基于智慧醫(yī)院的電子文件管理模式探析

荊坤蘭

山東省高密市夏莊中心衛(wèi)生院 山東 高密261505

引言

隨著文件管理模式的改動,其用到了更多的信息化技術(shù),如物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等,在有效整合患者的信息數(shù)據(jù)后,適時優(yōu)化當(dāng)前的醫(yī)療體系,由于智慧醫(yī)院模式與當(dāng)前時代的發(fā)展方向相符,該管理模式正用在多個行業(yè)中。

一、電子文件管理模式在智慧醫(yī)院中的工作流程

首先,在智慧醫(yī)院電子文件中采集數(shù)據(jù)信息時,管理人員會主動變換采集方式,利用相關(guān)信息技術(shù)來自動整合數(shù)據(jù)信息,降低傳統(tǒng)數(shù)據(jù)采集實(shí)時性差、效率低等問題。其次,在整理電子文件的過程中,相較于舊式手工抄寫編目模式,當(dāng)前的整理方式多為信息邏輯整理法,其整理模式應(yīng)以群為單位,適時打造數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)群,統(tǒng)一集中處理領(lǐng)域相同、主題相同、內(nèi)容相同的醫(yī)療信息。最后,在進(jìn)行電子文件歸檔期間,利用相應(yīng)的歸檔模塊來完成數(shù)據(jù)入庫、元數(shù)據(jù)摘錄與自動分類歸檔等,在完成使用權(quán)限的設(shè)置后,適時分類使用等級與對應(yīng)的用戶需求,通過對訪問權(quán)限的設(shè)置,提升電子文件內(nèi)數(shù)據(jù)信息的安全性。

二、智慧醫(yī)院內(nèi)優(yōu)化電子文件管理模式的有效措施

(一)設(shè)置多元服務(wù)。傳統(tǒng)醫(yī)院的文件管理人員存有諸多不足,其不僅知識結(jié)構(gòu)較單一,還兼職多種工作,嚴(yán)重影響文件管理的效率與效果。在當(dāng)前的醫(yī)院文件管理中,其需要復(fù)合型人才,既擁有文件管理的新知識,還要學(xué)會應(yīng)用各項(xiàng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),降低電子文件的管理風(fēng)險(xiǎn)。

具體來說,在架構(gòu)智慧醫(yī)院期間,其內(nèi)部管理要采用多項(xiàng)新興技術(shù),如區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)與云計(jì)算等,文件管理人員在該類模式下雖然難以掌握其開發(fā)運(yùn)行的全部過程,但要了解與理解該系統(tǒng)基本的運(yùn)行原理,并在使用或開發(fā)時設(shè)置些許要求,有效增強(qiáng)信息處理的水平。為實(shí)現(xiàn)智慧醫(yī)院中電子文件管理的構(gòu)想,醫(yī)院內(nèi)部需加強(qiáng)人才建設(shè),即利用良好的教育培訓(xùn)來增強(qiáng)管理人員的工作積極性、主動性,使其在此項(xiàng)工作中逐漸找到幸福感與歸屬感,優(yōu)化電子文件的管理方法。此外,電子文件管理者還要時刻堅(jiān)持創(chuàng)新意識、服務(wù)意識,借助先進(jìn)的文件管理理念來增強(qiáng)管理水準(zhǔn),使電子文件內(nèi)的信息資源更加個性化、多元化,給用戶帶去更為適宜的服務(wù)。在開展醫(yī)院電子文件管理的過程中,借助用戶至上、以人為本的理念,主動改善服務(wù)方法,使醫(yī)院事業(yè)的發(fā)展更為穩(wěn)定與健康[1]。

(二)增強(qiáng)電子文件的管控力。在進(jìn)行文件管理期間,對于電子文件來說,在其保存前,管理人員就應(yīng)及時開展文件保管與形成工作,若不對此環(huán)節(jié)嚴(yán)格管控,難以發(fā)現(xiàn)該文件的真正面貌,其在編目、保存與鑒定的過程中也存有劣勢。智慧醫(yī)院需重視電子文件中的前端控制,其在產(chǎn)生電子文件的初期就進(jìn)行一定的管控與干預(yù),借助其管理模式來完成電子元數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)。管理人員應(yīng)詳細(xì)了解與核查電子元數(shù)據(jù)的形成背景、功能與形成過程,提升電子文件數(shù)據(jù)信息的可靠性、安全性與真實(shí)性。比如,當(dāng)某電子文件在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行的過程中,會帶有極大的不確定性、流動性,因而在運(yùn)行期間該電子文件中的信息易被篡改或刪除,若科學(xué)控制該系統(tǒng)的前端,有效控制其數(shù)據(jù)信息的生成過程,確認(rèn)其內(nèi)部信息的收集時間、歸檔范圍等,借助身份驗(yàn)證識別與權(quán)限管理,電子文件中的數(shù)據(jù)信息會被保存的更為完整,全面增強(qiáng)電子文件的管理水準(zhǔn)。

