后疫情時代：開會到底是線上，還是見面？

小飛

開會是世界性難題，全球71%的領(lǐng)導(dǎo)者認為，他們所參加的大部分會議是低效的。諷刺的是，他們Outlook上的日歷依然從早到晚被各種會議塞滿。高效、條理清晰、簡明扼要的會議需要精心的設(shè)計，對于管理者來說，會議不僅能幫助解決工作問題，更是一種了解組織行為和狀態(tài)的方式。

關(guān)于開會這件事，知乎上有一個提問——“呆在一個沒事就開會的公司是什么感受”，底下一個回復(fù)獲得了廣大“共鳴”與“好評”：“不要抱怨公司里會議繁多，我也曾一度認為開會是最浪費時間的事情。但最近我終于明白，其實只要用心，無論什么樣的會議，從中你總能學(xué)到些東西，比如這兩周我就學(xué)會了織圍巾。”

會議作為團隊協(xié)作的一種重要表現(xiàn)形式，讓人“既愛又恨”，好的會議事半功倍，壞的會議互相傷害。疫情之后，我最常與領(lǐng)導(dǎo)者聊起的關(guān)于會議效率的問題是：

？到底什么會議適合遠程，什么會議需要線下見面？

？如何讓團隊在遠程會議也能專注聚焦，積極參與，高效討論？

？同樣主題的會議，線上開和線下開在方法和引導(dǎo)上到底有何不同？

遠程會議成為日常

疫情之后，我們的工作會發(fā)生什么深遠的變化？以下摘取自近期麥肯錫全球研究院（MGI）發(fā)布的《后疫情時代經(jīng)濟之未來的工作》：

？遠程工作將會延續(xù)。全球已有不少企業(yè)在設(shè)計混合遠程辦公模式，發(fā)達經(jīng)濟體中約有20%～25%的勞動者每周可在家工作3～5天，這些勞動者主要來自電腦辦公場景；這一比例在中國約為11%。

？工作地點更為靈活。疫情之前，高技能勞動者往往傾向于在大城市工作。而現(xiàn)在，數(shù)字化遠程辦公模式為勞動者提供了新契機，他們可以隨心所欲地選擇居住地，公司的招聘范圍也因此延展。

？獨立工作和零工崗位機會增多?？爝f經(jīng)濟和遠程辦公為獨立勞動者帶來了更多就業(yè)機會。在麥肯錫于2020年7月針對全球800名高管開展的一項調(diào)研中，70%的受訪者表示，他們在未來兩年可能會雇傭更多獨立勞動者。

可以看出，遠程辦公和靈活的用工模式不僅呈明顯的上升趨勢，而且還會持續(xù)擴展。下面是我整理的一些對會議的影響數(shù)據(jù)：

？疫情后商務(wù)差旅趨于減少，線上會議或?qū)⑷〈?0%的商務(wù)差旅。（麥肯錫）

？疫情期間，人均會議數(shù)量增加了12.9%，每周會議時間整體增加了10%，平均每次會議出席人數(shù)增加了13.5%（北美、歐洲、中東）。（哈佛商業(yè)評論）

？疫情期間，30分鐘以內(nèi)的會議增加了22%，1小時以上的會議減少了11%。（zoom）

？91%的受訪者過去一周參加過遠程線上會議，80%受訪者強烈支持遠程辦公，69%認為遠程辦公明顯改善了他們的工作與生活狀態(tài)。（Miro）

“遠程辦公+數(shù)字化轉(zhuǎn)型+敏捷協(xié)作普及”，三者合力下，一方面，遠程會議成為工作者的日常，另一方面，也引發(fā)我們思考：我們在線下習(xí)以為常的開會方式，能100%復(fù)刻到線上嗎？如果不能，到底會有什么變化？我們需要具備什么新的能力和思路來讓線上會議更加高效呢？

到底是見面還是線上？

隨著生產(chǎn)生活恢復(fù)常態(tài)，很多領(lǐng)導(dǎo)者反倒陷入兩難，因為疫情期間遠程會議越來越習(xí)慣了，視頻軟件也越來越順暢好用，一些原本需要見面的會議，到底是選擇線上還是見面呢？

我有三點思考與你分享。

確保會議效率（ROI） 我簡單設(shè)計了一個公式，你可以看到，會議室和交通都是成本。當(dāng)然這些元素之間也是有促進或制約關(guān)系的。若團隊認為見面可以促進我們更加投入，單位時間更容意實現(xiàn)會議目的，那么見面也是有必要的。年度戰(zhàn)略會，或者業(yè)務(wù)創(chuàng)新共創(chuàng)會可能就是這樣的場景，見面交通和場地的成本相比我們共同生產(chǎn)出一整年的戰(zhàn)略相比，往往是有必要花費的。

年初我就曾遇到一個團隊，執(zhí)意要用遠程的方式召開連續(xù)兩天的年度OKR共創(chuàng)會，結(jié)果第一天結(jié)束，大部分人就崩潰了，他們沒有想到遠程會議所耗費的精力似乎更高，效果也不理想。這是因為，這類會議需要大量腦力激蕩，高峰對話。線上會議的方式，看上去省了路費，實際卻損失了會議效果，得不償失。

