論施工企業(yè)印章管理的風(fēng)險(xiǎn)及防控

張昕

隨著國(guó)家基礎(chǔ)建設(shè)事業(yè)蓬勃發(fā)展，施工企業(yè)的工程項(xiàng)目規(guī)模與數(shù)量不斷增加，各級(jí)各項(xiàng)目的管理都要使用印章，印章管理使用不規(guī)范，將影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理甚至帶來(lái)生存風(fēng)險(xiǎn)。為此，本文特對(duì)施工企業(yè)印章管理的特點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，提出做好防控印章管理風(fēng)險(xiǎn)的措施。

一、前言

印章作為企業(yè)公信力的有效憑證，代表企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理意志、義務(wù)與權(quán)利，其本身具有合法性及權(quán)威性特征。隨著工程項(xiàng)目日益增多，管理跨度難度不斷加大，印章管理作為施工企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的重要環(huán)節(jié)，必須引起高度重視，要切實(shí)做好印章管理工作，為全面防范風(fēng)險(xiǎn)打好基礎(chǔ)。

二、施工企業(yè)印章管理的特點(diǎn)

（一）印章數(shù)量多

近年來(lái)，建筑施工企業(yè)快速發(fā)展，由于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，設(shè)有子公司、分公司、項(xiàng)目部多級(jí)單位，需要大量印章來(lái)實(shí)施管理活動(dòng)，主要有行政公章、領(lǐng)導(dǎo)名章、簽字章等，還有涉及財(cái)務(wù)管理、合同簽約、工程結(jié)算等方面的業(yè)務(wù)專用章。加之工程項(xiàng)目數(shù)量眾多，有獨(dú)立性、流動(dòng)性、后延性的特點(diǎn)，往往有多少個(gè)項(xiàng)目就有多少套印章，且工程結(jié)束后印章也不能及時(shí)回收銷毀，導(dǎo)致印章數(shù)量越來(lái)越多，印章管理越來(lái)越難。

（二）使用頻率高

施工企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)多，管理規(guī)模大，印章的使用頻率非常高。尤其是項(xiàng)目部印章，施工過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)都要用印，工程資料上要用印，還要對(duì)建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、地方政府、分包商、供應(yīng)商等諸多外部主體的相關(guān)事項(xiàng)上用印。在長(zhǎng)期頻繁使用中，如有疏漏或違規(guī)，便可能埋下糾紛和風(fēng)險(xiǎn)隱患。尤其大型項(xiàng)目工程體量大、施工周期長(zhǎng)，相關(guān)利益分量也重，印章使用管理更是關(guān)系重大。

（三）監(jiān)管難度大

工程建設(shè)單位分支錯(cuò)綜復(fù)雜，分散范圍廣，企業(yè)與項(xiàng)目的管理不能適時(shí)到位，企業(yè)將印章制發(fā)到項(xiàng)目部后，對(duì)其日常使用管理難免鞭長(zhǎng)莫及。有的項(xiàng)目印章管理人員認(rèn)為蓋章就是走個(gè)流程，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和法律意識(shí)淡薄，使印章管理制度難以落實(shí)到位。另一方面，因電子印章尚未被廣泛接受，企業(yè)在跨地區(qū)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，公章通過(guò)“空投”異地使用在所難免，這又增加了印章使用的監(jiān)管難度。

三、施工企業(yè)印章管理的風(fēng)險(xiǎn)

（一）印章刻制環(huán)節(jié)易出的風(fēng)險(xiǎn)

印章制發(fā)是印章管理第一關(guān)口，按照國(guó)家規(guī)定，印章必須經(jīng)公安部門核準(zhǔn)、備案后刻制。企業(yè)本設(shè)有專門的印章管理部門負(fù)責(zé)印章制發(fā)事務(wù)，但有的法律意識(shí)淡薄，不遵守規(guī)定，出現(xiàn)私刻“蘿卜章”的問(wèn)題;有的不按程序?qū)徟?，不在公安部門指定單位刻制印章，自刻自用，印章被仿冒后，無(wú)法采取正確應(yīng)對(duì)措施;有的不下發(fā)啟用文件，沒(méi)有明確印章使用范圍和時(shí)間，給別有用心的人留下操作空間。

