高校圖書館座位管理系統(tǒng)應(yīng)用與探討

張文忠 邵燕霞

（華北電力大學(xué)圖書館，河北 保定 071003）

0 引言

高校圖書館作為高校人才培養(yǎng)和科研的重要基地，擔(dān)負(fù)著為教學(xué)和科研服務(wù)的雙重任務(wù)。 自我國高校擴(kuò)招以來，盡管新館建設(shè)不斷推進(jìn)，但圖書館資源供不應(yīng)求的局面一直未能得到徹底解決，圖書館一座難求已經(jīng)成為常態(tài)，由此引發(fā)的“占座”現(xiàn)象更是成為圖書館管理中久治不愈的難題[1]。 占座是一種資源浪費的現(xiàn)象，使公共資源無法達(dá)到人人共享和有效利用[2]，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及計算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，重視并有效治理這一老大難問題成為可能。 高效智能的座位預(yù)約管理系統(tǒng)近年來在國內(nèi)高校中發(fā)展迅速。 清華大學(xué)、廈門大學(xué)、華北電力大學(xué)（保定）、吉林大學(xué)、山東大學(xué)（威海）、湖南財經(jīng)大學(xué)、云南民族大學(xué)等高校均或開發(fā)或引進(jìn)了智能化座位管理系統(tǒng)， 其界面友好，操作簡單，能夠?qū)崿F(xiàn)精細(xì)化管理，維護(hù)成本低，實際應(yīng)用效果良好。

以CNKI 中國知網(wǎng)為檢索源， 分別設(shè)置高級檢索條件： 主題=座位預(yù)約系統(tǒng)and 主題=高校圖書館；主題=座位管理系統(tǒng)and 主題=高校圖書館； 主題=智能座位系統(tǒng)and 主題=高校圖書館， 精確檢索； 發(fā)表時間=不限；文獻(xiàn)來源=不限，中英文擴(kuò)展=不限；通過檢索結(jié)果發(fā)現(xiàn)高校圖書館座位預(yù)約系統(tǒng)的研究發(fā)文始于2006 年（東南大學(xué)的劉大杰、劉金鵬、孫小菡三人合作發(fā)表于《電子工程師》2006，05 期的文章《基于單片機(jī)和紅外接近開關(guān)的圖書館座位管理系統(tǒng)》），而從2006—2010 年這五年間合計發(fā)文數(shù)量只有13 篇，直到2011 年之后該研究領(lǐng)域才開始逐步進(jìn)入快速發(fā)展。 2011 年，廈門大學(xué)圖書館引進(jìn)了圖書館座位管理系統(tǒng)， 隨后11 所高校圖書館在2012 年陸續(xù)試用或啟用圖書館座位管理系統(tǒng)， 截至今日， 越來越多的高校圖書館啟用了座位管理系統(tǒng)， 并發(fā)揮了積極的作用[3]。雖然圖書館智能化座位管理系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)迅速，但仍有相當(dāng)一部分高校圖書館為傳統(tǒng)人工管理模式，且短時間無法替代為智能化系統(tǒng)。 針對目前高校并存的這兩種主要座位管理模式， 本文分別進(jìn)行了分析與探討，并提出了解決的管理方案，以期對高校圖書館座位管理提供有益的借鑒。

1 智能化座位管理系統(tǒng)

劉大杰等在2006 年5 月提出的采用單片機(jī)與紅外線接近開關(guān)的方式判斷座位是否為空閑狀態(tài)的解決方案， 即通過紅外線感應(yīng)來判斷讀者是否在座，超過30 分鐘未感應(yīng)到， 則單片機(jī)控制LED 燈顯示座位為空閑[4]。 隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，移動客戶端的普及， 智能化管理系統(tǒng)也逐漸由最初的硬件為主，過渡到軟件為主、硬件為輔的模式，基于微信平臺的座位預(yù)約管理系統(tǒng)逐漸成為主流。 該系統(tǒng)具備界面友好、使用方便，維護(hù)成品低，直觀性強(qiáng)等優(yōu)點。 現(xiàn)以華北電力大學(xué)（保定）圖書館運(yùn)行的基于微信平臺的智能化座位預(yù)約管理系統(tǒng)為例，詳解該系統(tǒng)的優(yōu)勢及需完善之處。