另一家全球性的公司愿意花費這個成本，但因為國際疫情不容樂觀，所以去年年底，高管團隊也無法見面。我的建議是將長會拆成短會，例如兩天的會，可以在一周之內(nèi)每天固定的時間討論幾個小時，這樣不僅可以保持話題更加聚焦，同時減少了“拉鋸戰(zhàn)”對參會人能量的大幅消耗。

談事可線上，談人線下更好 在一些場景中，開會就是準備PPT、數(shù)據(jù)呈現(xiàn)、案例分析、討論決策。這種情況下，線上軟件完全可以提供良好的支持。

而在另一些場景，比如績效評估會、人才盤點會，一對一會議（領(lǐng)導(dǎo)者和員工）、務(wù)虛會、交心會這類關(guān)注人、關(guān)系、會場能量的會議，線下見面的溫度還是很重要。

分享一個有趣的數(shù)字，疫情期間，領(lǐng)導(dǎo)者和員工召開一對一會議的比例上升了18%，團隊會議在開場時做check-in（一種簽到方式，成員每個人分享一下自己當(dāng)前狀態(tài)、個人情況）的比例增長了10%。可以看出，即使人們不得不遠程協(xié)作時，同事之間很好地“通氣”，彼此關(guān)注和關(guān)心也是必需品。

只關(guān)注會議上信息的交流和內(nèi)容生產(chǎn)本身是片面的，畢竟是人來開會，人身上一方面承載著思想、信息和觀點，另一方面也在散發(fā)著情緒、意圖和能量。Albert Mehrabian 博士基于大量實驗和研究提出的 7%-38%-55%溝通模型（圖1）就鮮明地反映了這一點。

短會線上開，長會拆成短會線上開，或者一起線下開 微軟團隊的數(shù)據(jù)顯示，疫情之后，以30分鐘為邊界區(qū)分長短，人們在線上召開長會的比例下降了11%，召開短會的比例上升了22%。

圖1 7%-38%-55%溝通模型

圖2 Yerkes - Dodson定律

研究表明 （Perlow， Hadley， & Eun， 2017），會議對員工的效能和幸福感都會產(chǎn)生直接影響。遠程工作期間，轉(zhuǎn)向較短的會議是自然而然的。根據(jù)微軟內(nèi)部的信心調(diào)查，這種轉(zhuǎn)變也得到了員工的普遍認可。所以，我們應(yīng)反思，一個小時以上的會議是否有效（真的需要那么長嗎？是有效的時間管理嗎？）。這是遠程工作產(chǎn)生的長期影響之一。

這些數(shù)據(jù)也引發(fā)了我的思考，為什么人們會偏向在線上召開更短的會議呢？

我猜測你有過和我同樣的經(jīng)歷，開會時，如果某個話題與我沒有那么高度相關(guān)，或者在等待（例如設(shè)備調(diào)試），我就很容易打開電腦上的其他頁面。再不然，打開手機刷刷朋友圈來填充這些碎片時間也是常有的事情。

我們發(fā)現(xiàn)，對于遠程會議組織者、主持人來說，參會成員專注度低已經(jīng)成為線上開會最大的挑戰(zhàn)。相關(guān)研究也表明，有92%的受訪者表示，他們在開遠程會議時會同時做其他事情。

這也是為什么我們主張線上開短會，人們在一定的時間壓力之下，盡可能快地推進議題，得出想要的結(jié)論。同時需要注意的是，參會人數(shù)不宜過多（6～12人為宜），話題需要與參會者高度相關(guān)，開會過程中需要有意設(shè)計一些高頻互動的環(huán)節(jié)，來吸引大家的專注力。

心理學(xué)中著名的Yerkes-Dodson定律（圖2）就呈現(xiàn)了緊迫感和效果之間的關(guān)系，這個關(guān)系是一個倒“U”形的曲線。

當(dāng)存在某種程度的緊迫感時，取得的效果是最好的，而沒有緊迫感或緊迫感太強的時候，取得的效果會趨向更差。線上開短會，某種程度上說是創(chuàng)造了一種恰如其分的壓力，促進參會者即使在遠程也能專注發(fā)揮效能，關(guān)注會議目的達成。總之，一群人懶散地坐在會議室里，毫無罪惡感地拖堂是不應(yīng)該發(fā)生在線上會議的。

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我們需要認識到，延續(xù)多年的線下開會方法和原則，是無法100%沿用到線上的，這個進化的過程也是一次會議場景管理方法的整合和迭代。領(lǐng)導(dǎo)者需要直接拎出這個話題和團隊討論，并達成一致：團隊的開會規(guī)則和系統(tǒng)到底是什么，而不是順勢而為下的囫圇吞棗。

下一期，我將詳細與大家分享遠程線上會議的方法具體有哪些。歡迎大家持續(xù)關(guān)注本專欄。