淺談醫(yī)療集團(tuán)電子檔案的管理和利用

康云鳳

摘 要：電子文件歸檔之后形成了電子檔案。對于醫(yī)療集團(tuán)而言，電子檔案主要包含了患者檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、醫(yī)療檔案以及其它類檔案。對這些檔案管理需要秉持文件與檔案一體化的管理模式，及時收集電子文件并及時歸檔，利于醫(yī)療集團(tuán)電子檔案的動態(tài)化更新，讓各類檔案為醫(yī)療集團(tuán)健康運(yùn)營提供支持。另外，需要注意檔案的安全管理，避免信息泄露。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療集團(tuán) 電子檔案 檔案管理 檔案利用

中圖分類號：F208

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2021）05-260-02

在疾病多樣化、患者復(fù)雜化、設(shè)備系統(tǒng)化的今天，醫(yī)療集團(tuán)必須依賴電子檔案的科學(xué)管理為醫(yī)療集團(tuán)的醫(yī)療管理、人事管理、設(shè)備管理、患者具體護(hù)理救治提供參考，保證各領(lǐng)域的決策精準(zhǔn)化。這其中管理是為利用服務(wù)，在利用過程中實(shí)現(xiàn)管理，保證管理水平不斷提升，最終塑造一個良性的電子檔案管理體系，文件與檔案一體化管理也隨之成為了常態(tài)。

一、醫(yī)療集團(tuán)電子檔案的形成

信息化時代，醫(yī)療集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，從患者掛號、問診、取藥、住院、出院這些過程中都會有各類文件、數(shù)據(jù)出現(xiàn);設(shè)備更新過程中，設(shè)備型號、功能、作用以及設(shè)備線路圖以及設(shè)備維修記錄等都需要以視頻、圖片、文字、圖表等形式體現(xiàn);人事管理過程中新人錄用、績效考評、獎懲記錄等都會以表格形式存在;醫(yī)療集團(tuán)開展的學(xué)術(shù)研究、病例研究等有關(guān)資料也會不斷產(chǎn)生，而檔案管理部門需要動態(tài)地收集這些資料、數(shù)據(jù)、圖表，然后將它們一一歸納整理，最后歸檔形成了電子檔案。醫(yī)療集團(tuán)電子檔案囊括了其運(yùn)行過程中方方面面的信息，對集團(tuán)全方位的管理和運(yùn)行都有非常重要的參考和指導(dǎo)作用。

二、醫(yī)療集團(tuán)電子檔案一體化管理

因疾病多樣化、患者復(fù)雜化、設(shè)備系統(tǒng)化、人員流動化等特性，醫(yī)療集團(tuán)電子檔案管理需要不斷地產(chǎn)生收集、調(diào)整、調(diào)檔、歸檔等行為。為了確保醫(yī)療集團(tuán)運(yùn)營有序化，有必要保證檔案完整性，在這樣的要求下便誕生了文件與檔案一體化管理模式。該種模式主要是通過信息技術(shù)建立統(tǒng)一的檔案信息化管理平臺，其可以直接對接掛號、問診、住院、患者護(hù)理、繳費(fèi)、出院、學(xué)術(shù)交流等環(huán)節(jié)，將其中產(chǎn)生的所有電子數(shù)據(jù)、電子文件收集起來，在管理人員分析之后，按照數(shù)據(jù)、文件的來源、屬性等歸檔于對應(yīng)的檔案科目之下。這其中平臺功能設(shè)計(jì)、管理制度、操作流程等決定了電子檔案的管理水平。文件與檔案一體化管理模式具有以下主要特點(diǎn)：

一是互動性。即檔案管理者積極地和各部門互動，能夠精準(zhǔn)地將各科室以及職能部門的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、信息、文件提取出來。在這樣的互動過程中，各院區(qū)、科室、職能部門在檔案管理者指導(dǎo)下了解各類文件的管理辦法，提升它們的利用效率。而對于檔案管理者而言，減少了電子文件篩選難度。正是通過這種良性互動，讓醫(yī)療集團(tuán)檔案管理工作不斷提升水平，形成了檔案和運(yùn)營二者間緊密聯(lián)系。

二是系統(tǒng)性。系統(tǒng)性包括了橫向檔案間關(guān)聯(lián)，也體現(xiàn)了同一領(lǐng)域檔案歷時性。在之前的檔案管理當(dāng)中，很難保證系統(tǒng)性，因?yàn)檫@要耗費(fèi)很大的人力去分析檔案間關(guān)系，以及不同時間點(diǎn)出現(xiàn)同類檔案的區(qū)別。采用文件與檔案一體化管理之后，醫(yī)療集團(tuán)檔案管理告別了過去人工收集、整理、歸檔模式之下的數(shù)據(jù)不系統(tǒng)、材料有缺失、文件不完整的弊端，保證了現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)、信息、文件對任何一個工作的全過程覆蓋。

