企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)中的問題及對(duì)策探討

黃 妍

(湖北省石首市事業(yè)單位登記中心，湖北 石首434400)

0 引言

數(shù)字檔案資源是指在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下通過(guò)計(jì)算機(jī)形成的電子文件，或者是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描或轉(zhuǎn)化后形成數(shù)字資源。近年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)數(shù)字檔案資源的建設(shè)受到人們?cè)絹?lái)越高的關(guān)注。一方面它是企業(yè)全面實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，可以為企業(yè)進(jìn)行各種決策提供有價(jià)值的信息；另一方面它是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的方向。然而企業(yè)數(shù)字檔案資源的建設(shè)并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，它涉及的范圍較廣、內(nèi)容較多，需要進(jìn)行多方面統(tǒng)籌謀劃，才能有效推進(jìn)。

1 數(shù)字檔案資源建設(shè)在企業(yè)中的作用

1.1 提高企業(yè)辦事效率

當(dāng)前企業(yè)的很多業(yè)務(wù)工作都在向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，因?yàn)閿?shù)字化資源有利于提高企業(yè)的辦事效率。對(duì)于檔案資源更是如此，它涉及的內(nèi)容多且雜，如果通過(guò)傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行收集和整理，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率很低，同時(shí)檔案的使用效率也很低，不利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率的提升。而如果建設(shè)數(shù)字化的企業(yè)檔案資源，不但有利于檔案收集和整理工作的開展，還有利于檔案資源的查詢、調(diào)用以及資源的共享，從而提高企業(yè)的辦事效率。

1.2 保護(hù)實(shí)體檔案

企業(yè)之所以要對(duì)檔案資源進(jìn)行收集和整理，就是為了日后在需要的時(shí)候可以查詢和調(diào)用相關(guān)檔案資源。因?yàn)闄n案資源詳細(xì)、準(zhǔn)確地記錄了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中重要的事件、信息等內(nèi)容，具有較大的憑證價(jià)值和參考作用，因此查詢和翻閱的頻率也較高。而在查詢和翻閱過(guò)程中不可避免地會(huì)對(duì)紙質(zhì)版的檔案實(shí)體造成一定的損耗，這將不利于檔案的長(zhǎng)期保存。因此建設(shè)數(shù)字化檔案資源，可以方便地通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢和調(diào)用，不會(huì)對(duì)檔案實(shí)體造成任何損耗，完全解決了檔案實(shí)體保存期限和查詢、調(diào)用之間的矛盾。

1.3 有利于檔案信息的延伸

數(shù)字化的檔案資源不再需要特定的檔案存儲(chǔ)空間，因此它可以實(shí)現(xiàn)應(yīng)收盡收，不局限于某些特定范圍之內(nèi)的檔案，這將進(jìn)一步豐富了企業(yè)檔案資源，為企業(yè)的發(fā)展提供了保障。同時(shí)，通過(guò)建設(shè)數(shù)字化的檔案資源，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的全覆蓋，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中可以動(dòng)態(tài)地對(duì)檔案資源進(jìn)行補(bǔ)充，因此有利于檔案信息的延伸，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

2 企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)中的問題

2.1 數(shù)字檔案資源建設(shè)意識(shí)不高

數(shù)字檔案資源建設(shè)意識(shí)不高是目前大多數(shù)企業(yè)的現(xiàn)狀，這主要是由于企業(yè)的管理層沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案資源的重要作用，只有在需要查詢或調(diào)用檔案資源的時(shí)候才想起檔案的重要性。因此企業(yè)在日常工作過(guò)程中將大部分的人力和物力都集中在了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面，對(duì)檔案資源建設(shè)方面關(guān)注異常較少，致使集中在數(shù)字檔案資源建設(shè)方面的資源嚴(yán)重欠缺。事實(shí)上，數(shù)字檔案資源的建設(shè)需要企業(yè)管理層的大力支持，否則會(huì)出現(xiàn)硬件設(shè)施跟不上，信息收集渠道不暢、運(yùn)維困難等問題。

2.2 數(shù)字檔案資源信息不規(guī)范

數(shù)字檔案資源的建設(shè)需要規(guī)范、統(tǒng)一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)作為支撐，否則將會(huì)使得一個(gè)個(gè)檔案資源成為數(shù)據(jù)孤島。目前只有很少企業(yè)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案資源的建設(shè)，無(wú)論是企業(yè)的管理層還是一線檔案管理人員都對(duì)數(shù)字檔案資源沒有正確的認(rèn)識(shí)，因此數(shù)字檔案資源存在信息不規(guī)范的問題。例如，數(shù)字檔案資源系統(tǒng)中存在數(shù)據(jù)類型不同、目錄字段不統(tǒng)一、著錄全稱和簡(jiǎn)稱不一致等現(xiàn)象。

此外，隨著全社會(huì)信息化水平的上升，國(guó)家以及行業(yè)之間沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，導(dǎo)致不同檔案之間出現(xiàn)相互不兼容、不配套等問題。這對(duì)數(shù)字檔案資源的收集、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)以及編研等都有重要影響。

2.3 數(shù)字檔案資源缺乏深度的開發(fā)和利用

相對(duì)于傳統(tǒng)檔案來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案資源的一個(gè)重要優(yōu)勢(shì)是可以通過(guò)深度開發(fā)擴(kuò)展資源的深度和廣度。然而目前有的企業(yè)即便是建設(shè)了數(shù)字檔案資源，也僅限于檔案目錄的檢索，未能實(shí)現(xiàn)根據(jù)不同人員的權(quán)限來(lái)查看檔案資源的相關(guān)信息，即沒有真正發(fā)揮數(shù)字檔案資源的內(nèi)在優(yōu)勢(shì)。這一方面是由于數(shù)字檔案資源的深度開發(fā)需要一個(gè)相對(duì)漫長(zhǎng)的過(guò)程；另一方面是由于企業(yè)其他配合部門更傾向于傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案，對(duì)數(shù)字檔案資源利用的積極性不高，這也就影響了企業(yè)對(duì)數(shù)字檔案資源開發(fā)的決心。

