事業(yè)單位檔案管理的重要性及其優(yōu)化措施

董建芹　馬曉妍

摘? 要：文書檔案是企業(yè)或事業(yè)單位進(jìn)行各項工作計劃的重要依據(jù)和載體，記錄著單位的發(fā)展過程、服務(wù)提升和人事變動等信息，也是企業(yè)、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位成就和發(fā)展的見證，是企業(yè)、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位社會形象的重要表現(xiàn)。因此，文書檔案的合理管理關(guān)系到機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的發(fā)展。辦公室文書檔案管理工作的工作量龐大，傳統(tǒng)的管理研究方法缺乏程序化，工作學(xué)習(xí)效率較低，無法滿足企業(yè)信息化發(fā)展的需求。本文主要分析事業(yè)單位檔案管理的重要性及其優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;重要性;優(yōu)化措施

引言

檔案管理是對檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管的過程，是為企業(yè)后續(xù)的發(fā)展和各種決策提供重要依據(jù)的途徑，但隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛增長，事業(yè)單位體制的不斷改革，事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容也逐年增多，這使得傳統(tǒng)的單位檔案管理模式無法適應(yīng)當(dāng)下的需求，因此需要對事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行有效地優(yōu)化，以利于促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

1、事業(yè)單位檔案管理的重要性

1.1對歷史情況進(jìn)行有效記錄

檔案是當(dāng)下社會實踐活動中形成的文字記錄，能夠直觀地記錄當(dāng)時發(fā)生的情況，為今后的決策提供第一手的參考資料。不僅如此，通過檔案管理能夠?qū)κ聵I(yè)單位本身的發(fā)展進(jìn)行有效記錄，是事業(yè)單位信息最基礎(chǔ)、最集中的記錄方式，能夠有效促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，為后續(xù)的決策提供依據(jù)。

1.2為企業(yè)各部門提供查詢服務(wù)

近年來，隨著事業(yè)單位體制的不斷改革，對事業(yè)單位內(nèi)部的各項管理活動也提出了新的要求，很多服務(wù)內(nèi)容都需要參考事業(yè)單位的檔案資料來完成，這就需要檔案管理部門為各個部門提供有效的查詢服務(wù)，通過協(xié)助各個部門完成資料內(nèi)容的查詢，從而促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部各項工作的開展。但由于事業(yè)單位的檔案資料是極為重要的文件，在進(jìn)行資料查詢的過程中，應(yīng)當(dāng)符合各項法律規(guī)定，按照嚴(yán)格的法律程序，從而確保事業(yè)單位的合法權(quán)益得到有效地保護(hù)。

1.3檔案是企事業(yè)單位宣傳教育的素材

檔案記錄著歷史發(fā)展的全過程，是著書立說、文藝創(chuàng)作、舉辦各種展覽和對經(jīng)濟(jì)生活進(jìn)行技術(shù)革命，開展傳統(tǒng)思想教育、愛國主義、愛企業(yè)教育的生動素材，其內(nèi)容豐富多樣，具有較強(qiáng)的說服力和感染力。檔案館充分發(fā)揮著檔案宣傳教育的作用，作為愛國主義教育的重要基地，可有效提升思想政治教育和愛國主義教育的效果。

2、事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施

2.1對企事業(yè)單位文書檔案實施系統(tǒng)化管理

對事業(yè)單位的文書檔案進(jìn)行分類，即對財務(wù)信息檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等進(jìn)行系統(tǒng)分類管理。這樣不僅能夠更加方便企業(yè)管理，而且還能方便尋找檔案。程序如下：如果員工收到檔案，員工應(yīng)首先檢查檔案是否完整，然后對檔案進(jìn)行分類和編號，在第一份文件中，文件名、文件號、文件類型以及員工姓名和工作號列入機(jī)構(gòu)檔案管理系統(tǒng)，最后在檔案室列入檔案，屬于員工管理類的檔案。如員工需要借檔案，則需要登記員工的姓名+工號。對事業(yè)單位文書檔案資源管理工作內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)化管理，能夠為企事業(yè)單位文書檔案管理研究提供更加便利條件，有效防止檔案因記錄不清晰而導(dǎo)致檔案失真，還能有效提升查詢速率，進(jìn)而有效提升企事業(yè)單位文案工作服務(wù)人員的工作效率。

