數(shù)字檔案安全管理探討

吳 艷

（開封大學(xué)，河南 開封 475000）

在這個信息技術(shù)的發(fā)展、社會專業(yè)化程度不斷提高的時代，檔案管理已成為一種新的發(fā)展趨勢。 數(shù)字檔案管理組織的服務(wù)內(nèi)容越來越多樣化。 檔案管理是公司產(chǎn)業(yè)鏈中必不可少的環(huán)節(jié)，也起著十分重要的支持作用[1]。 檔案外包不僅是一種技術(shù)方法，還是一種管理方法和策略。 這是檔案管理解決當(dāng)前資金短缺，人力有限和技術(shù)落后的有效途徑。

1 檔案數(shù)字化的概述

檔案的數(shù)字化在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著十分重要的作用，并且具有非常好的應(yīng)用前景。 它主要利用新型的計算機技術(shù)和數(shù)字技術(shù)管理模式來管理檔案信息。 檔案的數(shù)字化以不同的方式進行，例如，在我們常見的數(shù)字化紙質(zhì)檔案、攝影、激光技術(shù)等中都有使用。 從狹義上講，檔案數(shù)字化是指將存儲在傳統(tǒng)媒體上的檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的過程，該過程可以通過計算機使用某些技術(shù)手段進行識別和處理。 這些包括傳統(tǒng)形式的紙張和照片檔案、記錄檔案等。 可以將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息檔案。 轉(zhuǎn)換后的信息采用文本、圖形、圖像、音像等的形式。 從廣義上講，檔案數(shù)字化是指將模擬形式的傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換成可以由計算機使用某些技術(shù)手段識別和處理的信息，以及其存儲、組織、恢復(fù)和維護的過程[2]。 緊密數(shù)字化的檔案室是廣義數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)和核心。

2 在數(shù)字檔案安全管理中所涉及的問題

2.1 檔案信息的安全保護意識較弱

使用常規(guī)的檔案管理，僅對相關(guān)檔案提供者進行保密。 隨著檔案數(shù)字化進程的加快，傳統(tǒng)的檔案安全工作已無法滿足數(shù)字檔案管理的要求，其面臨的問題發(fā)生了巨大的變化。 在當(dāng)今的數(shù)字檔案管理中，對相關(guān)信息的機密性仍然存在許多潛在的威脅， 例如：根據(jù)檔案的重要性進行科學(xué)規(guī)劃，適當(dāng)?shù)胤峙滟Y源并確定數(shù)字工作項目的優(yōu)先級，以便有效地使有限的資金最大化利用。 為了對檔案進行物理保護，應(yīng)事先將其數(shù)字化[3]，并且由于圖書館的訪問要求，需要將需要轉(zhuǎn)移到圖書館的檔案進行數(shù)字化。

2.2 檔案數(shù)字化技術(shù)不成熟

檔案管理人員一般只具備檔案整理的最基本的技能。 若需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案進行管理，不僅需要專業(yè)的計算機技術(shù)人員，還需要掃描儀等專業(yè)性設(shè)備儀器，需要檔案管理人員等眾多專業(yè)技術(shù)人員相互配合工作， 從而完成做好數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)。 這對于我國大部分的政府檔案部門或企業(yè)來說是一項挑戰(zhàn)。

2.3 檔案安全制度落后于信息工作

尚未建立數(shù)字檔案安全性的法律、 法規(guī)或相關(guān)制度。在檔案信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)和應(yīng)用程序。即使關(guān)于檔案信息的安全性，也沒有特定的規(guī)定。這導(dǎo)致醫(yī)院缺乏相關(guān)的執(zhí)行系統(tǒng)，這使得管理人員的職責(zé)不明確，并且在不同部門之間尚未建立相應(yīng)的管理機制[4]。一旦在加工過程中出現(xiàn)一些問題， 就會出現(xiàn)無法及時解決的不可靠情況，其問題在于沒有監(jiān)視相關(guān)的系統(tǒng)，并且不清楚應(yīng)該執(zhí)行哪些安全檢查。 數(shù)字化處理沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致信息記錄不完整，工作人員可以自由進入加工現(xiàn)場，從而導(dǎo)致加工現(xiàn)場的管理混亂的現(xiàn)狀。這些現(xiàn)象是由于缺乏適當(dāng)?shù)囊?guī)章制度所造成的。

2.4 檔案信息的安全問題，標(biāo)準(zhǔn)不能統(tǒng)一

在計算機化和數(shù)字化的背景下，盡管高校檔案管理避免了浪費和丟失紙張的情況，但對于高校檔案的安全性的問題比以前更加敏感[5]。 主要體現(xiàn)在，大學(xué)檔案信息更容易被黑客竊取，數(shù)據(jù)信息更容易受到病毒的侵入。 大學(xué)記錄標(biāo)準(zhǔn)化是指統(tǒng)一定義所有重復(fù)性問題并查看數(shù)據(jù)信息的過程。 隨著高校檔案信息的數(shù)字化，這意味著可以統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化輸入信息，掃描檔案和接收電子檔案的過程， 從而可以在數(shù)字化管理，錄入，存儲和交付方面對檔案進行標(biāo)準(zhǔn)化。

