檔案管理制度改革對醫(yī)院檔案管理的影響

王波

【摘? 要】在國內(nèi)社會公共性質(zhì)運行體制中，醫(yī)院是其中較為關(guān)鍵的部門。醫(yī)院具有多重關(guān)鍵的作用，具體表現(xiàn)為社會服務(wù)能力、公共服務(wù)性質(zhì)等。在醫(yī)院眾多的科室中，檔案管理工作較為關(guān)鍵。此類工作具有數(shù)據(jù)的繁雜性、類別的多元化、資料的多重性等特征，導(dǎo)致檔案管理工作呈現(xiàn)無序的運行狀態(tài)，引發(fā)相關(guān)工作效率問題，不利于醫(yī)療機構(gòu)良好發(fā)展。本文簡要分析了醫(yī)院在運行檔案管理制度時面臨的問題：模式單一性、制度不完善、人員不專業(yè)，對此提出了改革檔案管理體制的具體方式：優(yōu)化檔案管理的運行模式、完善檔案部門的管理制度、加強檔案管理人員的專業(yè)性培養(yǎng)，促進(jìn)醫(yī)院擁有運行良好的檔案管理模式，推動醫(yī)院經(jīng)營性體制有序運行，為醫(yī)院各部門工作建立穩(wěn)定運行的檔案管理制度。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;制度改革;影響

引言

醫(yī)院文書檔案屬于醫(yī)院主要文件資料，記載著醫(yī)院重大活動及事件，是檔案管理中的主要部分。目前，在醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展的過程中，文書檔案在醫(yī)院管理中也具有重要的作用，強化文書檔案管理，也能夠促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化的持續(xù)發(fā)展。在實際文書檔案管理過程中，因為對于檔案管理沒有足夠的重視，從而導(dǎo)致檔案管理工作存在部分問題。實現(xiàn)文書檔案科學(xué)管理，充分發(fā)揮檔案資源中的作用，從而實現(xiàn)醫(yī)院的良性發(fā)展。

1.醫(yī)院開展檔案管理面臨的問題

1.1人員不專業(yè)

基于醫(yī)院內(nèi)部對檔案管理工作的漠視，造成醫(yī)院檔案相關(guān)工作存在諸多問題，比如說：其他科室護(hù)理人員輪班兼任、實習(xí)護(hù)士代理等問題，此類醫(yī)護(hù)人員不具有專業(yè)的檔案管理技能，在一定程度上造成檔案管理體系的運行能力削弱，難以發(fā)揮其工作價值，為其混亂性、不完善問題等不良管理現(xiàn)象的發(fā)生埋下隱患。此外，加之部門投資力度不足，配套設(shè)施不完善，為其發(fā)展帶來了一定制約因素。

1.2模式單一性

醫(yī)院檔案管理制度，與傳統(tǒng)的管理體制存在著較大差別?，F(xiàn)行的醫(yī)院檔案管理體制，被要求在規(guī)定的管理體制中運行，運行中解決具有風(fēng)險性的因素，防止造成經(jīng)濟(jì)損失。醫(yī)院檔案管理在日常運行期間，尚未融合先進(jìn)的管理思想，并且未采納約束性的管理標(biāo)準(zhǔn)。由此運行的檔案管理制度較為松散，不具有靈活性的管理模式，為多發(fā)性工作問題提供了發(fā)展條件。例如，部分醫(yī)院將檔案管理部門當(dāng)作資料查閱室，尚未充分發(fā)揮檔案管理的信息價值，難以在檔案管理中獲取有效信息，在一定程度上削弱了檔案資料的利用價值。

1.3制度不完善

醫(yī)院內(nèi)部的管理人員，忽視了檔案管理工作的關(guān)鍵作用，尚未發(fā)展相對成熟的檔案管理流程。在信息化科學(xué)力量持續(xù)性更新的背景下，部分醫(yī)院引進(jìn)相適應(yīng)的工作系統(tǒng)。與此同時，檔案管理系統(tǒng)被醫(yī)院引入，但是基于管理層的不重視，造成檔案管理系統(tǒng)尚未具有良好運行能力，系統(tǒng)內(nèi)部的管理版塊不完善，相配套的工作流程未全面落實，在一定程度上降低了檔案數(shù)據(jù)信息的利用率，影響著醫(yī)院檔案資料的數(shù)字信息管理能力，為檔案資料紙質(zhì)老化、數(shù)據(jù)不清晰、資料不完整等不良現(xiàn)象埋下隱患。

2.醫(yī)院開展檔案管理改革對策

2.1改善檔案管理運行體制

檔案管理工作，是現(xiàn)代化管理體系在發(fā)展與運行期間，逐漸衍生出來的極具專業(yè)性質(zhì)與管理能力的工作類別。在諸多行業(yè)中，有一部分?jǐn)?shù)據(jù)資料在科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，有助于企業(yè)發(fā)展，并且為企業(yè)制定未來管理計劃提供參考依據(jù)，推動企業(yè)制定的營銷計劃與管理制度，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有前瞻性，獲取良好的發(fā)展態(tài)勢。為此，檔案管理的有序運行較為關(guān)鍵。醫(yī)院應(yīng)調(diào)整自身的檔案管理模式，優(yōu)化其管理結(jié)構(gòu)，保障管理工作處于有序運行狀態(tài)，發(fā)揮檔案管理工作價值。檔案管理工作的改革，應(yīng)依據(jù)時代發(fā)展需求，結(jié)合國家相關(guān)規(guī)定，逐一完善工作制度，實現(xiàn)管理制度細(xì)致化。醫(yī)療機構(gòu)的設(shè)備檔案，應(yīng)在醫(yī)院設(shè)備引進(jìn)期間提供相關(guān)資料，促進(jìn)醫(yī)院依據(jù)資料內(nèi)容，制定相適應(yīng)的決策。