三是風(fēng)險(xiǎn)性。所謂風(fēng)險(xiǎn)性指的是文件與檔案一體化管理，將醫(yī)療集團(tuán)所有關(guān)鍵信息都集中到了系統(tǒng)之內(nèi)，若是內(nèi)部有人竊取這些檔案或者黑客攻破系統(tǒng)篡改信息，都會給集團(tuán)造成重大損失。另外，就是錄入過程因?yàn)榫Σ患校瑫率箼n案歸檔不正確，會出現(xiàn)相似數(shù)據(jù)混淆現(xiàn)象，對醫(yī)療技術(shù)研究、患者治療方案等形成不良影響，甚至于會造成嚴(yán)重的醫(yī)患糾紛。

三、醫(yī)療集團(tuán)電子檔案的利用

通過前文分析我們知道醫(yī)療集團(tuán)電子檔案主要為人事管理、醫(yī)療管理、設(shè)備管理、患者管理等方面提供數(shù)據(jù)支持和技術(shù)參考。

（一）人事檔案利用

人事檔案管理無外乎涉及到了職稱評定、轉(zhuǎn)正、獎懲、公積金和保險(xiǎn)等領(lǐng)域。做好這方面工作對于醫(yī)療集團(tuán)人力資源優(yōu)化和發(fā)展具有積極意義。同時因?yàn)獒t(yī)護(hù)隊(duì)伍流動性大的原因，必須要實(shí)現(xiàn)動態(tài)的檔案管理模式，故而文件與檔案一體化管理便擁有了發(fā)揮空間。

第一，職稱評定。在醫(yī)療集團(tuán)當(dāng)中主要是通過論文數(shù)量、論文質(zhì)量、發(fā)刊種類、日常工作表現(xiàn)來對醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行職稱評定，然后會同其有關(guān)的檔案資料提交到醫(yī)療衛(wèi)生行政管理部門，之后職稱評定委員會根據(jù)具體情況來進(jìn)行評定。這其中為了保證檔案的完整性、系統(tǒng)性、有效性，必須保證對醫(yī)護(hù)等人員進(jìn)行動態(tài)信息收集，將核心電子文件歸檔轉(zhuǎn)化為檔案的組成。

第二，轉(zhuǎn)正。醫(yī)學(xué)專業(yè)大學(xué)生或者新聘任的醫(yī)生等都需要經(jīng)過一定的試用期以后才能轉(zhuǎn)正。而轉(zhuǎn)正也需要評價，評價的參考便是個人表現(xiàn)、技術(shù)水平、患者反饋等，而這些都會在文件與檔案一體化管理模式下進(jìn)入個人檔案。

第三，獎懲。醫(yī)療集團(tuán)為獎優(yōu)罰劣會推出激勵政策，落實(shí)政策時需要充分考量每一位主體的具體業(yè)績、能力、患者評價、思想道德水準(zhǔn)等，同樣這些也都會在科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中匯總到個人檔案里。

第四，公積金、保險(xiǎn)。主要是對應(yīng)工齡、工資，而二者同樣存在于個人檔案之內(nèi)。公積金、保險(xiǎn)涉及到了個人利益，其對于醫(yī)生、護(hù)士而言屬于非常重要的福利項(xiàng)目，故此十分受關(guān)注。這就需要人事檔案管理者必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，要反復(fù)確認(rèn)，避免個人信息的偏誤。通過文件與檔案一體化管理，檔案管理部門可以和任何一位成員緊密溝通，做到信息對稱，避免公積金和保險(xiǎn)不符合實(shí)際情況而出現(xiàn)重大失誤。

（二）醫(yī)療檔案利用

其中主要包括了技術(shù)檔案、學(xué)術(shù)檔案、健康檔案及醫(yī)療衛(wèi)生行政部門下發(fā)的文件等。在這些檔案的利用上要持嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，即時動態(tài)更新有關(guān)內(nèi)容，保證內(nèi)容系統(tǒng)性、完整性、精確性。尤其是學(xué)術(shù)和技術(shù)這兩類檔案利用必須要有保密措施，出檔時必須執(zhí)行嚴(yán)格的審批制度，需要使用者所在部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理負(fù)責(zé)人、檔案借用者本人一同簽字方可獲得檔案，并要求檔案要在限定地點(diǎn)使用，即檔案室之內(nèi)，不得帶出檔案室，不得拍照、錄像。健康檔案則是全民性的檔案管理，利用范圍主要用于慢性病發(fā)展趨勢研究等。從全民健康角度來看必須保證此類檔案采集時信息精準(zhǔn)，這樣才不會在后續(xù)使用中造成負(fù)面影響。醫(yī)療衛(wèi)生行政部門下達(dá)的文件內(nèi)容主要是政策法規(guī)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技術(shù)培訓(xùn)、醫(yī)院建設(shè)等方面，要求檔案管理部門在此類檔案管理上要具有系統(tǒng)性，要及時更新，并進(jìn)行詳細(xì)說明，保證其對醫(yī)療集團(tuán)運(yùn)營發(fā)揮出良好的指導(dǎo)作用。