1.1 智能化座位管理系統(tǒng)功能詳解

華北電力大學(xué)（保定）圖書館于2020 年9 月引進(jìn)匯文智能化座位管理系統(tǒng)，應(yīng)用于圖書館各借閱區(qū)、閱覽室、電子閱覽室、自習(xí)區(qū)等，該系統(tǒng)主要具有以下功能。

（1）實名注冊。 通過關(guān)注學(xué)校圖書館微信公眾號，綁定一卡通，注冊成功后更改初始密碼。 管理者可以在后臺座位管理系統(tǒng)中準(zhǔn)確地查出每位讀者的座位使用軌跡，從而使實現(xiàn)精準(zhǔn)化管理成為可能。

（2） 預(yù)約座位。 通過公眾號中的閱覽室選座功能，讀者可以預(yù)約當(dāng)前時段之后時段的座位，并可提前預(yù)約明日三個時段的座位。系統(tǒng)試運(yùn)行時，將每個預(yù)約時段設(shè)定為2 小時， 在使用過程中讀者反映2小時間隔太短，預(yù)約頻繁，而且如果預(yù)約不到下個時段自己目前的座位，還得另尋他處。故將每個預(yù)約時段改為 4～5 小時， 這樣每天分為 3 個時段：8：00～12：00；12：00～17：00；17：00～22：00。

（3）掃碼簽到。 讀者預(yù)約座位成功后，須在預(yù)約時段開始后半小時內(nèi)到達(dá)預(yù)約座位處簽到， 只有簽到后，座位才能由預(yù)約狀態(tài)進(jìn)入使用狀態(tài)。 為提高座位利用率，設(shè)定如果預(yù)約者超過30 分鐘未簽到，后臺系統(tǒng)記該讀者違約一次， 且該座位即時恢復(fù)自由狀態(tài)，其他人可預(yù)約此座位。 讀者累計3 次違約，取消該閱覽室預(yù)約權(quán)限一天。

（4）直接掃碼占位。 讀者如果事先未預(yù)約座位，到達(dá)圖書館后，進(jìn)入微信公眾號中的“常用服務(wù)”選項，點擊“座位掃描”，如該座位顯示“空閑”，則可點擊“直接占位”， 無須預(yù)約即可享有使用該座位當(dāng)前時段的權(quán)限。

（5）后臺管理系統(tǒng)。 管理人員通過后臺管理系統(tǒng)，能夠清晰明了地看到本室或本區(qū)域座位使用情況，占用狀態(tài)還是空閑狀態(tài)，空閑狀態(tài)下讀者使用即為占座行為，管理者可以到該座位處提醒讀者的占座行為并登記該讀者的個人信息，并要求該讀者掃碼占位。 如發(fā)現(xiàn)三次未使用座位預(yù)約管理系統(tǒng)而直接占用座位的行為，則對該讀者進(jìn)行相應(yīng)處罰。

