2006—2020年EPC模式下檔案管理理論研究綜述

李盼 薛微

EPC英文全稱為Engineering-Procurement-Construction，可譯為設(shè)計—采購—施工。這種模式自20世紀(jì)80年代在美國誕生，由于其具有節(jié)省投資、整合資源、縮短周期、保證質(zhì)量等優(yōu)勢，在國際工程總承包市場中廣泛推廣使用。改革開放以來，特別是21世紀(jì)加入世貿(mào)組織后，我國經(jīng)濟(jì)在大范圍內(nèi)和深層次上融入全球市場，EPC工程管理成為我國建筑行業(yè)發(fā)展的一個重要趨勢。在EPC模式快速推廣之下，我國檔案工作也得到進(jìn)一步的發(fā)展，檔案管理的理論探討和實踐探索相繼問世。為便于全面深入了解國內(nèi)研究現(xiàn)狀，文章采用文獻(xiàn)分析法，對EPC模式下的檔案管理研究進(jìn)行梳理，以使檔案工作更好地服務(wù)于總承包工程項目建設(shè)。

一、2006—2020年EPC模式下檔案管理研究的文獻(xiàn)統(tǒng)計分析

文章以“主題”和“篇名”為檢索項，以“EPC+檔案”為檢索詞，對2006—2020年間發(fā)表在中國知網(wǎng)上的有關(guān)EPC模式下檔案管理的文獻(xiàn)進(jìn)行精確檢索，剔除無關(guān)及重復(fù)文獻(xiàn)后剩余71篇。

從圖1可知，學(xué)界對于EPC模式下檔案管理研究總體呈波動上升趨勢，特別是在2014年出現(xiàn)了一個小高峰，其主要原因是住建部于2014年印發(fā)的《關(guān)于推進(jìn)建筑業(yè)發(fā)展和改革的若干意見》中明確表示要加大工程總承包推行力度。此后，國務(wù)院、住建部大力支持全國各省（市）開展工程總承包試點(diǎn)工作，并在政策上加以指導(dǎo)。隨著建筑市場EPC項目的實施，傳統(tǒng)工程模式下的檔案管理工作方式已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢下的要求。在國家政策與現(xiàn)實需要的雙重作用下，檔案界對EPC模式下檔案管理的關(guān)注度持續(xù)增加，研究熱情大幅增漲。

圖1 文獻(xiàn)年度—數(shù)量分布折線圖

由表1（見下頁）可知，發(fā)表在其他期刊（比如《四川水力發(fā)電》《工程建設(shè)》《石油工程建設(shè)》）上的論文有47篇，占66.2%，說明我國企業(yè)在推進(jìn)工程建設(shè)的同時也在積極改進(jìn)檔案管理工作，而與檔案學(xué)刊物有關(guān)的論文共有24篇，北大核心期刊占7篇，主要刊發(fā)在北京市和浙江省的刊物上，表明當(dāng)前研究成果的發(fā)表是以其他刊物為主體，論文可改進(jìn)與提升的空間很大。

表1 文獻(xiàn)期刊來源分布表

圖2 文獻(xiàn)集中的主要行業(yè)餅狀圖

從市場的運(yùn)用情況來看，工程總承包涵蓋的行業(yè)由最初的石油、化工逐步擴(kuò)展到機(jī)械、水利水電、公路、電力、輕工、市政、建筑等領(lǐng)域。由圖2可知，當(dāng)前學(xué)者對EPC模式下檔案管理的研究主要集中在水電、核電、火電等電力行業(yè)，占整個餅狀圖的74%；其次是石油、化工、天然氣等領(lǐng)域，占20%；再次是鋼鐵行業(yè)，僅占4%；其他行業(yè)占2%。

二、2006—2020年EPC模式下檔案管理研究的主要內(nèi)容

1.EPC模式下檔案管理的現(xiàn)狀分析。我國最早對EPC模式下檔案管理模式進(jìn)行探究的學(xué)者是呂潔，她從宏觀與微觀層面對項目檔案工作進(jìn)行初步探索，但未超越傳統(tǒng)管理模式的基本框架。接下來幾年，相關(guān)研究成果主要體現(xiàn)在檔案管理的微觀層面，涵蓋主體職責(zé)、檔案特點(diǎn)和業(yè)務(wù)流程三大內(nèi)容。

