油田公司材料采購存在的問題及對策

張金晶(中國石油物資有限公司，北京 100120)

0 引言

伴隨著我國石油經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，近些年油田公司的集中采購材料的種類更為豐富了，且油田公司的迅速發(fā)展影響了集中采購材料的總量，同時(shí)集中采購也對石油經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有一定的推動(dòng)作用。因而材料選購在公司發(fā)展過程中起著特別關(guān)鍵的作用。

從中國能源開發(fā)發(fā)展戰(zhàn)略和能源消費(fèi)水平狀況看來，石油工業(yè)化生產(chǎn)已經(jīng)從長期性單一石油采掘向縱向多元化、綜合性利用全方位發(fā)展了。因而，更改產(chǎn)品構(gòu)造，進(jìn)行石油的當(dāng)場轉(zhuǎn)換、當(dāng)場生產(chǎn)制造是石油產(chǎn)業(yè)鏈迅速健康發(fā)展的必然趨勢。大力開展能源轉(zhuǎn)換，節(jié)省互聯(lián)網(wǎng)資源，綜合性開發(fā)利用，不斷創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)發(fā)展方法，走基建項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)資源、綠色經(jīng)濟(jì)可持續(xù)性發(fā)展道路，已成為在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新戰(zhàn)略。石油行業(yè)的集中采購材料供應(yīng)鏈方式繁雜且供應(yīng)鏈管理計(jì)劃方案嚴(yán)謹(jǐn)。一方面油田公司在采購材料時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)鏈管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，合理做出有關(guān)決策；另一方面，油田公司要依據(jù)銷售市場的轉(zhuǎn)變和材料市場的需求制定切實(shí)可行的采購計(jì)劃方案，運(yùn)用從銷售市場搜集到的信息辨別材料供求的關(guān)聯(lián)性，調(diào)節(jié)采購防范措施。

1 材料采購的定義及原則

1.1 材料采購的定義

采購管理是為了更好地獲得物資供應(yīng)而在公司采購活動(dòng)中選用的管控行為，是對公司的任何采購行為開展整體規(guī)劃和操控的活動(dòng)，是全部公司的管理主題活動(dòng)[1]。采購管理包含適用、財(cái)務(wù)審計(jì)、準(zhǔn)許和程序執(zhí)行，由方案、認(rèn)證、訂單信息和合同四部分構(gòu)成。采購管理的目的是避免采購問題危害公司的生產(chǎn)加工和產(chǎn)品品質(zhì)，以低成本確保采購業(yè)務(wù)流程的一般進(jìn)行。采購管理通常包含以下三個(gè)必不可少部分[2]。

1.1.1 材料采購計(jì)劃管理

采購計(jì)劃管理是指制定和管理公司的采購計(jì)劃，為企業(yè)提供精確按時(shí)的采購計(jì)劃和實(shí)行途徑，可以編寫和分解多目標(biāo)、多要素采購計(jì)劃，將公司的采購要求轉(zhuǎn)變?yōu)橹苯硬少徆ぷ?。采購?jì)劃管理符合企業(yè)選用客戶訂單、銷售訂單、生產(chǎn)制造訂單信息等多種多樣采購運(yùn)用方式，適用靈活性的采購訂單信息形成步驟。

1.1.2 采購訂單管理

采購訂單管理是指以采購訂單信息為根據(jù)，由經(jīng)銷商精確追蹤采購訂單信息流的各個(gè)方面，包含確認(rèn)訂單、經(jīng)銷商送貨、雙方交貨、采購方檢測并取貨進(jìn)而完成采購的整個(gè)過程。

步驟配備容許在直接接受訂單信息或通過交貨產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)過程后，挑選進(jìn)庫檢測等多種多樣的采購步驟。在全部訂單信息管理環(huán)節(jié)，可以監(jiān)管和管理庫存采購計(jì)劃、訂單信息運(yùn)送、交貨查驗(yàn)等。選購訂單信息還可以根據(jù)網(wǎng)上訂購，通過電商平臺(tái)立即發(fā)給相對應(yīng)的經(jīng)銷商。