2.2提高和加強管理人員的專業(yè)水平

由于管理檔案工作的性質(zhì)，導(dǎo)致了很多人對于檔案管理存在一定的偏見和誤解;檔案管理并不是簡單的分類整理，它也需要相關(guān)的專業(yè)知識作為基礎(chǔ)。所以醫(yī)院的檔案管理部門為加強其管理和工作的專業(yè)化應(yīng)該盡可能的聘請專業(yè)的檔案管理人員。專業(yè)的檔案管理人員不僅能夠使醫(yī)院的檔案管理更好的實現(xiàn)專業(yè)化，規(guī)范化和程序化;同時還能夠更加高效準(zhǔn)確的完成工作。醫(yī)院還應(yīng)該對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，使其能夠向?qū)I(yè)水平發(fā)展，從而進(jìn)一步更好的管理醫(yī)院檔案室。通過聘請專業(yè)的檔案管理人員以及提高現(xiàn)有工作人員的專業(yè)水平，才能夠從專業(yè)的角度更加有效的加強醫(yī)院檔案管理的工作，從而更好的促進(jìn)醫(yī)院各項制度的完善以及持續(xù)的發(fā)展。

2.3創(chuàng)建完善文書檔案管理制度

醫(yī)院文書檔案管理要求相應(yīng)管理制度支撐，使醫(yī)院檔案管理納入醫(yī)院管理目標(biāo)中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員要重視醫(yī)院檔案管理，要求各醫(yī)院科室相互配合，使工作過程中的問題能得以解決，為檔案管理工作人員提供物力及人力支持。另外，醫(yī)院要對檔案管理人員管理理念改變進(jìn)行引導(dǎo)，創(chuàng)新傳統(tǒng)理念，具備先進(jìn)檔案管理理念。醫(yī)院引導(dǎo)檔案管理人員能夠與時俱進(jìn)，不能夠只是重視管理忽視服務(wù)，要求具備高度服務(wù)意識。檔案管理人員還要正視工作過程中所遇到的問題，并且制定有效解決對策，實現(xiàn)服務(wù)及管理創(chuàng)新，從而使基于信息化管理的檔案管理工作能夠為醫(yī)院及社會提供豐富及便捷的服務(wù)。

2.4實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

文書檔案室要使用統(tǒng)一化檔案管理軟件，實現(xiàn)文檔的一體化，進(jìn)行有效保管，使用便捷，還能夠?qū)崿F(xiàn)此系統(tǒng)資源的共享。另外，還要對社會公開檔案資料，醫(yī)院要定期在網(wǎng)站中公布，從而擴(kuò)大社會影響，使人們都能夠了解并且熟悉醫(yī)院的情況，提高醫(yī)院的知名度和經(jīng)濟(jì)效益。另外，使用現(xiàn)代化檔案工作管理模式還能夠有效節(jié)約時間、人力和物力，對于其他部門也是一種有效管理方式。

在實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理過程中，還要實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息資源的有效整合，創(chuàng)建開放平臺。醫(yī)院文書檔案管理主要目的就是實現(xiàn)檔案資源再使用，所以將信息需求作為導(dǎo)向，創(chuàng)建科學(xué)分類及檢索體系，實施授權(quán)許可管理，醫(yī)院各種人員能夠在任何時間及地點，利用最簡單的方式有效使用需要的檔案信息資源。創(chuàng)建醫(yī)院文書檔案資源多模塊組合，一類組合是通過常規(guī)類檔案構(gòu)成，根據(jù)機構(gòu)、年度構(gòu)成文書檔案，另外一種就是通過專題類檔案構(gòu)成，通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺，針對不同需求，將原本根據(jù)年度檔案常規(guī)案卷自由重新組合，使其成為同個時期不同內(nèi)容、不同時期相同內(nèi)容具備歷史連續(xù)性的專題檔案。

3.結(jié)束語

綜上所述，在社會發(fā)展的進(jìn)程中，醫(yī)療體系獲得與時俱進(jìn)的發(fā)展契機。醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理制度，應(yīng)實現(xiàn)全面改革，融合信息化技術(shù)的科技扶持，為醫(yī)院運行提供輔助，減少管理制度不完善帶來的諸多不利問題，保障公共服務(wù)部門處于優(yōu)質(zhì)有序的運行狀態(tài)。以此使文書檔案管理規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性及保密性得到提高，使其能夠提供有效使用服務(wù)。在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中，醫(yī)院文書檔案管理也面臨著較大的挑戰(zhàn)。相信通過規(guī)范化、科學(xué)化、信息化及制度化的目標(biāo)能實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案核心制度的規(guī)范，對醫(yī)院文書檔案信息化水平進(jìn)行改善，能夠使醫(yī)院文書檔案管理方式朝著現(xiàn)代化進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從而充分發(fā)揮醫(yī)院文書檔案的價值。

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菏澤市第三人民醫(yī)院? ? 山東菏澤? ? 274000