（1）在主體職責(zé)方面，由于業(yè)主將原先承擔(dān)的檔案工作全部轉(zhuǎn)移給總承包方，總承包方成為檔案管理的主體。因此，大多數(shù)論文主要從總承包方的角度進(jìn)行討論。黃齊明、劉勇指出：“總承包方有兩方面的職責(zé)：一是對分包方的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；二是收集、整理自身形成的過程文件和接收分包方的歸檔材料以及向業(yè)主的移交?！盵1]

（2）在檔案特點(diǎn)方面，王紅娟從工程建設(shè)的全過程考慮，認(rèn)為：“EPC項目文檔除了具備檔案的真實性、原始記錄性等基本特征外，還附加了工程的某些特性，如：種類繁多，數(shù)量巨大；文件形成單位較多，保管分散；專業(yè)性強(qiáng)；載體多樣性?！盵2]其他學(xué)者與其論述的核心內(nèi)容基本一致。

（3）在業(yè)務(wù)流程方面，EPC模式下檔案業(yè)務(wù)流程大致關(guān)注三個方向：檔案實體管理、檔案信息管理、檔案知識管理。相關(guān)研究對于檔案實體業(yè)務(wù)流程的探討主要集中在檔案的收集及歸檔范圍的確定，學(xué)者在工程建設(shè)實踐中普遍認(rèn)為EPC建設(shè)項目檔案的收集歸檔范圍應(yīng)按設(shè)計（設(shè)計文件）、采購（采購文件）、施工（施工文件）等工程的全生命周期進(jìn)行。檔案信息管理時期，依托于強(qiáng)大的管理系統(tǒng)，電子檔案可以更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)的歸檔、保管和利用。馬哲文以核電工程為例指出：“核電工程電子文件在接收過程中應(yīng)用‘前端控制’思想，將參建各方的系統(tǒng)對接，在工程電子文件形成后，系統(tǒng)會自動給每份文件賦予歸檔標(biāo)識。同時運(yùn)用一定的內(nèi)部控制機(jī)制對電子文件的形成、收集到移交、編研與利用等各流程環(huán)節(jié)有序控制，使歸檔、鑒定與著錄等各個環(huán)節(jié)預(yù)置在電子文件的產(chǎn)生或流轉(zhuǎn)階段進(jìn)行，確保電子文件的真實性、有效性和完整性?！盵3]如今，社會發(fā)展進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，王紅娟、張慧敏認(rèn)為：“知識經(jīng)濟(jì)時代的文檔管理，更側(cè)重于對檔案信息資源的開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案實體管理向檔案知識管理的轉(zhuǎn)變?！盵4]

直到2019年，黃巧芳在對湄洲灣第二發(fā)電廠的調(diào)研中指出：“在電力公司的主導(dǎo)下，總承包商首創(chuàng)了覆蓋項目建設(shè)方、監(jiān)理方、總承包方、施工方的‘四方’一體化的檔案管理模式。”[5]米彪則從“縱橫兩條脈絡(luò)構(gòu)建了基于業(yè)主、總承包方、分包方的三級化項目檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系。就業(yè)主單位而言，橫向上明晰了業(yè)主與總包方的管理權(quán)限與職責(zé)，縱向上厘清了業(yè)主單位后方與業(yè)主單位現(xiàn)場管理機(jī)構(gòu)、第三方檢驗檢測單位的檔案管理界面”[6]。

2.EPC模式下檔案管理存在的問題。由于EPC模式下的檔案管理尚處于起步階段，各方面機(jī)制都不健全，存在的問題較多，眾多學(xué)者從多方面闡述了檔案工作應(yīng)注意的問題。通過對71篇文獻(xiàn)的總結(jié)，論述存在的問題較多圍繞人員素質(zhì)、管理制度、重工程輕檔案、信息化程度等展開。

（1）檔案人員主觀認(rèn)識不足，專業(yè)素質(zhì)不高。EPC工程項目檔案存在時間緊、任務(wù)重、數(shù)量多、工地人員流動性強(qiáng)等特性；同時，總承包方對EPC模式下檔案管理缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識，停留在傳統(tǒng)的管理經(jīng)驗基礎(chǔ)之上。田沁的觀點(diǎn)最具代表性，她對EPC模式下檔案管理人員的整體情況進(jìn)行概括，認(rèn)為：“企業(yè)在檔案管理中一是項目管理人員主觀意識不強(qiáng)，認(rèn)識不到自身崗位職責(zé)；二是在檔案業(yè)務(wù)管理方面，存在缺少較穩(wěn)定的專兼職文檔人員的問題；三是檔案管理人員缺乏工程管理相關(guān)的專業(yè)知識?！盵7]

