文書(shū)檔案規(guī)范化管理策略探索

陳銀娥

衡東縣水利局 湖南 衡東421000

一、文書(shū)檔案管理工作規(guī)范化的意義

單位想要保持日益發(fā)展離不開(kāi)平常的文書(shū)檔案管理工作,這項(xiàng)工作也是在單位中的重要組成部分,同時(shí)它能衡量單位的業(yè)績(jī)和管理水平。想要提升文書(shū)檔案管理工作的水平就需要采取科學(xué)化和規(guī)范化的管理措施,這不僅能幫助領(lǐng)導(dǎo)細(xì)致掌握單位的各項(xiàng)工作開(kāi)展情況,也能在提供決策時(shí)有所依據(jù),同時(shí)也能準(zhǔn)確全面地展現(xiàn)出來(lái)該企業(yè)單位的精神面貌。所以,單位要充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案工作的意義。細(xì)致管理工作的規(guī)章制度,改進(jìn)管理工作的方法,讓文書(shū)檔案的價(jià)值能夠真正地在該單位體現(xiàn)出來(lái)。

二、文書(shū)檔案的內(nèi)容

文書(shū)檔案一般分為四個(gè)內(nèi)容,分別是黨群工作,主要負(fù)責(zé)的是單位中的組織工作和宣傳工作,并對(duì)相關(guān)紀(jì)律進(jìn)行不定期的檢查;其次是行政事務(wù),對(duì)于單位中的后勤福利、醫(yī)療衛(wèi)生、人事變動(dòng)等工作進(jìn)行管理;第三類是經(jīng)營(yíng)管理類,主要包括經(jīng)營(yíng)決策、計(jì)劃工作、財(cái)務(wù)管理、物資統(tǒng)計(jì)等;第四類是生產(chǎn)管理,針對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、能源管理、安全技術(shù)、環(huán)境污染等方面進(jìn)行管理。

三、文書(shū)檔案規(guī)范化管理策略

(一)構(gòu)建集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。單位通過(guò)設(shè)置統(tǒng)一化的檔案管理網(wǎng)絡(luò),能進(jìn)一步減少檔案中間管理內(nèi)容,從而保障文書(shū)檔案管理效率得到全方位提升。一方面,盡量保障檔案管理系統(tǒng)能具有較大的覆蓋面,能有效進(jìn)行文書(shū)檔案管理。對(duì)于相關(guān)部門來(lái)說(shuō),則是對(duì)于歸檔的電子文件進(jìn)行上傳處理,然后,相關(guān)的檔案管理人員根據(jù)相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求,來(lái)進(jìn)行篩選以及歸檔處理。同時(shí),檔案管理人員在進(jìn)行著錄的基礎(chǔ)上,并進(jìn)行上傳檢索目錄,這樣則便于進(jìn)一步便于開(kāi)展檢索查閱活動(dòng);另一方面來(lái)看,結(jié)合線下管理終端情況來(lái)看,則應(yīng)要求單位明確責(zé)任,并能有效進(jìn)行文件資料的移送,全方位保障檔案管理的專業(yè)化能力得到提升,并有效完成相關(guān)的檔案管理工作?？傮w來(lái)說(shuō),結(jié)合單位的實(shí)際情況,充分發(fā)揮好集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì),能有助于實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門的相互協(xié)調(diào)工作,從而避免出現(xiàn)文書(shū)檔案丟失的問(wèn)題。

(二)文書(shū)檔案的收集與存檔必須規(guī)范化。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)管理制度能夠更好的落實(shí)文書(shū)檔案管理規(guī)范化,它的意義非比尋常。因此,在單位高層領(lǐng)導(dǎo)的決定下,管理部門應(yīng)該主持會(huì)議,與之的相關(guān)部門都應(yīng)該進(jìn)行配合,能夠建立有效、實(shí)際、客觀的收集工作,從時(shí)間、范圍、手續(xù)、邏輯、條件等方面做出詳細(xì)的明確的規(guī)定,起到查漏補(bǔ)缺,盡量完善相關(guān)制度,確保沒(méi)有漏洞。與此同時(shí),各個(gè)業(yè)務(wù)部門也要搭配上對(duì)應(yīng)的文書(shū)檔案管理人員,確保每一份文書(shū)檔案都有據(jù)可出,防止缺漏和誤記。檔案管理總部門要設(shè)置更完備的收集、移送程序,將存檔目錄制訂的井井有條,把其價(jià)值挖掘到最大化,創(chuàng)造有利于單位的最好條件。

(三)軟件與硬件建設(shè)兩手抓。文書(shū)檔案管理工作重在實(shí)際性,只能紙上談兵的管理是要不得的,所以各單位需要根據(jù)實(shí)際工作建設(shè)與之相關(guān)的管理系統(tǒng),在如今互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展下,管理部門可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)較為高效的管理中心,再由管理人員進(jìn)行最終的統(tǒng)一規(guī)整等工作。與此同時(shí),也要做好管理軟件的工作,兼具穩(wěn)定性和兼容性。硬件、軟件兩手抓,共同提高電子檔案的質(zhì)量。