1.1.3 采購結(jié)算管理

采購結(jié)算管理是指解決采購商品、解決勞務(wù)采購、解決非庫存買賣采購、立即運(yùn)送采購業(yè)務(wù)流程、授權(quán)委托商品銷售審核等業(yè)務(wù)流程。為了更好地進(jìn)行公司業(yè)務(wù)重新組合和適應(yīng)業(yè)務(wù)流程，企業(yè)可以配備采購清算步驟，變更各種項(xiàng)目的處置標(biāo)準(zhǔn)或是重新定義的工作解決標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 材料采購管理的原則

材料采購管理的準(zhǔn)則有五個(gè)關(guān)鍵層面[3]。

1.2.1 適價(jià)(Right Price)

適價(jià)代表著選購是有效合理的。大量應(yīng)用、少量應(yīng)用、長期性應(yīng)用和短期內(nèi)應(yīng)用中會(huì)出現(xiàn)差別。一般來說，要根據(jù)眾多平臺(tái)的價(jià)格表、價(jià)格對比、點(diǎn)評、商議多個(gè)環(huán)節(jié)來決策適合的價(jià)格。

1.2.2 適時(shí)(Right Time)

適時(shí)是指依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定選購計(jì)劃。依據(jù)選購計(jì)劃立即供貨，可以降低制造和售賣的成本費(fèi)，進(jìn)而保證公司的市場競爭能力。

1.2.3 適質(zhì)(Right Quality)

適質(zhì)代表著選購材料的品質(zhì)符合規(guī)定，選購項(xiàng)目的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉能夠降低最終生產(chǎn)成本。

1.2.4 適量(Right Quantity)

適量就是指伴隨著采購數(shù)量的提升，銷售量降低。要充分考慮資金周轉(zhuǎn)、儲(chǔ)存成本、材料要求計(jì)劃等各個(gè)方面要素，測算出最有效的選購總數(shù)，并不是選購總數(shù)越多越好。

1.2.5 適地(Right Place)

適地是企業(yè)和經(jīng)銷商的間距越近，材料物流成本越低，采購操控性越強(qiáng)，彼此融洽溝通交流越便捷，采購成本肯定就越低。

2 油田公司概括

2.1 油田公司簡介

大港油田公司，油田總部位于國家“十一五”重點(diǎn)開發(fā)開放建設(shè)區(qū)——天津市濱海新區(qū)，該公司內(nèi)部建設(shè)包括宿舍樓、體育館，以及相關(guān)的水、暖、電等配套工程[4]。油田公司配套工程涉及范圍大、人員多，并且事關(guān)員工的基本生活保障，要在合理成本內(nèi)保證質(zhì)量最優(yōu)，就需要進(jìn)一步加強(qiáng)材料采購管理，對采購過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)解決。

2.2 油田公司材料采購管理現(xiàn)狀

2.2.1 材料采購流程

油田企業(yè)的材料采購是全部采購工作中的頭等大事，材料的供貨周期占油田企業(yè)外界用戶供貨周期的二分之一，原材料庫存值占油田企業(yè)所有庫存值的90%?，F(xiàn)階段油田企業(yè)的原材料采購過程具體分成下列這五個(gè)環(huán)節(jié)[5]。

(1)產(chǎn)生材料要求。工作員依據(jù)項(xiàng)目開展期內(nèi)材料的要求數(shù)量、庫存數(shù)量和數(shù)據(jù)制造信息的收集，給予繼續(xù)物料需求計(jì)劃。

(2)訂單審核和供應(yīng)商確定訂單。采購工作人員依據(jù)數(shù)量填好采購訂單，經(jīng)主管審批后，將訂單發(fā)傳真給供應(yīng)商進(jìn)行確定。

