物資采購流程風(fēng)險(xiǎn)分析及優(yōu)化

王玉春

摘要：ERP流程管理與優(yōu)化是ERP項(xiàng)目中的核心環(huán)節(jié)，是加快信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。本文探討了ERP系統(tǒng)應(yīng)用中存在的不足與風(fēng)險(xiǎn)，并在此基礎(chǔ)上分析ERP系統(tǒng)中項(xiàng)目、維修等采購模塊數(shù)據(jù)管理集成發(fā)展趨勢(shì)，提出了采購流程優(yōu)化的解決方案，實(shí)現(xiàn)ERP應(yīng)用系統(tǒng)化繁為簡(jiǎn)、提速提效、管控閉環(huán)管理的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：ERP 企業(yè)資源計(jì)劃 采購模塊 風(fēng)險(xiǎn) 管控 數(shù)據(jù)集成 信息共享

概述 ：為了中全面提升管理水平，以 “管理是生產(chǎn)力”為指導(dǎo)思想，全面梳理物資采購工作流程，深度評(píng)估采購管理的各個(gè)審核節(jié)點(diǎn)，本文通過總結(jié)分析現(xiàn)存的各項(xiàng)問題，提出了需求計(jì)劃、物資平庫、采購申請(qǐng)、采購執(zhí)行等各環(huán)節(jié)的優(yōu)化方案，聯(lián)動(dòng)PS模塊、PM模塊，梳理上、下游工作流程，實(shí)現(xiàn)各部門管理無縫對(duì)接，完善、優(yōu)化管理，提升物資采購管理的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化水平。

1.流程優(yōu)化的必要性

ERP是企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resources Planning）的簡(jiǎn)稱，它將企業(yè)的財(cái)務(wù)、采購、生產(chǎn)、銷售、庫存和其它業(yè)務(wù)功能整合到一個(gè)信息管理平臺(tái)上，從而實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)運(yùn)行集成化、業(yè)務(wù)流程合理化、績(jī)效監(jiān)控動(dòng)態(tài)化、管理改善持續(xù)化。也可以說ERP是運(yùn)用信息技術(shù)將企業(yè)內(nèi)的資金流、物流和信息流進(jìn)行有效集成，使其協(xié)調(diào)運(yùn)作，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)績(jī)效最優(yōu)化。ERP強(qiáng)調(diào)對(duì)企業(yè)內(nèi)外部資源進(jìn)行優(yōu)化配置、強(qiáng)調(diào)資源預(yù)測(cè)、資源計(jì)劃、計(jì)劃執(zhí)行和執(zhí)行后評(píng)估的閉環(huán)管理。

各企業(yè)在ERP上線后的運(yùn)行過程中，會(huì)逐漸發(fā)現(xiàn)各種各樣的問題，需要通過流程優(yōu)化消除人員浪費(fèi)、精細(xì)冗繁環(huán)節(jié)、整合不合適環(huán)節(jié)、補(bǔ)漏空缺環(huán)節(jié)，最終制定一個(gè)質(zhì)量?jī)?yōu)且效率高的流程，實(shí)現(xiàn)提高工作效率、改善工作質(zhì)量、降低成本、縮減勞動(dòng)強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)減員增效的目標(biāo)。通過不斷發(fā)展、完善、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的方法，為領(lǐng)導(dǎo)層提供高效、準(zhǔn)確的管理信息，支持。

2.ERP物資采購模塊存在的不足與風(fēng)險(xiǎn)

2.1. ERP流程控制節(jié)點(diǎn)缺失

物資采購的內(nèi)部控制體系需要ERP系統(tǒng)的支持和強(qiáng)化，規(guī)范和優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程，可以促進(jìn)內(nèi)控管理，通過ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成，減少內(nèi)控的工作量，利用系統(tǒng)的各控制點(diǎn)，落實(shí)內(nèi)部控制。但在現(xiàn)行的ERP采購流程中還存在著控制節(jié)點(diǎn)缺失現(xiàn)象。

ERP系統(tǒng)中，項(xiàng)目PS模塊錄入的預(yù)留（即需求計(jì)劃），物資采購部在MB25事務(wù)碼查看預(yù)留時(shí)，無計(jì)劃下達(dá)時(shí)間顯示，也就是說，缺失計(jì)劃時(shí)間控制節(jié)點(diǎn)，每天只能將所有的計(jì)劃導(dǎo)出，然后再與昨日的導(dǎo)出的計(jì)劃比對(duì)，新增部分，則為當(dāng)日新下達(dá)的計(jì)劃，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且存在遺漏計(jì)劃的風(fēng)險(xiǎn)，無法實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的自動(dòng)化和項(xiàng)目計(jì)劃的及時(shí)實(shí)施。

2.2 有些關(guān)鍵數(shù)據(jù)未集成，存在“信息孤島”

ERP作為一個(gè)集成的綜合管理信息系統(tǒng)，可以通過資源共享，信息高度集成，強(qiáng)化財(cái)務(wù)、物資、項(xiàng)目管理的銜接，縮短高層與基層的縱向信息鏈，降低企業(yè)信息成本和風(fēng)險(xiǎn)控制成本，以實(shí)現(xiàn)各部門業(yè)務(wù)之間的無縫連接。通過梳理我公司物資采購上下游各模塊的ERP實(shí)施的現(xiàn)狀，我們發(fā)現(xiàn)，某些關(guān)鍵數(shù)據(jù)，還沒有實(shí)現(xiàn)集成管理，各模塊存在各自的信息孤島。

