新形勢下疾控中心檔案管理工作的思考

魏國榮

山東省昌邑市疾病預(yù)防控制中心 山東 昌邑 261300

一、新形勢下疾控中心檔案管理工作的重要性

(一)開展規(guī)范化建設(shè)的源頭價(jià)值體現(xiàn)。在以預(yù)防為主的公益類機(jī)構(gòu)建立管理檔案的規(guī)范框架，最終將有助于加強(qiáng)其檔案事務(wù)的能力。以預(yù)防為主的公益類機(jī)構(gòu)每年都會編制、收集和處理大量檔案，如何處理和管理這些檔案，這是值得引起重視的一個(gè)問題，并且一般是由中心決定。事實(shí)上，以預(yù)防為主的公益類機(jī)構(gòu)為社會服務(wù)，檔案服務(wù)是這一過程的一部分，而且加強(qiáng)檔案服務(wù)質(zhì)量也有助于其今后的商業(yè)發(fā)展。

(二)促進(jìn)疾控中心檔案管理的信息化。目前，科學(xué)技術(shù)在提高工作效率方面發(fā)揮著舉足輕重的作用，很多工作在實(shí)踐的過程中只依靠人力完成是具有一定困難的，因而疾控中心如同諸多社會機(jī)構(gòu)一般，在檔案管理期間更重要的是依靠科技力量。以預(yù)防為主的公益類機(jī)構(gòu)的檔案管理信息化工作也正在進(jìn)行，以期將檔案數(shù)據(jù)納入更廣泛的系統(tǒng)。數(shù)據(jù)管理不僅將在短期內(nèi)有效地加強(qiáng)歸檔能力，而且還將使人們更容易查閱檔案，此外，在這一進(jìn)程中，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化將有助于加快檔案信息化的速度。

(三)有效發(fā)揮疾控中心檔案本身價(jià)值。在檔案管理工作中很多工作人員都會忽視其真正價(jià)值，在實(shí)際工作中沒有重視這一點(diǎn)，但是消除收集、管理和使用之間的障礙的非常重要的，因?yàn)榧部刂行牡臋n案是有價(jià)值的，雖然其管制和預(yù)防價(jià)值相對難以實(shí)現(xiàn)，許多檔案都是如此，由于檔案的價(jià)值沒有被發(fā)現(xiàn)和利用，很多時(shí)候檔案已經(jīng)被壓箱底。在新的發(fā)展環(huán)境下，以預(yù)防為主的公益類機(jī)構(gòu)的檔案管理需要更加標(biāo)準(zhǔn)化，從而能夠更有效地幫助需要的人盡快檢索到以預(yù)防為主的公益類機(jī)構(gòu)所需的檔案。此外，目前正在精簡和檔案收集和處理程序。

二、新形勢下疾控中心檔案管理規(guī)范化建設(shè)的有效途徑

(一)健全疾控中心檔案管理的組織機(jī)構(gòu)。在疾控中心所有崗位上開展細(xì)分工作，并對此進(jìn)行有效的檢查。負(fù)責(zé)以預(yù)防為主的公益類機(jī)構(gòu)檔案管理的組織機(jī)構(gòu)是標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的核心，檔案管理的集中和統(tǒng)一關(guān)鍵在于建立一個(gè)綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)收集數(shù)據(jù)，進(jìn)行質(zhì)量控制中心各部門檔案的保管和處理，并且設(shè)立一個(gè)適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)監(jiān)督質(zhì)量控制中心的工作對于綜合檔案管理工作也是非常有益的。根據(jù)《檔案法》、《國家疾病控制機(jī)構(gòu)條例》以及疾病控制、預(yù)防和控制中心的實(shí)際地位以及它們負(fù)責(zé)制定科學(xué)上合理的檔案和檔案分類辦法，疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)配備合格的工作人員，盡量是檔案管理方面的專家，并應(yīng)盡可能確保每一個(gè)員工的綜合素養(yǎng)能夠滿足基本要求具有代表性，并確保每個(gè)員工和職位的任職者在權(quán)力下科學(xué)合理的開展活動(dòng)檔案管理，關(guān)于檔案管理中存在的問題，應(yīng)以單獨(dú)和負(fù)責(zé)任的方式處理。同時(shí)，根據(jù)檔案管理的規(guī)范性目標(biāo)，按職位劃分的目標(biāo)取決于這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度，根據(jù)審查結(jié)果，深入推進(jìn)檔案整理工作。