(3)訂單派送追蹤。訂單接到供應(yīng)商確定后，采購員將實(shí)行訂單追蹤，以保證立即裝運(yùn)材料并發(fā)貨。假如產(chǎn)生應(yīng)急訂單，買家務(wù)必聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，開展已經(jīng)購買的應(yīng)急材料、生產(chǎn)加工、提早派送、必需時(shí)快遞或國際空運(yùn)。

(4)接納材料入庫。材料抵達(dá)庫房后，倉庫工作人員將查驗(yàn)主要的抵達(dá)數(shù)量和規(guī)格型號，并交到檢測員處開展查驗(yàn)。相關(guān)材料驗(yàn)收達(dá)標(biāo)后，庫房工作人員將依據(jù)訂單號從系統(tǒng)進(jìn)庫；假如具體抵達(dá)數(shù)量與購買數(shù)量有誤差，則與買家核對后，開展接受庫存量；針對原材料抵達(dá)后檢驗(yàn)出的不合格品，決策依據(jù)生產(chǎn)制造緊急狀況挑選或退貨。

(5)開稅票和第三方支付。原材料進(jìn)入操作系統(tǒng)后，買家將通告供應(yīng)商開稅票，原材料中的殘品查驗(yàn)后退還，國外供應(yīng)商將向供應(yīng)商出具負(fù)稅票，中國供應(yīng)商將開展退貨扣減解決。接到稅票后，實(shí)行來料發(fā)票匹配(稅票、訂單、系統(tǒng)接受匯報(bào)、付款單)，向會(huì)計(jì)付款。

2.2.2 材料采購管理信息化

在物資供應(yīng)采購過程中，除集中采購?fù)猓徊糠植少徣匀徊捎脗鹘y(tǒng)式的手動(dòng)方式開展信息收集和傳送，采購主活動(dòng)并沒有完全達(dá)到采購的數(shù)字化管理目標(biāo)[6]。

在一部分材料采購過程中，首先由工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將公司的采購要求逐一傳遞給對應(yīng)的供應(yīng)商，隨后逐一搜集各供應(yīng)商的供給信息和產(chǎn)品價(jià)格，根據(jù)詢價(jià)采購、價(jià)格對比、商議等一系列步驟明確最終的合作商，整個(gè)過程將消耗非常多的時(shí)間。假如急缺特殊物件，為了減少選購時(shí)長，采購工作人員將會(huì)在供應(yīng)商中進(jìn)行挑選，因而難以確保采購的合理化。這類方法可能會(huì)產(chǎn)生信息內(nèi)容不公平、通信網(wǎng)絡(luò)方式不暢、供應(yīng)商低品質(zhì)供貨、供應(yīng)商監(jiān)管不夠等問題，且一部分供應(yīng)商可能無法立即得到企業(yè)采購信息內(nèi)容而喪失參加商品采購和招投標(biāo)的機(jī)會(huì)，造成企業(yè)的采購成本上升。

3 油田公司集中材料采購管理存在的問題

3.1 部分材料質(zhì)量不佳

一般來說，商品的品質(zhì)與成本正相關(guān)，要保質(zhì)保量，就需要提升成本。由于雙方流程的不透明和過后監(jiān)督的狀況，買方無法參與供應(yīng)商的生產(chǎn)過程和質(zhì)量控制；供應(yīng)商為了更好地在競價(jià)中獲得優(yōu)勢，會(huì)通過各類方式控制成本，可能會(huì)降低產(chǎn)品品質(zhì)，影響買方的權(quán)益，使彼此無法建立長久的合作關(guān)系[7]。自然，購置方需和許多陌生供應(yīng)商建立臨時(shí)性合作關(guān)系。因?yàn)樵谖镔Y供應(yīng)招標(biāo)時(shí)企業(yè)更加重視經(jīng)濟(jì)效益，許多優(yōu)秀供應(yīng)商在競價(jià)中極易被履行能力差的供應(yīng)商替代。購置方對履行能力差的供應(yīng)商不夠了解，簽訂合同后容易產(chǎn)生供應(yīng)質(zhì)量問題，從而影響油田公司正常生產(chǎn)。