（2）檔案管理制度有待完善。在新的形勢之下，我國少部分企業(yè)在項目建設(shè)的過程中制定了適用于本公司實際工作的檔案管理辦法，如：在國投湄洲灣第二發(fā)電廠EPC項目建設(shè)中，總承包方出臺了《國投云頂湄洲灣電力有限公司檔案管理辦法》；在華能長春生物質(zhì)熱電廠項目中，總承包方編制了《華能長春生物質(zhì)熱電廠新建工程總承包項目文件材料立卷歸檔辦法》等文件，明確參建單位各方職責(zé)，規(guī)范了檔案流程與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案的“三率”。但從整體研究情況來看，大部分企業(yè)的總承包商由于片面強(qiáng)調(diào)工程建設(shè)，導(dǎo)致檔案收集不齊全。國兆峰認(rèn)為：“檔案管理部門對工程文檔未形成規(guī)范化的制度管理體系，并且已頒發(fā)的檔案制度缺乏執(zhí)行力和落實度?！盵8]王紅娟指出：“項目各方未制定統(tǒng)一化的工作標(biāo)準(zhǔn)，也沒有提前對覆蓋整個工程建設(shè)的項目文件人員、軟硬件設(shè)備、庫房等進(jìn)行策劃和部署，給后期竣工檔案移交徒增諸多麻煩?！盵9]

（3）檔案管理與工程進(jìn)度不協(xié)調(diào)。EPC工程建設(shè)過程的各階段合理交叉進(jìn)行，項目檔案在上一階段還未完全收集完畢便開始進(jìn)行下一階段的工作。王紅娟認(rèn)為：“由于EPC項目工期極其緊張，加之文檔人員思想意識薄弱，現(xiàn)場人員過多關(guān)注工程項目建設(shè)，致使文檔保管與施工進(jìn)度嚴(yán)重不同步?！盵10]周錦敏也指出：“總承包方為了在規(guī)定的期限內(nèi)完成建設(shè)任務(wù)，重視施工進(jìn)度控制和管理而輕視檔案質(zhì)量狀況，導(dǎo)致檔案信息錄入與工程建設(shè)無法協(xié)調(diào)開展，形成EPC項目資料歸檔滯后的局面?！盵11]

（4）檔案信息化程度不夠。網(wǎng)絡(luò)的普及與技術(shù)的發(fā)展，使得文檔系統(tǒng)得到廣泛的應(yīng)用，但在實際管理中主要采取人工為主、計算機(jī)為輔的方式進(jìn)行。由于EPC文檔系統(tǒng)的不成熟性，導(dǎo)致系統(tǒng)應(yīng)用不僅沒有提高工作效率，反而增加了工作負(fù)擔(dān)，造成系統(tǒng)應(yīng)用半途而廢。王紅娟認(rèn)為：“當(dāng)前還很難實現(xiàn)文檔的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、簽署、組卷，并且電子簽名的法律效力還沒有完全得到認(rèn)可，竣工移交及工程結(jié)算等還是以紙質(zhì)版文檔為準(zhǔn)?！盵12]

3.EPC模式下檔案管理的解決對策。針對EPC模式下檔案工作遇到的難題，我國企業(yè)必須制定并落實各項可行策略，使其具備專業(yè)化的檔案人才隊伍、標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)管理制度、同步性的檔案運(yùn)作機(jī)制、知識性的信息化建設(shè)。

（1）增強(qiáng)意識，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。人員素養(yǎng)是工程檔案管理的前提，并在很大程度上決定了檔案管理的質(zhì)量。郭曉娟認(rèn)為檔案人員應(yīng)具備四大素養(yǎng)，即思想政治素養(yǎng)、檔案知識素養(yǎng)、工程知識素養(yǎng)和溝通知識素養(yǎng)。對于項目負(fù)責(zé)人來說，必須樹立大局觀念。田沁主張：“項目各級負(fù)責(zé)人應(yīng)站在全局視角指導(dǎo)和檢查職責(zé)范圍內(nèi)項目建設(shè)過程產(chǎn)生的文檔材料的收集管理歸檔情況?！盵13]同時，梁媛指出項目負(fù)責(zé)人“需定期對檔案管理人員開展教育培訓(xùn)，并組織實地參觀其他水電站的檔案管理過程，使工作人員從整體上深刻認(rèn)識檔案工作的意義，積累經(jīng)驗”[14]。