1.2 智能化座位管理系統(tǒng)優(yōu)越性

（1）后臺管理功能強(qiáng)大。 管理者能夠準(zhǔn)確直觀地看到座位使用的情況，極大地提高了管理效率，從而有效地度杜絕了占座行為的發(fā)生。

（2）提高效率。 通過提前預(yù)約，讀者不用提前來館排隊，不用擔(dān)心沒有座位，可以為讀者節(jié)省有效時間。

（3）精準(zhǔn)化管理。 證件與座位一一對應(yīng)，杜絕了一人占多座，且避免了因占座產(chǎn)生的沖突。

1.3 智能化座位管理系統(tǒng)存在問題及建議

匯文智能化座位管理系統(tǒng)功能強(qiáng)大，管理效果明顯，但其在實踐過程也暴露出一些漏洞，制約著其功能的充分發(fā)揮。

（1）離線掃碼簽到。系統(tǒng)設(shè)著到達(dá)預(yù)約時間半小時內(nèi)到座位處簽到的要求， 簽到成功后座位方能進(jìn)入使用階段。但部分同學(xué)發(fā)現(xiàn)，如果本人不能在規(guī)定時間內(nèi)到達(dá)座位簽到， 可由別人拍照將座位二維碼通過微信等手段發(fā)送給預(yù)約者本人， 通過手機(jī)掃碼座位二維碼圖片照樣可以實現(xiàn)座位簽到，從而實現(xiàn)變相“占座”。

改進(jìn)建議：針對這種情況，可與座位預(yù)約管理系統(tǒng)開發(fā)者共同協(xié)商改進(jìn)，建立門禁系統(tǒng)或入室刷卡簽到系統(tǒng)與座位預(yù)約管理系統(tǒng)的雙驗證關(guān)聯(lián)，設(shè)置為雙驗證成功方能確認(rèn)簽到成功，從而解決了靜態(tài)二維碼在館外簽到占座問題。

（2）不預(yù)約不掃碼占位，直接占用座位。 在智能化座位管理投入使用之初，讀者不預(yù)約不掃碼直接占位使用的現(xiàn)象也較突出，集中反映在讀者到達(dá)預(yù)約座位處時，發(fā)現(xiàn)自己之前預(yù)約的座位被別人占用，絕大多數(shù)讀者會因為避免與占座者發(fā)生沖突，選擇其他位置直接占位，從而導(dǎo)致座位預(yù)約系統(tǒng)直接被旁路，形同虛設(shè)。

改進(jìn)建議：首先管理人員需在閱覽室入口明顯處設(shè)置“圖書館座位預(yù)約管理系統(tǒng)使用說明”的宣傳板，或組織專場培訓(xùn)講座， 以期讓讀者盡快熟悉和掌握。另外工作人員平時工作中要加強(qiáng)巡視檢查，指導(dǎo)讀者盡快掌握該管理系統(tǒng)的使用方法和注意要點。

2 人工模式座位管理系統(tǒng)

雖然圖書館智能化座位管理系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)迅速，但大部分高校閱覽室座位管理大部分仍為傳統(tǒng)人工管理模式，需根據(jù)實際情況制定出切實有效地預(yù)防占座行為的方法，筆記從工作實踐經(jīng)驗出發(fā)，推薦以下兩種座位管理方法，以供參考。

2.1 定時巡視登記+臨時離座登記結(jié)合法

（1）定時巡視登記。 以華北電力大學(xué)（保定）圖書館閱覽借閱區(qū)每日 8：00 開館，22：00 閉館為例，管理人員每日間隔兩小時， 共分七個時間點進(jìn)行巡視登記占座情 況 ：9：00、11：00、13：00、15：00、17：00、19：00 和 21：00， 將座位上有物品但無人的座位號登記在本上，首次（9：00）登記在冊的座位作為疑似占座，如物品占用座位后，工作人員下個時間點，即兩小時后巡視時，讀者仍未返回則確認(rèn)為占座行為，工作人員可以將該座位上的物品收走。 其中 9：00 只登記，21：00 只檢查。

（2）臨時離座登記。 為避免出現(xiàn)在工作人員巡視的兩個相鄰時間點讀者剛好臨時離開座位，造成統(tǒng)計失真現(xiàn)象，管理人員須將每日巡視時間點在閱覽室的公告欄中公布，讀者根據(jù)自身情況決定是否進(jìn)行離座登記，如讀者計劃在 10：50 離座，11：20 返回，就可以在離座登記本上登記上個人姓名、座位號、離座時間等，待返回時再登記上返回時間即可。 工作人員巡視時會將離座登記表中的座位號忽略。