3.2 材料成本更新不及時(shí)

油田公司采購系統(tǒng)里有以萬計(jì)的物料編碼，直接原材料38多種，供應(yīng)商有5家；間接原材料42多種，供應(yīng)商有7家。在物料采購過程中，金屬、非金屬材料都會(huì)在原材料價(jià)格變動(dòng)幅度超過一定數(shù)值后進(jìn)行價(jià)格調(diào)整；石油相關(guān)的化學(xué)產(chǎn)品也會(huì)受國際油價(jià)影響，在超過臨界值時(shí)進(jìn)行調(diào)價(jià)[8]。

材料成本更新不及時(shí)會(huì)對供應(yīng)商和采購政策產(chǎn)生一系列影響。若采購價(jià)格低于成本價(jià)，供應(yīng)商會(huì)消極供貨甚至不供貨，嚴(yán)重影響油田正常生產(chǎn)；若采購價(jià)格偏離成本價(jià)過高，油田公司耗費(fèi)高，不利于提質(zhì)增效政策的推行。

3.3 交貨周期較長

招標(biāo)采購流程包括招標(biāo)文件審核、標(biāo)前、標(biāo)后，各層級匯報(bào)，合同審批，轉(zhuǎn)固驗(yàn)收等流程。采購業(yè)務(wù)審批，基本上需要上報(bào)至油田公司管理層審批，決策權(quán)比較集中，決策流程較長、審批耗時(shí)長，導(dǎo)致采購周期較長。同樣地，采購業(yè)務(wù)按照公司高層指示精神和新要求執(zhí)行時(shí)，制度文件未及時(shí)修訂維護(hù)到位，會(huì)造成公司高層指令與現(xiàn)行制度規(guī)定不協(xié)調(diào)的局面，使交貨周期過長。

3.4 材料供應(yīng)商問題

3.4.1 部分材料供應(yīng)商管理水平較低，管理體系不完善

現(xiàn)階段供應(yīng)商從上游原料管理方法到最終的顧客銷售市場，在價(jià)值管理的概念上并沒有與油田企業(yè)達(dá)成一致。油田企業(yè)僅在日常供應(yīng)商管理方法中按照計(jì)劃退換貨，不負(fù)責(zé)產(chǎn)品質(zhì)量問題，發(fā)生問題后進(jìn)行現(xiàn)場處理，并沒有真正涉及供應(yīng)商精細(xì)化管理的方法。供應(yīng)商管理能力低的問題在油田企業(yè)的每個(gè)項(xiàng)目里都存在。有一些項(xiàng)目已經(jīng)遷移到供應(yīng)商前端的管理方法，根據(jù)商品控制計(jì)劃限定供應(yīng)商供應(yīng)商品達(dá)到自身的規(guī)定，但這僅限商品滿足要求。提高供應(yīng)商的質(zhì)量意識、建立質(zhì)量管理體系、健全加工工藝體系管理、基本建立供應(yīng)管理能力等是解決制作粗劣問題的管理方法，能夠在供求中依據(jù)成本開展調(diào)整。與此同時(shí)，體系管理不健全，人力資源觀念不改變，純粹以成本費(fèi)用為定義開展工作，無法實(shí)現(xiàn)全員參與，供應(yīng)商管理方法也難以獲得重視，因而在日常工作上難以有實(shí)質(zhì)的進(jìn)展。