2.2加強(qiáng)對企事業(yè)單位文書檔案管理工作的監(jiān)督

如何進(jìn)行合理的保管和使用事業(yè)單位文書檔案，從表面上看是行政資源管理的常規(guī)教學(xué)工作的主要內(nèi)容，但檔案是事業(yè)單位的日常運(yùn)營和發(fā)展的重要記錄，對于提高醫(yī)院的發(fā)展研究具有非常重要的意義。因此，泰安市中心醫(yī)院檔案管理人員十分重視文書檔案，設(shè)計了一套文書檔案管理的監(jiān)督機(jī)制并不斷予以完善。采取不定期檢查文書檔案管理人員工作效果的措施，例如在調(diào)用文件時由管理部門進(jìn)行檢查。對于重要數(shù)據(jù)文件，則采取一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砣藛T審核工作方式，以月為單位對該類檔案信息進(jìn)行定期檢查，有效保證該類檔案的安全。

2.3優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在新時期的檔案管理工作中，需要切實重視檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，采用紙質(zhì)化的管理模式，這種檔案管理模式已經(jīng)開始逐步發(fā)生變化。隨著數(shù)字化理念在檔案管理中的運(yùn)用，檔案管理走向數(shù)字化已經(jīng)成為了當(dāng)前社會的發(fā)展趨勢，而在發(fā)展數(shù)字化的檔案管理工作中，對于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)相比較于傳統(tǒng)的檔案管理工作有著更多的需求，為此在檔案管理工作中，需要有計劃、分階段地向檔案管理部分投放人力和物力，以促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

2.4建立檔案管理數(shù)字化服務(wù)體系

增設(shè)計算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立數(shù)字化的檔案管理體系，充分利用數(shù)字化信息技術(shù)和自動化程序編程來代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工文字檔案處理和管理方法，從根本上提升檔案管理方法，提升事業(yè)單位檔案管理的時效性。將原有的實體服務(wù)轉(zhuǎn)型為線上線下結(jié)合服務(wù)模式，采用更加快速便捷簡單的信息服務(wù)模式，一方面能夠增加檔案的利用率，另一方面也能夠迎合新時代的發(fā)展趨勢。事業(yè)單位推行專業(yè)的檔案管理體系，管理人員可以通過掃描、圖像傳遞等方法將單位內(nèi)部檔案進(jìn)行整理錄入，保存在服務(wù)器上。開通網(wǎng)上檔案資料查閱業(yè)務(wù)，對單位中的資料信息進(jìn)行有效收集和管理，為更多部門提供有效的資料服務(wù)。增設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺和手機(jī)客戶端等服務(wù)窗口，單位內(nèi)部員工可以通過有效信息登錄檔案平臺獲取需要的檔案資料，極大程度提升檔案管理服務(wù)工作的效率。事業(yè)單位采用全新的管理模式能夠有效增強(qiáng)內(nèi)部各個部門的信息協(xié)調(diào)性，對信息資料進(jìn)行科學(xué)管理也能夠提升檔案資料的有效使用。

2.5通過培訓(xùn)提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作中，需要重視人才培養(yǎng)，在信息技術(shù)發(fā)展的背景下，檔案管理工作需要根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展態(tài)勢，不斷吸引高素質(zhì)的復(fù)合人才，以解決事業(yè)單位信息化人才缺乏狀況。另一方面，則是要強(qiáng)化人員培訓(xùn)工作，在檔案管理工作中，落實人才培訓(xùn)工作，以促進(jìn)檔案管理工作向著規(guī)范化、科學(xué)化的方向所發(fā)展。

結(jié)束語

檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中重要的組成部分，對于事業(yè)單位的發(fā)展起到了決定性的意義，但就目前的檔案管理工作而言還存在著諸多問題，因此需要通過一系列措施加以完善，從而促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。

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