淺談基層單位檔案管理信息化

曹莉娟

摘 要：檔案作為一種信息資源，是工作與生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是管理和業(yè)務(wù)信息的重要載體，也是社會(huì)歷史不斷發(fā)展的珍貴資料。在大數(shù)據(jù)智能化新時(shí)代，基層檔案管理工作也有了電子化、數(shù)字化等新的元素，為此，我們必須把適當(dāng)改變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式納入重要議事日程，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)、完善制度、科學(xué)管理，使基層檔案管理工作更加規(guī)范化，為社會(huì)各方面發(fā)展提供有力支撐。

關(guān)鍵詞 信息化 基層檔案 檔案管理

引言

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，對基層檔案管理工作提出了新的任務(wù)和新的要求。本文在分析檔案管理現(xiàn)狀和存在問題的基礎(chǔ)上，從四個(gè)方面論述了在信息時(shí)代背景下如何做好檔案管理工作，以促進(jìn)基層檔案管理工作的規(guī)范化，充分發(fā)揮檔案管理的社會(huì)效益。

1 基層檔案管理工作存在的主要問題

1.1 思想認(rèn)識還不足

由于《檔案法》宣傳貫徹的力度不大、深度廣度不夠，全社會(huì)的檔案法律意識還不強(qiáng)，檔案工作在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用被忽視，基層對檔案管理工作的重視程度不高。截止調(diào)研時(shí)，仍有基層單位逾期檔案未移交進(jìn)館，有的單位檔案并未實(shí)行集中統(tǒng)一管理，將部分檔案資料存放于分管領(lǐng)導(dǎo)處或者具體業(yè)務(wù)科室，少數(shù)業(yè)務(wù)科室人員把本職工作中形成的有價(jià)值檔案據(jù)為己有。甚至有的投資上億的重點(diǎn)工程雖已投入使用了好幾年，但相關(guān)的檔案資料還沒有移交進(jìn)館。而一些農(nóng)村路橋、老舊小區(qū)、市政設(shè)施維修往往找不到圖紙，部分山林土地流轉(zhuǎn)程序也不到位，相關(guān)資料散放在農(nóng)村，這些檔案方面的問題無疑會(huì)給以后的工作，帶來極大的麻煩。

1.2 管理人員不專業(yè)

大多數(shù)基層單位缺乏有專業(yè)技術(shù)職稱的檔案員，特別是熟悉檔案管理、能進(jìn)行檔案信息研究的人才十分緊缺。許多單位檔案工作由辦公室同志負(fù)責(zé)，由于身兼數(shù)職，花在檔案上的精力不夠，就無法保證檔案管理工作的有序開展。部分基層單位大量的項(xiàng)目資料堆積如山，檔案工作人員變動(dòng)頻繁，有的剛接手檔案工作就調(diào)走或者調(diào)整了工作崗位，很容易造成單位檔案資料的缺失、遺漏、不齊全、不規(guī)范。此外，檔案管理人員大多是臨時(shí)上陣，缺乏專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，缺少扎實(shí)的檔案學(xué)理論知識，不能適應(yīng)新時(shí)代檔案管理要求，從某種程度上阻礙了檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化。

1.3 體制機(jī)制不完善

部分基層單位受機(jī)構(gòu)編制及人員因素的制約，有的只是建立了一個(gè)綜合檔案室，把重要的文書、會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)和音像等方面檔案實(shí)行集中統(tǒng)一保管;而對短期工作記錄、臨時(shí)性文書等檔案資料，缺乏專責(zé)專室專人保管，這極易造成檔案管理的職能不明、分工不細(xì)、專業(yè)不精，從而影響檔案管理工作水平。同時(shí)，部分基層單位的檔案管理工作制度還不完善，檢查督促考核落實(shí)也不到位。截止調(diào)研時(shí)，一些行業(yè)主管部門對涉及檔案管理方面的制度、職責(zé)規(guī)定不全面，有些基層單位的檔案管理制度是自行研究制定，也未納入年度目標(biāo)考核。

2 規(guī)范基層檔案管理工作的對策建議

2.1完善信息平臺(tái)制度，提高管理水平

針對檔案管理現(xiàn)狀，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是的態(tài)度，加大檔案管理力度。因此，相關(guān)企事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人首先要建立一套科學(xué)完整的檔案管理規(guī)章制度，并建立相應(yīng)的規(guī)章制度。此外，有關(guān)部門還應(yīng)加大監(jiān)督力度，借助信息平臺(tái)，監(jiān)督檔案工作人員開展具體管理工作，同時(shí)，對存在的一些檔案管理問題，也應(yīng)提供具體的管理和指導(dǎo)辦法。最后，由于檔案來源多，相關(guān)檔案管理部門首先要做好檔案的收集工作，提高檔案管理效率，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的效率和質(zhì)量。