3.4.2 供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)靈活性欠佳

供應(yīng)商管理方法發(fā)展戰(zhàn)略不能一成不變。供應(yīng)商進(jìn)入到撤出這一循環(huán)系統(tǒng)，包括了供應(yīng)商的互聯(lián)網(wǎng)動(dòng)態(tài)和管理方法規(guī)范、規(guī)章制度的信息調(diào)節(jié)，即根據(jù)供應(yīng)商的有效代謝使原材料可以達(dá)到公司飛速發(fā)展的必須。但在油田企業(yè)，由于各種要素作用，供應(yīng)商動(dòng)態(tài)性智能管理系統(tǒng)缺乏操作靈活性，無法改善。供應(yīng)商在與買家管理方法協(xié)作的過程中，有時(shí)候效率不高，執(zhí)行實(shí)際效果不好。

3.4.3 供應(yīng)商準(zhǔn)入流程較長

供應(yīng)商準(zhǔn)入管理方法的目標(biāo)是將高品質(zhì)供應(yīng)商列入物資系統(tǒng)，但關(guān)于具體準(zhǔn)入供應(yīng)商的信息只能通過企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、金融機(jī)構(gòu)稅務(wù)登記等方式得到，對供應(yīng)商的深入了解如長期協(xié)作能力、發(fā)展前景、生產(chǎn)制造供貨能力、物流運(yùn)輸能力、貨源儲(chǔ)備能力等缺乏高效的獲取渠道而只能從業(yè)績考核合同書或第三方認(rèn)證等方面得到。由于缺乏對不同種類供應(yīng)商的細(xì)化準(zhǔn)入評定體制、對供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的全方位掌握及調(diào)查，一部分產(chǎn)品代理水準(zhǔn)低，品質(zhì)保證不足，準(zhǔn)入步驟耗費(fèi)時(shí)間長，售后維修服務(wù)跟不上，導(dǎo)致大批量供貨能力比較有限，無法快速滿足公司的大批量原材料要求。于是問題逐漸產(chǎn)生，企業(yè)發(fā)生各種資源損失，同時(shí)設(shè)備運(yùn)行的安全隱患及維修難度也在加大了。

4 油田公司集中材料采購管理改進(jìn)措施

4.1 提高材料質(zhì)量

不合格品質(zhì)的操作由技術(shù)質(zhì)量部承擔(dān)，不合格點(diǎn)產(chǎn)生時(shí)由施工隊(duì)伍承擔(dān)，由運(yùn)營小組長組織有關(guān)運(yùn)營工作人員解決。一般不合格的情況下，工程項(xiàng)目品質(zhì)工作人員向施工隊(duì)伍傳出整改報(bào)告，確立改動(dòng)具體內(nèi)容和方式，再次查驗(yàn)結(jié)論后完成。比較嚴(yán)重不合格的情況下，品質(zhì)工作人員匯報(bào)高級工程師，申請辦理上級領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)質(zhì)量控制單位、監(jiān)管、小區(qū)業(yè)主等參與解決。并依據(jù)出色工程建筑設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)，在運(yùn)營全過程中逐步完善質(zhì)量認(rèn)證體系，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和機(jī)構(gòu)各單位評定質(zhì)量認(rèn)證體系的運(yùn)作情況，找到系統(tǒng)漏洞并采用恰當(dāng)?shù)姆婪陡恼胧?/p>

4.2 提高采購人員意識

從員工角度出發(fā)，提高采購人員的意識可以讓員工充分感受到自信并提高自身在公司中的存在感。提高采購人員的意識，可以使采購的過程有條不紊地按照計(jì)劃進(jìn)行：首先根據(jù)采購的步驟挑選采購方式；其次選擇合適的供貨商，討論價(jià)格并制定合同；最后在細(xì)節(jié)上達(dá)成一致。另外為了盡可能減少不必要的支出來降低成本，還要選擇合適的供應(yīng)商和貨源。采購良好的材料能夠使整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行有良好的開端。

采購人員的職業(yè)素養(yǎng)要求包含很多方面，其中最重要的是業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)素質(zhì)。在采購中，可以將采購人員的素質(zhì)分成材料選擇能力、交際能力等。要想提高員工的素質(zhì)，必須從市場以及公司所處環(huán)境的基本情況出發(fā)，使員工了解材料采購的重要性等。也要從員工的特殊性出發(fā)，針對員工的不同特點(diǎn)來激發(fā)員工的潛力，培養(yǎng)員工的能力。