（二）印章使用環(huán)節(jié)易出的風(fēng)險(xiǎn)

工程項(xiàng)目多又“山高皇帝遠(yuǎn)”，給印章使用帶來(lái)較多風(fēng)險(xiǎn)：

用印審批手續(xù)不全。印章應(yīng)遵循“先審批后使用”原則，但印章審批手續(xù)滯后普遍存在。有的因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)出差在外，業(yè)務(wù)部門僅通過(guò)電話、信息匯報(bào)甚至不匯報(bào)，存在未審批先用印或用印后補(bǔ)簽字現(xiàn)象;有的因?yàn)閷徟藛T對(duì)用印事項(xiàng)了解不透徹，出現(xiàn)審核不嚴(yán)、把關(guān)疏漏;有的跳過(guò)業(yè)務(wù)部門審核，領(lǐng)導(dǎo)打招呼就用印，導(dǎo)致審批機(jī)制流于形式。

存在表見(jiàn)代理風(fēng)險(xiǎn)?！睹穹ǖ洹返谝话倨呤l規(guī)定“行為人沒(méi)有代理權(quán)、超越代理權(quán)或者代理權(quán)終止后，仍然實(shí)施代理行為，相對(duì)人有理由相信行為人有代理權(quán)的，代理行為有效?！笨梢?jiàn)印章的效力可以脫離法定代表人而獨(dú)立存在，一些企業(yè)和分支機(jī)構(gòu)不按印章規(guī)定范圍，越權(quán)、無(wú)權(quán)、超期在合同、文件、其他經(jīng)濟(jì)有關(guān)事項(xiàng)上使用印章，最終構(gòu)成表見(jiàn)代理問(wèn)題，存在重大風(fēng)險(xiǎn)隱患。有的擅自在工程量確認(rèn)單、計(jì)價(jià)單或者債務(wù)單上用印;有的在借貸、擔(dān)保文件上用印;有的在空白文件、合同上用印;還有個(gè)別的與外部人員勾結(jié)，在明顯損害企業(yè)利益的資料上用印，給企業(yè)帶來(lái)重大損失。

印章登記不完整。部分印章管理人員對(duì)制度執(zhí)行不到位，對(duì)用印登記不重視。有的未建立印章使用臺(tái)賬，有的漏登記、錯(cuò)登記，有的未分類、未及時(shí)登記，有的要素記錄不完整，有的編號(hào)混亂，有的使用記錄與實(shí)際不符，若發(fā)生違規(guī)用章行為，很難追溯。

（三）印章保管過(guò)程中易出的風(fēng)險(xiǎn)

印章在保管過(guò)程中也存在諸多問(wèn)題，主要表現(xiàn)為：印章保管場(chǎng)所不安全，企業(yè)相對(duì)更重視資金保管，而管理印章的辦公室部門常常被忽視，印章僅存放在帶有簡(jiǎn)易鎖的鐵皮柜或抽屜。保管人員忽略印章保管的重要性，不能做到隨用隨取、隨時(shí)入柜上鎖，使用時(shí)脫離視線，容易造成印章丟失、被盜或被盜用風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目人員流動(dòng)性較大，印章交接頻繁，交接手續(xù)缺失或不全等問(wèn)題都可能發(fā)生。印章管理部門沒(méi)有定期核查印章現(xiàn)狀，也存在安全隱患。

（四）印章回收過(guò)程中易出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)

因項(xiàng)目竣工結(jié)算時(shí)間較長(zhǎng)，相關(guān)印章要配合收尾工作，致使企業(yè)不能及時(shí)回收和銷毀印章，影響印章權(quán)利收束。長(zhǎng)此以往，企業(yè)相對(duì)重視新上項(xiàng)目的印章需求，忽視收尾項(xiàng)目的印章回收，加上老項(xiàng)目相關(guān)人員早已奔赴到新項(xiàng)目，印章也隨之處于個(gè)人保管或無(wú)人管理狀態(tài)，容易給別有用心之人渾水摸魚鉆空子的機(jī)會(huì);還可能出現(xiàn)印章遺失、被他人非法侵占的風(fēng)險(xiǎn)?？傊?，一旦印章處于丟失或失控狀態(tài)，將會(huì)造成無(wú)法估量的嚴(yán)重后果。