(二)完善疾控中心檔案管理制度。管理制度在任何機(jī)構(gòu)都是必不可少的，建立疾控管理中心檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)程序也是很必要的發(fā)展措施，目前我國正在進(jìn)行的機(jī)構(gòu)發(fā)展建設(shè)也推動(dòng)以預(yù)防為主的公益類機(jī)構(gòu)檔案管理方面開創(chuàng)了一個(gè)新階段，在加強(qiáng)體制的同時(shí)，以預(yù)防為主的公益類機(jī)構(gòu)還可以建立檔案管理系統(tǒng)，為了更好地滿足以預(yù)防為主的公益類機(jī)構(gòu)檔案管理的規(guī)范要求，該系統(tǒng)正在不斷升級完善，不斷健全檔案管理相關(guān)制度，致力于不斷提升自身管理水平，并且以預(yù)防為主的公益類機(jī)構(gòu)可根據(jù)法律和條例，結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，建立檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要是為檔案管理提供了依據(jù)，并為精簡檔案管理提供了適當(dāng)?shù)暮笄诒Ｕ?，這也是檔案管理的主要目的之一，在實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化方面發(fā)揮了重要作用。關(guān)于質(zhì)量控制中心檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)指出，在這一系統(tǒng)內(nèi)，必須嚴(yán)格規(guī)定檔案管理的規(guī)范程序，從而能夠充分發(fā)揮其規(guī)范作用，確保對檔案進(jìn)行科學(xué)和合理的管理。

(三)重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)。業(yè)務(wù)培訓(xùn)的開展是以預(yù)防為主的公益類機(jī)構(gòu)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化的力量來源。為了確保檔案管理工作的高效開展，并確保所有檔案得到有效利用，各機(jī)構(gòu)首長應(yīng)優(yōu)先重視檔案管理，并且相關(guān)管理人員可進(jìn)一步加強(qiáng)檔案控制中心的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)進(jìn)程。此外，檔案管理的能力與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化方面的進(jìn)展密切相關(guān)，更重要的是，為了提高檔案管理人員的工作質(zhì)量，檔案管理中心應(yīng)提供適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)培訓(xùn)，例如，在業(yè)余時(shí)間可以結(jié)合實(shí)際情況開設(shè)相關(guān)課程，幫助工作人員鞏固理論知識和學(xué)習(xí)工作技能，不斷提升綜合業(yè)務(wù)能力，學(xué)會靈活解決實(shí)際工作中可能遇到的困難，并且也可以積極引入優(yōu)秀人才的加入，為團(tuán)隊(duì)帶來新鮮活力。該項(xiàng)目旨在加強(qiáng)檔案管理人員在檔案標(biāo)準(zhǔn)化方面的能力，工作團(tuán)隊(duì)質(zhì)量對于整個(gè)工作的質(zhì)量具有重要的影響，綜合素養(yǎng)較高的團(tuán)隊(duì)能夠更好的確保疾控中心的檔案管理質(zhì)量個(gè)服務(wù)效率，從而提升社會整體滿意度，促進(jìn)其長期可持續(xù)發(fā)展。

(四)加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案收集。從檔案管理工作開始，案卷質(zhì)量就需要工作人員加以重視，并不斷提高工作能力，在實(shí)際操作中必須根據(jù)特定原則對檔案進(jìn)行分類，根據(jù)其不同的內(nèi)容和作用進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化分類，便于在日后需要查找的時(shí)候快速找出進(jìn)行研究或參考，減少不必要的時(shí)間消耗，并且要明確區(qū)分業(yè)務(wù)檔案和一般文件，通常情況下，業(yè)務(wù)檔案與一般檔案也是有一定的差異的，其作用和功能也有所不同，需要對兩者進(jìn)行明確的分類。同時(shí)，為了方便查閱檔案，需要注意規(guī)范性問題，如各卷的管理、裝訂等，卷宗的裝訂要嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行，同時(shí)檔案工作應(yīng)注重確保檔案的完整性，很多工作人員由于疏忽大意可能導(dǎo)致檔案的部分缺失，為后續(xù)調(diào)查工作帶來不必要的麻煩。同時(shí)由于檔案主要是正式文件，因此，從一開始就必須使其格式標(biāo)準(zhǔn)化，并使在記錄的時(shí)候要確保筆跡清晰易懂。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理在疾控中心中是非常重要的一項(xiàng)業(yè)務(wù)，在工作過程中，相關(guān)人員應(yīng)特別注意提高對檔案管理的認(rèn)識，在了解其重要性的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際情況，運(yùn)用科學(xué)有效的發(fā)展對策不斷提升自身的檔案管理水平，以確保妥善管理，這些保存和可能使用上的檔案材料，將為醫(yī)學(xué)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的理論研究基礎(chǔ)。