2.2加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識

要從黨的事業(yè)大局和人民需要出發(fā)，突破傳統(tǒng)方式，按標(biāo)準(zhǔn)定位責(zé)任，轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，使檔案工作逐步適應(yīng)時(shí)代需要。要把檔案工作發(fā)展情況納入本單位發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，做到與其他工作一樣的安排、檢查和考核。要進(jìn)一步完善檔案管理責(zé)任制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，配備專人，形成相關(guān)部門協(xié)同參與的管理網(wǎng)絡(luò)。單位主要領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，定期聽取檔案工作匯報(bào)，努力解決本單位檔案管理中遇到的困難和問題;分管領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真履行職責(zé)，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，做好落實(shí)工作;作為檔案管理人員，要認(rèn)真做好檔案的保管、收集、整理、上報(bào)工作，努力出色地完成檔案管理工作

2.3 強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提高綜合素質(zhì)

新時(shí)代對于檔案工作提出了新標(biāo)準(zhǔn)、新要求，要進(jìn)一步提高檔案工作人員素質(zhì)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、構(gòu)建成長平臺(tái)?；鶎訂挝灰Y(jié)合實(shí)際合理設(shè)置專兼職檔案崗位，選配能力強(qiáng)、素質(zhì)好、敢創(chuàng)新的年輕人。要完善用人機(jī)制，既為現(xiàn)有檔案人員提供升職機(jī)會(huì)，也為吸引社會(huì)人才提供有力支持。要著力引導(dǎo)檔案工作人員發(fā)揚(yáng)愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)的精神，開展檔案工作技術(shù)創(chuàng)新，才能讓他們正確理解自身肩負(fù)的責(zé)任，才能讓他們跟上新時(shí)代的前進(jìn)步伐，也才能讓他們適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)需求。要通過現(xiàn)場講授、程序展示、實(shí)際操作等形式，對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，做到理論與實(shí)踐相結(jié)合，使他們在學(xué)中干、干中學(xué)，以干代訓(xùn)、以干促培，從而快速提升其檔案工作技能和水平。

2.4 完善規(guī)章制度，提高工作質(zhì)量

建立比較完善的工作流程及規(guī)章制度是檔案管理工作規(guī)范化的基礎(chǔ)和前提。在檔案管理工作中，要著眼本單位和檔案工作實(shí)際，規(guī)范檔案管理工作程序，提高相關(guān)技術(shù)含量，編寫歸檔范圍、時(shí)間、要求和檔案保管期限表、檔案分類方案。從檔案資料的收集、分類、整理、歸檔、交接、查（借）閱及銷毀全過程入手，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，比如立卷歸檔制度、檔案保管制度（包括保密制度）、機(jī)關(guān)檔案人員崗位責(zé)任制（包括職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎(jiǎng)懲）等。進(jìn)一步完善行文規(guī)則，做好文件資料的收發(fā)、傳閱、立卷、歸檔及收進(jìn)移出登記等工作。形成相應(yīng)的安全措施，做到庫存檔案無霉變、無褪色、無沾污、無蟲蛀鼠咬，無遺失泄密、損壞，要保證電子檔案或者電子文件的完整、安全，從而使檔案管理更加規(guī)范化。

2.5 加快信息化建設(shè)，提高服務(wù)水平

相關(guān)的公司和事業(yè)單位需要制定檔案管理人員選拔模式，選擇專業(yè)知識豐富并且個(gè)人素質(zhì)較強(qiáng)的工作人員開展相應(yīng)的檔案管理工作人員，這樣可以起到相應(yīng)的檔案管理工作水平。除此之外，相關(guān)的機(jī)構(gòu)還要做好檔案管理人員的職業(yè)和素質(zhì)培訓(xùn)工作，讓他們在培訓(xùn)的過程中了解豐富的信息技術(shù)內(nèi)容，借助信息平臺(tái)開展相應(yīng)的檔案管理工作，以此來提高檔案信息化管理的質(zhì)量和效率。

要緊跟新時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的步伐，積極爭取和加大經(jīng)費(fèi)投入，運(yùn)用大數(shù)據(jù)智能化技術(shù)手段，將已歸檔的紙質(zhì)檔案資料信息化。要及時(shí)引進(jìn)或研發(fā)檔案信息管理相關(guān)軟件，加強(qiáng)和規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，根據(jù)檔案利用工作的需要，通過局域網(wǎng)以數(shù)字化形式傳輸必要、及時(shí)、可靠、大量的基礎(chǔ)性原生檔案信息，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，切實(shí)提高檔案信息管理和檔案信息利用率。作為檔案管理人員，要能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，以更快、更好地管理和開發(fā)檔案資源，對網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息，進(jìn)行較快的判斷、鑒別、分析，從中篩選出有用的資源，為檔案需要者、利用者提供相對優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，切實(shí)提高檔案服務(wù)的效率和水平。

3結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作越來越重要，相關(guān)的檔案管理人員需要采取有效的方法和措施解決相關(guān)問題，通過創(chuàng)新檔案管理模式和手段，借助現(xiàn)代化檔案管理模式，增強(qiáng)檔案管理效率和質(zhì)量。

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