檔案數(shù)字化管理的幾點思考

王小岑

摘 ?要：隨著近幾年科技發(fā)展速度的不斷加快，人們對檔案管理的要求也在不斷提升，相關(guān)人員在進行檔案管理的時候，要不斷加大對數(shù)字化技術(shù)的重視度，加大對掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)的應(yīng)用，結(jié)合電子信息時代檔案管理的實際情況對其的管理途徑和道路進行創(chuàng)新。本文就檔案數(shù)字化管理進行研究，希望能夠提高檔案的利用價值。

關(guān)鍵詞：演變;優(yōu)越性;問題

隨著近幾年我國社會發(fā)展速度的不斷加快，檔案管理信息化、數(shù)字化的水平也在不斷提升，相關(guān)人員在進行檔案數(shù)字化管理的時候，要不斷加大度計算機技術(shù)、數(shù)字儲存技術(shù)的重視，對檔案信息管理模式進行創(chuàng)新，通過局域網(wǎng)互聯(lián)網(wǎng)的形式對信息進行儲存，檔案資源才能真正的實現(xiàn)共享。在對檔案進行計算機管理的時候，相關(guān)人員要不斷加大對局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)的重視度，檔案資源的利用效率才能得到有效的提升。

1 檔案載體的演變

檔案是人類歷史記錄最重要的載體之一，通過載體記載，讓后人了解歷史真相，而檔案本身載體也不斷發(fā)生著變化。我國現(xiàn)存歷史檔案中年代最久遠的是甲骨檔案。歷年問出土數(shù)量已經(jīng)達十五萬片以上。

金文檔案是在甲骨檔案后出現(xiàn)的一種珍貴的歷史檔案?？脊叛芯勘砻髟谏坛图撼霈F(xiàn)了青銅器上銘文鑄字，到了西周中國的青銅器進入極盛時期，這個時代刻于青銅器上的文字數(shù)量增多，記事范圍廣泛。

縑帛檔案是中國是絲綢的故鄉(xiāng)特有檔案載體之一，隨著中國絲織業(yè)的發(fā)展，早在戰(zhàn)國時期中國就開始用縑帛作為書寫材料，秦漢時使用更為廣泛。

簡牘檔案是指中國古代以竹木為載體而形成的文字材料。“筒”古人是指狹長的竹片或木片;“牘”是指方形木片，歷史上曾經(jīng)用于一般公務(wù)文書?！安摺眲t指若干片簡編聯(lián)在一起，用于國家重大政事和書寫典籍。

石刻檔案起源于樹碑立傳的傳統(tǒng)習俗，在中國古代石刻檔案遺存多姿多彩，浩如煙海。從先秦時期開始用石材作為記事材料，到了秦朝石刻不僅形制擴大，且數(shù)量增多，內(nèi)容廣泛。

我國檔案載體從紙質(zhì)檔案起發(fā)生了重大變革，取代了簡牘，成為國家正式書寫材料，一直沿用至今。

聲像檔案，如照片、影片、唱片、錄音帶和錄像帶等。

數(shù)字化檔案是隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展形成的一種全新的檔案管理模式，目前正處于起步階段，世界各國都在研究探索數(shù)字化檔案管理模式和管理方法。

2 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)越性

2.1 存儲簡潔提高經(jīng)濟效益

在對數(shù)字化檔案進行管理的時候，相關(guān)人員要不斷加大對傳統(tǒng)載體模式創(chuàng)新的重視度，采用電子儲存技術(shù)代替紙質(zhì)載體，這種方式不僅能夠有效降低紙質(zhì)載體的保管費用，還能縮小檔案占用的空間。電子儲存技術(shù)能夠有效提高檔案查閱的方便性。在對紙質(zhì)檔案資料進行運用的時候，需要對檔案進行反復的復印，這種方式不僅會造成非常嚴重的人員和紙張的浪費，還會嚴重降低復印設(shè)備的使用壽命。

2.2 檢索查詢便捷提高了辦公效率

數(shù)字化技術(shù)能夠有效提高檔案歸檔的效率，提高有價值檔案的利用效率。數(shù)字化技術(shù)能夠提高有價值檔案內(nèi)容的豐富性，采用圖文并茂的方式對檔案進行有效的管理，這種方式能夠有效提高有關(guān)單位決策的科學性、合理性。在對數(shù)字化檔案進行管理的時候，相關(guān)人員要不斷加大對檔案資料查詢、檢索的重視度，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對其進行共享，用戶在進行檔案資料檢索的時候，可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資料進行檢索。