(三)加強(qiáng)信息安全管理水平。在保障電子文件安全的過程中,其主要內(nèi)容多為內(nèi)容邏輯與物理安全等,若想切實(shí)提升其內(nèi)部信息安全,醫(yī)院管理人員應(yīng)設(shè)置科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)防控系統(tǒng)。

一方面,電子文件管理者需科學(xué)運(yùn)用多項(xiàng)信息技術(shù),如云計(jì)算等,加強(qiáng)文件內(nèi)部的可處理、可識別功能,借助系統(tǒng)內(nèi)部的轉(zhuǎn)移功能,將多種重要的電子文件存放到醫(yī)院專業(yè)的管理系統(tǒng)中,兩類系統(tǒng)在連接時要注意兼容性,嚴(yán)格把控電子文件的入口與接口,使電子文件始終保有可靠性、真實(shí)性、原始性[2]。

另一方面,隨著智慧醫(yī)院建設(shè)數(shù)量的增加,管理人員在管控其內(nèi)部文件時要科學(xué)設(shè)置用戶等級與用戶權(quán)限,若相關(guān)人員想訪問電子文件資料,要輸入相應(yīng)的登錄信息,適時設(shè)置訪問門檻。例如,某省的中心衛(wèi)生院在實(shí)行內(nèi)部電子文件管理時,內(nèi)部管理權(quán)要經(jīng)過PMI的授予,相關(guān)用戶在云端可查詢該衛(wèi)生院的普遍信息,而私密信息的訪問則要借助一定的訪問權(quán)限,只有衛(wèi)生院內(nèi)部人員才能利用相關(guān)權(quán)限來訪問私密信息。此外,管理人員還可創(chuàng)設(shè)電子文件的加密方式,如公鑰加密、數(shù)字簽名等,借助相應(yīng)信息平臺來改進(jìn)電子文件的傳輸模式,保障其內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的安全性。為增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息運(yùn)輸環(huán)境的安全,醫(yī)院內(nèi)部的各個部門應(yīng)主動建立各項(xiàng)信息加密系統(tǒng),保障了電子文件內(nèi)數(shù)據(jù)信息的整體安全。

(四)改進(jìn)制度建設(shè)。隨著智慧醫(yī)院模式的快速發(fā)展,電子文件的內(nèi)部管理也日趨專業(yè),在優(yōu)化其管理模式的過程中,管理人員應(yīng)主動改進(jìn)其內(nèi)部多項(xiàng)要素,如政策引導(dǎo)等。通常來講,在夯實(shí)制度建設(shè)期間管理層需適時介入或干預(yù)到電子文件的業(yè)務(wù)流程中,架構(gòu)出適宜的文件評價(jià)系統(tǒng)與文件管理指標(biāo)。醫(yī)院在開展制度模式管理期間,要嚴(yán)格遵守電子文件管理與電子文件歸檔等相關(guān)規(guī)范,設(shè)置出與該醫(yī)院內(nèi)部發(fā)展態(tài)勢相適應(yīng)的管理模式,將部門監(jiān)督作用發(fā)揮出來,使該模式逐漸制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時,在管控醫(yī)院電子文件時還要成立適宜的監(jiān)督小組,其管理效果要與評獎評優(yōu)、績效考核掛鉤,定期或不定期的開展監(jiān)督工作。針對電子檔案管理中可能遭遇的突發(fā)事件,要做出針對性較強(qiáng)的應(yīng)急預(yù)案,有效改進(jìn)電子文件管理的有序性。

總結(jié)

綜上所述,智慧醫(yī)院在進(jìn)行電子文件管理期間,要創(chuàng)建全新的管理模式,工作人員需逐漸熟悉其各項(xiàng)工作流程,通過合適的方式解決該模式下衍生的多重問題,增強(qiáng)電子文件管理的規(guī)范化與高效性。