2.4 缺少檔案數(shù)字化的復(fù)合型人才

企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)的一個(gè)重要限制因素是復(fù)合型人才，從事數(shù)字檔案資源建設(shè)的人員不但需要具備檔案相關(guān)專業(yè)知識(shí)，還需要掌握足夠的信息化專業(yè)知識(shí)。而目前大部分的企業(yè)在檔案資源管理方面都是指派一些文化水平相對(duì)較低、知識(shí)結(jié)構(gòu)相對(duì)老化的人員，而把懂得信息化技術(shù)的人員都調(diào)往生產(chǎn)一線。這樣即便是企業(yè)購(gòu)買了數(shù)字化檔案系統(tǒng)，由于一線操作人員并不能有效運(yùn)用其中的功能，也就不能充分發(fā)揮數(shù)字檔案資源的作用。

3 加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)的對(duì)策

3.1 提高數(shù)字檔案資源建設(shè)的意識(shí)

為了加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字檔案資源的建設(shè)，最重要的是提高企業(yè)人員對(duì)數(shù)字檔案資源建設(shè)的意識(shí)。首先，企業(yè)的決策層要重視數(shù)字檔案資源的建設(shè)，做好數(shù)字檔案資源建設(shè)的長(zhǎng)期規(guī)劃，設(shè)置專門的檔案管理部門和崗位，并設(shè)置專項(xiàng)資金用于數(shù)字檔案建設(shè)的相關(guān)工作。其次，企業(yè)的各個(gè)職能部門要為數(shù)字檔案建設(shè)提供支持，包括前期檔案信息數(shù)據(jù)的提供和后期檔案信息的查閱和利用。最后，企業(yè)的檔案管理部門更是要引起重視，做好存量檔案和數(shù)字化增量檔案的電子化，加強(qiáng)工作落實(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化，從而構(gòu)建出可行有效的數(shù)字檔案資源體系。

3.2 加強(qiáng)數(shù)字檔案資源標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

數(shù)字檔案資源的收集、存儲(chǔ)、管理以及利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的協(xié)調(diào)和共享。數(shù)字檔案資源的建設(shè)可以分為兩個(gè)層面來(lái)開展，對(duì)于政府層面：檔案行政主管部門應(yīng)該建立并適時(shí)頒布數(shù)字檔案資源規(guī)范，并將其傳達(dá)給所屬區(qū)域企業(yè)的檔案管理部門。然后，檔案行政主管部門應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，并深入企業(yè)進(jìn)行調(diào)研，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況和迫切需求，修改或制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以服務(wù)企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)工作。

對(duì)于企業(yè)層面：首先要遵守檔案行政主管部門頒布的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并結(jié)合自身企業(yè)的實(shí)際情況，建立健全自己的數(shù)字檔案資源標(biāo)準(zhǔn)體系。其次要加強(qiáng)日常檔案的核對(duì)工作，補(bǔ)充缺失的字段信息、修正不規(guī)范的著稱、統(tǒng)一字段類型和名稱。

3.3 深化數(shù)字檔案資源的開發(fā)和利用

數(shù)字檔案資源的深度開發(fā)和利用需要企業(yè)多部門的聯(lián)動(dòng)，一方面要有專項(xiàng)資金的支持，另一方面要有專業(yè)人才的支持。具備這兩個(gè)條件之后，企業(yè)就可以著手?jǐn)?shù)字檔案資源的開發(fā)工作，首先要實(shí)現(xiàn)全文檢索功能，加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析和整理，并做好數(shù)據(jù)的備份，防止數(shù)字檔案資源的丟失。其次可以開展數(shù)字檔案編研工作，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以更加系統(tǒng)化和多元化的形式提供給需要的部門。最后可以開發(fā)個(gè)性化的檢索和查詢形式，例如根據(jù)不同人員的需求，做好權(quán)限配置，解決檔案資源共享和隱秘性的矛盾。

3.4 建設(shè)檔案和信息化復(fù)合型人才隊(duì)伍

企業(yè)建設(shè)檔案和信息化復(fù)合型的人才隊(duì)伍可以從兩個(gè)方面開展，一方面是引進(jìn)復(fù)合型的人才，例如可以與高校開展產(chǎn)學(xué)研合作，為高校學(xué)生提供實(shí)習(xí)崗位，通過(guò)職業(yè)晉升渠道吸引其畢業(yè)之后加入企業(yè)，從而強(qiáng)化企業(yè)的數(shù)字檔案資源建設(shè)隊(duì)伍。另一方面是對(duì)檔案管理人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，充分提高其數(shù)字檔案建設(shè)的意識(shí)和專業(yè)技術(shù)，使其能夠自行完成數(shù)字檔案系統(tǒng)的日常管理和維護(hù)工作。

4 結(jié)語(yǔ)

在信息化時(shí)代，數(shù)字檔案資源在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮著日益重要的作用，具有很高的價(jià)值，但同時(shí)也是一項(xiàng)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的基礎(chǔ)工作，在建設(shè)和推進(jìn)過(guò)程中面臨著一系列難題。因此企業(yè)要想依托數(shù)字檔案資源輔助經(jīng)營(yíng)管理，就必須尋找解決辦法，加快數(shù)字檔案資源的建設(shè)，滿足企業(yè)的信息利用需求。