科學(xué)、精準(zhǔn)的解決辦法,運(yùn)用實(shí)際工作中,這樣有利于行業(yè)文書檔案穩(wěn)定持續(xù)高效發(fā)展,更好發(fā)展行業(yè)事業(yè),服務(wù)群眾,造福社會(huì)。

七、結(jié)語

做好文書檔案管理工作,務(wù)必加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視,加強(qiáng)制度建設(shè),加強(qiáng)對文書檔案的收集力度,科學(xué)運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù),提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì),使文書檔案更好地為各項(xiàng)事業(yè)服務(wù),這樣有利于國家各項(xiàng)事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。