(四)強(qiáng)化文書(shū)檔案的保密信息化管理。檔案信息化的基礎(chǔ)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)上的,并且要結(jié)合實(shí)際進(jìn)行運(yùn)用。檔案信息的資源化具有主導(dǎo)作用,實(shí)現(xiàn)資源共享可以推動(dòng)工作的進(jìn)程。根據(jù)最新的管理要求,在實(shí)際工作中要加強(qiáng)加大對(duì)科技的使用和投入,引進(jìn)更好更新的技術(shù)方法,明確檔案的密級(jí),對(duì)管理硬件軟件進(jìn)行慎重的挑選,做好做實(shí)保密工作,加快信息系統(tǒng)防護(hù)的建設(shè),確保推廣性又具有安全性。

(五)建設(shè)一支高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍。開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的主體是工作人員,工作人員的工作水平對(duì)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理效果有著直接的影響,鑒于此種情況,高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍已經(jīng)迫在眉睫,提高質(zhì)量成為了目前社會(huì)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的新要求。建設(shè)高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍可以從以下幾個(gè)方面入手:

1.建立合理的人才選撥制度。在招聘文書(shū)檔案管理人才之前,相關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況建立合理的選撥制度,然后按照制度嚴(yán)格地開(kāi)展選撥工作,杜絕走后門,從而確保招聘的人員都是具有專業(yè)知識(shí),并有豐富經(jīng)驗(yàn)的人才。

2.對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。文書(shū)檔案管理知識(shí)隨著社會(huì)的不斷發(fā)展也在不斷進(jìn)行變更,鑒于此種情況,檔案管理部門應(yīng)該對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn),使其掌握更先進(jìn)的管理知識(shí),進(jìn)而提高其管理水平,推動(dòng)其更好地開(kāi)展管理工作。

3.促使工作人員可以自主進(jìn)行學(xué)習(xí)。知識(shí)是永無(wú)止境的,工作人員不能滿足于自身現(xiàn)狀,而是要不斷用更高的要求激勵(lì)自己主動(dòng)地學(xué)習(xí)信息技術(shù)以及現(xiàn)代化管理知識(shí),只有這樣才能更好地開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作,使其適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。

(六)健全規(guī)章制度,實(shí)施規(guī)范化管理。無(wú)規(guī)矩不成方圓,事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作同樣需要建立健全制度。卻包工作能夠順利展開(kāi),且具有實(shí)效性,首先需要結(jié)合實(shí)際情況,其次需要完善規(guī)章制度,最后管理人員能夠按照規(guī)章辦事。國(guó)家有相關(guān)的法規(guī)作為依據(jù),事業(yè)單位應(yīng)以國(guó)家的法規(guī)完善自身的規(guī)章制度,在法規(guī)中,對(duì)文書(shū)檔案的收集、鑒定、歸檔等方面都發(fā)布了相應(yīng)的工作守則,真正的做到有據(jù)可依、有章可循。在事業(yè)單位中,應(yīng)該建設(shè)績(jī)效考核制度,這樣能夠使責(zé)任落實(shí)到個(gè)人,任務(wù)分配到個(gè)人,切實(shí)保障文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。

(七)增強(qiáng)立卷歸檔意識(shí),確保齊全完整。只有規(guī)章制度對(duì)于文書(shū)檔案管理工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。此項(xiàng)工作任務(wù)多而細(xì),管理人員需要具有非常強(qiáng)的意識(shí)才能勝任此項(xiàng)工作。所以在事業(yè)單位中,增強(qiáng)管理人員的立卷歸檔意識(shí)往往能夠?qū)芾砉ぷ髌鸬礁语@著的效果。意識(shí)是需要進(jìn)行培養(yǎng)的,事業(yè)單位可以通過(guò)宣傳,讓每一位員工都能耳熏目染的了解到文書(shū)檔案的重要性,并且要落實(shí)文書(shū)資料的收集工作,指派人員進(jìn)行收集和整理,以此來(lái)確保文書(shū)的完整,并且也能在具體操作中加強(qiáng)員工的歸檔意識(shí)。而檔案管理部門也要利用一切可用資源,例如:工作會(huì)議等機(jī)會(huì)提醒檔案管理人員重視自己的管理工作,做好文書(shū)檔案的匯總和整理,做好材料的審核,根據(jù)檔案的內(nèi)容和價(jià)值整理歸類,打下良好的管理基礎(chǔ)。

結(jié)語(yǔ):總的來(lái)說(shuō),文書(shū)檔案管理工作對(duì)單位的發(fā)展起到?jīng)Q定性的作用。每個(gè)單位在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中,都需要結(jié)合自身實(shí)際情況出發(fā),能夠使這項(xiàng)工作更加的科學(xué)化和規(guī)范化,并且增加必要的資金投入,培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才,確保文書(shū)檔案管理工作能夠服務(wù)該單位企業(yè)。我國(guó)的管理檔案工作,雖然還在摸索階段,但是筆者相信在國(guó)家和單位的不斷探索中,這項(xiàng)工作一定能夠高速發(fā)展。