2.3 減少檔案原件損傷，加強檔案原件保護

數(shù)字化技術(shù)能夠有效提高檔案檢索的安全性，減少檔案查詢、檢索過程中對檔案原件造成的傷害，數(shù)字化技術(shù)能夠?qū)n案資料進行數(shù)字化存儲和處理，在進行檔案管理的過程中要防治不法分子對檔案資料進行惡意篡改，數(shù)字化檔案管理的水平才能得到有效的提升，其的管理成本才能得到有效的降低。

3 檔案數(shù)字化管理需要注意的問題

檔案數(shù)字化管理是對現(xiàn)行檔案管理模式的重大創(chuàng)新和改革，這項改革牽涉面廣，數(shù)據(jù)量特別大，涉及歷史檔案堆積如山，如何對這些歷史檔案資料進行數(shù)字化存儲，在檔案數(shù)字化管理進程中如何培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人員，如何做好各種檔案管理軟件開發(fā)，如何實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案管理的平穩(wěn)過渡值得深思，改革不能一蹴而就，更不能草率行事，必須積極穩(wěn)妥的進行改革，確保檔案數(shù)字化改革實現(xiàn)新的飛躍。

3.1 重視培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人員

數(shù)字化檔案管理工作，對工作人員專業(yè)素質(zhì)的要求非常高，在對檔案進行管理的過程中，要求工作人員要熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)。工作人員在對檔案進行管理的時候，要不斷加大對技術(shù)、知識更新的重視度。保證自身的專業(yè)素質(zhì)能夠滿足數(shù)字化檔案管理的需求。檔案管理人員要熟練掌握各種數(shù)字化檔案管理設(shè)備的操作方法，熟練應(yīng)用圖片保存、編輯、影音等技術(shù)，檔案管理的水平才能得到保障。

3.2 做好各種檔案數(shù)字化管理軟件開發(fā)

眾所周知，一款好的軟件用起來得心應(yīng)手，一款BUG過多的軟件使用起來不僅憋足，還容易造成數(shù)據(jù)丟失，微軟公司（Microsoft）的計算機操作系統(tǒng)軟件Windows全球市場占有率一直遙遙領(lǐng)先的重要原因在于該公司在Windows操作系統(tǒng)軟件研發(fā)過程中舍得資金投入，舍得重金聘請軟件開發(fā)高技能人才。在檔案數(shù)字化管理軟件開發(fā)問題上我們國家最好不要走彎路，不要做無謂的盲目開發(fā)，最好能夠研發(fā)一款像微軟公司（Microsoft）Office那樣的檔案數(shù)字化管理軟件，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理軟件開發(fā)一勞永逸。

3.3 積極穩(wěn)妥實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案管理的平穩(wěn)過度

隨著近幾年數(shù)字檔案技術(shù)的不斷提高，人們在對檔案進行管理的過程中，更多的開始采用紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案并存的管理方式，檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)仍舊需要很長時間。數(shù)字化檔案管理不僅能夠有效減少對紙張的浪費，還能有效避免檔案資料出現(xiàn)脫節(jié)的情況。檔案由紙質(zhì)向數(shù)字化進行過度的過程中，相關(guān)部門要不斷提高過度過程中穩(wěn)定性，檔案數(shù)據(jù)才能給人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.4 確保數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)安全

在進行檔案數(shù)字化的過程中，相關(guān)人員要的不斷加大對數(shù)據(jù)安全的重視度，黑客、人禍、天災都會對數(shù)據(jù)造成破壞，因此相關(guān)人員在對檔案進行數(shù)字化管理的時候，要保證其管理工作的科學性，對現(xiàn)有的防范措施進行創(chuàng)新，確保檔案資料萬無一失。

4 總結(jié)

綜上所述，在進行檔案規(guī)劃的時候，相關(guān)人員要不斷加大對檔案數(shù)字化管理的重視度，對結(jié)合檔案館發(fā)展的實際情況，對檔案館的相關(guān)制度進行完善，提高其的數(shù)字化水平，檔案在社會發(fā)展過程中才能發(fā)揮出更大的作用。在進行檔案管理的時候，要不斷加大對工作人員專業(yè)素質(zhì)管理的重視度，提升其的管理水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴格按照相關(guān)規(guī)定的標準對檔案進行管理，檔案數(shù)據(jù)的安全性才能得到提升。

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