四、施工企業(yè)印章管理風(fēng)險(xiǎn)的防控措施

（一）增強(qiáng)全員印章風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)

1.印章專職和兼職管理人員，要認(rèn)真學(xué)習(xí)印章管理制度，增強(qiáng)印章管理的法律意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，清楚程序，堅(jiān)持原則，履行好崗位責(zé)任，提高依法依規(guī)做好印章管理的能力和水平。

2.項(xiàng)目管理人員，要貫徹印章管理和使用要求，明確自身作用和責(zé)任，教育監(jiān)督印章管理人員，抓好制度落實(shí)。可以結(jié)合實(shí)際制定項(xiàng)目用印管理細(xì)則和指南，切實(shí)把印章管理作為項(xiàng)目和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的重要工作，認(rèn)真落實(shí)到日常管理行動(dòng)之中。

3.加強(qiáng)教育培訓(xùn)，結(jié)合實(shí)際情況，深入開(kāi)展法律法規(guī)、企業(yè)制度文化教育，有針對(duì)性的進(jìn)行印章管理專題講座培訓(xùn)，宣貫印章規(guī)范使用和風(fēng)險(xiǎn)防范的基本要求和重要意義，增強(qiáng)全體員工風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，使 “合規(guī)用印、用印合規(guī)”深入人心，構(gòu)建企業(yè)印章風(fēng)險(xiǎn)防控的思想基礎(chǔ)和群眾基礎(chǔ)。

（二）嚴(yán)格落實(shí)印章全過(guò)程管理

堅(jiān)持全過(guò)程原則，保證印章管理使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性。

1.建立健全印章管理體系，明確印章管理制度，明晰印章管理業(yè)務(wù)流程，明確印章保管、使用要求和使用權(quán)限范圍，做到有規(guī)可依、有章可循，強(qiáng)化內(nèi)控機(jī)制。指定印章歸口管理部門，明確各級(jí)、各單位、各部門職責(zé)，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)分散邊遠(yuǎn)項(xiàng)目部印章管理;各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與印章管理部門、管理人員簽訂印章管理承諾書，切實(shí)將印章管理、使用的責(zé)任傳遞到位。及時(shí)分析印章管理現(xiàn)狀，梳理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，不斷改進(jìn)優(yōu)化印章管理制度和用印方法流程，提高印章管理工作水平。

2.嚴(yán)格執(zhí)行印章刻制制度?？讨朴≌卤仨毎凑展芾頇?quán)限報(bào)上級(jí)單位批準(zhǔn)，符合相關(guān)法律手續(xù)，由企業(yè)印章主管部門統(tǒng)一在公安部門指定的單位刻制并備案，其他任何部門和人員不經(jīng)授權(quán)不得私刻印章。

3.嚴(yán)格執(zhí)行印章保管和使用制度。一是選派專人管理印章，印章管理人員必須由企業(yè)內(nèi)部政治覺(jué)悟高、責(zé)任心強(qiáng)、有風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)的同志擔(dān)任，要不折不扣落實(shí)印章管理規(guī)定，管好守住印章，杜絕“人情章”、“領(lǐng)導(dǎo)章”;貫徹不相容職務(wù)分離原則，財(cái)務(wù)專用章與法人章分管，用章人、審批人與保管人分離。二是使用印章必須按程序經(jīng)業(yè)務(wù)部門、主管或分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批人要按照權(quán)限履行審批職責(zé);印章管理人員要認(rèn)真核查用印審批手續(xù)是否真實(shí)、完整，用印時(shí)必須完善登記手續(xù)，建立印章使用臺(tái)賬，對(duì)用印資料信息及時(shí)、準(zhǔn)確、完整記錄，并按年度裝訂成冊(cè)，確?？烧{(diào)查、可追溯;如遇特殊情況，外出用印要由印章管理人員親自跟隨加蓋。三是禁止在空白件上用印，特殊情況必須經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，能明確約束條件的必須標(biāo)注，一定要做好登記，未使用完的必須交回，由印章管理人員統(tǒng)一銷毀。四是加強(qiáng)印章安全管理，做好印章保管，用印場(chǎng)所要加裝防盜設(shè)施，最好安裝監(jiān)控設(shè)備;印章管理人員用印要做到隨用隨取、用后立即收回上鎖;印章管理人員不得隨意變動(dòng)，離崗應(yīng)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù);若發(fā)生印章丟失、被盜、盜用等異常情況，立即向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，啟動(dòng)應(yīng)對(duì)處理預(yù)案，最大限度消除負(fù)面影響。