4.3 選擇科學(xué)的采購模式

采購模式可簡要分為被動(dòng)采購、主動(dòng)采購、針對性采購三種。被動(dòng)采購是指被動(dòng)采購材料的采購，不受采購方主觀意向影響的采購；主觀采購與被動(dòng)采購相對，是指憑借采購方主觀意向進(jìn)行采購，不受外界因素影響的采購；針對性采購特指對某一種材料進(jìn)行采購。

在采購活動(dòng)過程中，需要根據(jù)所采購產(chǎn)品的功能貢獻(xiàn)程度選擇不同的采購模式：對功能貢獻(xiàn)程度高、在采購中不易獲得且采購需要打出提前量的材料，采購部門應(yīng)該選擇被動(dòng)采購模式；對功能貢獻(xiàn)程度適中、在采購中容易獲得且采購部門需要提前告知供應(yīng)商的材料，采購部門應(yīng)該選擇針對性采購模式，既不浪費(fèi)精力又節(jié)約時(shí)間；對功能貢獻(xiàn)程度小、在采購中易獲得且采購不需要打出提前量的材料，采購部門應(yīng)該選擇主動(dòng)采購模式，即深入市場以最優(yōu)價(jià)格購買。

材料采購并不僅局限于材料的購買過程，還有很多具體劃分，如材料類型、采購方法以及采購過程等細(xì)節(jié)，都需要管理部門進(jìn)行深入研究并合理分配人員，建立結(jié)構(gòu)完善的采購流程。

4.4 解決供應(yīng)商存在的問題

4.4.1 定期評估供應(yīng)商的績效

根據(jù)對供應(yīng)商的按時(shí)評定，購置方可以立即掌握供應(yīng)商各領(lǐng)域的情況轉(zhuǎn)變，隨時(shí)隨地對技術(shù)能力、管理能力、供貨能力和各類隱患進(jìn)行科學(xué)合理推論。關(guān)鍵考核指標(biāo)包含供貨能力、全球化本土化能力、產(chǎn)品研發(fā)和自主創(chuàng)新能力、創(chuàng)新性、操作靈活性、信息化管理能力、品質(zhì)業(yè)績水平、運(yùn)送業(yè)績水平、庫房優(yōu)點(diǎn)、服務(wù)項(xiàng)目業(yè)績水平、會(huì)計(jì)優(yōu)點(diǎn)、盈利率、存貨周轉(zhuǎn)率及其潛在性風(fēng)險(xiǎn)等。

4.4.2 制定明確的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

確定明確的標(biāo)準(zhǔn)是與供應(yīng)商溝通交流的關(guān)鍵。許多情況下，規(guī)范不確定是零件產(chǎn)品質(zhì)量問題的首要原因，會(huì)造成產(chǎn)品改動(dòng)、成本提升和交貨時(shí)間延遲。

4.4.3 協(xié)助供應(yīng)商改善產(chǎn)品質(zhì)量

許多情況下，買家會(huì)外派質(zhì)量管理或?qū)I(yè)技術(shù)人員與供應(yīng)商如何提高產(chǎn)品質(zhì)量，從而合理地提升質(zhì)量控制的效率。這類行為表面上提升了成本，但提升產(chǎn)品質(zhì)量的改進(jìn)速率可以減少公司的總體標(biāo)準(zhǔn)成本。

5 結(jié)語

對任何油田公司而言，材料采購都是一項(xiàng)至關(guān)重要的涉及公司建設(shè)規(guī)劃的繁雜管理活動(dòng)。材料采購管理是選購中關(guān)鍵的一部分，材料采購的每一個(gè)階段都對購置結(jié)論有著十分關(guān)鍵的影響。