高職院校檔案數(shù)字化資源的建設(shè)與應(yīng)用

李 燕

（湖南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 長沙 410151）

1 高職院校檔案管理建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 檔案數(shù)字化建設(shè)尚未全面落實(shí)

與一些發(fā)達(dá)國家和地區(qū)相比，我國數(shù)字化檔案管理還存在較大差距，資源的豐富程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。 大多數(shù)高職院校仍沿用傳統(tǒng)式的檔案管理模式，并沒有認(rèn)知且應(yīng)用到數(shù)字化資源，檔案以紙質(zhì)管理的形式居多， 并沒有真正建立起來具有高職特色的數(shù)字化檔案，網(wǎng)絡(luò)共享沒有辦法銜接和實(shí)現(xiàn)。 因此，網(wǎng)絡(luò)共享的前提是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化， 加速全國各大高校數(shù)字化進(jìn)程，豐富檔案信息管理，有效實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

1.2 高職院校檔案管理系統(tǒng)缺少全局觀

高職檔案管理工作從上之下貫穿于高職教育管理的始終， 應(yīng)該給予充分的重視和全面性的部署，不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在很多高職院校檔案管理工作出現(xiàn)了職能割裂的狀況，參與檔案管理的部門，基本都率先考慮了自身的利益和需求。 缺乏一個兼顧整體的全局化概念。 各類信息之間互相不兼容，導(dǎo)致信息孤島的出現(xiàn)，造成了檔案資源開發(fā)建設(shè)的重復(fù)應(yīng)用，資源共享出現(xiàn)了瓶頸，不乏有部門出現(xiàn)將資源占為己有的心理。

1.3 檔案管理的信息化程度低

為了更好地保障檔案管理的實(shí)現(xiàn)，信息化資源共享是十分有必要的。 從目前情況來看，高職檔案數(shù)字化管理工作仍然有待進(jìn)一步完善和加強(qiáng)。 需要根據(jù)高職院校自身實(shí)際情況以及信息化發(fā)展的大環(huán)境進(jìn)行策略上的調(diào)整和改變。 盡管目前出現(xiàn)了檔案管理的相關(guān)規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)化管理仍處于滯后階段，研發(fā)方面比較薄弱，再加上宣傳力度的缺乏，導(dǎo)致信息資源共享的實(shí)現(xiàn)更加難上加難。

2 高職院校檔案與數(shù)字化資源建設(shè)重要性

2.1 積極順應(yīng)時代大勢所趨

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益更新，貫穿到了人們生活的多個方面，同樣，數(shù)字化資源也融入了高職院校的檔案信息管理之中。 近年來，高職院校已經(jīng)進(jìn)入了加速發(fā)展的快車道，檔案管理工作愈發(fā)重要，逐漸成為了衡量高職院校管理質(zhì)量的一大標(biāo)志。 同時，高職院校檔案數(shù)字化資源的建設(shè)與應(yīng)用也是勢在必行的發(fā)展任務(wù)。

2.2 有效提高檔案利用率

高職院校里，關(guān)于不同類型的檔案，需要有一個系統(tǒng)性的劃分，比如學(xué)生的成績評定、科研成果的考核、學(xué)生畢業(yè)情況的登記等，需要分門別類地進(jìn)行處理。沿用傳統(tǒng)的保管方式，對人力物資的耗費(fèi)是巨大的，而數(shù)字化管理恰恰可以省時省力省成本。 利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案資源的整合處理，提高效率的同時，也為其他檔案工作的順利進(jìn)行提供相應(yīng)參考及借鑒。

2.3 是加強(qiáng)檔案信息安全的保障性方式

進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的時代，高職院校信息資源的安全性受到了更高的重視和關(guān)注。 畢竟大數(shù)據(jù)時代可以對紙質(zhì)的檔案進(jìn)行無紙化的處理，既能夠使檔案不失真，也有效避免了紙質(zhì)檔案隨著時間增長出現(xiàn)紙張變形、字體模糊，破損等一系列狀況，也基本上杜絕了惡意篡改信息的可能，依然可以維持檔案原本最真實(shí)的模樣。 萬一出現(xiàn)了某些意外情況，例如火災(zāi)、地震等，紙質(zhì)檔案就會容易出現(xiàn)丟失的情況，而數(shù)字化檔案卻極大限度地保障了其安全性和真實(shí)性， 同時，還確保信息真實(shí)準(zhǔn)確。 數(shù)字化檔案資源是整個高職院校真實(shí)風(fēng)貌的展示，尊重歷史的情況下就要完整地保留檔案。 數(shù)字化檔案旨在對信息轉(zhuǎn)換并保存，并未對內(nèi)容進(jìn)行任何更改和處理。 在不改變原始內(nèi)容的條件下，數(shù)字化檔案管理的作用更大。