4.嚴(yán)格執(zhí)行印章回收制度。項(xiàng)目竣工或機(jī)構(gòu)更名、撤銷時(shí)，原單位印章必須及時(shí)交回企業(yè)印章主管部門統(tǒng)一保管或銷毀。特殊情況確需留用，要提出書面申請(qǐng)并明確印章管理人員，該項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人負(fù)直接責(zé)任，待項(xiàng)目結(jié)束立即上交并按規(guī)定作廢處理。

（三）加強(qiáng)印章專項(xiàng)監(jiān)督檢查

1.做好印章檢查和清理。企業(yè)印章主管部門全面負(fù)責(zé)印章管理，并對(duì)各級(jí)印章管理進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;按“誰(shuí)領(lǐng)取、誰(shuí)保管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則，由使用單位負(fù)責(zé)印章日常管理。印章主管部門每年應(yīng)當(dāng)對(duì)印章進(jìn)行一次全方位清理，準(zhǔn)確掌握印章的數(shù)量、種類、位置和管理責(zé)任人信息;平時(shí)要采取全面摸底、定期抽查和下屬單位自查等方式，加強(qiáng)印章使用日常檢查，以用印是否經(jīng)過(guò)審批、用印事項(xiàng)是否合法合規(guī)為重點(diǎn)，對(duì)照印章刻制、領(lǐng)用和管理臺(tái)賬進(jìn)行排查核實(shí)，保證不漏掉一枚印章、一條使用記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)漏洞并糾偏導(dǎo)正，形成長(zhǎng)效管理機(jī)制。結(jié)合項(xiàng)目檢查、審計(jì)監(jiān)督，將印章管理納入日常檢查監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督范圍，審核管理制度執(zhí)行的有效性、合規(guī)性，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題立行立改。應(yīng)用信息化手段，與辦公信息系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）對(duì)接，印章使用經(jīng)過(guò)OA系統(tǒng)審批，簡(jiǎn)化紙質(zhì)審批流程同時(shí)，可建立印章信息數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)檢查印章使用情況;探索應(yīng)用電子印章、印章鎖等新型技術(shù)，進(jìn)一步提高印章管理水平。

2.對(duì)違規(guī)用印行為嚴(yán)肅追責(zé)。印章主管部門要注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，糾偏糾錯(cuò)，對(duì)重大違法違紀(jì)線索，報(bào)請(qǐng)紀(jì)委監(jiān)察部門受理和查處。對(duì)未按程序?qū)徟?，私刻印章、私自加蓋印章的;因管理不善，印章被盜用、被盜或遺失的;其他原因給單位造成經(jīng)濟(jì)損失和不良影響等違規(guī)行為，根據(jù)事件后果和損失程度，追究相關(guān)人員責(zé)任，給以經(jīng)濟(jì)處罰和黨紀(jì)行政處分，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究其法律責(zé)任。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，印章管理無(wú)小事，印章管理不善，必將給企業(yè)帶來(lái)不可估量的負(fù)面影響或重大經(jīng)濟(jì)損失。企業(yè)必須從全面建設(shè)的高度，以問(wèn)題為導(dǎo)向，重視加強(qiáng)印章管理制度建設(shè)，教育全員增強(qiáng)制度意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，完善印章管理責(zé)任體系和風(fēng)險(xiǎn)防控體系，加強(qiáng)經(jīng)常性的工作指導(dǎo)和監(jiān)督管理，不斷提升印章管理水平，助力企業(yè)穩(wěn)定健康發(fā)展。

（作者單位：中鐵十五局集團(tuán)第三工程有限公司）