（3）各圖書館可根據(jù)實際情況靈活設(shè)定巡視登記間隔時間，比如期末、考研等人員密集時期，可將巡視時間間隔設(shè)為1 小時，并將離開座位1 小時定義為占座行為。 此外，周一至周五上午課程較多，來圖書館閱覽室人員較少，座位相對充裕，可取消上午時段的巡視登記工作，從下午13：00 開始即可。

通過定時巡視登記+臨時離座登記結(jié)合法，工作人員可以有效管控閱覽室座位的使用情況， 而且可以有效避免在兩個巡視節(jié)點之間讀者返回座位造成的統(tǒng)計失真問題，從而最大限度地避免占座行為的發(fā)生。

2.2 特定讀者區(qū)域分配法

各圖書館可根據(jù)讀者使用人群的需求程度將閱覽室座位劃分為幾個區(qū)域，比如考研專區(qū)、考公務(wù)員專區(qū)、畢業(yè)設(shè)計專區(qū)等，對不同區(qū)域?qū)嵭腥诵曰顒e化管理，科學(xué)地設(shè)置人員使用權(quán)限、巡視時間間隔等，從而保證圖書館座位資源利用的最大化。

無論中座位管理辦法都應(yīng)有試行期，在試行期內(nèi)充分征求讀者意見和建議， 最好通過問卷調(diào)查的方式，全面細(xì)致得了解讀者的真正意圖，從而不斷完善管理辦法。 如定時巡視法巡視時間間隔的設(shè)置、占座行為的界定等，通過聽取讀者意見設(shè)定科學(xué)的時間間隔，有利于管理方法的順利有效實現(xiàn)。

3 對占座行為的處罰措施

無論是智能化座位管理系統(tǒng)還是人工管理模式，對違規(guī)行為的懲處都是不可或缺的，沒有規(guī)矩不成方圓，只有遵循統(tǒng)一的獎懲模式并統(tǒng)一執(zhí)行，才能使好的管理制度落到實處。

3.1 誠勉勸誡

一種新的制度的實施和接受需要一個過程，對管理制度實施初期（如一個月左右）出現(xiàn)的占座行為，應(yīng)當(dāng)面提醒讀者，耐心告知占座行為的界定及違規(guī)后處罰措施。 做到制度明晰，賞罰分明。

3.2 清理占座物品

在座位管理系統(tǒng)正式實施后，無論是微信平臺座位預(yù)約管理系統(tǒng)、 定時巡視登記+臨時離座登記結(jié)合法還是特定讀者區(qū)域分配法，工作人員都要嚴(yán)格按照制度約定嚴(yán)格執(zhí)行對占座行為的處罰措施，定時定點清理占座物品，釋放有效空間，這種傳統(tǒng)的處罰占座行為的方式，經(jīng)過長久的檢驗被證明是切實有效的。

3.3 建立黑名單

基于微信平臺的智能化座位管理系統(tǒng)一般具有違規(guī)自動記入黑名單功能，達(dá)到違規(guī)次數(shù)后會暫停違規(guī)者預(yù)約使用座位的權(quán)限。 而作為傳統(tǒng)模式的管理方法，則需在違約者領(lǐng)取占座物品時，登記個人信息，建立占座者檔案記錄，達(dá)到相應(yīng)次數(shù)后，暫停其在該區(qū)域的座位使用權(quán)限。

4 結(jié)語

智能化座位管理系統(tǒng)，簡明、直觀、高效，值得各高校圖書館大力推廣， 將會使日益嚴(yán)峻的圖書館空間得到有效釋放。定時巡視登記+臨時離座登記結(jié)合法以及特定讀者區(qū)域分配法也是經(jīng)過實踐檢驗的科學(xué)有效的方法，無論哪種方法都需要管理人員常抓不懈、寬嚴(yán)統(tǒng)一、齊心協(xié)力，如此方能實現(xiàn)管理模式統(tǒng)一、管理力度統(tǒng)一、獎懲標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，使圖書館空間資源充分發(fā)揮其作用，達(dá)到閱覽空間良性運(yùn)轉(zhuǎn)的美好結(jié)果。