3.流程優(yōu)化前景及優(yōu)化方案

針對(duì)目前ERP采購模塊使用的現(xiàn)狀，需要對(duì)業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流程，以及集成數(shù)據(jù)等方面進(jìn)行深度挖掘，通過設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)源頭采集，優(yōu)化數(shù)據(jù)管理和流程管理，建立公司級(jí)數(shù)據(jù)集成共享。在數(shù)據(jù)資源統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上，首先豐富數(shù)據(jù)展現(xiàn)的內(nèi)容，按照采購數(shù)據(jù)與生產(chǎn)、維修數(shù)據(jù)相結(jié)合、任務(wù)數(shù)據(jù)與完成數(shù)據(jù)相結(jié)合的原則，設(shè)計(jì)物資采購管理數(shù)據(jù)綜合應(yīng)用框架;其次是拓展應(yīng)用范圍，制定需求計(jì)劃采購進(jìn)度報(bào)表，讓各個(gè)業(yè)務(wù)部門、項(xiàng)目管理部門、各層領(lǐng)導(dǎo)能夠最大程度共享ERP系統(tǒng)中采購信息;同時(shí)加大數(shù)據(jù)應(yīng)用深度，通過ERP平臺(tái)數(shù)據(jù)，進(jìn)行對(duì)比分析，結(jié)合各控制節(jié)點(diǎn)、費(fèi)用控制指標(biāo)、項(xiàng)目施工進(jìn)度、投資完成、材料消耗等數(shù)據(jù)，增加相關(guān)預(yù)警及查詢、分析功能。

3.1增設(shè)PS模塊計(jì)劃錄入審批流程，規(guī)范控制節(jié)點(diǎn)

集成的ERP系統(tǒng)可以對(duì)重要內(nèi)控控制點(diǎn)進(jìn)行有效管理，加強(qiáng)關(guān)鍵內(nèi)控點(diǎn)的控制和記錄。通過在項(xiàng)目計(jì)劃錄入時(shí)，增加審批流程，實(shí)現(xiàn)采購計(jì)劃資金渠道、網(wǎng)絡(luò)建立、物料錄入等全面審核，確定審核節(jié)點(diǎn)，在物資采購模塊，明確計(jì)劃下達(dá)時(shí)間，在物資采購部查看需求計(jì)劃時(shí)，可以自動(dòng)檢索每日下達(dá)的采購計(jì)劃，同時(shí)為后續(xù)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表提供數(shù)據(jù)集成基礎(chǔ)。

3.2設(shè)計(jì)需求計(jì)劃錄入時(shí)，附帶技術(shù)條件等文本上傳功能

ERP系統(tǒng)增設(shè)在線上傳技術(shù)要求、MR文件等文本功能。計(jì)劃提報(bào)部門在ERP系統(tǒng)錄入需求計(jì)劃時(shí)，對(duì)于有技術(shù)規(guī)格書、MR文件的物資，可以在線上傳文本文件，保持需求計(jì)劃的完整性，在物資到貨驗(yàn)收時(shí)，可以在線查詢物資技術(shù)要求，制定相應(yīng)的檢驗(yàn)、驗(yàn)收方案，數(shù)據(jù)信息自動(dòng)轉(zhuǎn)移，同時(shí)在驗(yàn)收環(huán)節(jié)，也可以實(shí)施上傳檢驗(yàn)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、制造圖紙等文件，這樣，在ERP系統(tǒng)物資全生命周期管理中，以物料編碼為查詢主線，穿透查詢。

3.3.設(shè)計(jì)物資需求計(jì)劃采購進(jìn)度統(tǒng)計(jì)表，實(shí)現(xiàn)信息公開、共享

通過上述流程優(yōu)化方案的實(shí)施，根據(jù)數(shù)據(jù)信息源頭的采集，設(shè)計(jì)物資需求計(jì)劃采購進(jìn)度統(tǒng)計(jì)表。各業(yè)務(wù)流程操作時(shí)，數(shù)據(jù)即時(shí)更新，能夠按照采購進(jìn)度生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)采購執(zhí)行、物資收發(fā)、費(fèi)用控制等業(yè)務(wù)進(jìn)行及時(shí)查詢，無論是物資需求單位、項(xiàng)目管理部門、各層級(jí)管理人員，將能夠快速便捷地獲得各自所需的信息，通過關(guān)鍵指標(biāo)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和信息分析，對(duì)采購業(yè)務(wù)流程的運(yùn)行情況有更快速、清晰、完整、準(zhǔn)確的了解。公司領(lǐng)導(dǎo)可以不必等待期末的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，直接查詢?nèi)净蛑攸c(diǎn)項(xiàng)目采購情況的最新變化，從而實(shí)現(xiàn)了對(duì)采購業(yè)務(wù)的全過程控制節(jié)點(diǎn)控制管理。

4.結(jié)論

多年來，中石油、中石化各大企業(yè)把ERP信息化建設(shè)作為企業(yè)信息化工作的重中之重，并不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、不斷提升ERP管理。ERP的應(yīng)用是一個(gè)持續(xù)優(yōu)化和改進(jìn)的過程，無論是對(duì)業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流程管理，還是對(duì)集成數(shù)據(jù)的深度挖掘、應(yīng)用，以及面向企業(yè)高層的信息應(yīng)用等，ERP系統(tǒng)的深度優(yōu)化，都將為企業(yè)提升資源共享水平和管理決策水平，進(jìn)而提升石油企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。