（2）完善檔案管理制度。制度規(guī)范是工程檔案管理的依據(jù)，總承包方根據(jù)EPC項目進(jìn)展情況有步驟地制定制度規(guī)范。在項目實施過程中，優(yōu)先制定有關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。黃齊明、劉勇認(rèn)為：“工程總承包應(yīng)實現(xiàn)整個項目檔案管理的一致性與標(biāo)準(zhǔn)化，并從檔案分類辦法、案卷格式、裝具和軟件等幾個方面作了規(guī)定?！盵15]田沁則從縱、橫向兩個維度上規(guī)范了文檔管理制度，要求橫向上制度能覆蓋檔案管理的基本原則和要求，縱向上能涵蓋項目建設(shè)各活動階段和環(huán)節(jié)的具體可操作性的管理程序[16]。

（3）確保EPC項目檔案管理與工程建設(shè)進(jìn)度同步。借鑒以往工程檔案管理的經(jīng)驗，堅持實施檔案同步管理原則，杜絕出現(xiàn)檔案與工程相脫節(jié)的現(xiàn)象。韓香珍等人認(rèn)為：“檔案工作的‘三納入’‘四同步’‘四參加’等制度要真正落實在項目管理的程序之中，確保項目竣工的時候檔案可以順利移交?！盵17]李愛鳳指出：“檔案工作要隨著項目工程的開展而啟動，同時檔案人員也要及時跟蹤項目并在此過程中注意資料的積累和收集，實現(xiàn)對于項目檔案全過程的指導(dǎo)、監(jiān)控?！盵18]

（4）開拓檔案信息化的新格局。信息化是在系統(tǒng)中運(yùn)用信息技術(shù)推動資源整合和再創(chuàng)造的過程。吳慧婷要求從信息管理流程系統(tǒng)、信息編碼系統(tǒng)、信息采集系統(tǒng)三方面強(qiáng)化檔案信息管理。張曉兵等人“以SSIS、SQL Server數(shù)據(jù)庫為平臺，建立了現(xiàn)場文檔管理的業(yè)務(wù)與數(shù)據(jù)模型，借此實現(xiàn)文件與多個文檔的高效流轉(zhuǎn)和集成，滿足施工方的業(yè)務(wù)要求”[19]。

三、2006—2020年EPC模式下檔案管理研究的趨勢分析

1.從研究數(shù)量上看，學(xué)者對EPC模式下檔案管理研究的重視程度逐漸增強(qiáng)。發(fā)文數(shù)量一定程度上反映了一個學(xué)科領(lǐng)域的活躍度。在2006—2012年的七年時間里，有關(guān)EPC模式下檔案管理的研究數(shù)量不多，呈平緩發(fā)展的態(tài)勢，但自2012年以來論文數(shù)量爆發(fā)式增長，總體上呈波動上升的態(tài)勢，這說明學(xué)界已經(jīng)認(rèn)識到在新模式下如何對檔案進(jìn)行管理是一項重要課題。

2.從研究質(zhì)量上看，論文的研究深度和高度有所欠缺。核心期刊上的論文數(shù)量往往能衡量出該主題在學(xué)科內(nèi)的學(xué)術(shù)實力。分析表1可知，相關(guān)研究的核心期刊只占總量的9.8%，僅有一篇發(fā)表在《檔案學(xué)通訊》上。由此可見，由于EPC模式下檔案管理的研究尚處起步階段，研究仍停留在表面，論文質(zhì)量有待提高。

3.從研究內(nèi)容上看，目前相關(guān)研究的層次都趨于微觀，研究視角十分狹窄，縱觀2019年之前的文獻(xiàn)內(nèi)容，大部分文獻(xiàn)都是探討檔案的業(yè)務(wù)流程（收集、整理、分類、編號、歸檔、移交）等微觀層面，未能構(gòu)建出完善的理論體系，僅對檔案管理中出現(xiàn)的若干問題進(jìn)行了探索，缺乏系統(tǒng)性。

四、結(jié)語

EPC工程總承包項目檔案真實、系統(tǒng)地反映了工程項目建設(shè)的復(fù)雜過程和實踐經(jīng)驗，是企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益的書面憑據(jù)。較傳統(tǒng)工程管理模式而言，EPC項目檔案管理工作在人員結(jié)構(gòu)、運(yùn)行機(jī)制、制度方法、管理模式等方面發(fā)生了巨大變化。因此，無論是在理論層面還是實踐層面，我國學(xué)者應(yīng)在原有研究的基礎(chǔ)上更加深入，使檔案更好地服務(wù)于EPC工程項目建設(shè)。