（三）設(shè)備檔案利用

醫(yī)療集團(tuán)各成員醫(yī)院、研究中心等單位都需要不同設(shè)備，設(shè)備也有新老設(shè)備、功能不同的設(shè)備，這些設(shè)備也都有不同的運(yùn)行機(jī)理，故此在管理上十分復(fù)雜。為了保證設(shè)備健康運(yùn)轉(zhuǎn)，必須保證設(shè)備對應(yīng)的說明書、保修卡、電路圖等完整無缺。當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)問題之后，能夠及時提供給維修人員或者售后人員，盡快修復(fù)設(shè)備，減小因?yàn)樵O(shè)備停運(yùn)帶來的損失。另外，維修人員或者售后人員完成維修之后，需要將維修記錄提供給檔案管理人員及時歸檔，為后續(xù)的故障診斷提供參考。而對于財(cái)務(wù)部門而言，在資源整合、折舊管理上，也需要參考這些設(shè)備檔案資料對其進(jìn)行科學(xué)折價，盡量降低醫(yī)療集團(tuán)的損失。

（四）患者檔案利用

醫(yī)療集團(tuán)在技術(shù)研究領(lǐng)域需要文件與檔案一體化管理模式提供支撐。技術(shù)研究需要廣泛的病例檔案包括患者基本信息（家庭住址、性別、年齡、病種）以及特別信息（各類檢查數(shù)據(jù)、照影），在系統(tǒng)研究過程里還需要動態(tài)采集患者信息，甚至于需要對出院患者進(jìn)行長期跟蹤。這其中便涉及到了患者檔案的動態(tài)管理。此類檔案利用必須認(rèn)真謹(jǐn)慎，要求檔案管理者具有基本的醫(yī)療知識，這樣才能對患者有關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行區(qū)分、歸納，而不至于發(fā)生混淆。同時，要求檔案管理部門和學(xué)術(shù)研究部門建立動態(tài)溝通機(jī)制，后者能夠隨時隨地獲得有關(guān)資料，保證學(xué)術(shù)研究的平穩(wěn)推進(jìn)。

例如，在新冠肺炎疫情影響下，醫(yī)療集團(tuán)各成員醫(yī)院必須對患者檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，第一步就是從病毒檢測做起，將有關(guān)資料錄入到管理系統(tǒng)內(nèi)，并能夠保證該系統(tǒng)對接醫(yī)院傳染病防控中心乃至于醫(yī)療衛(wèi)生行政管理部門，形成全面的信息聯(lián)動。這也屬于患者檔案利用范圍。從這里可以看到若是醫(yī)療集團(tuán)各成員醫(yī)院不能實(shí)現(xiàn)文件與檔案一體化管理，仍然以傳統(tǒng)檔案管理模式來應(yīng)對患者管理，就無法做到信息的精準(zhǔn)對接和共享，會造成傳染病預(yù)防工作當(dāng)中的信息孤島，這會給醫(yī)院運(yùn)營乃至于社會管理造成極大的負(fù)面影響。

（五）知識產(chǎn)權(quán)檔案利用

醫(yī)院存在自己獨(dú)特的知識產(chǎn)權(quán)，例如某一方面權(quán)威的學(xué)術(shù)研究資料，醫(yī)院專家集體出版的書籍等。在知識產(chǎn)權(quán)檔案管理上首先要積極備案，其次是保密，次之是利用。在具體利用上需要將這些檔案資料提供給醫(yī)療集團(tuán)技術(shù)演技部門、權(quán)威專家組等，作為他們業(yè)務(wù)上的支持力量。

四、總結(jié)

醫(yī)療集團(tuán)有幾十家成員醫(yī)院，多個業(yè)務(wù)領(lǐng)域，所以在檔案管理和利用方面必須積極地實(shí)現(xiàn)文件與檔案一體化管理模式，讓檔案管理和業(yè)務(wù)開展同時進(jìn)行，做到電子文件動態(tài)采集、分析、整合、存檔，保證醫(yī)療檔案、患者檔案、人力資源檔案、設(shè)備檔案等等有條不紊，為醫(yī)療集團(tuán)的平穩(wěn)運(yùn)行助力。鑒于一些檔案的重要性需要進(jìn)行必要的嚴(yán)格管理，對出檔、借檔、調(diào)檔、歸檔形成系統(tǒng)的管理制度。在利用上要秉持動態(tài)收錄、動態(tài)提供的原則，保證醫(yī)療集團(tuán)患者管理、醫(yī)療管理得以健康開展。

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（作者單位：青島大學(xué)附屬醫(yī)院 山東青島 266003）

（責(zé)編：趙毅）