2.4 信息資源共享更便捷且保護(hù)個人隱私

在信息化日益發(fā)展的今天，用戶可以通過平臺查詢到自己想要尋找的檔案信息。 檔案查詢操作系統(tǒng)簡單，閱讀下載十分容易，能夠第一時間快速解決用戶的諸多問題， 也能充分地利用好網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)勢，更好地服務(wù)于檔案管理，完成實(shí)時共享與下載。 信息資源共享仍然可以保障個人利益不受到侵犯和損害，能夠更好地利用社會資源服務(wù)于社會，創(chuàng)造社會財(cái)富及價(jià)值。 有涉及個人信息以及機(jī)密的文件需要進(jìn)一步限制，在信息資源管理方面要做到位，區(qū)分開可以公開與必須加密的檔案文件，確保信息不被竊取，保障信息安全。

3 高職院校檔案數(shù)字化資源建設(shè)與應(yīng)用的路徑探析

3.1 豐富數(shù)字化檔案資源

為了確保檔案實(shí)時共享工作有條不紊地進(jìn)行，需要不斷豐富數(shù)字化的檔案資源，把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成通過互聯(lián)網(wǎng)可以下載的文字或圖像，這也是檔案數(shù)字化建設(shè)、信息化建設(shè)的前提和保障，在一定程度上滿足了用戶多維度的發(fā)展所需。

檔案數(shù)字化資源管理建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，涵蓋了多個維度和層面。 比如，檔案數(shù)字化范疇的確定、文件的存儲格式、加密文件的保存方式等，遇到任何疑難雜癥，需要相關(guān)工作人員協(xié)同參與合作，遇到法律問題和糾紛時也應(yīng)該及時性地尋找到最佳的方案辦法，為檔案數(shù)字化建設(shè)工作的順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)的環(huán)境基礎(chǔ)，同時還需要改變傳統(tǒng)的管理觀念，做到思想的統(tǒng)一性，從整體落實(shí)到每一個細(xì)節(jié)，將信息化的管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，規(guī)避重復(fù)性管理的現(xiàn)象出現(xiàn)，也杜絕了因職責(zé)不明確而產(chǎn)生的矛盾，更好地推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的發(fā)展。

3.2 建立持續(xù)性的技術(shù)規(guī)劃

做好技術(shù)攻關(guān)的相關(guān)工作，促使檔案信息管理資源的合理配置以及互相連通。 畢竟信息孤島是一個長存現(xiàn)象， 對于現(xiàn)如今的信息孤島采取相應(yīng)的集成方式，無法集成的則進(jìn)行全年性的改造與升級。 通過技術(shù)手段解決部分信息孤島問題。 在資源整合中，還要做好利益的權(quán)衡工作，做好協(xié)調(diào)工作的前提是杜絕信息孤島的情況出現(xiàn)。 在檔案信息管理之中，還要具備一個比較開放的思想觀念，制定相關(guān)機(jī)制和政策來支持信息資源的相互聯(lián)通，避免公共檔案資源讓某個人或者某一部門占為其有。

3.3 建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字資源檔案管理系統(tǒng)

標(biāo)準(zhǔn)化的操作能夠保障檔案信息的暢通無阻，簡化很多不必要的煩瑣流程。 在信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)之中，要對檔案的以下幾個方面進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制定，包括檔案的標(biāo)識、描述、管理、利用等，并將這些標(biāo)準(zhǔn)充分落實(shí)貫徹， 以保證檔案數(shù)字化管理工作有條不紊地運(yùn)行發(fā)展。在信息化大背景之下，檔案管理工作并不是某一部門全權(quán)負(fù)責(zé)，而需要全校各個部門的聯(lián)系、溝通與培養(yǎng)，唯有這樣，信息資源共享工作才能做到暢通無阻，效果發(fā)揮到最佳。高職院校檔案數(shù)字化管理的建設(shè)與應(yīng)用仍然還是相對落后， 還有很大的改革和完善空間，以更好地適應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式。

3.4 建立數(shù)字化的公共檔案系統(tǒng)

立足于高職院校檔案館， 以館藏信息為基礎(chǔ)，以規(guī)范化的檔案體系建設(shè)為圓心和重點(diǎn)，利用互聯(lián)網(wǎng)先進(jìn)技術(shù)，為高職院校檔案管理工作提供相應(yīng)的幫助與支持，帶來較強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值，更好地推進(jìn)信息資源共享工作。 積極引進(jìn)國外先進(jìn)技術(shù)及管理經(jīng)驗(yàn)，納入高職院校數(shù)字化檔案管理的建設(shè)之中，定期更新優(yōu)化互聯(lián)網(wǎng)平臺資源， 為用戶提供更快捷的網(wǎng)絡(luò)操作流程，既能滿足用戶多維度的需求，也能達(dá)到數(shù)字化檔案管理的目的。

4 結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)的契機(jī)之下，高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)與應(yīng)用是大勢所趨，有必要利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢整合管理，更好地提高檔案保管。 充分發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的互聯(lián)網(wǎng)平臺資源優(yōu)勢，推動高職院校檔案管理工作穩(wěn)步向前發(fā)展。