3 確保數(shù)字化檔案安全的問題對策

3.1 提高對安全評估的認識并實施安全評估系統(tǒng)

適應(yīng)信息安全的發(fā)展形勢。 在組織管理中標(biāo)記安全狀態(tài)。將安全評估整合到安全管理系統(tǒng)中。在管理數(shù)字檔案的整個過程中都要這樣做。這擴展到培訓(xùn)，審查和分類電子政務(wù)檔案的過程。 提高對安全管理和評估的意識，并將漏洞修復(fù)，病毒木馬檢測集成到任務(wù)中。實時升級安全技術(shù)并加強身份認證和用戶管理[6]。建立定期檢查和工作職責(zé)的系統(tǒng)。 加強安全評估的組織和實施。 第一步是根據(jù)實地研究制定評估計劃和方案，并確定評估方法和支持工具。 第二，確定要評估的對象，組織專家進行調(diào)查，研究和定量分析。 確立科學(xué)實施評估方法。 最后，確認重復(fù)的危險因素并分析指標(biāo)。減少實際錯誤，確定安全和風(fēng)險評估的水平，并完成評估報告和預(yù)防計劃。

3.2 加強檔案人力資源的建設(shè)

人力資源是檔案數(shù)字化中不可缺少的重要組成部分。 在醫(yī)院，應(yīng)完善新上崗的工作人員的工作，并對他們的進行嚴(yán)格的培訓(xùn)。 為了避免員工會泄密的問題，在上任后，他們應(yīng)該接受教育和思想政治建議和引導(dǎo)，以便檔案管理員可以改變傳統(tǒng)的保密概念并更新其思維方式。 建立一支能夠使用高科技手段處理電子記錄的高技能人才團隊對于數(shù)字記錄管理至關(guān)重要，而人才的培訓(xùn)和明智使用則是重中之重[7]。 一方面，電子文檔比紙質(zhì)檔案更便于攜帶，檔案管理員的機密性更高。 為了防止電子信息泄漏，需要增強員工的隱私意識。確保員工嚴(yán)格遵守法律法規(guī)。另一方面，為員工提供學(xué)習(xí)機會并制定人才培訓(xùn)計劃。 數(shù)字檔案管理是一種新的工作方式，員工需要適當(dāng)?shù)貞?yīng)用數(shù)字檔案管理技術(shù)并掌握最新的信息保密措施。 這是達到數(shù)字化質(zhì)量的必經(jīng)途徑。

3.3 加強硬件設(shè)施的管理，完善網(wǎng)絡(luò)保護功能

當(dāng)前數(shù)字檔案問題的原因之一是硬件設(shè)施不足，所以導(dǎo)致存儲或檔案傳輸出現(xiàn)問題。因此，在管理數(shù)字檔案時， 員工不僅應(yīng)選擇合適的存儲介質(zhì)來存儲數(shù)字檔案，還應(yīng)備份檔案。 如若檔案丟失后，也可以使用備份查找丟失的檔案。 因此，有必要完善傳輸功能，并加強數(shù)字檔案安全管理。 網(wǎng)絡(luò)是對數(shù)字檔案館的主要威脅，在管理數(shù)字檔案時，員工應(yīng)該更加加強了解對網(wǎng)絡(luò)保護[8]。 員工還應(yīng)該組織一些網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)課程，以更好地管理數(shù)字檔案。 員工還應(yīng)在計算機上安裝了功能強大且評分很高的防病毒軟件，以實時保護計算機的安全。

3.4 制定合理的檔案管理計劃

為了確保數(shù)字檔案管理的平穩(wěn)運行，必須參考數(shù)字檔案信息化的基本原理和準(zhǔn)則，在數(shù)字檔案管理的框架內(nèi)制定適當(dāng)?shù)臋n案管理計劃。 隨著社會的發(fā)展，檔案管理的數(shù)量越來越多，內(nèi)容也越來越廣泛，檔案管理工作量正在逐漸增加。 數(shù)字化管理流程的優(yōu)化和適應(yīng)，以及檔案管理操作技術(shù)的積極改進，可以將工作效率得到有效的提高，從而確保檔案工作的順利進行。同時，我們需要選擇正確的存檔掃描軟件。合適的軟件系統(tǒng)是確保存檔數(shù)字化過程的重要工具[9]。 高度專業(yè)的檔案掃描軟件系統(tǒng)可以在捕獲和收集信息時節(jié)省大量的人力，物力和財力，使操作活動更加靈活、快捷。

4 結(jié)語

簡而言之， 數(shù)字檔案的發(fā)展在某種程度上解決了公司或政府檔案管理問題。 一些公司或政府擔(dān)心檔案泄漏， 如若采用上述降低風(fēng)險的措施可以大大提高數(shù)字檔案的安全性。此外，檔案的數(shù)字將不可避免地成為未來的發(fā)展趨勢。因為它不僅可以降低業(yè)務(wù)成本，而且還可以為業(yè)務(wù)帶來很多便利。 努力構(gòu)建完善數(shù)字檔案信息安全保密防護體系， 確保在檔案數(shù)字化過程中不失泄密， 從而實現(xiàn)數(shù)字檔案信息安全管理效果的最大化。 使檔案數(shù)字化信息更好地服務(wù)于廣大人民群眾。